Источники информации

 

Федеральное агентство по образованию РФ

Государственное образовательное учреждение  
высшего профессионального образования  
«Красноярский государственный торгово-экономический институт»

 

Кафедра менеджмента

 

РЕФЕРАТ

 

по курсу  «Контроллинг в организации»

 

на  тему: «Источники информации»

 

 

 

 

 

ВЫПОЛНИЛИ:	РУКОВОДИТЕЛЬ:
студентки 5 курса	К.э.н., доцент
специальности 080507.65	Здрестова-Захаренкова С.В.
очной формы обучения
группы ЭМ-07-4
Барановская У.С Гультяева Т.П.

 

 

 

 

Красноярск 2011г.

 

 

Содержание

Ведение 2

1. Основные определения и понятия источников информации. 4

2. Общая характеристика и сущность информационных источников организации. 7

3. Классификация источников информации по основным признакам 12

4. Применение в источников информации в  реальной  «жизни ». 16

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 21

Библиографический список. 23

 

 

 

 

 

 

 

 

Ведение

 

По мере своего создания экономика  информационного общества начинает использовать не два, а четыре основных ресурса: труд, капитал, индивидуальную, групповую и региональную свободу, а также релевантную информацию (постоянно обновляемые теоретические  знания и различного рода сведения, в том числе практические навыки людей). Первые два из них служат факторами производства, последние  два – необходимыми условиями  их эффективного использования. В такой  экономике имеет место систематическое  увеличение потенциального выпуска, за счет постоянного обновления технологической  базы производства, прежде всего путем  применения новых информационно-коммуникативных  технологий.

Совокупный спрос сдвигается в  сторону информационных потребностей, которые все более и более  индивидуализируются.

Совокупное предложение сдвигается в сторону увеличения производства информационных товаров и услуг. Появляются новые продукты и новые  услуги, новые отрасли, новые специальности  и новые рабочие места. В результате создание, распространение, обновление и применение информации происходит опережающими темпами (по сравнению  с использованием любых других ресурсов).

В результате усложнения общественного  поведения увеличиваются информационные потребности людей. Информация превращается в массовый продукт. Растущую потребность  в информации начинают испытывать не только руководители, но и миллионы граждан. Это связано с децентрализацией (повышением степени свободы индивидуумов, социальных групп и регионов) современного общества, когда важнейшие решения  о своем поведении индивидуумы  и организации принимают самостоятельно, независимо от центральной власти.

Информация становится не просто сообщением, имеющим конкретное содержание, а  экономической категорией. Она получает рыночную оценку и перестает быть бесплатным товаром. На ее основе функционирует и труд, и капитал. Возникает информационный рынок, где информация продается и покупается, а операции с информацией приносят прибыли и убытки. Расширяются инвестиции в информацию с целью получения новой информации, создания различного рода инноваций для извлечения дополнительной прибыли, а также для воздействия на поведение людей.

Сегодня знаменитое выражение Френсиса Бэкона “знание - сила”, как никогда  прежде, приобретает конкретный смысл. Информация становится в современном  обществе важнейшим фактором экономического роста.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Основные определения и понятия источников информации.

 

Термин «информация» — один из самых популярных в нашем лексиконе. Очевидно, что любая деятельность человека основывается на информации.

Информация – это сведения об окружающем мире (объектах, явлениях, событиях, процессах и т.д.), которые уменьшают  имеющуюся степень неопределенности, неполноты знаний, отчужденные от их создателя и ставшие сообщениями (выраженными на определенном языке  в виде знаков, в том числе и  записанными на материальном носителе), которые можно воспроизводить путем  передачи людьми устным, письменным или  другим способом (с помощью условных сигналов, технических средств, вычислительных средств и т.д.).

Информация, являясь отражением материальной сущности, служит способом описания взаимодействия между источником информации и получателем. Одно и то же сообщение одному получателю может дать много информации, а  другому - мало или ничего. То есть «информировать»  в терминах теории информации означает сообщать ранее неизвестное. Так  как информацию можно хранить, преобразовывать  и передавать, должны быть ее носители, передатчики, каналы связи и приемники. Эта среда объединяет источники  информации и ее получателей в  информационную систему. Активными  участниками информационного обмена необязательно должны быть люди: обмен  информацией происходит также в  животном и растительном мире, но когда  речь идет о человеке как об участнике  информационного процесса, то имеется  в виду смысловая или семантическая информация.

Когда говорят об информации, то упоминают  ряд ее свойств, от которых непосредственно  зависит эффективность принимаемых  решений.

Информация достоверна, если она  не искажает истинного положения  дел. Информация адекватна, если с помощью  полученной информации об объекте, процессе или явлении создается их образ  определенного уровня соответствия. Информация полна, если ее достаточно для понимания и принятия решений. Информация выражена кратко и четко, если она не содержит в себе ненужных сведений. Информация ясна и понятна, если она выражена языком, на котором говорят те, кому она предназначена. Информация своевременна (оперативность информации), если она не потеряла актуальность и несет в себе сведения, необходимые в данный момент для понимания и принятия решений.

Кроме этих свойств информации можно  оценить ее ценность — меру расширения совокупности сведений, которыми располагает  потребитель информации при ее получении  и интерпретации, степень снижения состояния неопределенности.

Информационные  потоки — это физическое перемещение информации от одного сотрудника предприятия к другому или от одного подразделения к другому. Поэтому мы не рассматриваем преобразование информации (например, бухгалтерскую проводку) в качестве информационных потоков в системе контроллинга.

 Цель работы с  информационными потоками — оптимизация  работы предприятия. Существует  множество методов достижения этой цели.

Информация, которая собирается в системе контроллинга для обработки и анализа, должна отвечать следующим требованиям:

• своевременность, т.е. информация по затратам,  выручке, прибыли должна поступать тогда, когда еще имеет смысл ее анализировать;
• достоверность (чтобы не тратить дополнительные усилия и время на проверку информации);
• релевантность (существенность), т.е. информация должна помогать принимать решения;
• полезность (эффект от использования информации должен перекрывать затраты на ее получение);
• полнота, т.е. не должно быть упущений;
• понятность, т.е. информация не должна требовать значительных усилий для "расшифровки";
• регулярность поступления.

Чтобы обеспечить выполнение этих требований к информации, сотрудники, работающие в системе контроллинга, вынуждены разбираться с информационными потоками.

Не секрет, что информационные потоки, когда ими не занимаются специально, далеки от совершенства: может происходить дублирование информации; она может не доходить до адресата; после получения информации могут потребоваться уточнения. Отсюда вытекает необходимость совершенствования системы информационных потоков, изменения алгоритмов прохождения документов, автоматизации передачи информации. Как это касается системы контроллинга?

Во-первых, система сбора  контроллинговой информации опирается на существующую систему информационных потоков. Например, если необходимо собирать данные по затратам цехов еженедельно (а затем и ежедневно), но согласно заведенному порядку заборные карты по материалам попадают к экономисту раз в месяц, то скорее всего задача не будет решена. Таким образом, службе контроллинга не удастся построить свою подсистему сбора информации без учета работы остальных информационных потоков на предприятии.

Во-вторых, часто сама общая  система информационных подтоков не выдерживает критики: документы проходят слишком медленно (например, чтобы получить данные, визу, необходимо идти в соседний отдел); никто не отвечает за документ в целом, каждый отвечает только за часть документа. В таком случае не имеет смысла встраивать подсистему контроллинга, которая должна работать хорошо, в систему, которая работает плохо (тогда и система контроллинга будет работать плохо, поскольку она опирается на информацию  из  общей системы). Кроме того, разобравшись в системе информационных потоков предприятия, можно обнаружить множество "узких мест", лишних звеньев, которые можно устранить (для этого контроллеры на предприятиях будут иметь достаточные полномочия).

Для бизнеса роль информации и в  качестве товара, и в качестве ресурса  становится все более важной. Прогресс в коммуникационной сфере увеличивает  объем доступной информации и  в то же время существенно усложняет  процесс управления этой информацией.

2. Общая характеристика и сущность информационных источников организации.

 

О том, что «информация является критическим ресурсом, который, если хорошо им распорядиться, может принести большое конкурентное преимущество», каждый из нас неоднократно слышал или читал. Более того, информация стала стратегическим ресурсом, сегодня  ее ставят в один ряд с фундаментальными понятиями мироздания - веществом  и энергией.

Любая организация существует в  некоторой внешней среде. Эта  же организация порождает свою внутреннюю среду. В соответствии с источником возникновения информации по отношению  к организации имеется внутренняя и внешняя информация, составляющая в целом информационные ресурсы  этой организации.

Рассмотрим более подробно, что  может представлять собой внешняя  информация по целевому назначению.

1. Рыночная информация.

Обширнейшая составляющая внешней  информации, объединяющая очень разнообразные  сведения, от очень «узкоспециализированных» (примером могут служить аналитические  сведения о структуре магазинов  в узком сегменте розничного рынка) до весьма общих, касающихся, например, мнений аналитиков о мировых рыночных тенденциях какого-либо товара. Рыночная информация влияет на маркетинговую  деятельность фирм и разработку новых  товаров и услуг. Следует отметить, что рыночная информация является товаром  для огромного количества экономических  субъектов – специализирующихся на рыночных исследованиях компаний, рекламных агентств, банков и т.д.

2. Информация о конкурентах. 

Представляет собой одну из составляющих рыночной информации, но настолько  важную, что обычно рассматривается  особо. Эта информация может касаться используемых конкурентами производственных технологий, маркетинговой политики, специалистов, поставщиков сырья  и т.п. [1,102]

3. Макроэкономическая и геополитическая  информация (эта информация может  требоваться фирмам для долгосрочного  стратегического планирования).

4. Информация о поставщиках:  издержки, надежность, качество и  время доставки.

5. Внешняя финансовая информация: валютные курсы, динамика курсов  акций, движение на рынке капитала  и т.д.

6. Информация из государственных  органов и органов управления: законы, постановления, сообщения  налоговых органов и пр. (такая  информация необходима предприятиям  для того, чтобы соблюдать правовые  нормы, а также определять эффективные  с точки зрения минимизации  налоговых выплат способы ведения  бизнеса).

Внутренняя деловая среда формируется  совокупностью структурных подразделений  предприятия с работающими там  людьми, а также технологическими, социальными, экономическими и другими  отношениями между ними. Они порождают  плановую, контрольную, учетную, научно-техническую, аналитическую и другую информацию.

В отличие от внешней информации информация внутренней среды, как правило, точная и достаточно полно отражает финансово-хозяйственное состояние  предприятия. Обработка внутренней информации обычно осуществляется с  помощью стандартных формализованных  процедур. Эта информация передается и используется в рамках следующих  систем: