Использование современных информационных технологий в управлении

     В системе должна быть реализована  стратегия производства, ориентированного на потребителя, независимо от того, разрабатывает  предприятие продукцию под заказ, производит на склад, ведет единичное, мелкосерийное или крупносерийное производство.

     Система должна управлять производственным процессом и непрерывно контролировать его параметры на отклонение от допустимых значений, начиная со стадии планирования заказа на реализацию до отгрузки готовой продукции потребителю

     Система должна реализовывать методику управления затратами и центрами затрат. Такая  методика требует планирования себестоимости  изделий, утверждения плановых нормативов и контроль отклонений фактических затрат от их нормативов для своевременного принятия мер. Учет затрат должен осуществляться по местам их возникновения и позволять управленческому персоналу вести анализ.

     На  основе производственного плана  и нормативной себестоимости  система должна рассчитать смету затрат на производство. Система должна обеспечить единство данных финансового и управленческого учета.

     В современных условиях функционирования предприятия совершенно необходимо, чтобы данные, введенные в систему, были доступны сразу после регистрации хозяйственной операции всем, кто испытывает в них потребность: от учетчика в цеху до управляющего предприятием. Например, единство данных финансового и управленческого учета. Финансово-хозяйственные операции должны регистрироваться в системе сразу после их совершения. Это позволит осуществлять контроль за производством на уровне производственных смет.  

      3.1.2.Проблемы  выбора 

      Сталкиваясь с потребностями во внедрении  на предприятии информационных систем, руководство оказывается перед  проблемой выбора. Разрабатывать самим или покупать, и если покупать - то что.

      Объективно  оценивая вероятность самостоятельной  разработки современной системы  управления, можно смело сказать  что она равна нулю. То что разработано  или разрабатывается сейчас на российских предприятиях является отражением вчерашних взглядов управленческого персонала предприятия и требует постоянной переработки. И это не вина отделов АСУ, это объективный процесс.

      Если  предприятие решило ориентироваться  на готовые системы - то ему нужно решить, с кем ему работать, какую систему выбрать - с российскими разработчиками или с поставщиков готовых систем ведущих западных производителей.

      При всем уважении к нашим разработчикам  можно сказать с уверенностью, что если они и смогут разработать  систему управления предприятиями, то очень не скоро. История развития наиболее популярных современных систем управления имеет 20-25 лет и многие тысячи работающих установок. А ведь каждая установка системы - это не только деньги на новые разработки, это в первую очередь обратная связь с потребностями клиента.

      Российским  разработкам еще очень далеко до уровня полнофункциональной системы. Выросшие из автоматизации рабочих  мест советских бухгалтеров, они  несут в себе эти следы. Решив  функции автоматизации бухгалтерии они только пытаются двинуться в направлении производства, а это задача по объемам несравнимая с бухгалтерским учетом.

      По  моему мнению, крупным предприятиям следует ориентироваться на западные системы. И следующий вопрос, на который  необходимо дать ответ - какую западную систему выбрать?

      Для российского пользователя выбор  таких систем ограничен. Не так уж много западных фирм вышли на российский рынок. Реально это SAP, Computer Associates, BAAN и ISF. Попытки выйти делали ORACLE, JDEdvards, SSA, JBA и QAD. Причем реальные внедрения имеются только у продуктов SAP и Computer Associates. Кроме того, различные системы предназначены для разных предприятий. Одни, такие как SAP или CA-Masterpiece, ориентированны на корпоративный рынок, другие, как BAAN или MK Enterprise (ранее MANMAN/X) на рынок промышленных предприятий или компаний. И предприятию нужно сделать правильный выбор, чтобы в результате ошибки не оказаться обладателем системы не подходящей для него. 

      3.2. Критерии выбора  системы. 

      3.2.1. Функциональные возможности

      Под функциональными возможностями  системы понимается ее соответствие тем бизнес-функциям, которые уже  существуют или только планируются  к внедрению в организации. Например, если целью организации является снижение финансовых потерь за счет уменьшения брака, то выбранная система должна обеспечивать автоматизацию процесса контроля качества.

      Обычно  для определения соответствия системы  выдвигаемым функциональным требованиям  достаточно иметь четкое представление  о стратегии развития бизнеса, контекстного описания бизнеса и формализованного описания деятельности предприятия. Если все эти компоненты, необходимые для выбора системы отсутствуют, то их включают в этап по подготовке исходных данных для выбора системы. Для осуществления подобного масштаба работ необходимо наличие довольно большого числа сотрудников, но поскольку содержать такой штат на предприятии постоянно не имеет смысла, то наиболее целесообразным представляется приглашение внешних консультантов.

      Четко структурированное понимание бизнес процессов собственной организации, полученное в результате взаимодействия с внешними консультантами, помогает не только в построении информационной системы предприятия, но и высшему руководству лучше представить себе работу своей организации, а также позаимствовать опыт других организаций. 

      3.2.2. Совокупная стоимость  владения.

      Совокупная  стоимость владения – сравнительно новое понятие. Под ним понимается сумма прямых и косвенных затрат, которые несет владелец системы  за период ее жизненного цикла.

      Необходимо четко определить жизненный цикл каждой из предложенных систем, куда входит время жизни существующей системы, время на проектирование новой, время на закупку компонентов и внедрение новой системы, время эксплуатации, которое ограничивается сроком, когда возвращается 90% стоимости системы от результата ее работы, и  сумму всех прямых и косвенных затрат. 

      3.2.3. Перспективы развития.

      Перспективы развития закладываются в систему  поставщиком системы и  комплексом стандартов, которым она удовлетворяет.

      Очевидно, что на перспективу развития также огромное влияние оказывает и устойчивость поставщика системы на рынке. Для определения устойчивости необходимо четко знать какова форма собственности на систему у поставщика, какую долю он занимает на рынке, сколько он существует на рынке. 

      3.2.4. Технические характеристики.

      Понимание технических характеристик в  наибольшей степени гарантирует  соответствие системы поставленным перед ней задачам. К техническим  характеристикам можно отнести:

• архитектуру системы,
• надежность,
• масштабируемость,
• способность к восстановлению,
• наличие средств резервного копирования,
• средства защиты от технических нападений,
• возможность интеграции с другими системами.

 

      3.2.5. Минимизация рисков.

      Под риском обычно понимается некая вероятность  того, что при внедрении информационной системы управления какие-то цели так и не будут достигнуты. Очевидно, что в этом случае организацию может ожидать как единовременная потеря денег, что существенно влияет на жизненный цикл системы, так и долгосрочная и постоянная утечка средств.

      Для снижения такой вероятности проводится комплексный анализ факторов риска  и поэтапное воплощение решения. Каждый этап предваряется новой оценкой  действительности и решение модифицируется определенным образом.

      Для минимизации инвестиционных рисков выделяют следующие объекты затрат:

• процесс создания системы
• оборудование
• программное обеспечение
• персонал
• управление задачами

      Для каждого объекта затрат выдвигается  целый ряд характеристик, которому он должен удовлетворять с целью  снижения рисков. 

      3.3. Методы внедрения  системы.

      Компания, собирающаяся внедрить компьютерную систему  управления, как правило, дает следующую  установку: система должна начать действовать  как можно скорее, в срок и в  рамках бюджета. Некоторые организации  избегают внедрять подобные системы, опасаясь, что ее не будут использовать, а если будут, то неэффективно. К тому же сотрудники, которые приобретут новые навыки в процессе внедрения системы, покинут компанию, и тогда будет трудно найти технические ресурсы для поддержания ee функционирования. Не получится ни экономии ресурсов, ни реализации функционального предназначения внедренной системы.

      Эти опасения вполне оправданны. Проекты  по внедрению систем и в самом  деле терпят неудачу, даже в компаниях  с эффективным в остальных отношениях управлением. В тех же случаях, когда все идет более или менее нормально, зачастую не выполняются сроки начала промышленной эксплуатации и не удается остаться в рамках выделенного бюджета. Тем не менее, описанные ниже методы при их правильном применении могут способствовать сведению риска неудачного внедрения к минимуму. При надлежащем планировании и управлении вполне можно соблюсти намеченные сроки и остаться в рамках бюджета. С самого начала необходимо убедиться, что проект правильно организован.  

      Необходимо:

1. Добиться веры в успех и преданности делу со стороны тех, кто играет ключевую роль в реализации проекта.
2. Определить, кто будет штатным руководителем проекта по внедрению системы. Этот человек должен обладать необходимыми навыками для выполнения такой работы, желательно, чтобы он имел опыт внедрения систем.
3. Четко определить и отразить в документах функции и обязанности, а также сферу компетенции каждого члена группы специалистов по работе над проектом.
4. Убедиться, что люди, выполняющие эти функции, обладают необходимыми навыками.
5. Разработать подробный план работы, разбить его на этапы, определить сроки выполнения задач и придерживаться их.

 

      Прежде  чем приступить к  внедрению системы, необходимо:

        продумать организационную  структуру и бизнес-процессы:

1. Убедиться, что правила и процедуры бухучета зафиксированы в документах по установленной форме и понятны работникам бухгалтерии.
2. Описать методы ведения хозяйственной деятельности и действия, которые должны быть выполнены в результате их применения.
3. При необходимости изменить эти методы так, чтобы они обеспечивали более эффективную работу и интеграцию новой системы.
4. Описать организационную структуру и подумать о том, в максимальной ли степени она отвечает целям предприятия.
5. Изучить наиболее эффективные методы, применяемые в отрасли.

 

      Обеспечить  создание необходимой  технической инфраструктуры:

1. Поручить соответствующим специалистам оценку нынешней инфраструктуры на основе требований, предъявляемых новой системой. Определить роль отдела информационных систем и продумать, каким изменениям он подвергнется в новой среде.
2. Осуществить необходимые изменения в перечисленных областях перед тем, как передать систему в промышленную эксплуатацию. Убедиться, что система отвечает основным потребностям всех пользователей.
3. Документально зафиксировать потребности бизнеса с той степенью подробности, которой будет достаточно для сравнения одной системы с другой.

      4. Пользоваться полученными документами, чтобы убедиться, что реализованные функции отвечают потребностям.  
 

      Управлять изменениями, подстраиваясь  под сотрудников:

1. Проводить изменения постепенно, не забывая о том, что за один раз сотрудники могут освоить лишь определенное количество информации.
2. С самого начала задействовать всех, кто играет основную роль в осуществлении проекта. Хороший способ добиться этого — попросить их высказывать свое мнение в процессе подробного определения потребностей бизнеса.
3. Регулярно общаться с такими сотрудниками, давая им возможность быть услышанными.
4. Разработать план обучения таким образом, чтобы люди не просто научились осуществлять ввод данных в систему, но поняли, как изменится их работа.