Содержание

 

Введение

     В современных условиях мирового социально-экономического развития, особенно важной областью стала информация.

     Понятие «информация» произошло от латинского слова «information», что означает изложение, разъяснение какого-либо факта, события, явления.

     Информация - это структурированные данные, собранные для решения определенной задачи согласно выставленной цели, и потому имеющие значимость. На самом общем уровне информация служит принятию решений посредством описания состояния дел и объяснения происходящего.

     Управленческое  решение - это выбор  альтернативы,  осуществленный руководителем в рамках его должностных полномочий и компетенции и направленный на достижение целей организации.

     Для быстрого и верного принятия управленческого решения, требуется достаточный объем информации, понятной для понимания, то есть правильно обработанной. Принятие решений является основой управления.

     Перед управляющим органом обычно ставятся задачи получения информации, ее переработки и передачи новой производной информации в виде управляющих воздействий. Такие воздействия осуществляются в оперативном и стратегических аспектах, и основываются на ранее полученных данных, от достоверности и полноты которых во многом зависит успешное решение многих задач управления. Нельзя не отметить, что любые принимаемые решения требуют обработки больших массивов информации; компетентность руководителя зависит не столько от прошлого опыта, сколько от владения достаточным количеством информации о быстро меняющейся ситуации и умения ею воспользоваться. Это необходимо знать и понимать будущим руководителям. От этого зависит судьба конкретной личности или предприятия.

     Тема  моей контрольной работы является: «Информация и управленческие решения».

Понятие управленческого решения

     Управленческое  решение - это выбор, который должен сделать руководитель, чтобы выполнить обязанности, обусловленные занимаемой должности. Принятие решений является основой управления. Выработка и принятие решений - это творческий процесс в деятельности руководителей любого уровня, включающий:

• выработку и постановку цели;
• изучение проблемы на основе получаемой информации;
• выбор и обоснование критериев результативности и возможных последствий принимаемого решения;
• обсуждение со специалистами различных вариантов решения проблемы;
• выбор и формулирование оптимального решения;
• принятие решения;
• конкретизацию решения для его исполнителей.

      Управленческие  решения могут быть обоснованными, принимаемыми на основе экономического анализа и многовариантного расчета, и интуитивными, которые хотя и  экономят время, но содержат в себе вероятность ошибок и неопределенность.

      Принимаемые решения должны основываться на достоверной, текущей и прогнозируемой информации, анализе всех факторов, оказывающих влияние на решения, с учетом предвидения его возможных последствий.

      Руководители  обязаны постоянно и всесторонне  изучать поступающую информацию для подготовки и принятия на ее основе управленческих решений, которые необходимо согласовывать на всех уровнях внутрифирменной иерархической пирамиды управления.

      Методы  принятия решений, направленных на достижение намеченных целей, могут быть различными:

• метод, основанный на интуиции управляющего, которая обусловлена наличием у него ранее накопленного опыта в конкретной области деятельности, что помогает выбрать и принять правильное решение;
• метод, основанный на понятии «здравого смысла», когда управляющий, принимая решения, обосновывает их последовательными доказательствами, содержание которых опирается на накопленный им практический опыт;
• метод, основанный на научно-практическом подходе, предполагающий выбор оптимальных решений на основе переработки больших количеств информации, помогающий обосновать принимаемые решения. Этот метод требует применения современных технических средств и прежде всего электронно-вычислительной техники.

     Проблема  выбора руководителем решения - одна из важнейших в современной науке управления. Она предполагает необходимость всесторонней оценки самим руководителем конкретной обстановки и самостоятельность принятия им одного из нескольких вариантов возможных решений.

      Поскольку руководитель имеет возможность  выбирать решения, он несет ответственность за их исполнение. Принятые решения поступают в исполнительные органы и подлежат контролю за их реализацией. Поэтому управление должно быть целенаправленным, должна быть известна цель управления. В системе управления обязательно должен соблюдаться принцип выбора принимаемого решения из определенного набора решений. Чем больше выбор, тем эффективнее управление. При выборе управленческого решения к нему предъявляются следующие требования:

• обоснованность решения;
• оптимальность выбора;
• правомочность решения;
• краткость и ясность;
• конкретность во времени;
• оперативность выполнения.

Понятие и классификация  информации

     В процессе управления, представляющего  собой целенаправленное воздействие на деятельность системы (коллектива, предприятия, государства), как при определении цели, так и при уточнении этой цели, как при принятии окончательного решения, так и при контроле за ходом его выполнения, необходима достаточно исчерпывающая, точная, хорошо обработанная информация.

     Информация - это целенаправленное знание, необходимое для создания организации и осуществления процесса управления ею. Общие функции управления - планирование, организация, координация, мотивация и контроль являются процессами, перерабатывающими информацию. Организация занимается структурированием информационных связей на предприятии. Информационное обеспечение предприятия, т. е. переработка, учет, анализ и прогноз информации, представляет собой связующее звено для интегрирования инструментов управления, а также для соединения системы управления с системой исполнения.

     При рассмотрении информации используют показатели: объем, достоверность, ценность, насыщенность, открытость.

     Объем информации о каком-либо объекте характеризуется символьным объемом, количеством текста, графиков, рисунков, временем получения и анализом информации.

     При оценке подобной информации используют качественные показатели:

• информация избыточна;
• требуемого объема;
• информация недостаточна.

     Избыточная  информация повышает качество последующих  управленческих решений, но требует больших затрат времени для ее передачи и анализа.

     Недостаток  информации затрудняет выработку правильного  решения.

     Достоверность информации - это показатель соответствия полученных сведений реальным. Чем меньше звеньев принимает участие в передаче информации, тем выше ее достоверность. Искажение может произойти по объективным и субъективным причинам.

     Ценность  информации может рассматриваться с двух позиций: ценность для получателя по отношению к будущей прибыльности (потребительская ценность) и ценность с точки зрения понесенных затрат. Информация в отличие от товара при передаче остается и у источника (продавца).

     Насыщенность  информации - это соотношение полезной и фоновой информации. Фоновая информация нужна для лучшего восприятия полезной информации через улучшение эмоционального восприятия, настройки внимания, подчеркивания ценности. Если фоновая информация отсутствует, то информация воспринимается как «сухая». При обилии фоновой информации говорят, что в ней много «воды».

     Открытость  информации характеризует возможность ознакомления различным группам людей. Секретная информация предоставляется только ограниченному кругу работников предприятия. Конфиденциальная информация может быть передана достаточно широкому кругу работающих на данном предприятии, но с условием сохранения ее тайны от работников других предприятий.

     Информация - это один из ресурсов организационной системы. Отличие от других видов ресурсов в том, что информация не исчезает в процессе переработки, но изменяет свою полезность.

     Информацию классифицируют по различным признакам:

1. по носителям (электронные, вещественные и т п.);
2. по направлению движения (входящая и исходящая);
3. по источнику (внешняя и внутренняя);
4. по содержанию (экономическая, правовая, техническая и проч.);
5. по спектру применимости (одноцелевая связана с решением одной конкретной проблемы; многоцелевая - нескольких различных);
6. по назначению:
• оперативная информация служит для корректировки деятельности организации;
• отчетная предназначается для анализа;
7. по возможности закрепления и хранения:

• воплощенная в материальных объектах;
• фиксируемая на носителях;
• не фиксируемая (хранится некоторое время в памяти людей);

8. по степени готовности для использования:

• исходная информация, представляющая совокупность несистематизированных данных, полученных непосредственно из их источника впервые;
• промежуточная информация несет в себе сведения, прошедшие через процесс предварительной «очистки» и систематизации, позволяющий решить вопрос о конкретных направлениях и способах их дальнейшего использования;
• конечная информация дает возможность принимать обоснованные управленческие решения;

9. по степени важности:

• основная информация включает сведения, необходимые для принятия решений и выполнения работы (например, указания, предписания, инструкции);
• вспомогательная облегчает работу с основной;
• желательная несет сведения об итогах, перспективах на будущее, событиях внутренней жизни и т. п.;

10. по характеру потребности:

• постоянная информация требуется в неизменной форме в течение длительного времени, фиксируется на стойких носителях и должна быть общедоступной;
• переменная используется в течение короткого срока или один раз;

11. по степени надежности:

• достоверная (уровень достоверности - 80-100 %);
• вероятностная (уровень достоверности которой менее 80 %), что обусловлено: принципиальной невозможностью получить от существующего источника надежные сведения; сомнительными методами работы с ними; случайными или целенаправленными искажениями при передаче и приеме информации;
• ложная;

12. по особенностям распространения (устная, письменная и комбинированная).

13. по степени организованности:

• систематизированная информация, унифицированная по составу, показателям, адресатам, срокам, периодичности, формам предоставления;
• бессистемная;

14. по способам воспроизведения (визуальная, аудиовизуальная, аудиоинформация).

15. по степени открытости:

• открытая;
• конфиденциальная;
• секретная;

16. в соответствии с порядком предоставления:

• по предписанию;
• в установленные сроки;
• по запросу;
• по инициативе отправителя;

17. по степени охвата организационных процессов (сплошная и выборочная);

18. по пользователям (внешняя и внутренняя);
19. по видам (нормативная, плановая, фактическая);
20. по степени полноты (достаточная, недостаточная, избыточная).