Информационное обеспечение менеджмента

4. История развития ИТ

Чтобы лучше понять историческое изменение роли ИС-организации, представим весь период использования ИТ в управлении в виде четырех эпох, или эр.

Таблица 1.Эры ИТ.

              Впервой бухгалтерской эре (с 50-х до начала 60-х годов) внимание было сосредоточено на бухгалтерских приложениях типа платежных ведомостей, счетов к оплате и других документов, которые проводили "пакеты" транзакций. Штат ИС был исключительно занят развитием и внедрением этих приложений. Согласно Rockart (I988) "Штат информационных систем несся в отдел, интервьюировал клерков и разрабатывал системы, большинство которых было понятно любому извне компьютерной иерархии".

Во второй эксплуатационной эре (от середины 60-х до середины 70-х годов) надежность компьютера увеличилась и пакетные системы были заменены интерактивными системами. Это создало возможности развития компьютеризированных систем реального времени для серьезных эксплуатационных транзакций типа обновления товаров и планирования производства. Штат ИС все еще доминировал в развитии и выполнении этих приложений. Однако так как эти системы играли серьезную роль поддержки для фирмы, деловые менеджеры стали больше вовлекаться в их развитие.

Прикладным акцентом в  третьей информационной эре (с конца 70-х до начала 80-х годов) было использование информации для принятия решения. Реляционные базы данных и более удобные для пользователя программирующие языки четвертого поколения привели к началу вычислений для конечного пользователя и развитию приложений для непрофессионалов ИС. Для облегчения введения и непрерывного использования этих инструментальных средств ИС-организации взяли на себя новую роль: поддержку и управление вычислениями для конечного пользователя. Начало налаживаться партнерство между ИС-организацией и менеджерами.

В четвертой эре (начавшейся в середине 80-х годов) во взаимосвязанном  обществе фирмы начали поддерживать развитие систем, которые давали им конкурентоспособное преимущество. Это новое стратегическое объединение  деловой стратегии и ИТ-приложений потребовало не только участия деловых менеджеров, но и лидерства среднего звена руководства на производстве. Многие из этих стратегических приложений использовали значительно улучшенные возможности связи: фирмы получили возможность связывать вместе географически отдаленные внутренние подразделения, развивать электронные связи с клиентами, поставщиками и другими деловыми партнерами. Взаимосвязанность является важной особенностью организаций в 90-х годах.

Сейчас наступает пятая  эра - глобальное взаимосвязанное общество, в котором фирмы могут использовать ИТ, чтобы работать с многонациональными и многоязычными деловыми партнерами. В некоторых фирмах действуют новые интегрированные системы, которые обеспечивают перевод языков и валюты, выполняют это на глобальной основе; эти системы могут обеспечивать единый контакт для глобальных клиентов, удовлетворять их запросы. Фирмы также пользуются сетью Интернет для того, чтобы они могли связаться в любое время, в любом месте со своими клиентами в мировом масштабе.

2. Внутрифирменная система информации

Для современных условий характерно применение высокоэффективной внутрифирменной системы информации, основанной на использовании новейших технических средств автоматизированной обработки цифровой и текстовой информации, объединенных в единую внутрифирменную сеть посредством системы связи.

Управленческая внутрифирменная информационная система представляет собой совокупность информационных процессов для удовлетворения потребности в информации разных уровней принятия решений.

Информационная система состоит из компонентов обработки информации, внутренних и внешних каналов ее передачи (связей), собственно информации.

1. Основные цели и принципы внутрифирменной системы информации:

• определение требований к содержанию информации и ее характеру в зависимости от целенаправленности;
• выработка системы хранения, использования, предоставления информации в централизованном и децентрализованном управлении;
• определение потребностей в технических средствах (в том числе компьютерной технике) в фирме в целом и в каждом хозяйственном подразделении;
• разработка программного обеспечения, создание и использование банков данных;
• проведение многовариантных расчетов в процессе разработки программ маркетинга, в планировании, контроле, сборе и обработке цифровой информации;
• автоматизированная обработка и выдача текстовой информации;
• обеспечение копировальными устройствами, телексами, всеми средствами связи и коммуникаций в рамках фирмы в целом и ее отдельных подразделений;
• автоматизация административно-управленческого труда на основании использования компьютерной техники.

2. Важные задачи внутрифирменной системы информации :

• координация деятельности по сбору и обработке данных финансовых отчетов на высшем уровне управления и в производственных отделениях в целях повышения качества и своевременности поступления финансовой информации по форме в целом;
• определение основных направлений системы сбора, обработки и хранения первичных данных;
• определение основных направлений развития технологии обработки информации.

  Определение потребностей каждого руководителя в необходимой ему конкретной информации – это трудная задача, и ее решение зависит от опыта и функций руководителя, а также его полномочий в принятии управленческих решений.

   Автоматизированные  управленческие информационные  системы призваны на основе  быстрой обработки информации  выдавать информацию об отклонениях от запланированных показателей.

3. Функции внутрифирменной системы информации:

• определение потребности каждого конкретного руководителя в характере и содержании необходимой ему информации для целей оперативного управления производственно-сбытовой деятельности фирмы;
• определение потребностей в технических средствах фирмы в целом и каждого управляющего для обеспечения всей необходимой информацией;
• централизованное планирование всех затрат на приобретение, аренду технических средств для обеспечения бесперебойного функционирования системы информации;
• определение уровня затрат на использование технических средств в системе информации (содержание и обучение обслуживающего персонала, оплату используемых помещений, затраты на приобретение магнитных лент, дискет, бумаги и прочего);
• обеспечение должного уровня сбора, хранения и предоставления информации;
• разработка программных средств и прикладных программ.

3. Использование мировых информационных ресурсов в менеджменте

   На современном  этапе в осуществлении бизнеса  международными компаниями получило  широкое распространение применение  информационных технологий. Понятие  «информационные технологии» включает  систему методов сбора, накопления, хранения, поиска и обработки  информации на основе применения  средств вычислительной техники.  Оно охватывает не только разработку  и производство компьютеров и  программного обеспечения, но  и доступ в Интернет для  ведения бизнеса. Интернет стал  инструментом бизнеса, обеспечивающим  взаимодействие компании с деловыми  партнерами – поставщиками, заказчиками,  потребителями и др.

   Технологии Интернета  обусловили появления нового  понятия «электронный бизнес»,  обозначающего использование информационных  технологий для взаимодействия  деловых партнеров, включая понятие  электронной коммерции, относящееся  только к осуществлению коммерческих  сделок. Отсюда разграничение следующих  понятий:

• Электронный бизнес, ориентированный на бизнес-партнера (Business to Business, B2B), подразумевающий область экономической деятельности в информационном пространстве при формировании эффективных и долгосрочных связей с партнерами по производственно-хозяйственному циклу.
• Электронный бизнес, ориентированный на конечного пользователя (Business to Customer, B2C), – область экономической деятельности в информационном пространстве, ориентированная на удовлетворение потребностей конечного потребителя и формирование долгосрочных и устойчивых деловых отношений (в частности, с заказчиком).
• Электронная коммерция (electronic commerce, e-commerce) – установление контактов с контрагентами, заключение контрактов купли-продажи товаров и услуг, лицензионных, арендных и других соглашений, предоставление информации с использованием Интернета или иных компьютерных сетей, функционирование которых обеспечивается внешними партнерами (провайдерами).
• Электронное снабжение, электронные закупки (electronic procurement. e-procurement) – это автоматизация и интеграция процесса закупок с использованием Интернета и корпоративных информационных сетей.  

Правильная организация управления электронным бизнесом позволяет  компаниям добиваться стратегического  превосходства над конкурентами, укреплять связи с партнерами, повышать эффективность производства, снижать его издержки и оптимизировать использование трудовых ресурсов.

   Электронный бизнес позволяет  сокращать продолжительность производственно-сбытового  цикла, снижать затраты в процессе  основной экономической деятельности, повышать качество товаров и  услуг, предоставляемых клиентам, и, следовательно, повышать конкурентоспособность  фирмы на мировом рынке.

   Важное значение придается развитию процессов управления электронным документооборотом, а именно:

• выставлению счетов по предварительно разработанным формам, составлению внутренней отчетности на основе автоматизированного анализа информационных потоков, системе анализа внутренней отчетности;

• осуществлению платежей в онлайновом режиме и электронных переводов денежных средств, включая транснациональные платежи и расчеты;

• автоматизация системы налогообложения в материнской компании и в зарубежных дочерних компаниях;

• таможенной и акцизной отчетности, международной банковской деятельности.

   На базе  электронного документооборота  происходит совершенствование технологии  управления как в области принятия  решений по функциональным вопросам, так и в оперативном управлении  производством.

   Для обозначения  внутрифирменных информационных  систем обычно используется аббревиатура  ERP (или КИС – корпоративная информационная система). Она применяется для подготовки и принятия решений крупными международными компаниями на глобальной основе и становится неотъемлемой частью общей стратегии бизнеса: планирования, финансового учета, оперативной производственно-сбытовой деятельности.

   Корпоративная  сеть, использующая технологии и  стандарты Интернета, получила  название «Интранет» (intranet). Она обеспечивает эффективный доступ работников компании к внутри корпоративной информации. Интранет применяется в целях доступа к корпоративным документам, телефонным справочникам, кадровой информации, для распространения программного обеспечения, для осуществления деятельности рабочих групп и проведения внутрикорпорационных совещаний, обучения работников и повышения их профессиональной квалификации. Интранет – закрытая внутрикорпорационная сеть. Она используется исключительно во внутрифирменном управлении работниками компании.

   Наряду с сетью  Интернет в крупных компаниях  существует сеть экстранет (extranet), обеспечивающая экономические связи компании с внешними клиентами – поставщиками, субпоставщиками, заказчиками, потребителями, другими деловыми партнерами, которым предоставляется выборочный доступ к информационной системе компании.

   В некоторых компаниях  регулирование связей с клиентами  на основе использования информационных  технологий выделено в особую  область деятельности – управление  взаимоотношениями с клиентами  (CRM – Customer Relationship Management). Она подразумевает наличие единого хранилища данных по всем фактам взаимодействия с клиентами и постоянный анализ собранной информации в целях подготовки решений, направленных на повышение эффективности деятельности компании и разработку программ привлечения заказчиков.