Характеристика контроля, аспекты контроля

     Неавтоматизированный внутренний контроль осуществляется непосредственно его субъектами без применения автоматических средств.

     Неполностью автоматизированный внутренний контроль осуществляется его субъектами с применением автоматических средств регистрации, обработки, измерения и т.п.

     Полностью автоматизированный внутренний контроль осуществляется полностью в автоматическом режиме под управлением субъектов внутреннего контроля.

     Примеры этого типа внутреннего контроля:

     - автоматическое обнаружение и  исправление ошибки прикладной  компьютерной программой;

     - работа программ, обеспечивающих  выделение или перечисление тех  пунктов, которые не соответствуют установленным критериям;

     - работа антивирусных  программ;

     - программные проверки типа подсчета  общих сумм для контроля правильности расчетов;

     - программные проверки на соответствие  данных и выдача информации  по отсутствию соответствия; 

     - работа контрольных модулей корпоративных систем; самодиагностика программных средств.

     Прежде  чем классифицировать внутренний контроль в аспекте иерархичности   объектов, необходимо дать определение объекта внутреннего контроля и его предмета.

     Объект  внутреннего контроля организации – это управляемое звено системы управления организацией, воспринимающее контрольное воздействие. Объекты внутреннего контроля организации:

• человеческие, финансовые, материальные, нематериальные и информационные ресурсы организации;
• средства и системы информатизации;
• технические средства и системы охраны и защиты материальных и информационных ресурсов;
• управленческие решения;
• процессы, происходящие в организации или вне ее, если они имеют к ней какое-либо отношение;
• результаты функционирования организации;
• аспекты времени.

     Объекты внутреннего контроля выбираются в  соответствии с его целями.

     Необходимо  разграничивать объект внутреннего  контроля и предмет внутреннего  контроля. В философской трактовке  предмет познания – это определенная сторона, свойство и отношение объекта, исследуемые с определенной целью в данных условиях и обстоятельствах. Предмет определяет границы, в пределах которых изучается объект исследования.

     Предметом внутреннего контроля является наличие, состояние и (или) действие управляемого звена системы управления организацией.

     Какие-либо материальные ресурсы организации  – это объекты внутреннего контроля; фактическое наличие данных ресурсов, их состояние, аспекты их функционирования – это предметы внутреннего контроля.

     Целесообразно различать контроль системы объектов в целом (т.е. всей организации), контроль ее подсистем и контроль элементов (отдельных объектов). Такой подход позволяет рассматривать функцию контроля в связи с объектами любой сложности и целевой ориентации.

     Внутренний  контроль целесообразно классифицировать по  значимости субъектов внутреннего контроля с точки зрения их участия в общей, т.е. совокупной,   деятельности по внутреннему контролю на предприятии.

     Субъект внутреннего контроля организации – это работник или участник (владелец) организации, совершающий контрольные действия при исполнении возложенных на него обязанностей либо только на основании соответствующих прав.

     Если  член ревизионной комиссии не является участником или работником данной организации, он считается субъектом внутреннего контроля в период исполнения соответствующих обязанностей.

     Всех  субъектов внутреннего контроля целесообразно распределить по следующим  уровням с точки зрения значимости в  совокупном контрольном действии:

     1) субъекты внутреннего контроля  первого уровня – это участники (собственники) организации, осуществляющие контроль  непосредственно или косвенно  (с помощью  независимых экспертов, в том числе внешних аудиторов);

     2) субъекты внутреннего контроля  второго уровня. В их обязанности непосредственно не входит контроль, но в силу производственной необходимости они выполняют и контрольные функции (рабочий, контролирующий качество работы оборудования);

     3) субъекты внутреннего контроля  третьего уровня — выполняют контрольные функции для реализации служебных обязанностей (функций), которые за ними закреплены непосредственно (работники планово-диспетчерского, планово-экономического отделов, отдела кадров);

     4) субъекты внутреннего контроля  четвертого уровня. В их обязанности входят контрольные и другие функции (административно-управленческий персонал; персонал, обслуживающий компьютерные системы; сотрудники отдела бухгалтерского учета, служб коммерческой и физической безопасности);

     5) субъекты внутреннего контроля  пятого уровня. В их функциональные обязанности входит только осуществление контроля (сотрудники отдела внутреннего аудита  и члены ревизионной комиссии, сотрудники отделов входного и  технического контроля и т.п.).

     В основе рассмотренной выше классификации  признак значимости субъектов внутреннего контроля. В теоретическом аспекте (в условиях идеальной системы внутреннего контроля) и в реальной жизни значимость конкретного субъекта может возрастать (снижаться) в зависимости от его личного вклада в совокупное контрольное действие.

Полная  классификация внутреннего контроля организации представлена в таблице.

Таблица

Классификация внутреннего контроля

     2.3. Принципы эффективности  и основные требования  к организации внутреннего контроля

     Ключевое  условие успешного функционирования системы внутреннего контроля организации  – это соблюдение принципов эффективности  – основных правил, охватывающих контрольную деятельность в целом.

1. Принцип ответственности: каждый субъект внутреннего контроля, работающий в организации, за ненадлежащее выполнение контрольных функций должен нести экономическую, административную и дисциплинарную ответственность. Ответственность должна быть формально установлена за выполнение каждой контрольной функции, ясно очерченной и формально закрепленной за конкретным субъектом. В противном случае  субъект не будет в должной мере осуществлять контроль.
2. Принцип сбалансированности, неразрывно связанный с предыдущим, означает: субъекту нельзя предписывать контрольные функции, необеспеченные средствами для их выполнения; не должно быть средств, несвязанных той или иной функцией. При определении обязанностей субъекта контроля должен быть предписан соответствующий объем прав и возможностей и наоборот.
3. Принцип своевременного сообщения об отклонениях:  информация об отклонениях должна быть представлена лицам, уполномоченным принимать решения по соответствующим отклонениям, в максимально короткие сроки. Если сообщение запаздывает, нежелательные последствия отклонений усугубляются; объект переходит уже в другое состояние (действие), что лишает смысла сам проведенный контроль. При предварительном контроле несвоевременное сообщение о возможности возникновения отклонений также лишает смысла проведенный контроль.
4. Принцип интеграции : любой элемент управления не может существовать обособленно. Контроль необходимо рассматривать в корреляции с другими элементами в едином контуре процесса управления. При решении задач, связанных с контролем, должны создаваться надлежащие условия для тесного взаимодействия работников различных функциональных направлений.
5. Принцип соответствия контролирующей и контролируемой систем: степень сложности системы внутреннего контроля должна соответствовать степени сложности подконтрольной системы. Успешно справиться с разнообразием в подконтрольной системе может только такое контролирующее устройство, которое само достаточно разнообразно. Необходимо, чтобы адекватность достигалась в главном, в принципиальном, чтобы звенья системы внутреннего контроля могли гибко настраиваться на изменения соответственных звеньев системы объектов внутреннего контроля организации.
6. Принцип постоянства:  постоянное адекватное функционирование системы внутреннего контроля позволит вовремя предупреждать о возможности возникновения отклонений и своевременно  их выявлять.
7. Принцип комплексности: объекты различного типа должны быть охвачены адекватным контролем; нельзя добиться общей эффективности, сосредоточив контроль только над относительно узким кругом объектов.
8. Принцип согласованности пропускных способностей различных звеньев системы внутреннего контроля: в различных сопряженных звеньях системы внутреннего контроля должно обеспечиваться согласование передачи данных.
9. Принцип разделения обязанностей: функции между служащими распределяются таким образом, чтобы за одним человеком не были закреплены одновременно следующие функции: санкционирование операций с определенными активами, регистрация данных операций, обеспечение сохранности данных активов, осуществление их инвентаризации. Во избежание злоупотреблений и для эффективности контроля эти функции должны быть распределены между несколькими лицами.
10. Принцип разрешения и одобрения: должно быть обеспечено формальное разрешение и одобрение всех финансово-хозяйственных операций ответственными официальными лицами в пределах их полномочий. Формальное разрешение — это формальное решение либо относительно общего типа хозяйственных операций, либо относительно какой-либо конкретной операции. Формальное одобрение – это конкретный случай использования общего разрешения, выданного администрацией. Без наличия формально установленных процедур санкционирования невозможно считать систему внутреннего контроля организации эффективной.

     Все перечисленные выше принципы взаимосвязаны, порядок их сочетания зависит от конкретных обстоятельств.

     Основные  требования к организации системы  внутреннего контроля хотя и не являются принципами, но также обусловливают  эффективное функционирование системы внутреннего контроля.

1. Требование подконтрольности каждого субъекта внутреннего контроля, работающего в организации. В должностных инструкциях необходимо предусматривать следующее условие: выполнение контрольных функций каждого субъекта должно быть подконтрольно на предмет качества другому субъекту внутреннего контроля  без какого бы то ни было дублирования.
2. Требование ущемления интересов. Необходимо создавать специальные условия, при которых  любые отклонения ставят какого-либо работника или подразделение организации в невыгодное положение и побуждают их к регулированию «узких мест». Необходимость таких условий обусловливается возможностью появления отклонений, в которых определенные работники или коллектив заинтересованы.
3. Недопущение концентрации прав первичного контроля в руках одного лица.  Сосредоточение первичного контроля в одних руках может привести к недостоверному учету в интересах данного лица.
4. Требование заинтересованности администрации. Функционирование системы внутреннего контроля не может быть эффективным без честности, должной заинтересованности и участия должностных лиц управления.
5. Требование компетентности, добросовестности и честности субъектов внутреннего контроля. Если персонал организации, в служебные функции которого входит осуществление контроля, не обладает этими характеристиками, то даже идеально организованная системы внутреннего контроля не сможет быть эффективной.
6. Требование приемлемости (пригодности) методологии внутреннего контроля. Ставящиеся перед центрами ответственности контрольные цели и задачи должны быть рациональными. Необходимо целесообразное распределение контрольных функций. Программы внутреннего контроля и применяемые методы должны быть целесообразными. 
7. Требование  непрерывности развития и совершенствования. Со временем даже самые прогрессивные методы управления устаревают. Система внутреннего контроля должна быть построена таким образом, чтобы можно было гибко ее «настраивать» на решение новых задач, возникающих в результате изменения внутренних и внешних условий функционирования организации, и обеспечить возможность ее расширения и модернизации.
8. Требование приоритетности. Абсолютный контроль над обычными незначительными операциями не имеет смысла и только отвлекает силы от более важных задач. Но если высшее руководство считает, что какие-либо  области деятельности организации имеют стратегическое значение, то в каждой такой области обязательно должен быть налажен контроль, даже если эта область с трудом поддается измерению.
9. Исключение ненужных этапов шагов процедур в проведении контроля.  Контроль необходимо организовывать рационально, так как это часто связано с дополнительными затратами труда и средств.
10. Требование оптимальной централизации. Динамичность, устойчивость, непрерывность функционирования системы внутреннего контроля обусловливается единством и оптимальным уровнем централизации оргструктуры организации. Оргструктура должна соответствовать размерам и степени сложности организации. Конечно, у каждого типа оргструктур есть свои недостатки, например, медленное движение информации и принятие решений в линейно-функциональной структуре или несовпадение интересов «верхов» и «низов» в многоуровневой иерархии дивизиональной структуры. Необходимо оценивать сильные и слабые стороны каждого варианта.
11. Требование единичной ответственности. Каждая  отдельная контрольная функция должна быть закреплена только за одним центром ответственности. Во избежание безответственности недопустимо закрепление отдельной функции за двумя или несколькими центрами ответственности. Но закрепление нескольких контрольных функций за одним центром ответственности вполне допустимо.
12. Требование потенциального функционального замещения.  Временное выбытие отдельных субъектов внутреннего контроля не должно прерывать контрольные процедуры. Для этого каждый работник (субъект внутреннего контроля) должен уметь выполнять контрольную работу вышестоящего, нижестоящего и одного-двух работников своего уровня во избежание потери адекватной связи с объектом контроля за время их выбытия. Данный принцип распространяется и на центры ответственности.
13. Требование регламентации. Эффективность функционирования системы внутреннего контроля прямо связана с тем, насколько подчинена регламенту контрольная деятельность в организации. Насколько деятельность подчинена четкому регламенту – настолько можно ожидать от нее успеха. Конечно, все предусмотреть невозможно; приходится принимать решения в условиях неопределенности, но там, где это возможно, необходимо формально установить правила, регулирующие  порядок деятельности.
14. Требование взаимодействия и координации. Контроль должен осуществляться на основе четкого взаимодействия всех подразделений и служб организации. Необходима четкая координация их усилий для решения поставленных задач контроля.