Характеристика контроля, аспекты контроля

Глава 2. Внутренний контроль:

основные  понятия и организация  проведения 

     Контроль – объективно необходимое слагаемое хозяйственного механизма при любом способе производства. На микроэкономическом уровне, т.е. на уровне управления экономической единицей, различают:

• внешний контроль, осуществляемый внешними по отношению к организации субъектами управления (органы государства, контрагенты по финансово-хозяйственным договорам, потребители, общественность),
• внутренний контроль, осуществляемый субъектами самой организации (собственники, администрация, персонал).

     От  эффективности внутреннего контроля зависит эффективность функционирования хозяйствующих субъектов (экономических единиц), а эффективность функционирования хозяйствующих субъектов в совокупности – одно из условий эффективности всего общественного производства. В современных условиях внутренний контроль как управленческая функция должен осуществляться на всех уровнях управления. Система внутреннего контроля должна ориентироваться на:

      

     1) устойчивое положение организации  на рынках;

     2) признание организации субъектами рынка и общественностью;

     3) своевременную адаптацию систем  производства и управления организации к динамичной внешней. 

     2.1. Место и роль  контроля в системе  управления организацией 

     На  любой стадии процесса управления неизбежны  отклонения фактического состояния объекта управления от планируемого. Для своевременной информации о качестве и содержании таких отклонений  необходим внутренний контроль. 

     Внутренний контроль организации – это осуществление субъектами организации таких действий, как:

     а) определение фактического состояния организации (объекта контроля);

     б) сравнение фактических данных с планируемыми;

     в) оценка выявляемых отклонений и степени  их влияния на аспекты функционирования организации;

     г) выявление причин зафиксированных  отклонений.

     Цель  внутреннего контроля – информационное обеспечение системы управления для получения возможности принятия эффективных решений.

     Особенность внутреннего контроля – в его двойственной роли в процессе управления организацией. В результате глубокой интеграции контроля и других элементов процесса управления на практике невозможно определить круг деятельности для работника таким образом, чтобы он относился только к какому-либо одному элементу управления без его взаимосвязи и взаимодействия с контролем. Любая управленческая функция обязательно интегрирована с контрольной. Поэтому, теоретически рассматривая каждую стадию как отдельный элемент процесса управления, можно допустить, что элемент контроля присутствует на каждой стадии. Для оптимального хода любой из стадий процесса управления над каждой из них необходим контроль.

     На  стадии планирования реализуются следующие  контрольные функции:

• оценка рациональности возможных вариантов плановых решений;
• соответствие плановых решений принятым установкам и намеченным ориентирам, а также общей стратегии.

     Для обеспечения рациональности и адекватности окружающим условиям самого курса действий и общей стратегии, для обеспечения соответствия управленческих решений  самой возможности их успешной реализации (с точки зрения потенциалов организации) также необходим контроль. Если в стадию планирования не «включить» элемент контроля, ошибочность планирования в лучшем случае проявится на стадии организации и регулирования.

     На  стадиях организации и регулирования  реализации управленческих решений  необходим контроль правильности хода реализации принятых плановых решений для достижения необходимых результатов. Необходимо контролировать и рациональность осуществления организации и регулирования принятых решений.

     На  стадии учета должен быть обеспечен  контроль за:

     1) наличием и движением имущества;

     2) рациональным использованием производственных  ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами;

     3) состоянием выданных и полученных  обязательств;

     4) целесообразностью и законностью  хозяйственных операций организации, и т.д.

     Данные  учета служат информационной базой  для контроля. C другой стороны, необходим контроль качества самого учета.

     На  стадии анализа осуществляется оценка информации о результатах выполнения управленческих решений на основе ее разложения на различные составляющие и их соотнесения между собой. Контроль и анализ глубоко интегрированны. Данные контроля часто являются основой для проведения анализа. На стадии анализа реализуются и контрольные функции, например контроль уровня обеспеченности запасов и затрат источниками формирования. Методы анализа, используемые на стадиях осуществления контрольной деятельности, оценивают степень приближения фактических результатов к конечному пункту какой-либо управленческой программы независимо от того, изложена она в общих или конкретных выражениях. Контроль качества проведения анализа – необходимый этап при оценке информации относительно результатов выполнения управленческих решений.

     Таким образом, внутренний контроль организации является:

     1) неотъемлемым элементом каждой стадии процесса управления;

     2) «обособленной» стадией, обеспечивающей  информационную прозрачность на предмет качества хода процесса управления на всех других стадиях.

     Функция контроля глубоко интегрирована с другими функциями управления.

     Вместе  с тем существует информационная интеграция внутри функции контроля.

     Интеграция  контроля и  других функций на одном уровне управления – это горизонтальная интеграция, а информационная интеграция функций контроля на разных уровнях управления (контроль на уровне рабочего места, бригады, участка, цеха, организации) – это вертикальная интеграция.

     В результате интеграции по горизонтали  достигается согласование отдельных элементов управления с целью решения какой-либо управленческой проблемы или достижения какой-либо цели управления. При вертикальной же интеграции  функция контроля реализуется на разных уровнях управления, но на базе одной и той же информации, подвергаемой агрегированию (укрупнению). Вертикальная интеграция необходима для контроля со стороны вышестоящего звена (системы) управления. 

     2.2. Классификация внутреннего  контроля 

     Чтобы глубже понять сущность контроля как  важной управленческой  категории, раскрыть механизм функционирования выражаемых ею отношений, выявить специфические особенности различных ее составляющих, необходимо его классифицировать.

     Важнейший классификационный аспект внутреннего  контроля – формальный. В экономической литературе на данный момент нет общепринятого определения понятия формы внутреннего контроля и общепризнанных выделений его форм.  

     В качестве форм внутреннего контроля организации ряд авторов выделяют:

• внутренний аудит;
• структурно-функциональную форму внутреннего контроля.

 

     Выбор формы внутреннего контроля зависит от:

• сложности организационной структуры;
• правовой формы;
• видов и масштабов деятельности;
• целесообразности охвата контролем различных сторон деятельности;
• отношения руководства организации к контролю.

     Организация внутреннего контроля в форме внутреннего аудита присуща крупным и некоторым средним организациям, в основном обладающим  следующими особенностями:

• усложненной организационной структурой – дивизиональная, матричная или конгломератная структура организации;
• многочисленностью филиалов;
• разнообразием видов деятельности и возможностью их кооперирования;
• стремлением органов управления получать достаточно объективную  и независимую оценку действий менеджеров всех уровней управления.

     Кроме задач чисто контрольного характера  внутренние аудиторы могут решать задачи экономической диагностики, выработки финансовой стратегии, маркетинговых исследований, управленческого консультирования

     К институтам внутреннего аудита относят  и ревизионные комиссии (ревизоров), деятельность которых регламентирована действующим законодательством. Этот институт в основном распространен в акционерных обществах, обществах с ограниченной ответственностью и производственных кооперативах.

     Во  многих организациях нет отдела (сектора, бюро, группы и т.п.) внутреннего аудита и ревизионной комиссии (ревизора). В этом случае для  осуществления внутреннего контроля целесообразно использовать структурно-функциональную форму внутреннего контроля организации.

     Понятие «структурно-функциональная форма  внутреннего контроля» отражает необходимые взаимодействия единиц оргструктуры (линейно-функциональной, дивизионной, матричной),  соответствующие их контрольным функциям. Например, осуществление контроля, непременно входящее в должностные обязанности любого руководителя, должно включаться в функции любого ответственного лица. Данная форма, соответствующая содержанию первичной ступени развития внутреннего контроля, применяется всеми организациями наряду с более развитыми формами и независимо от них.

     К форме внутреннего контроля в  некоторой степени приближено понятие контроллинга. Но именно приближено, так как непосредственно к форме внутреннего контроля контроллинг отнести нельзя.

     Контроллинг в современной экономической  теории и практике – сложное синтезированное понятие, имеющее много различных определений. Например, некоторые авторы рассматривают контроллинг как предмет деятельности любого менеджера независимо от занимаемой им ступени в иерархической лестнице управления организацией. В Германии под контроллингом часто понимают систему учета и анализа затрат и результатов финансово-хозяйственной деятельности предприятия. Один из крупнейших специалистов в области контроллинга  Д. Хан в своей концепции контроллинга первое место отводит задачам общефирменного планирования и контроля результатов на базе информации внутреннего производственного учета.  По американской концепции (Financial Executives Institute — FEI) к задачам контроллинга относятся внутрифирменное планирование, составление отчетов об исполнении планов, консультирование, разработка налоговой политики, составление отчетов для государственных служб, ревизия, народно-хозяйственные исследования. Таким образом, контроллинг обобщающает в себе понятия самых различных элементов управления; он значительно шире понятия формы внутреннего контроля. Поэтому непосредственно к форме внутреннего контроля контроллинг отнести нельзя.

     Особое  место занимает классификация по типам внутреннего контроля. В основу типологии, как известно, должен быть положен существенный признак – уровень автоматизации контроля, определяющий уровень производительности труда (выражается в отношении объема работы по контролю к затраченному времени).

     Форма контроля организации – это способ выражения процедур контроля всех объектов (в том числе их систем) коммерческой организации, тогда как автоматизация контрольных процедур возможна лишь на уровне отдельных объектов или их систем. Невозможно, например, полностью автоматизировать все стороны контроля качественной и количественной сохранности материальных ценностей  предприятия; автоматизация контроля взаимоотношений в рабочих коллективах в настоящее время не представляется возможной. Исходя из этого уровень автоматизации следует рассматривать определителем не форм, а именно типов внутреннего контроля.

     Известны  следующие типы внутреннего контроля:

• неавтоматизированный;
• неполностью автоматизированный;
• полностью автоматизированный.