Функции управления

Элементами  структуры являются отдельные работники, группы и другие звенья организации. Горизонтальная структура является следствием разделения труда менеджеров на одном уровне, и связи по горизонтали  носят характер согласования. Вертикальная структура связывает высшие и  низшие уровни структуры при наличии иерархии управления. Организационную структуру можно рассматривать как форму разделения и кооперации управленческого труда, в рамках которой осуществляется процесс управления.

Соподчиненность элементов оргструктуры представляет систему непрерывных линий власти, связывающих уровни управления. Структура соподчиненности имеет строго определенный вид (каждый работник подчинен только одному начальнику) и охватывает всех работников.

При построении оргструктуры учитывается норма управления (сфера контроля), т.е. количество людей, находящихся в непосредственном подчинении у менеджера. На величину нормы управления влияют индивидуальные способности менеджера, навыки работников, род их деятельности и виды мотивации, число иерархических уровней компании. Низкая норма управления соответствует высокой структуре, а высокая норма управления - плоской структуре организации.

Формирование  структурных подразделений может  осуществляться по следующим принципам:

- в соответствии  с функцией;

- в соответствии  со специализацией;

- по  командам;

- по  матрицам;

- по  сетям.

Эти принципы не являются взаимоисключающими и могут  использоваться в одной оргструктуре. Взаимосвязи между подразделениями могут носить линейный и функциональный характер. Линейные связи отражают движение информации и решений между линейными руководителями, отвечающими полностью за деятельность организации и ее подразделений. Функциональные связи отражают

движение  информации и управленческих решений  по функциям управления.

Организационные структуры подразделяются на два  типа:

- иерархические  структуры;

- органические  структуры.

1) Концепция  иерархической структуры сформулирована  Максом Вебером (модель рациональной  бюрократии). Принципы рациональной  бюрократии включали следующие  положения:

- четкое  разделение труда, приводящее  к появлению высококвалифицированных  специалистов в каждой должности;

- иерархичность  уровней управления, при которой  каждый нижестоящий уровень контролируется  и подчиняется вышестоящему;

- наличие  взаимоувязанной системы обобщенных  правил и стандартов, обеспечивающих  с однородность выполнения сотрудниками  своих обязанностей;

- дух  формальной обезличенности, с которым  официальные лица выполняют свои  обязанности;

- осуществление  найма на работу в строгом  соответствии с техническими  квалификационными требованиями.

Линейно-штабная  структура сочетает специализацию  с управленческим контролем. Линейная структура дополняется административным аппаратом для предоставления консультаций и оказания специализированных услуг.

Линейно-штабная  структура сочетает специализацию  управленческим контролем. Линейная структура  дополняется административным аппаратом  для предоставления консультаций и  оказания

Линейно-функциональная структура построена по принципу специализации по функциональным подсистемам  организации. Наиболее эффективны в  условиях рутинных, редко изменяющихся функций аппарата управления.

Органические оргструктуры являются гибкими, адаптивными, могут сравнительно легко менять форму, приспосабливаясь к новым условиям. Как правило, органические структуры формируются на временной основе для решения сложных проблем, для реализации сложных программ и проектов.

2) В  проектной структуре полномочия  распределяются в функциональные  отделы и команды одновременно. Команды могут быть созданы  на постоянной или временной  основе. Если после завершения  проекта команда не расформировывается, то проектная структура имеет  вид матрицы.

При сетевом  способе деления оргструктуры основные функции распределены по отделениям, связанным между собой и с небольшой головной организацией единой электронной системой. Такое деление удобно для осуществления международных операций.

Контроль

Контроль - это наблюдение за достижением  организацией своих целей и корректировка  отклонений от них. Контроль обеспечивает достижение целей

организации. Он необходим для обнаружения  и разрешения возникающих проблем  раньше, чем они станут слишком  серьезными.

Контроль  связывает воедино все функции  управления, так как позволяет  менеджерам поддерживать приемлемое положение  дел и корректировать неверные шаги путем перепланирования, реорганизации  или переориентации.

Существует  три разновидности контроля:

1. Предварительный  контроль

Предварительный контроль позволяет проверить готовность фирмы к началу работы

2. Текущий  контроль

Основным  видом контроля считается текущий. Текущий контроль осуществляется, когда работа уже идет, и обычно производится в виде контроля работы подчиненного его непосредственным начальником.

3. Заключительный  контроль

Заключительный (итоговый) контроль связан с оценкой  выполнения фирмой своих планов. Он требует всестороннего анализа  сильных и слабых сторон деятельности организации за истекший период с  целью получения необходимой  информации для последующих этапов планирования. Заключительный контроль осуществляется, когда работа уже  закончена.

Мотивация

В самом  общем виде мотивация человека к  деятельности понимается как

совокупность  движущих сил, побуждающих человека к осуществлению определенных действий. Эти силы находятся вне и внутри человека и заставляют его осознанно  или же неосознанно совершать  некоторые поступки. Различные люди могут совершенно по-разному реагировать  на одинаковые воздействия со стороны  одинаковых сил. Более того, поведение  человека, осуществляемые им действия в свою очередь также могут  влиять на его реакцию на воздействия, в результате чего может меняться как степень влияния воздействия, так и направленность поведения, вызываемая этим воздействием.

Мотивация - это совокупность внутренних и  внешних движущих сил, которые побуждают  человека к деятельности.

Мотивация - процесс стимулирования человека или группы к деятельности, направленной на достижение целей организации.

Мотивация - это особый вид управленческой деятельности, имеющий целью активизировать людей, работающих в организации, и  побуждающий их эффективно трудиться  для выполнения целей, поставленных в планах.

Для этого  осуществляется их экономическое и  моральное стимулирование, обогащается  само содержание труда и создаются  условия для проявления творческого  потенциала работников и их саморазвития.

Осуществляя эту функцию, менеджеры должны постоянно  воздействовать на факторы результативной работы членов организации. К ним, в первую очередь, относятся: разнообразие работы по содержанию, рост и расширение профессиональной квалификации работающих, удовлетворение от полученных результатов, повышение ответственности, возможности проявления инициативы и осуществления самоконтроля и т.д.

Потребность - это осознанное отсутствие чего-либо, вызывающее побуждение к действию.

Мотив - это то, что вызывает определенные действия человека. Мотив находится "внутри" человека, имеет "персональный" характер: зависит от множества внешних  и внутренних по отношению к человеку факторов, а также от действия других, возникающих параллельно с ним  мотивов.

Стимулы выполняют роль рычагов воздействия или носителей "раздражения", вызывающих действие определенных мотивов. В качестве стимулов могут выступать отдельные предметы, действия других людей, обещания, носители обязательств и возможностей, предоставляемые возможности и многое другое, что может быть предложено человеку в компенсацию за его действия или что он желал бы получить в результате определенных действий.

Стимулирование - процесс использования различных  стимулов для мотивирования людей. Стимулирование имеет различные  формы. В практике управления одной  из самых распространенных его форм является материальное стимулирование. Стимулирование принципиально отличается от мотивирования. Суть этого отличия  состоит в том, что стимулирование - это одно из средств, с помощью которого может осуществляться мотивирование.

Основные  теории мотивации могут быть разбиты  на две большие группы. Первую группу составляют теории, концентрирующиеся  на выявлении и анализе содержания факторов мотивации, вторую - теории мотивации, точкой концентрации, внимания которых  являются динамика взаимодействия различных  мотивов, т.е. то, как инициируется и  направляется поведение человека. Первая группа теорий обычно называется группой  теорий содержания мотивации, вторая - теорий процесса мотивации.

В 1943 году психолог Абрахам Маслоу высказал предположение, что человеческое поведение определяется широким спектром потребностей. Он разбил эти потребности на пять категорий и расположил их в определенной иерархии:

Стремление  к самовыражению;

Стремление  к престижу и уважению;

Стремление  к контактам и коммуникациям;

Стремление  к безопасности и защите от риска;

Обеспечение питанием, одеждой, жильем.

Согласно  концепции Маслоу, апеллировать к потребностям более высоких уровней иерархии возможно лишь после того, как удовлетворены потребности более низких уровней.

Гигиенические факторы - особенности условий труда, которые способны оказывать дестимулирующее воздействие только тогда, когда они ^неудовлетворительны.

Мотиваторы - факторы человеческих отношений в бизнесе, которые способны усиливать мотивацию.

Теория  Герцберга - это продолжение и развитие теории Маслоу: мотиваторы сосредоточены на верхних уровнях иерархии потребностей Маслоу, тогда как гигиенические факторы представляют собой потребности нижних уровней.

Эта концепция  потребностей в продолжение предыдущих изучает и описывает влияние  на поведение человека потребности  достижения, потребности соучастия  и потребности властвования. МакКлелланд рассматривает эти потребности как приобретенные под влиянием жизненных обстоятельств, опыта и обучения.

Сегодня особенно важны эти потребности  высшего порядка, поскольку потребности  низших уровней, как правило, уже  удовлетворены.

В рамках процессуальных теорий мотивации также  предполагается

мотивирующая  роль потребностей, однако сама мотивация рассматривается с точки зрения того, что же заставляет человека направлять усилия на достижение различных целей.

Теория  ожиданий своими корнями уходит в 30-е  годы и связана в ' значительной мере с разработками Курта Левина. Основными  же разработчиками данной концепции  применительно к мотивации и  поведению человека в организации  можно назвать В.Врума, Л.Портера и Э.Лоулера.

Процесс мотивации по теории ожидания складывается как бы из взаимодействия трех блоков:

- усилия

- исполнение

- результат

При этом усилия рассматриваются как следствие, и даже результат мотивации. Исполнение рассматривается как следствие  взаимодействия усилий, личных возможностей и состояния среды; а результат - как функция, зависящая от исполнения и от степени желания получить определенный результат.

Поведение людей определяется не только потребностями, но во многом зависит от восприятия ситуации, ожиданий, связанных с  ней и возможных последствий  сделанного выбора, желательностью вознаграждения. Все, что человек считает ценным для себя и ради чего готов работать, называется вознаграждением.

Ожидание - это оценка вероятности некоторого события. В данном случае речь идет об ожидании определенных результатов  деятельности или вознаграждения за них.

Ожидаемая степень удовлетворения потребностей называется валентностью. Если ожидания и валентность невелики, то мотивация  обычно бывает слабой, и людей трудно чем-то заинтересовать.