Функции управления

Планирование  готовит сцену для того, чтобы  реализовать цели организации, а  организация как функция управления создает рабочую структуру, главным  компонентом которой выступают  люди.

Поскольку концепция организации состоит  в сведении воедино всех специалистов фирмы, задача состоит в том, чтобы  определить миссию, роль, ответственность, подотчетность для каждого из них.

Процесс организации структурирует работу и формирует подразделения исходя из размера предприятия, ее целей, технология и персонала. Существует ряд элементов, который необходимо структурировать, чтобы организация смогла выполнить  свои планы и тем самым достичь свои цели.

Как видно, в независимости от типов и  масштабов деятельности каждая фирма  должна быть некоторым образом организована. Минцберг Г. и др. Стратегический процесс. Концепции, проблемы, решения.- М. 2001.С.78.. Существует ряд принципов, которыми следует руководствоваться в процессе выполнения функций организации: определение и детализации целей фирмы, которые были выявлены в ходе планирования; определение видов деятельности по достижении этих целей; поручение различных задач индивидуумам и объединение их в управляемые рабочие группы или подразделения; координация различных видов деятельности, порученных каждой группе, посредством установлении рабочих взаимоотношений, включая четкое определение того, кто осуществляет руководство, то есть каждый член группы должен знать, что он должен делать, сроки выполнения работ и кто им руководит; единство цели - работает ли каждый член организации на общую цель, то есть никто не должен работать против целей организации; размах контроля или размах менеджмента - отвечает ли каждый менеджер в группе за управляемое им число работников.

Из всего  множества значений термина “организация”  в смысле управленческой функции  чаще всего используются два: организация - это структура системы в виде взаимоотношений, прав, ролей, видов  деятельности и других факторов, которые  имеют место, когда люди объединены совместным трудом; организация - это  процесс, посредством которого создается  и сохраняется структура организации.

Функция мотивации. Поведение человека всегда мотивированно. Он может трудиться  усердно, с воодушевлением и энтузиазмом, а может уклоняться от работы. Поведение  личности может иметь и любые  другие проявления. Во всех случаях  следует искать мотив поведения.

Мотивация - это процесс побуждения себя и  других к деятельности для достижения личностных целей и целей организации.

Традиционный  подход основывается на вере в то, что  сотрудники - всего лишь ресурсы, активы, которыми должны заставить эффективно работать.

Человек, получивший в процессе обучения и  повышения квалификации, накопления производственного опыта знания и навыки, хочет применить свое умение в труде. И чем больше ему это удается тем больше степень удовлетворенности, а соответственно и степень выраженности мотивов. В данном случае сотрудник считает цель организации своими целями.

Стремление  человека реализовать себя в своем  деле бесспорно. Так уж он устроен. Там, где управление и организация  труда предоставляют сотрудникам  такие возможности, их труд будет  высокоэффективным, а мотивы к труду - высокими. Значит мотивировать сотрудников - это затронуть их важные интересы, дать им шанс реализоваться в процессе трудовой деятельности.

Функция контроля. Итак, составлен план организации, создана ее структура, заполнены рабочие места и определены мотивы поведения сотрудников. Остается еще один компонент, который необходимо добавить к функциям управления, - это контроль.

Контроль, как правил, ассоциируется с властью, командованием, “поймать”, “улучшить”, “схватить”. Такое представление  о контроле уводит в сторону от главного содержания контроля.

В самом  общем виде контроль означает процесс  соизмерения (сопоставления) фактически достигнутых результатов с запланированными.

Некоторые организации создали целые системы  контроля. Их функции состоят в  посредничестве между планами и  деятельностью, т.е. система контроля обеспечивает обратную связь между  ожиданиями, определенными первоначальными  планами менеджмента, и реальными  показателями деятельности организации. И тот, кто имеет современные  и точные системы контроля, имеет  больше шансов выжить. Для менеджмента  характерно большое количество не только различных видов планов, но и видов  и систем контроля. Все системы  контроля всегда базировались на идее обратной связи, а именно: они сопоставляют реальные достижения с прогнозными  данными. В результате устанавливаются  отклонения с тем, чтобы либо исправить  негативные влияния, либо усилить действие, если результаты позитивные. Менеджмент. Учебное пособие. - М.: Знание, 2000. - 288 с..

Окончательная цель контроля состоит в том, чтобы  обслуживать различные планы  и цели управления.

В основу создания всех систем контроля должны быть положены следующие основные требования-критерии: эффективность контроля, эффект влияния  на людей, выполнение задач контроля, определение границ контроля. Различают  следующие виды контроля: предварительный  контроль, диагностический контроль, терапевтический контроль, текущий  контроль, заключительный контроль.

Функция контроля не является конечным пунктом  всего процесса управления организацией. На практике такого конечного пункта не существует вообще, т.к. каждая управленческая функция движима другой. Возникает  своего рода постепенное круговое движение. Например, информация, полученная в  процессе контроля, может использоваться на этапе планирования, организации  и мотивации сотрудников.

Менеджеры высокого уровня большую часть своего рабочего времени тратят на осуществление  функций планирования и контроля, а более низкого уровня больше заняты подбором кадров, организацией их труда. Однако на всех уровнях управления они в определенной мере используют и выполняют такие функции  управления, как: планирования, прогнозирования, организации, регулирования, координации, стимулирования и контроля. 
 
 

2. Конкретные (специальные) функции  управления

 
 
 

Конкретные  функции управления - часть общей  функции управления, содержащая сравнительно однородный состав задач управления и обосабливаемая в интересах специализации управленческого труда и повышения на этой основе эффективности управления.

Конкретные  функции управления группируются по определенным признакам объекта  управления. Например, в управлении предприятием такими признаками являются воздействия: на все сферы деятельности предприятия, на отдельные стадии производственного  процесса, на отдельные факторы производства.

Состав  конкретных функций управления в  системе управления компанией определяет состав функциональных органов управления.

Состав  конкретных функций управления зависит  главным образом от масштаба организации  и степени диверсификации деятельности: чем больше масштаб организации  и разнообразнее ее деятельность, тем уже специализация менеджеров и в большей степени дифференцируются конкретные функции. Так, из функции рационализации производства и технологии может быть выделена функция координации технических разработок; функция маркетинга может быть расчленена на функции: маркетинговые исследования, реклама, сбыт, послепродажное обслуживание; не исключено, что целесообразно выделить конкретную функцию связи с общественностью и т. д. На предприятиях малых масштабов нет необходимости в узкой специализации менеджеров и конкретные функции укрупняются.

Специальная функция управления есть подфункция конкретной функции, ориентированная  на достижение определенной цели деятельности, то есть на достижение установленных  стратегической программой (планом) конечных результатов деятельности по соответствующей конкретной стратегии (направлению деятельности).

Состав  специальных функций, принадлежащих  к той или иной конкретной функции, определяет ответственность конкретного  органа управления за достижение тех  или иных целей.

Состав  специальных функций, принадлежащих  к различным конкретным функциям (органам управления) но ориентированных  на одну и ту же цель, определяет зоны ответственности функциональных органов  управления за достижение данной цели.¹ 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3. Взаимосвязь функций менеджмента

 
 
 

Менеджмент  организации представляет собой  сложный процесс, включающий разнообразные  виды управленческой деятельности, которые  взаимосвязаны в целостной системе, нацеленной на достижение конечных результатов.

Планирование

Планирование - это базовая, стартовая функция  менеджмента. Именно с составления  плана начинается деятельность любой  фирмы или компании.

Планирование - процесс определения целей и  приоритетных направлений развития организации, а также программы  действий по их достижению.

Существует  несколько разновидностей планов:

1. Стратегические (долгосрочные) планы составляются  на период от 3 до 5 лет. Сроки  этих планов напрямую зависят  от стабильности в экономической,  политической и других сферах. Чем стабильнее ситуация, тем  на более длительный срок формируются  эти планы.

2. Среднесрочные  планы - составляются на период  от 1 до 3-5 лет. Содержат вполне  конкретные цели и количественные  характеристики.

3. Краткосрочное  планирование - планы составляются  на период в пределах одного  года (квартала, месяца и т.д.).

Опытные менеджеры в своей деятельности обычно применяют все три вида планирования. Умение сочетать их, заботясь не только об интересах фирмы и  ее персонала, но и об интересах клиентов, деловых партнеров, общества в целом, напрямую связано с их профессионализмом.

Необходимость в составлении планов требует  от менеджера не только способности  мыслить в перспективе, одновременно совершая практичные действия, но и, пожалуй, более главного навыка - умения выделять цели.

При постановке целей менеджер должен выяснить:

1. В  каком состоянии находится фирма?

2. В  каком состоянии она хочет  находиться?

3. Что  для этого необходимо сделать?

Определив, таким образом, перечень целей, менеджер также должен осознавать степень  значимости каждой из них и уметь  выделять:

- главные  цели (ГЦ);

- важные  цели (ВЦ);

- промежуточные  цели (ПЦ);

- низшие  цели (НЦ).

В мировой  практике управленческой деятельности широко используется управление по целям (англ. management by objectives, "MBO"). Этот метод управления позволяет объединить такие функции менеджера, как планирование и контроль.

Управление  по целям подразумевает, что руководители будут формулировать на своем  уровне цели, с тем чтобы довести их до своих подчиненных. Те, в свою очередь, будут формулировать свои цели, руководствуясь целями руководителей. Таким образом, управление по целям помогает увязать цели подчиненных с целями начальников и всей организации в целом. В отдельной литературе "MBO" именуется как философия управления, ориентированная на результаты.

Организация

Если  стратегическое планирование определяет, что именно будет делать организация, то при организовывании определяется структура организации и условия для обеспечения функционирования организации (обеспечение персоналом, материалами, финансовыми и др. ресурсами). Таким образом, организация как функция менеджмента включает в себя две составляющие:

- организационное  проектирование;

- организацию  процесса работы,

Организационное проектирование - деление организации  на блоки, соответствующие важнейшим  направлениям деятельности по реализации целей организации. Этот процесс  предполагает установление полномочий различных должностей, определение  должностных отношений конкретных лиц.

Организация процесса работы включает в себя обеспечение  нормального функционирования и  взаимодействия различных подразделений  организации при достижении запланированных  целей.

Организационная структура является "продуктом" процесса организационного проектирования и представляет собой формальные правила, разрабатываемые менеджерами  для эффективного разделения труда  и распределения официальных  обязанностей среди отдельных сотрудников  и групп. Структура характеризует  устойчивые связи между элементами организации, позволяет определить сферы контроля управляющих и  скоординировать все функции. Организационная  структура является единственным способом перехода от планов к действиям.