Функции менеджера в организации. Структура профессиональных отношений менеджера

Организационная структура  направлена прежде всего на установление четких взаимосвязей между отдельными подразделениями фирмы, распределение  между ними прав и ответственности. В ней реализуются различные  требования к совершенствованию  систем управления, выражающиеся в  тех или иных принципах. Организационная  структура фирмы и ее управление постоянно изменяются, совершенствуются в соответствии с изменяющимися  условиями. Важнейшими факторами, вызывающими  необходимость проведения структурной  перестройки компаний, являются следующие:

- ускоренная разработка  новых видов продуктов под  воздействием научнотехнического прогресса в условиях обостряющейся конкуренции;

- интенсивное внедрение  наиболее передовых технологий;

- систематическое внедрение  новых методов организации и  управления производством на  базе активного использования  компьютерной техники.

1.1.3 Мотивация

Руководитель всегда должен помнить, что даже прекрасно составленные планы и самая совершенная  структура организации не имеют  никакого смысла, если кто-то не выполняет  фактическую работу организации. И  задача функции мотивации заключается  в том, чтобы члены организации  выполняли работу в соответствии с делегированными им обязанностями  и сообразуясь с планом. Руководители всегда осуществляли функцию мотивации  своих работников, осознавали они  это сами или нет. Раньше считалось, что мотивирование - это простой  вопрос, сводящийся к предложению  соответствующих денежных вознаграждений в обмен за прилагаемые усилия. На этом основывался подход к мотивации  школы научного управления. Исследования в области поведенческих наук продемонстрировали несостоятельность  чисто экономического подхода. Руководители узнали, что мотивация, т.е. создание внутреннего побуждения к действиям, является результатом сложной совокупности потребностей, которые постоянно  меняются.

В настоящее время мы понимаем, что для того, чтобы мотивировать своих работников эффективно руководителю следует определить, каковы же на самом  деле эти потребности, и обеспечить способ для работников удовлетворять  эти потребности через хорошую  работу.

При планировании и организации  работы руководитель определяет, что  конкретно должна выполнить данная организация, когда, как и кто, по его мнению, должен это сделать. Если выбор этих решений сделан эффективно, руководитель получает возможность  воплотить свои решения в дела, применяя на практике основные принципы мотивации.

Мотивация как основная функция  менеджмента связана с процессом  побуждения себя и других людей к  деятельности через формирование мотивов  поведения для достижения личных целей организации. Исследование поведения  человека в труде дает некоторые  общие объяснения мотивации и  позволяет создать прагматические модели мотивации сотрудника на рабочем  месте. Мотив – это побудительная  причина, повод к деятельности. Побудить к деятельности можно обогатив идеями, определив величину вознаграждения, связав его с результатом деятельности, а также выявив систему ценностей  человека, удовлетворяя потребность  власти в зависимости от способности  человека влиять на других людей. Различные  теории мотивации разделяют на две  категории: содержательные и процессуальные. Содержательные теории мотивации в  первую очередь стараются определить потребности, побуждающие людей  к действию, особенно при определении  объема и содержания работы. Чтобы  понять смысл теории содержательной и процессуальной мотивации, нужно  сна чала усвоить смысл основополагающих понятий: потребности и вознаграждения.

Потребности - это осознанное отсутствие чего-либо, вызывающее побуждение к действию. Первичные потребности  заложены генетически, а вторичные  вырабатываются в ходе познания и  обретения жизненного опыта. Потребности  невозможно непосредственно наблюдать  или измерять. Об их существовании  можно судить лишь по поведению людей. Потребности служат мотивом к  действию. Потребности можно удовлетворить  вознаграждениями. Вознаграждение - это  то, что человек считает для  себя ценным. Менеджеры используют внешние вознаграждения (денежные выплаты, продвижение по службе) и внутренние вознаграждения (чувство успеха при  достижении цели), получаемые посредством  самой работы. Теория мотивации представляет собой специальную область знаний, которая формировалась последовательно с начала 20 века.

Содержательные теории мотивации  в первую очередь стараются определить потребности, побуждающие людей  к действию, особенно при определении  объема и содержания работы.

Согласно теории Маслоу пять основных типов потребностей физиологические, безопасности, социальные, успеха, самовыражения) образуют иерархическую структуру, которая как доминант определяет поведение человека. Потребности высших уровней не мотивируют человека, пока не удовлетворены, по крайней мере, частично потребности нижнего уровня. Однако эта иерархическая структура не является абсолютно жесткой и строгой. Содержательные теории мотивации базируются на потребностях и связанных с ними факторах, определяющих поведение людей. Процессуальные теории рассматривают мотивацию в ином плане. В них анализируется то, как человек распределяет усилия для достижения различных целей и как выбирает конкретный вид поведения. Процессуальные теории не оспаривают существования потребностей, но считают, что поведение людей определяется не только ими. Согласно процессуальным теориям поведение личности является также функцией его восприятия и ожиданий, связанных с данной ситуацией, и возможных последствий выбранного им типа поведения.

Имеется три основные процессуальные теории мотивации: теория ожиданий, теория справедливости и модель Портера - Лоулера.

Теория ожиданий основывается на предположении, что человек направляет свои усилия на достижение какой-либо цели только тогда, когда будет уверен в большой вероятности удовлетворения за этот счет своих потребностей или  достижения цели. Мотивация является функцией фактора ожидания "затраты  труда - результаты", ожидания - "результаты -вознаграждение" и валентности (т.е. относительной степени удовлетворения). Наиболее эффективная мотивация  достигается, когда люди верят, что  их усилия обязательно позволят им достичь цели и приведут к получению  особо ценного вознаграждения. Мотивация  ослабевает, если вероятность успеха или ценность вознаграждения оценивается  людьми невысоко.

В рамках теории справедливости предполагается, что люди подвергают субъективной оценке отношение вознаграждения к затраченным усилиям и сравнивают его с тем, что, как они считают, получили другие работники за аналогичную  работу. Несправедливое, по их оценкам, вознаграждение приводит к возникновению  психологического напряжения. В целом, если человек считает свой труд недооцененным, он будет уменьшать затрачиваемые  усилия. Если же он считает свой труд переоцененным, то он, напротив, оставит  объем затрачиваемых усилий на прежнем  уровне или даже увеличит его. Получившая широкую поддержку модель Портера - Лоулера основывается на том, что мотивация является функцией потребностей, ожиданий и восприятия работниками справедливого вознаграждения. Результативность труда работника зависит от приложенных им усилий, его характерных особенностей и возможностей, а также оценки им своей роли. Объем затрачиваемых усилий зависит от оценки работником ценности вознаграждения и уверенности в том, что оно будет получено. Согласно модели Портера - Лоулера результативность труда продолжает удовлетворенность, а вовсе не наоборот, как считают сторонники теории человеческих отношений.

1.1.4 Контроль

Непредвиденные обстоятельства могут заставить организацию  отклониться от основного курса, намеченного руководством первоначально. И если руководство окажется неспособным  найти и исправить эти отклонения от первоначальных планов, прежде чем  организации будет нанесен серьезный  ущерб, достижение целей, возможно даже само выживание, будет поставлено под  угрозу. Контроль - это процесс обеспечения  того, чтобы организация действительно  достигает своих целей. Существуют три аспекта управленческого  контроля: Установление стандартов - это  точное определение целей, которые  должны быть достигнуты в обозначенный отрезок времени. Оно основывается на планах, разработанных в процессе планирования. Второй аспект - это измерение  того, что было в действительности достигнуто за определенный период, и  сравнение достигнутого с ожидаемыми результатами. Если обе эти фазы выполнены правильно, то руководство  организации не только знает о  том, что в организации существует проблема, но и знает источник этой проблемы. Это знание необходимо для  успешного осуществления третьей  фазы, а именно, - стадии, на которой  предпринимаются действия, если это  необходимо, для коррекции серьезных  отклонений от первоначального плана. Одно из возможных действий - пересмотр  целей, для того, чтобы они стали  более реалистичными и соответствовали  ситуации.

Контроль-это системное  наблюдение за выполнением планов, заданий и результатами хозяйственной  деятельности, обеспечение с помощью  информации обратной связи с управляемым  объектом. Учет и контроль необходимы для управления плановой, финансовой, производственной и трудовой дисциплины на предприятии. Контроль как основная функция менеджмента объединяет все виды управленческой деятельности, связанные с формированием информации о состоянии и функционировании объекта управления (учет), изучения информации о процессах и результатах  деятельности (анализ), работой по диагностике  и оценке процессов развития и  достижения поставленных целей. Процесс  контроля состоит из установки стандартов, изменения фактически достигнутых  результатов и проведения корректировок  в том случае, если достигнутые  результаты существенно отличаются от установленных стандартов. С помощью  контроля менеджер выявляет проблемы, причины их возникновения и принимает  активные меры по корректировке отклонений от цели и плана деятельности.

Существует три основных вида контроля: предварительный, текущий  и заключительный.

Предварительный контроль обычно реализуется в форме определенной политики, процедур и правил. Прежде всего, он применяется по отношению  к трудовым, материальным и финансовым ресурсам.

Текущий контроль осуществляется, когда работа уже идет и обычно производится в виде контроля работы подчиненного его непосредственным начальником. Заключительный контроль осуществляется после того, как работа закончена или истекло отведенное для нее время.

Текущий и заключительный контроль основывается на обратных связях. Управляющие системы в организациях имеют разомкнутую обратную связь, так как руководящий работник, являющийся по отношению к системе  внешним элементом, может вмешиваться  в ее работу, изменяя и цели системы, и характер ее работы.

В процессе контроля есть три  четко различимых этапа: выработка  стандартов и критериев, сопоставление  с ними реальных результатов и  принятие необходимых корректирующих действий. На каждом этапе реализуется  комплекс различных мер.

Первый этап процесса контроля - это установка стандартов, т.е. конкретных, поддающихся измерению целей, имеющих  временные границы. Для управления необходимы стандарты в форме  показателей результативности объекта  управления для всех его ключевых областей, которые определяются при  планировании.

На втором этапе сравнения  показателей функционирования с  заданными стандартами определяется масштаб допустимых отклонений. В  соответствии с принципом исключения, только существенные отклонения от заданных стандартов должны вызывать срабатывание системы контроля, иначе она станет неэкономичной и неустойчивой.

Следующий этап - измерение  результатов - является обычно самым  хлопотным и дорогостоящим. Сравнивая  измеренные результаты с заданными  стандартами, менеджер получает возможность  определить, какие действия необходимо предпринимать. Такими действиями могут  быть изменения некоторых внутренних переменных системы, изменение стандартов или невмешательство в работу системы. Для того чтобы контроль мог выполнить свою истинную задачу, т.е. обеспечить достижение целей организации, он должен обладать несколькими важными  свойствами.

Контроль является эффективным, если он имеет стратегический характер, нацелен на достижение конкретных результатов, своевременен, гибок, прост и экономичен. Когда организации осуществляют свой бизнес на зарубежных рынках, функция  контроля приобретает дополнительную степень сложности. Контроль на международном  масштабе является особенно трудным  делом из-за большого числа различных  областей деятельности и коммуникационных барьеров. Результативность контроля можно улучшить, если периодически проводить встречи ответственных  руководителей в штаб-квартире организации  и за границей. Особенно важно не возлагать на иностранных управляющих  ответственность за решение тех  проблем, которые от них не зависят. Как говорилось, в связи с развитием  общества и системы производства, появились новые функции. И сегодня  к основным функциям прибавилась  мотивация, стимулирование, гуманизация и корпоративность.

1.2 Качества менеджера

Есть определенные качества, которые в обязательном порядке  должны быть присущи профессиональному  менеджеру.

Существует три группы таких качеств: личные, профессиональные, организаторские и деловые. Познакомимся с ними.

К личным качествам в первую очередь относятся честность  и порядочность, предполагающие всегда соблюдение норм общечеловеческой морали, скромность и справедливость по отношению  к окружающим. Руководитель должен стараться понимать своих подчиненных, видеть в них личности, достойные  уважения, уметь разбираться в  их поведении, быть человечным и заботиться о людях, стремиться к сотрудничеству, учитывая при этом интересы всех.

Менеджер должен быть принципиален во всех вопросах, уметь противостоять  давлению как «сверху», так и «снизу», последовательно и твердо стоять на своем, не скрывать своих взглядов, защищать до конца те ценности, которые  они исповедуют, и помогать обретать эти ценности другим Посредством  личного примера, а не морализирования, твердо держать данное слово.

Менеджер должен оберегать  дружеские и семейные, да и просто человеческие отношения, которые сами собой не сохраняются, но поддерживать лишь наиболее важные личные контакты с теми, кто по-настоящему привлекают и обогащают жизнь, не соглашаться  из вежливости на все требования и  просьбы окружающих.