Функции и задачи службы управления персоналом

= определение  потребности в персонале, как  на текущий период, так и на перспективу;

= разработка  раздела «Персонал»бизнес-плана организации;

= аттестации рабочих мест и разработки профессиограмм;

= разработка  систем проверки профессиональных  и личностных качеств претендентов на занятие вакантной должности;

= планирование  кадрового резерва и карьеры  работников;

= исследования  по выявлению мотивации работников к труду;

= развитию  инновационного поведения и творческого  уровня работников;

= исследования  в целях создания эффективных  рабочих команд;

= анализ  причин и урегулирование трудовых  конфликтов и др.

Организационная структура службы управления персоналом

Организационная структура системы  управления персоналом - это совокупность взаимосвязанных подразделений системы управления персоналом и должностных лиц. Подразделения - носители функций управления персоналом - могут рассматриваться в широком смысле как служба управления персоналом. Конкретное место и роль указанной службы в общей системе управления организацией определяются местом и ролью каждого специализированного подразделения по управлению персоналом и организационным статусом его непосредственного руководителя.

В самом  общем виде можно выделить четыре группы факторов, которые необходимо учитывать при создании проекта организационной структуры:

1) внешняя  среда и инфраструктура, в которой  действует организация;

2) технология  работ и тип совместной деятельности;

3) особенности  персонала и корпоративной культуры;

4) прототипы  и уже существующие, и показавшие  себя эффективными организационные структуры аналогичных организаций.

При создании организационной структуры следует  учитывать, что в зависимости  от характера факторов внешней среды  организация может существовать в четырех принципиально отличных друг от друга ситуациях.

Исходными данными для построения организационной  структуры управления являются:

• расчет числа уровней управления;
• расчет численности персонала;
• типовые структуры управления.

         Организационная структура управления состоит из двух самостоятельных органов управления, выполняющих определенные функции. Вершиной является центральный аппарат управления предприятием, а основанием аппарат управления структурными подразделениями (производствами, цехами и т.д.). Каждый орган, в свою очередь, состоит из двух отдельных уровней линейного и функционального управления. Организационная структура строится по уровням (ступеням) управления.

Функциональная  структура системы  управления персоналом

Функциональная  структура отражает разделение управленческих функций между руководством и  отдельными подразделениями.

Функция управления — особый вид управленческой деятельности, продукт процесса разделения и специализации труда в сфере  управления, представляющий собой часть  процесса управления, выделенный по определенному  признаку. Обычно выделяется от 10 до 25 функций управления фирмой. Комплекс задач — часть функции управления, выделяемая по признаку основных функций  управления (нормирование, планирование, учет, анализ и т.д.).

Комплекс  задач объединяет совокупность задач, относящихся к конкретной функции  и, как правило, реализуется небольшим  функциональным подразделением. Например, как на рис.

При построении организационной структуры необходимо соблюдать следующие принципы:

Гибкость. Характеризует способность быстрой перестройки в соответствии с изменениями, происходящими в персонале и на производстве.

Централизация. Заключается в разумной централизации функций работников 
отделах и службах предприятия с передачей в нижнее звено функции оперативного управления.

Специализация. Обеспечивается закреплением за каждым подразделением определенных функций управления.

Нормоуправляемость. Эго соблюдение рационального числа подчиненных у каждого руководителя: высшее звено - 4-8 чел., среднее звено (функциональные руководители) - 8-10 чел,, нижнее звено (мастера, бригады) - 20-40 чел.

Единство  прав и ответственности. Означает, что права и ответственность подразделений и сотрудников должны находится в диалектическом единстве.

Разграничение полномочий. Линейное руководство обеспечивает принятие решений по выпуску продукции, а функциональное руководство обеспечивает подготовку и реализацию решений.

Экономичность. Характеризует достижение минимально необходимых затрат на 
построение и содержание организационной структуры управления.

Под организационной  формой можно понимать сочетание двух важных понятий:

= организационно-правовая  форма; 

= параметры  организационной структуры (тип  структуры,мощность отдельных подразделений, особенности конфигурации структуры и т.п.).

Способность системы к реакции на окружение, определяемая как ее адаптация, должна учитываться при проектировании организационной структуры и осуществлении производственной, управленческой и иной деятельности.

Структура управления — это принятая форма разделения труда в системе управления персоналом, закрепляющая соответствующие управленческие функции за отдельными службами и работниками. Совокупность всех функций и органов управления определяет организационную структуру системы управления персоналом и производством.

Всякая  организационная структура,

во-первых, включает количество и виды звеньев управления на каждом его уровне,

во-вторых, устанавливает взаимное расположение, связи и подчиненность этих звеньев,

в-третьих, определяет цели, задачи, права и обязанности каждого звена, перечень и объем выполняемых общих и специальных функций,

в-четвертых, характеризует численность и профессионально-квалификационный состав персонала.

В составе  каждой системы или подсистемы можно  выделить следующие взаимодействующие  между собой факторы или элементы:

= люди, работники, принимающие участие в осуществлении основных задач организации;

= средства, предметы труда, имеющиеся в распоряжении данного предприятия;

= информация, коммуникации, устанавливающие связи между людьми и предметами их деятельности.

        Основные связи и отношения между элементами структуры управления между персоналом и руководителями служб могут быть двух типов: вертикальные — связи подчинения и руководства, горизонтальные — связи отношений и кооперации равноправных элементов. Вертикальные связи, в свою очередь, могут быть линейными и функциональными. Линейные связи предусматривают обязательное подчинение по всем вопросам управления, например директор — начальник цеха —мастер — рабочий, функциональные предполагают подчинение по определенной группе кадровых проблем, например подбор, обучение, расстановка, оценка, мотивация и др.

      Важной характеристикой основных связей является масштаб управляемости, диапазон и сфера руководства, определяемые количеством подчиненных работников или звеньев одному руководителю. Для установления масштаба горизонтальных связей используется показатель общего количества работников или звеньев, с которыми происходят необходимые контакты в процессе управления.

Последовательность  проведения мероприятий  по созданию службы персонала

В целях  оптимизации финансовых и временных  затрат при формировании службы персонала возможна следующая последовательность работы.

1. Провести  общую диагностику эффективности  функционального взаимодействия между структурными подразделениями организации и выборочный анализ делового потенциала определенных категорий работников, выявить«болевые точки», требующие первоочередного «лечения» с помощью вновь создаваемой службы управления персоналом.

2. На  основе полученной информации  сделать сопоставительный анализ  реального состояния организационной  культуры с имеющимся у руководства  представлением о ее уровне, выработать  план первоочередных и перспективных  мероприятий по приведению в соответствие организационной культуры со стратегическими целями предприятия.

3. Осуществить  корректировку предложенной организационно-штатной  структуры службы персонала и  детализацию объема финансовых затрат на ее создание и обеспечение эффективного функционирования.

4. Подобрать  дополнительный персонал для  службы и обучить специально  выделенных сотрудников (при необходимости)  современным технологиям изучения делового потенциала персонала и его «нацеливания» на достижение целей организации.

Формирование  оргструктуры СУП включает следующие этапы:

= структуризация целей системы управления персоналом;

= определение состава функций управления, позволяющих реализовать цели системы;

= формирование состава подсистем оргструктуры;

= установление связей между подсистемами оргструктуры;

= определение прав и ответственности подсистем;

= расчет трудоемкости функций и численности подсистем;

= построение конфигурации оргструктуры.

После определения функциональной структуры службы персонала, составляющих ее подразделений (отделов, бюро) решается вопрос о задачах каждого структурного подразделения, его функциях, численном составе и должностной структуре работников,их должностных обязанностях, а также о взаимоотношениях подразделений друг с другом в рамках службы персонала и с другими подразделениями предприятия и др.

Количественный  состав службы управления персоналом определяется организационно-штатными структурами и Уставом организации. Учитываются такие факторы: общая численность работников организации; сфера деятельности организации, ее масштаб; социальная характеристика организации, структурный состав ее работников; техническое обеспечение управленческого труда. Квалификационным справочником установлены категории должностей и их названия.

Численность персонала кадровых служб можно  определить на основе нормативов времени. Существуют разнообразные методы расчета численности специалистов кадровой службы: экономико-математические методы; методы сравнений; методы прямого расчета. Наиболее распространенным и доступным методом расчета численности работников кадровой службы является ее определение через трудоемкость.

Нормативная численность работников (Ч), необходимых  для выполнения всех работ по комплектованию и учету кадров, определяется по формуле:

Ч = Ti х Ki : Фn

где Ti - суммарная трудоемкость работ, рассчитанных по типовым нормам за год (квартал);

Ki - численность персонала;

Фn - фонд оплаты труда.

Вне зависимости  от особенностей организации, состав функций  отдела остается постоянным, меняется только трудоемкость их выполнения.