Функции и структурная организация службы управления персоналом

В такой предметной деятельности, как «Управленческие  системы и практическая деятельность», анализируется, в числе прочих, менеджмент фирмы (ключевые сотрудники с их профессиональными и личностными профилями, отношением к переменам, мотивацией) и элементы организационной культуры типа ценностей и традиций, привычек и ритуалов, преобладающего стиля управления, степени участия в нем сотрудников. В число показателей общей эффективности деятельности фирмы включен показатель «обеспечение занятости».

Все показатели, являющиеся предметом анализа консалтинговых фирм, по большому счету являются показателями результатов деятельности службы управления персоналом.

Качество персонала – основной фактор достижений организации ее неудач, а как раз этими проблемами должна заниматься служба управления персоналом.

Показатели текучести, уровня абсентеизма, стажа работы на предприятии позволяют судить об удовлетворенности работников трудом. О ее степени можно судить также на основании специальных исследований, методология которых разработана в рамках наук – психологии, социологии, социальной психологии. Пример анкеты, с помощью которой можно исследовать отношение к труду, приводится в приложении. Этими методами владеют специалисты соответствующего профиля, являющиеся сотрудниками службы управления персоналом.  

Предмет анализа консалтинговой фирмы в области  человеческих

ресурсов

Таблица 1.

 

В работе Синк Д. Скотта «Управление производительностью» приводится пример из опыта аэрокосмического и оборонного производства «Ханиуэлл» по разработке системы показателей измерения производительности и качества труда в различных подразделениях, в том числе в отделе кадров. Перечень показателей, отражающих результаты деятельности службы управления персоналом, таков:

1. Количество  выписанных уведомлений об изменении  оплаты на одного работника  отдела кадров:

2. Объем расходов  по найму на одного принятого  на работу:

3. Численность  производственного персонала фирмы,  находящегося на обслуживании одного работника отдела кадров:

4. Объем продаж  или чистой продукции фирмы,  приходящийся на одного работника  отдела кадров (важна динамика  этого показателя, тенденции его  изменения и необходимость знать, учитывать и соотносить достижения фирмы с деятельностью функционального подразделения):

5. Доля брака  (ошибок) при оформлении уведомлений:

6. Качество отбора  персонала – количество опрошенных  и принятых работников, отнесенное  к количеству принятых.

7. Уровень затрат  по смете отдела кадров (издержки  на содержание персонала отдела кадров и на программы его развития) в общем объеме вспомогательных расходов фирмы. По А. А. Татарникову, на крупных предприятиях Франции средний уровень затрат на социальные нужды составляет 33 франка на 100 франков фонда заработной платы, а в компании «Проктер-энд-Гембл» – до 52 франков. Часто в качестве показателя уровня работы с персоналом используется отношение затрат на персонал к объему реализованной продукции или к общим издержкам предприятия.

8. Уровень исполнительской  дисциплины работников отдела кадров: среднее просроченное время по отработанным документам.

9. Количество  обработанных страховых листков,  приходящееся на одного работника  отдела кадров, занятого этой  деятельностью. Если соотнести  объем потерь рабочего времени по болезни работников с общим числом проработанных часов или плановым фондом рабочего времени, можно выяснить уровень потерь по причине заболеваний или качество медицинского обслуживания персонала.

10. Уровень травматизма:  потери времени из-за травм,  соотнесенные с общим количеством отработанных часов. Этот показатель определяет и уровень безопасности труда.

11. Средний уровень  почасовой оплаты труда: соотношение  расходов на оплату труда и общего количества отработанных часов. Использование в качестве числителя различных показателей, связанных с оплатой и стимулированием труда, позволяет определить динамику развития отдельных элементов и направлений оплаты и стимулирования труда.

12. Уровень продуктивности  инновационного поведения, творческой  инициативы в коллективе отдела кадров и фирме в целом: соотношение количества внесенных и принятых предложений по совершенствованию различных сфер деятельности. Продуктивность инноваций может быть определена и как размер экономии затрат или роста прибыли за счет предложений работников.

13. Уровень текучести  персонала: отношение числа уволенных  к общей численности работников. Сам по себе размер показателя текучести оценивается в разных фирмах неодинаково: некоторые считают поводом для беспокойства текучесть ниже 10 %, другие – выше 3%. Отношение к этому показателю зависит от представления руководства фирмы о разумном соотношении между стабильностью коллектива и уровнем его консерватизма, застоя. Действительно, малая текучесть обеспечивает низкий уровень потерь от новичков, высокую степень предсказуемости поведения персонала, но может уменьшить количество инноваций, притупить остроту мышления, развить косность и консерватизм. В то же время, высокая текучесть способствует освежению взглядов, но и снижает прогнозируемость поведения, может вызвать негативные последствия от обилия новичков и нестабильность коллективов. Поэтому так важен индивидуальный подход к каждому коллективу, работнику, глубокий всесторонний анализ причин увольнений и прогноз их последствий. По мнению отечественных специалистов в области социологии труда, стабильный коллектив должен сочетать постоянство состава с рациональной подвижностью, вызываемой должностным и профессиональным продвижением работников и их квалификационным ростом. Средне-нормальным значением коэффициента текучести целесообразно считать 8-10%, избыточная текучесть 12-25% чревата дестабилизацией коллектива, пониженная 3-5% – старением коллектива, ухудшением качества рабочей силы. Методы управления текучестью связаны с выявлением ее мотивов, причин.

В деятельности службы Управления персоналом имеется  не только значительный объем работ по использованию социально-психологических факторов эффективности, но и появляется большая группа специфических показателей, отражающих результаты этой деятельности. Данные показатели, по определению Р. Л. Кричевского, «психологические» или, как у Д. С. Синка, «качество трудовой жизни». Их выявление связано с применением методов социально-психологического исследования, а перечень – достаточно обширен: отношение к труду или степень удовлетворенности им, преобладающие формы трудового поведения, преимущественный стиль руководства и отношение к нему работников, социально-психологический климат, самоощущение работников, степень гордости за свою фирму, за свой труд, уровень производительности труда, наличие и поведение неформальных групп. Многие показатели правомерно рассматривать как интегративные, многие – как частные, дополняющие; они пригодны для оценки качества трудовой жизни любого субъекта организации – личности, группы, всего коллектива. К этой же группе можно отнести и уровень абсентеизма (прогулов), заболеваемости работников (при низком качестве трудовой жизни работники используют малейшее недомогание как повод, чтобы не ходить на работу).

Показатель отношения к труду может рассматриваться как интегративный, поскольку оно зависит от многих элементов трудовой жизни: особенностей производственной среды (содержание и условия труда всех видов, оплата и стимулирование, обогащение труда, стиль руководства и методы принятия решений, причастность работников, целевое управление), особенностей жизни работника вне предприятия, его социального статуса, уровня притязаний, диспозиции мотивов трудового поведения, ценностных ориентации и т. п.

Повторим, что  сложность определения значения показателя отношения к труду в каких-либо единицах, в сравнении с предыдущим периодом, заключается, по мнению социологов А. А. Дикаревой и М. И. Мирской, в том, что отношение к труду как явление, кроме зависимости от целого ряда условий, представляет собой еще и единство трех компонентов:

1) мотивационного, связанного с мотивационным ядром  личности работника; 

2) реального  трудового поведения, определяемого трудовыми достижениями и отношением к средствам производства, к коллегам;

3) оценочного, отражающего  субъективные переживания работника по поводу тех или иных сторон трудовой жизни. Зная о всех этих сложностях и владея методами социально-психологического исследования, можно выявить не только уровень этих показателей, но и факторы, максимально влияющие на качество трудовой жизни.

3. Учет персонала  ОРГАНИЗАЦИИ 

На каждого  работника предприятия ведется  личное дело, содержание которого обычно таково:

• внутренняя опись  документов;

• личный листок по учету кадров (анкета);

• дополнения к нему (к анкете);

• автобиография;

• копии документов об образовании;

• копии документов (или выписок из них) об утверждении  в должностях;

• характеристики или рекомендательные письма;

• копии приказов о назначении на должность.

В необходимых  случаях, например, предусмотренных законодательством, в личное дело включается: список научных трудов и изобретений, выписки из протоколов собраний учредителей или трудовых коллективов (для руководителей, которые избирались на должность) и др.

В дальнейшем в личное дело включаются документы, подтверждающие изменение анкетных и биографических данных работника (например, копия свидетельства о браке) и характеризующие его профессиональные, деловые и личные качества, например, аттестационные листы, отзывы, представления на назначение на должность, копии актов ревизий, различные справки (биографические, содержащие анкетные данные работника и краткое описание его трудовой деятельности на предприятии). Правомерно включение в состав личного дела результатов тестирования профессиональных и личностных качеств работника. В личных делах работников зарубежных фирм накапливается от 400 до 4000 единиц информации, позволяющей достаточно точно определить перспективы, потенциал работника и его пригодность к работе на том или ином рабочем месте. Согласно «Положению об Архивном фонде РФ», личные дела работников должны находиться на временном хранении в данном предприятии в течении 75 лет, после чего направляться на хранение в органы Росархива. Личные дела работников частных предприятий хранятся на этих предприятиях вечно.

Рассмотрим основные положения «Инструкции по заполнению организациями сведений о численности работников и использовании рабочего времени в формах федерального государственного статистического наблюдения» (Утверждена Постановлением Госкомстата России от 07.12.98 №121 по согласованию с Минэкономики России и Минтрудом России)1.

Настоящая Инструкция применяется при заполнении юридическими лицами и их обособленными подразделениями (филиалами и представительствами)106 в формах федерального государственного статистического наблюдения сведений о списочной, среднесписочной численности работников, средней численности внешних совместителей и выполнявших работу по договорам гражданско-правового характера, использовании рабочего времени, движении работников, категориях персонала и персонале, занятом в основной и не основной деятельности.

Списочная численность работников приводится на определенную дату, например, на первое или последнее число месяца.

В нее включаются наемные работники, работавшие по трудовому  договору (контракту) и выполнявшие  постоянную, временную или сезонную работу один день и более, а также  работавшие собственники организаций, получавшие заработную плату.

В списочной  численности работников за каждый календарный  день учитываются как фактически работающие, так и отсутствующие на работе по каким-либо причинам.

Средняя численность работников организации за какой-либо период (месяц, квартал, с начала года, год) включает:

• среднюю численность  работников;

• среднюю численность  внешних совместителей;

• среднюю численность  работников, выполнявших работы по договорам гражданско-правового  характера.

Средняя численность  работников показывается в целых единицах. Среднесписочное количество работников за месяц исчисляется путем суммирования списочной численности работников за каждый календарный день месяца, включая праздничные и выходные дни, и деления полученной суммы на число календарных дней месяца. Численность работников списочного состава за выходной (нерабочий) день принимается равной списочной численности работников за предшествующий рабочий день.

Численность работников списочного состава за каждый день должна соответствовать данным табеля учета использования рабочего времени, на основании которого устанавливается численность людей, явившихся и не явившихся на работу.