Формы и методы контроля в организации (на примере ОАО «Банк ВТБ»)

Основное средство осуществления  предварительного контроля — реализация (не создание, а именно реализация) определенных правил, процедур и линий поведения. Поскольку правила и линии  поведения вырабатываются для обеспечения выполнения планов, их строгое соблюдение — это способ убедиться, что работа выполняется в заданном направлении.

Если писать четкие должностные  инструкции, эффективно доводить формулировки целей до подчиненных, набирать в  административный аппарат управления квалифицированных людей, это будет  увеличивать вероятность того, что  организационная структура будет  работать так, как задумано. В организациях предварительный контроль используется в трех ключевых областях :

предварительный контроль в области  человеческих ресурсов достигается  в организациях за счет тщательного  анализа тех деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения тех или иных должностных  обязанностей и отбора наиболее подготовленных и квалифицированных людей. Для  того чтобы убедиться, что принимаемые  работники окажутся в состоянии  выполнить порученные им обязанности, необходимо установить минимально допустимый уровень образования или стаж работы в данной области и проверить  документы и рекомендации, представляемые нанимаемым. Существенно повысить вероятность  привлечения и закрепления в  составе организации компетентных работников можно также путем  установления справедливых размеров выплат и компенсаций, проведения психологических  тестов, а также при помощи многочисленных собеседований с работником в  период перед его наймом. Во многих организациях предварительный контроль человеческих ресурсов продолжается и  после их найма в ходе курса  обучения. Обучение позволяет установить, какие знания и навыки нужно добавить и руководящему составу, и рядовым  исполнителям к уже имеющимся  у них, прежде чем приступать к  фактическому исполнению своих обязанностей. Курс предварительного обучения повышает вероятность того, что нанятые  работники будут трудиться эффективно;

предварительный контроль в области  материальных ресурсов осуществляется путем выработки стандартов минимально допустимых уровней качества и проведения физических проверок соответствия поступающих  материалов этим требованиям. Один из способов предварительного контроля в этой области состоит в выборе такого поставщика, который убедительно доказал свои возможности поставлять материалы, соответствующие техническим условиям. К методам предварительного контроля материальных ресурсов относится также обеспечение их запасов в организации на уровне, достаточном для того, чтобы избежать дефицита (подробнее см. в главе, посвященной методам принятия управленческих решений);

предварительный контроль в области  финансовых ресурсов. Важнейшее средство предварительного контроля финансовых ресурсов — бюджет (текущий финансовый план), который позволяет также  осуществить функцию планирования. Бюджет — механизм предварительного контроля в том смысле, что он дает уверенность: когда организации  потребуются наличные средства, эти  средства у нее будут. Бюджеты  устанавливают также предельные значения затрат и не позволяют тем  самым какому-либо отделу или организации  в целом исчерпать свои наличные средства до конца.

Текущий контроль осуществляется непосредственно  в ходе проведения работ. Чаще всего  его объект — подчиненные сотрудники, а сам он традиционно прерогатива  их непосредственного начальника. Регулярная проверка работы подчиненных, обсуждение возникающих проблем и предложений  по усовершенствованию работы позволит исключить отклонения от намеченных планов и инструкций. Если же позволить  этим отклонениям развиться, они  могут перерасти в серьезные  трудности для всей организации.

Текущий контроль не проводится буквально  одновременно с выполнением самой  работы. Скорее он базируется на измерении  фактических результатов, полученных после проведения работы, направленной на достижение желаемых целей. Для того чтобы осуществлять текущий контроль таким образом, аппарату управления необходима обратная связь.

Обратная связь — это обмен  данными о полученных результатах. Простейший пример обратной связи —  сообщение начальника подчиненным  о том, что их работа неудовлетворительна, если он видит, что они делают ошибки.

Системы обратной связи позволяют  руководству выявить наличие  непредвиденных проблем и скорректировать  свою линию поведения так, чтобы  избежать отклонения организации от наиболее эффективного пути к поставленным перед ней задачам. Все системы  с обратной связью характеризуются:

наличием цели;

использованием внешних ресурсов;

преобразованием внешних ресурсов для внутреннего использования;

отслеживанием значительных отклонений от намеченных целей;

корректировкой этих отклонений для  того, чтобы обеспечить достижение целей.

Отклонения, на которые система  должна реагировать, чтобы достичь  своих целей, могут вызываться как  внешними, так и внутренними факторами. К числу внутренних факторов следует  отнести проблемы, связанные с  ситуационными факторами внутри организации. Внешние факторы —  все то, что воздействует на организацию  из окружающей ее среды: конкуренция, принятие новых законов, изменения технологии, ухудшение общей экономической  ситуации, изменения системы культурных ценностей и многое другое.

Вполне допустимо рассматривать  управление в основном как попытку  обеспечить функционирование организации  в качестве системы с эффективной  обратной связью, т.е. как системы, обеспечивающей выходные характеристики на заданном уровне, несмотря на воздействие внешних  и внутренних отклоняющих факторов. Однако хорошее управление далеко выходит  за рамки простого стремления обеспечить статус-кво и адекватно реагировать  на возникающие проблемы. Если организация  не стремится адаптироваться и совершенствовать свою деятельность, изначально заняв  активную позицию, она вряд ли останется  эффективной в долгосрочном плане.

Заключительный контроль — фактически полученные результаты сравнивают с  требуемыми либо сразу по завершении контролируемой деятельности, либо по истечении определенного заранее  периода времени. Хотя заключительный контроль осуществляется слишком поздно, чтобы отреагировать на проблемы в момент их возникновения, тем не менее он имеет две важные функции:

дает руководству организации  информацию, необходимую для планирования в случае, если аналогичные работы предполагается проводить в будущем. Сравнивая фактически полученные и  требовавшиеся результаты, руководство  имеет возможность оценить, насколько  реалистичны были составленные им планы. Эта процедура позволяет также  получить информацию о возникших  проблемах и сформулировать новые  планы так, чтобы избежать этих проблем  в будущем;

способствует мотивации. Если руководство  организации связывает мотивационные  вознаграждения с достижением определенного  уровня результативности, то, очевидно, фактически достигнутую результативность надо измерять точно и объективно.

2  Анализ системы контроля в ОАО «Банк ВТБ»

2.1  Характеристика ОАО «Банк ВТБ»

Группа ВТБ — это динамично  развивающаяся Российская банковская группа. Входящие в Группу банки  имеют наивысшие для российских финансовых институтов кредитные рейтинги. По основным показателям банковского  бизнеса Группа ВТБ прочно занимает лидирующие позиции не только в России, но и в Центральной и Восточной  Европе. География деятельности Группы ВТБ уникальна. Наряду со странами СНГ, она охватывает государства Западной Европы, Азии и Африки.

Банк ВТБ был учрежден в 1990 г. Банком России для обслуживания внешнеторговых расчетов Российской Федерации. В октябре 2002 г. в соответствии со Стратегией развития банковского сектора РФ, принятой в 2001 г. Правительством РФ и Банком России, 99,96 процентов акций ВТБ, принадлежавших Банку России, были переданы Правительству РФ.

Главным акционером ВТБ с долей в 99,9 процентов является Правительство РФ. Среди других его акционеров — ООО “Газэкспорт”, Сбербанк РФ, ЗАО “Энергомашэкспорт”, ОАО "Ингосстрах", Торгово-промышленная палата РФ. Размер уставного капитала ВТБ составляет 52,11 млрд. руб.. Размер собственных средств ВТБ по состоянию на 31 декабря 2007 г. составил 93,32 млрд. руб., чистых активов — 1310 млрд. руб. В списке 1000 крупнейших банков мира по капиталу за 2005 г. авторитетного журнала The Banker ВТБ занял 122 место. Основные показатели за 2006 г., а также ключевые показатели представлены в Приложении Г.

ВТБ — один из ведущих кредиторов российской экономики. Кредитные вложения ВТБ в нефинансовый сектор на 1 октября 2006 г. составили 377 млрд. руб. Наибольший удельный вес занимают кредитные вложения в предприятия топливно-энергетического комплекса, машиностроения и торговли, в том числе внешней.

Сегодня, будучи одним из крупнейших коммерческих банков страны по капиталу, ВТБ предоставляет весь комплекс банковских услуг высочайшего качества как юридическим, так и физическим лицам. Работу с физическими лицами банк рассматривает одним из перспективных направлений своей деятельности, более того, всегда считал ее своей приоритетной задачей.

Банк активно развивался как  крупная международная финансовая группа, произведя ряд значительных приобретений банковских активов в  России и за ее пределами.

ВТБ успешно взаимодействует с  иностранными экспортными страховыми агентствами и экспортно-импортными банками, которые принимают риски  ВТБ на кратко- и среднесрочной  основе. В целях использования  линий, установленных экспортными  страховыми агентствами, заключен ряд  кредитных соглашений с ведущими иностранными банками, а также экспортно-импортными банками соответствующих стран. В настоящее время, общая сумма  установленных на ВТБ кредитных  линий и подписанных соглашений составляет более 4 млрд. долл. США. На сегодняшний день в рамках подписанных соглашений осуществляется финансирование конкретных проектов для клиентов ВТБ в различных областях (машиностроение, автомобилестроение, телекоммуникации, пищевая промышленность, фармацевтика, деревообработка и др.). Успешное развитие данных проектов стало признанием безупречной репутации и надежности ВТБ со стороны иностранных финансовых институтов, так как операции в рамках действующих соглашений проводятся без гарантий со стороны Правительства РФ.

ВТБ располагает одной из наиболее разветвленных среди российских банков корреспондентских сетей  — свыше 1800 банков-корреспондентов  в более чем 100 странах ближнего и дальнего зарубежья. Постоянно  развивается межбанковское сотрудничество с ведущими финансовыми учреждениями стран — основных торговых партнеров  России. На сегодняшний день соглашения о сотрудничестве подписаны с  кредитными учреждениями Алжира, Бразилии, Вьетнама, Грузии, Израиля, Индии, Ирана, Казахстана, Китая, Малайзии, Польши, Украины  и других стран.

Банк — активный участник как  международного, так и внутреннего  валютного рынка России. Сеть дочерних банков ВТБ за рубежом включает кредитные  учреждения в Лондоне (Великобритания), Париже (Франция), Цюрихе (Швейцария), Франкфурте-на-Майне (Германия), Лимассоле (Кипр), Вене (Австрия), Люксембурге, Луанде (Ангола), Киеве (Украина), Тбилиси (Грузия) и Ереване (Армения), а также представительства в  Милане (Италия), Пекине (Китай), Дели (Индия), Минске (Беларусь). Общие активы группы ВТБ превышают 45 млрд. долл. США. ВТБ также имеет широкую сеть филиалов, дочерних и ассоциированных банков, расположенных в наиболее важных и перспективных экономических регионах России.

В настоящее время ОАО Банк ВТБ  занимает следующие позиции в  российской банковской системе: первое место по размерам уставного фонда, по объему кредитов и займов, привлеченных от банков-нерезидентов, по объему учтенных векселей юридических лиц, по объему выпущенных облигаций, объему выставленных экспортных аккредитивов; второе место по размерам собственного капитала, по размерам активов, на рынке кредитования корпоративных клиентов, по объему эмитированных депозитных сертификатов, по объему привлеченных вкладов населения;

третье место на рынке привлечения  средств корпоративных клиентов, по объему выставленных импортных аккредитивов.

2.2 Принципы контроля реализации управленческих решений в ОАО «Банк ВТБ»

Система внутреннего контроля - совокупность органов и направлений внутреннего  контроля, обеспечивающая соблюдение порядка осуществления и достижения целей, установленных законодательством  Российской Федерации, Уставом, Положением об организации внутреннего контроля в ОАО Банк ВТБ и внутренними  нормативными актами Банка.

Система внутреннего контроля включает следующие основные направления:

контроль со стороны органов управления; контроль за  функционированием  системы   управления   банковскими рисками и оценка банковских рисков;

контроль за распределением полномочий при совершении банковских операций и других сделок; контроль за управлением информационными потоками (получением и передачей информации) и обеспечением информационной безопасности; мониторинг системы внутреннего контроля в целях оценки степени ее соответствия задачам деятельности Банка, выявления недостатков, разработки предложений    и    осуществления   контроля    за   реализацией    решений    по совершенствованию системы внутреннего контроля Банка.

Внутренний контроль осуществляют: органы управления Банка (Общее      собрание акционеров, Наблюдательный совет Банка,  Комитет Наблюдательного совета Банка по аудиту, коллегиальный исполнительный орган Банка  -   Правление,  единоличный   исполнительный  орган  Банка -Президент - Председатель Правления); Ревизионная комиссия; Главный бухгалтер (его заместители) Банка; руководитель (его заместители) и главный бухгалтер (его заместители) филиала; структурные подразделения (ответственные работники), осуществляющие внутренний контроль в соответствии с полномочиями, определяемыми внутренними нормативными актами Банка.[14, c.231].

Управление внутреннего контроля Банка ВТБ  является самостоятельным  структурным подразделением  ОАО  Банк ВТБ и создана для  осуществления  внутреннего контроля ОАО Банк ВТБ  и содействия органам управления Банка в обеспечении эффективного функционирования Банка;