Формальное и неформальное управление в системе менеджмента

      - удовлетворение потребностей в групповой принадлежности, в признании уважении и идентификации. Это повышает удовлетворенность трудом и пребыванием в организации;

      - создание благоприятной среды деятельности и психологического комфорта, преодоление отчуждения, страха, обретение уверенности и спокойствия;

      - адаптация и интеграция новых и молодых сотрудников. Принятие их в коллектив помогает им быстрее адаптироваться к требованиям организации, позволяет получать ценные советы и помощь, облегчает различные виды коммуникаций.

      Функции формального управления:

      - установление статусов, прав и обязанностей членов группы

      - жесткое определение и распределение ролей

      - обеспечение единства всех составных частей организации,

      - связь различных подразделений с ее общими целями

      - целесообразное общественное разделение труда

      - обеспечение повышения эффективности за счет известного ограничения разнообразия в организации

      Виды  структур организации осуществляющих формальное управление:

      Административная структура. Включает подчиненных лиц, которые непосредственно отчитываются перед определенным руководителем. Подчиненная взаимосвязь между менеджером отдела и инспекторами или между старшей медицинской сестрой ее подчиненными характерна для административной структуры.

      Оперативная структура. Включает рабочих и служащих, которые вместе выполняют какое-либо задание или проект, например деятельность клерков в страховой компании. Когда происходит какой-либо инцидент, несколько клерков должны работать сообща и координировать свою работу друг с другом, если требуется справедливо разрешить иск. Решение этих необходимых задач и осуществление нужных взаимодействий создаются условия для формирования оперативных структур. Медицинские сестры, которые оказывают неотложную помощь в больнице, обычно составляют оперативную группу, так как требуется определенная последовательность во время ухода за пациентом. Эти структуры имеют значительно больше самостоятельности в планировании и осуществлении своей деятельности, хотя у них есть общий руководитель.

        Виды структур, осуществляющих неформальное управление:

      Структуры по интересам. Отдельные лица, которые могут не быть членами одной и той же административной или оперативной структуры, могут объединяться для достижения определенной совместной цели. Цели таких структур не имеют отношения к целям организации и являются специфическими для каждой структуры. Примерами структур по интересам могут быть объединения рабочих и служащих с целью получения больших выгод, а также объединение официанток, создающих из своих чаевых единый фонд.

      Группы на основе дружбы. Многие группы формируются на основании, каких либо общих интересов или признаков: возраст, политические убеждения, этническое происхождение и другие. Эти группы на основе дружбы часто продолжают свое взаимодействие и вне рамок рабочей деятельности.

      Мотивы  членства рабочих и служащих в  тех или иных группах характерны для подавляющего большинства групп, которые четко разделяются на формальные и неформальные. Основное различие между ними заключается  в том, что формальные и административные структуры создаются организациями, а неформальные возникают сами по себе. Неформальные группы имеют важное значение, удовлетворяя основную человеческую потребность в общении.

      Хотя  группы друзей неформальны, менеджерам следует попытаться, если возможно, позитивно воздействовать на них, направив их усилия на достижение целей организации. Пути воздействия на такие группы – это налаживание хороших отношений с лидером группы, обучение лидера групповому поведению и поддержка усилий членов группы сохранить групповые отношения.

        Ступени возникновения и развития  процесса неформального управления:

      - осознанно, стихийно объединяются отдельные группы людей для управления и регулирования каких-либо событий;

      - основой объединения обычно становятся более осознанные эмоции – ненависть или, наоборот, приверженность к чему-либо или к кому-либо.

      Неформальное  управление уже органично развивается, борясь с какой-либо внешней постоянной опасностью:

      - стремление укрепления процесса управления на предприятиях и организациях;

      - объединение людей для более масштабного управления.

      Причины побуждающие вступать в неформальные отношения и использовать этот метод  управления.

      Чувство принадлежности. Удовлетворение потребности в чувстве принадлежности – одна из самых сильных наших эмоциональных потребностей. Поскольку формальное управление сознательно лишает людей возможностей социальных контактов, рабочие вынуждены обращаться к неформальному управлению, чтобы обрести эти контакты;

      Взаимопомощь. Естественно, можно обратиться за помощью к своему формальному начальнику. Однако одни считают, что начальник может плохо о них подумать, другие боятся критики. В этих и других случаях люди предпочитают прибегать к помощи неформального управления.

      Защита. Люди всегда знали, что сила – в единстве. В силу этого важной причиной вступления в неформальные отношения является  осознанная потребность в защите;

      Общение. Люди хотят знать, что происходит вокруг них. Поскольку в формальных отношениях система внутренних контактов довольно слабая, а иногда руководство намеренно скрывает от своих подчиненных определенную информацию, доступ к неформальному получению информации возможен только в неформальной организации;

      Симпатия. Люди часто вступают в неформальные отношения просто для того, чтобы быть ближе к тому, кто им симпатичен.

      Существует  три источника возникновения  неформального управления:

      - функциональная недостаточность самой формальной организации;

      - социальная интеграция в рамках организации;

      - разделение феноменов функций и личности (индивид может варьировать средства)

      Различия  между формальным и неформальным управлением:

      По структуре:

      - неформальному управлению присуще спонтанное возникновение, а формальному – запланированное организацией

      - основная причина возникновения формальных отношений – эмоции, а неформальных – достижение цели

      - формальное управление отличается от неформального стабильностью

      По целям:

      В формальных организациях основное –  достижение целей организации, в  неформальных же – удовлетворение потребностей группы.

      По источнику влияния:

      Неформальное  управление исходит от отдельной  личности. Формальное управление обусловлено  положением организации

      В неформальных организациях человек  обладает личной властью и руководит  снизу вверх, а в формальных подчиняется  иерархическим полномочиям и управляет сверху вниз

      По средствам контроля:

      Различаются на угроза увольнения или понижения  в должности в формальном управлении и физические или общественные санкции  – в неформальном.

      По коммуникациям:

      Выделятся официальные каналы, хорошо определенные и передаваемые по официальным линиям используемые в формальном руководстве, а также каналы в форме виноградной лозы, плохо определенные и пресекающие постоянные каналы – в неформальном руководстве.

      В формальной организации присутствуют все члены рабочей группы, межличностные отношения предписываются должностной инструкцией, руководитель назначается организацией, основой для взаимодействия служат функциональные обязанности или положение.

      В неформальную организацию включаются только те, кто «приемлемы», межличностные отношения возникают спонтанно, роль руководства обусловлена результатом членства, основой для взаимодействия являются личностные черты, статус.

      Несмотря  на то, что существуют два типа управления в России, преобладает формальное руководство. Поэтому необходимо рассмотреть такую особенность формального управления как бюрократия.

 

ГЛАВА 2. БЮРОКРАТИЯ: ПОНЯТИЕ И ОСОБЕНННОСТИ 

2.1. Анализ бюрократических принципов как высшего проявления формального управления 

      Все современные формальные организации являются по своей природе бюрократическими. Часто бюрократия ассоциируется с неэффективностью, бесполезностью, волокитой. В такого рода управлении нередко средства деятельности превращаются в цели.

      К исследованию бюрократии неоднократно обращались социологи (М.Вебер, П.М.Блау, Дж.Унклер) наиболее значительный вклад в него внес немецкий социолог М.Вебер. Он ввел понятие «идеальный тип бюрократии» и дал ему следующую характеристику:

      Наличествует четкая иерархия авторитетов, в которой реализуется «цепь» команд сверху. Каждый высший авторитет осуществляет контроль за авторитетом, занимающим более низкое положение в иерархической структуре. Горизонтальные связи отсутствуют.

      На  всех уровнях данной организации  имеются письменные предписания, которыми руководствуются официальные лица.

      Каждый  работник получает фиксированный оклад; для получения более высокого оклада индивид должен поступательно  продвигаться по служебной (карьерной) лестнице.

      Никто из членов организации не владеет  материальными ресурсами, которыми он оперирует.

      В целом бюрократия все более отдаляет рабочих от участия в управлении.

      Бюрократия  – иерархически организованная, зачастую неуязвимая управляющая система, подчиняющаяся  своему основному закону функционирования: сохранение своих привилегий, власти и обеспечение своего постоянного воспроизводства. Носителем системы бюрократического произвола – обязательного атрибута административной власти – является слой привилегированного чиновничества, для которого характерны глубокое чинопочитание, карьеризм, угодничество, замена дела словом. Не будет преувеличением сказать, что бюрократия является антиподом оптимального управления и его врагом номер один.

      В нашей стране с удивительной регулярностью  появляются грозные указы «о сокращении административно-управленческого персонала», но через самое короткое время количество министерств и ведомств с обширным чиновничьим аппаратом вырастает вновь.

      В России бюрократический аппарат  стал заметно расти при Петре I. В 1715 году численность чиновников в центральном аппарате и в системе местного управления составляла 5300 человек, и на их содержание ежегодно тратилось около 100 тыс. рублей; через 5 лет, в 1721 году, количество чиновников и расходы на них удвоились. К началу XX века численность бюрократии вновь удвоилась (358 тыс. человек)

      Бюрократ  – талантливый конформист, блестяще владеющий искусством воздействия  на личность. Беспощадно точно сказала  помощница Рейгана Элизабет Доул, что Президенту в его окружении  не нужны сотрудники, умеющие только поддакивать.  «Если он говорит «нет», то и мы все говорим «нет». К сожалению, это правило распространяется на окружение практически любого начальника. Законы бюрократии определяют ценность работника по его умению соблюдать установленные правила, ритуалы, оберегать иерархические устои и поддерживать статус-кво во всех случаях служебной практики.