Документационная система менеджмента качества по предприятию АО «DONARIS GROUP»

3. Использование современных информационных технологий для подготовки, передачи и обработки информации.

  Одним из путей совершенствования документооборота является применение системного электронного документооборота, в первую очередь использование электронной почты. Переход на электронную почту значительно улучшает возможности взаимодействия различных государственных органов и организаций, позволяет оперативно получать информацию, принимать решения и организовывать их исполнение.

  Использование электронных технологий обеспечивает замену бумажного документа машинным носителем информации, что позволяет формировать локальные базы и банки данных, сокращая тем самым количество обращающейся бумажной документации.

4. Повышение качества документируемых решений.

  Одним из методов сокращения неоправданных документопотоков является повышение качества самих принимаемых решений. Большой поток документов возникает при издании некачественных документов, особенно нормативных актов, вызывающих массу запросов и разъяснений.

   Если в решении, отраженном в документе, нечетко определены задания (поручения), не указаны ответственные исполнители, возникает безответственность: затрудняется контроль исполнения, идут запросы на уточнение заданий, начинается рассылка поручений, многочисленные согласования, возникает поток новых документов. Если в решении какое-либо задание (поручение) не подкрепляется организационным и ресурсным обеспечением, вновь порождается переписка с просьбами о корректировке материально-технического снабжения, перенесении сроков исполнения и т.п.

   Текст документа, отражающий управленческое действие, поручение, решение, должен содержать только необходимую информацию, четко излагать суть рассматриваемого вопроса, определять реальные и обоснованные сроки исполнения. С этой целью при подготовке документов необходимо максимально широко использовать унифицированные формы, текст которых содержит оптимальную структуру и конкретные формулировки.

5. Без документное решение вопросов.

  Сокращению объема документооборота способствует замена бумажного документооборота на использование телефонной связи, личной договоренности. Без документное решение вопросов предполагает исключение бумажного документа на двух уровнях:

- при запросе  информации (запрос и ответ передаются  устно);

- при ответе  на инициативный письменный документ (в этом случае на инициативном  документе оформляется отметка  о его исполнении и направлении  в дело, в которой указывается,  каким образом решен вопрос, поставленный  в инициативном документе).

   Кроме  методов совершенствования документации  мне бы хотелось предложить  компании АО «DONARIS GROUP»  цели, которые она должна поставить перед собой для своего развития и для того чтобы компания стала более сильнее:

• укрепить позицию  на рынке страхования; 
• повышение финансовой состоятельности путем повышения уровня капитализации; 
• постоянное расширение и диверсификация портфеля; 
• внедрение новых услуг страхования с использованием передовых технологий; 
• продвижения бренда «DONARIS GROUP», сочетая национальные традиции с международными стандартами.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Заключение

     
    Система менеджмента качества - система взаимосвязанных взаимодействующих процессов управления. Для создания такой системы необходима определенная организация выполнения работ, т.е. наличие взаимоотношений между людьми, включающих обмен информацией, обязанности, полномочия, ответственность и взаимодействия, правила, методики и т.п.  
     На взаимоотношения поставщиков и потребителей оказывает сильное влияние сертификация систем качества на соответствие стандартам ИСО 9000. Эти стандарты служат нормативно-методической базой для создания менеджмента качества.  
     Управление  качеством  – это по существу управление всеми процессами на предприятия, для соответствия последних стандартам качества, с целью эффективной работы и стратегического развития. Поэтому можно сказать, что на рассматриваемом предприятии, осуществляется ряд мероприятий, функции, которые должен выполнять отдел по управлению качеством, но как такового его не существует на предприятии. За качеством обслуживания клиентов, осуществления аудиторских проверок и других видов деятельности контролирует генеральный и исполнительный директор.     

Так как наука «Управление качеством» сформировалась сравнительно недавно, то и внедрение ее в практику на предприятия, а тем более и в Молдове еще не осуществлено. Предприятия не уделяют внимание созданию отдела по качеству и не считают нужным и полезным для предприятия. На рассматриваемом предприятии руководство уделяет небольшое количество времени для разработки и введения стандартов качества, но недостаточно полно раскрывается сущность положений и остаются неточными.   
    Так как у рассматриваемого предприятия   образование отдела по качеству повлечет дополнительную нагрузку в виде материальных затрат и дефицита времени, предлагается проводить руководством лекции и беседы с рабочим персоналом с целью ознакомления и введения в практику нормативной базы (фирменные стандарты, должностные инструкции, положения о подразделениях).

    Для того чтобы все разработанные  принципы внедрить и закрепить их необходимо глубоко ознакомить с  сотрудниками.   
 
 

Библиография

1. ГОСТ РМ ИСО 9001-2001 Системы менеджмента качества. Требования. 
2. ГОСТ РМ ИСО 9004-2001. Системы менеджмента качества. Рекомендации по улучшению деятельности. 
3. ГОСТ РМ ИСО 9000-2001. Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь. 
4. Воробьев Г. Некоторые подходы к построению систем качества по МС ИСО серии 9000:2000 / Воробьев Г. // Стандарты и качество. - 2002. 
5. Гличев А.В. Основы управления качеством продукции. - М.: АМИ 2002. 
6. Качалов В.А. Всеобщий менеджмент качества - стратегия XXI века / Качалов В.А. // Стандарты и качество. - 2002. - № 8. - С. 48-50; № 9. - С. 56-60 
7. Качалов В.А. Стандарты ИСО серии 9000 как инструмент квалиметрического мониторинга вузов

Приложение

                                                                                                                     Приложение №1

Бухгалтерский баланс