Делопроизводство в управлении персоналом

     Большая часть документации носит внутренний для организации характер. Порядок  работы с ней регулируется внутренними  правилами и положениями. Особое внимание уделяется контролю за исполнением  кадровых документов, который осуществляет либо руководитель системы управления персоналом, его секретарь, либо руководители подразделений кадровой службы.

     Особенностью  нынешнего этапа является то, что  если в кадровых службах государственных  учреждений и предприятий сохраняются  традиции обязательного строгого и  четкого ведения кадровой документации, то в коммерческих организациях часто  недооценивается роль документации по личному составу, игнорируется необходимость  создания отдельных видов документов и соблюдения правил их хранения. Руководители негосударственных и общественных организаций нередко склонны  считать документацию, возникающую  в деятельности этих организаций, частной  собственностью фирмы или объединения. В связи с этим ими не учитываются  установленные государством правила  ведения делопроизводства и сдачи  документов на государственное хранение. Однако в Основах законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах, а также в Положении об Архивном фонде РФ, утвержденном Указом Президента РФ 17.03.94 № 552 в составе Архивного  фонда РФ выделяются две части: государственная  и негосударственная. Последнюю  составляют архивные фонды и архивные документы, находящиеся в собственности  негосударственных объединений, общественных организаций и объединений, в  том числе профессиональных союзов и т.п. Собственники документов этих организаций должны представлять сведения о своих фондах и документах органам и учреждениям Государственной архивной службы по их запросам с целью государственного учета этих документов. Следует учитывать, что сведения о численности, составе работающих, их заработной плате, условиях труда, а также о наличии свободных рабочих мест не могут составлять коммерческую тайну. Вместе с другими документами организации документация по личному составу подлежит передаче для длительного хранения в государственные архивы.

     Таким образом, при осуществлении кадровой работы требуется придерживаться основных регламентирующих данную деятельность документов. Целями кадрового менеджмента  предприятия (организации) являются: повышение  конкурентоспособности предприятия  в рыночных условиях; повышение эффективности  производства и труда, в частности  достижение максимальной прибыли; обеспечение  высокой социальной эффективности  функционирования коллектива.

     Успешное  выполнение поставленных целей требует  решения таких задач, как: обеспечение  потребности предприятия в рабочей  силе в необходимых объемах и  требуемой квалификации; достижение обоснованного соотношения между  организационно-технической структурой производственного потенциала и  структурой трудового потенциала; полное и эффективное использование  потенциала работника и производственного  коллектива в целом; обеспечение  условий для высокопроизводительного  труда, высокого уровня его организованности, мотивированности, самодисциплины, выработка  у работника привычки к взаимодействию и сотрудничеству; закрепление работника  на предприятии, формирование стабильного  коллектива как условие окупаемости  средств, затрачиваемых на рабочую  силу (привлечение, развитие персонала); обеспечение реализации желаний, потребностей и интересов работников в отношении  содержания труда, условий труда, вида занятости, возможности профессионально-квалификационного  и должностного продвижения и  т.п.; согласование производственной и  социальных задач (балансирование интересов  предприятия и интересов работников, экономической и социальной эффективности); повышение эффективности управления персоналом, достижение целей управления при сокращении издержек на рабочую силу.

     Эффективность кадрового менеджмента, наиболее полная реализация поставленных целей во многом зависят от выбора вариантов построения самой системы управления персоналом предприятия, познания механизма его  функционирования, выбора наиболее оптимальных  технологий и методов работы с  людьми. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Глава II. Анализ системы документационного управления персоналом

в МЭС  Урала.

1. Характеристика управления персоналом в МЭС Урала

     Полное наименование: Филиал Открытого Акционерного Общества  «Федеральная сетевая компания единой энергетической  системы» - Магистральные электрические сети Урала. Сокращенное наименование – МЭС Урала.

Общие положения

1. Служба управления персоналом (далее – СУП) является структурным подразделением Филиала Открытое Акционерное Общество «Федеральная сетевая компания Единой энергетической системы»-Магистральные электрические сети Урала (далее МЭС Урала).
2. Создание, ликвидация или реорганизация службы управления персоналом осуществляется приказом  Генерального  директора МЭС Урала.
3. Службу управления персоналом возглавляет начальник службы, назначаемый приказом Генерального  директора МЭС Урала по согласованию с заместителем генерального директора по корпоративным сервисам.
4. Начальник службы управления персоналом в своей работе непосредственно подчиняется заместителю генерального директора по корпоративным сервисам.
5. В своей деятельности служба управления персоналом  руководствуется:

• действующими законами и иными нормативными правовыми актами РФ;

• уставом ОАО «Федеральная сетевая компания Единой энергетической системы» (далее Общества);
• организационно-распорядительными документами Общества;
• приказами и распоряжениями Генерального  директора МЭС Урала;
• организационными документами МЭС Урала: штатным расписанием подразделения; должностными инструкциями; правилами внутреннего трудового распорядка;
• - действующими правилами и нормами охраны                            труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной безопасности, действующими в Обществе; локальными нормативными актами по основной деятельности (программами, регламентами, процедурами, инструкциями, стандартами и т.д.);

     Назначение  подразделения

     Деятельность  подразделения  направлена на:

1. Повышение производительности труда посредством разработки и внедрения системы управления человеческими ресурсами, направленной на максимальную реализацию потенциала персонала, повышение удовлетворенности персонала условиями труда, выполняемой работой;
2. Формирование и совершенствование системы рационального использования человеческих ресурсов МЭС Урала и ПМЭС.
3. Оптимизацию организационной структуры. Комплектование МЭС Урала ПМЭС кадрами требуемых специальностей и квалификации. Участие в работе по подбору, отбору и расстановке кадров.
4. Формирование и развитие системы профессионального обучения МЭС и ПМЭС.
5. Совершенствование корпоративной культуры МЭС Урала и ПМЭС.
6. Обеспечение юридически грамотного кадрового документооборота МЭС Урала и ПМЭС.

Организационная структура

      Описание деятельности подразделения

   Входы деятельности подразделения:

• Поступление заявок на подбор персонала;
• Поступление заявок на обучение персонала;
• Постановка задач по психофизиологическому обследованию персонала;
• Проведение оценки персонала структурных подразделений;
• Организация процесса адаптации вновь принятых работников;
• Организация процесса целеполагания;
• Организация работы по военному учету работников;
• Отбор кандидатур в кадровый резерв;
• Проведение психофизиологического обследования  оперативного  персонала.

     Выходы  деятельности:

• Предоставление резюме кандидатов на должность руководителям структурных подразделений МЭС Урала и ПМЭС для окончательного отбора;
• Заключение договоров и организация  обучения с учебными центрами;
• Подготовка заключений по психофизиологическому обследованию персонала;
• Подготовка программ развития по оцениваемым сотрудникам;
• Быстрое вхождение вновь принятых работников в процесс деятельности подразделения;
• Постановка целей перед всеми структурными подразделениями;
• Создание кадрового резерва предприятия;
• Организация бронирования ключевого персонала.
     

• Поставщики  деятельности подразделения:

• Все подразделения МЭС Урала;
• Все подразделения Свердловского ПМЭС, Южно-Уральского ПМЭС, Пермского ПМЭС.
     

• Потребители деятельности подразделения:

• ОАО «ФСК ЕЭС»
• Все подразделения МЭС Урала;
• Все подразделения Свердловского ПМЭС, Южно-Уральского ПМЭС, Пермского ПМЭС.

Функции подразделения:

• Участвует в составлении годовых и перспективных планов развития МЭС Урала и ПМЭС  в части работы с персоналом;
• Участвует в подготовке квартальной и годовой отчетности по МЭС Урала и ПМЭС в части работы с персоналом;
• Разрабатывает единые критерии и технологии привлечения и отбора персонала, ротации кадров;
• Создает единую базу по кадровому резерву;
• Проводит анализ квалификационных характеристик будущего специалиста и формирует профиль сотрудника на данной должности;
• Участвует совместно с руководителями структурных подразделений МЭС Урала и ПМЭС в подборе и отборе персонала на вакантные места по итогам собеседования, психофизиологического обследования, медицинского профосмотра;
• Проводит анализ эффективности источников привлечения нужных специалистов и получения информации о них по регионам;
• Ведение текущего и перспективного бюджетирования деятельности  отдела по управлению персоналом;
• Участвует в создании оптимальной системы деловой оценки персонала МЭС Урала и ПМЭС: определяет цели, критерии (характеристика, экспертная оценка, анализ трудовой дисциплины, анализ показателей личной эффективности, знания о компании);
• Разрабатывает план-график проведения оценки;
• Принимает участие в процедуре оценки сотрудников;
• По итогам оценки составляет индивидуальные  программы развития персонала.
• Ведет планирование и управление карьерой персонала (формирование кадрового резерва, подготовка предложений по   горизонтальным и вертикальным кадровым перемещениям;
• Формирует, анализирует и развивает систему профессионального обучения персонала МЭС Урала и ПМЭС;
• Участвует в формировании корпоративной культуры МЭС Урала и ПМЭС;
• Обеспечивает юридически грамотный кадровый документооборот МЭС Урала и ПМЭС;
• Оформляет необходимые документы для назначения работникам пенсий по возрасту, инвалидности, потери кормильца;
• Готовит необходимую документацию для получения работниками, увольняющимся из Общества негосударственного пенсионного обеспечения.
• Готовит информацию по поощрению работников к юбилейным датам, Дню образования ОАО «ФСК ЕЭС», Дню энергетика.
• Ведет расчет среднесписочной численности МЭС Урала,  Свердловского ПМЭС, Южно-Уральского ПМЭС, Пермского ПМЭС.

2.2 Оценка состояния системы документационного обеспечения управления персоналом в МЭС Урала 

       Общие положения организации  документооборота и делопроизводства

     Документооборот и делопроизводство в исполнительном аппарате и филиалах Общества осуществляется в едином информационном пространстве – АСУД (Автоматизированная система управленческого документооборота, используемая в исполнительном аппарате, филиалах и ДЗО ОАО «ФСК ЕЭС»).

     Автоматизированная  система управленческого документооборота (АСУД) входит в состав приоритетного  комплекса КИСУ ОАО «ФСК ЕЭС» и  предназначена для комплексной  автоматизации служб документационного  обеспечения управления ОАО «ФСК ЕЭС» (включая филиалы ФСК ЕЭС  – МЭС) в части обработки управленческой документации, а именно процессов  создания, согласования, утверждения, регистрации, хранения и рассылки управленческих документов, а также контроля исполнения связанных с ними резолюций и  поручений. При этом под управленческими  документами понимаются входящие, исходящие, внутренние распорядительные и внутренние информационно-справочные документы.

     По  видам автоматизированных комплексов система относится к многофункциональным  программно-техническим комплексам для автоматизации управления деловыми процессами в условиях распределенного  использования информации разными  специалистами.

     В настоящее время АСУД ФСК ЕЭС  позволяет обрабатывать следующие  виды документов:

• Внутренние распорядительные документы уровня Компании (приказы, распоряжения, поручения, протоколы совещаний);
• Внутренние распорядительные документы уровня подразделений (указания);
• Приказы о командировании;
• Входящая корреспонденция уровня Компании и подразделений;
• Внешняя исходящая корреспонденция уровня Компании и подразделений;
• Внутренняя исходящая корреспонденция уровня подразделений.

Выполняемые функции

     Основные  функции, реализованные в АСУД, перечислены  ниже.

1. Создание документов. (В АСУД можно создавать документы одним из следующих способов:
• с помощью хранимых в АСУД шаблонов с использованием традиционных офисных приложений, вызываемых непосредственно из системы;
• путем импорта в систему документов, подготовленных традиционными офисными приложениями, в т.ч. путем сканирования;
• “с нуля” – т.е., создание документов произвольной формы с использованием традиционных офисных приложений, вызываемых непосредственно из системы.
2. Коллективная разработка документов (рецензирование). На стадии разработки документа обеспечиваются следующие функциональные возможности, связанные с рецензированием документов: