Делопроизводство в управлении персоналом

 
 
 

Содержание

Введение  ………………………………………………………………………………..…3

Глава I. Теоретико-методологические основы системы документационного управления персоналом…………………………………………………………………..5

1.1 Законодательное  регулирование кадрового делопроизводства…………………....5

1.2 Основные понятия системы документационного обеспечения управления персоналом, структура и место в системе управления персоналом…………………...6

1.3 Роль  системы кадрового делопроизводства  в системе управления персоналом..11

1.4 Общие  нормы организации документационного  обеспечения системы управления  персоналом…………………………………………………………………13

Глава II.  Анализ системы документационного управления персоналом

в МЭС  Урала……………………………………………………………………………..19

2.1.Характеристика управления персоналом в МЭС Урала………………………….19

2.2 Оценка  состояния системы документационного  обеспечения управления персоналом в МЭС Урала……………………………………………………………….24

Заключение…………………………………………………………………………….…32

Список  используемой литературы……………………………………………………...34 
 
 
 

 

     Введение 

     Актуальность  исследования. В современной социально-экономической  обстановке в условиях поиска оптимальных  путей информатизации общества и  вхождения России в мировое информационное пространство первостепенное значение приобретает решение многоаспектной проблемы документационного обеспечения  управления, при помощи которого процессы документирования, организации документов и документооборота приобретают  нормативный или упорядоченный  характер.

     К сожалению, в настоящее время для большинства российских государственных организаций и коммерческих фирм характерно отсутствие упорядоченной системы ведения делопроизводства, несмотря на то, что именно рациональное и четко организованное документационное обеспечение управления организацией, может существенно увеличить эффективность деятельности предприятия.

     В связи с этим необходимость исследования совершенствования системы документационного  обеспечения управления персоналом актуальна.

     Теоретической и методологической основой исследования курсовой работы являются работы отечественных и зарубежных авторов по проблеме исследования, а также практические разработки по методике оценки и внедрения систем документационного обеспечения.

     Целью курсовой работы - анализ и исследование системы документационного обеспечения управления персоналом.

    Для достижения цели работы были обозначены следующие задачи:

     1. Исследовать теоретические основы  системы документационного обеспечения управления персоналом.

     2. Ознакомиться с основными понятиями системы документационного обеспечения, рассмотреть структуру и место в системе управления персоналом

     3. Определить роль системы кадрового делопроизводства в системе управления персоналом.

     4. Ознакомиться с  нормами организации  документационного обеспечения  системы управления персоналом.

     5. Провести анализ системы документационного управления персоналом

в МЭС  Урала.

     6. Оценка состояния системы документационного обеспечения управления персоналом в МЭС Урала. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 

     Глава I. Теоретико-методологические основы системы документационного управления персоналом.

     1.1 Законодательное регулирование кадрового делопроизводства

     Современное законодательство требует от работодателя оформления большого количества документов, отражающих различные аспекты трудовых отношений с работниками. Разрабатывают  и оформляют такие документы  сотрудники кадровой службы предприятия  совместно с юристами.

     Значение  кадровых документов определяется тем, что в них зафиксированы сведения, необходимые для осуществления  гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и т.д., поэтому  кадровая служба предприятия должна руководствоваться законами, постановлениями, инструкциями и другими документами, содержащими нормы трудового  права.

     За  нарушение норм, содержащихся в этих правовых актах, стороны трудовых отношений  могут быть привлечены к различным  видам юридической ответственности.

     Методические  документы по управленческому труду  и кадровому делопроизводству носят  рекомендательный характер. Такие документы  содержат рекомендации по оформлению документов, организации работы с  ними. Предприятие самостоятельно решает, придерживаться этих рекомендаций или  разработать свои корпоративные  стандарты.

     В настоящее время существуют определенные стандарты оформления организационно-распорядительных и учетных документов. Государственный  стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные  системы документации. Унифицированная  система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", который принят и  введен в действие Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст, устанавливает  состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов документов, а также требования к бланкам  документов.

     Перечень  типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Федеральной архивной службой, дает исчерпывающий список внутренних документов, а также регулирует порядок и  сроки хранения в зависимости  от их юридической значимости.

     Если  для оформления каких-либо процедур или операций не предусмотрена типовая  форма первичных учетных документов, то предприятие вправе разработать  форму документа самостоятельно с учетом обязательных требований к  реквизитам.

     Предприятие имеет право при необходимости  вносить дополнительные реквизиты  в унифицированные формы, включать дополнительные строки и графы, расширять  или сужать объем представляемых сведений, использовать вкладные листы  для удобства размещения и обработки  необходимой информации. Запрещено  изменение или удаление реквизитов из унифицированных форм (код и  номер формы, наименование документа  и т.д.).

     При заполнении унифицированных или  самостоятельно разработанных форм учетной документации обязательно  заполняются все реквизиты документов. Внесенные изменения и дополнения утверждаются приказом руководителя предприятия. Запрещено использование устаревших бланков унифицированных форм первичных  документов.

     Руководителям предприятий и работникам, отвечающим за ведение документации, следует  помнить, что документация, возникающая  в процессе деятельности, не может  уничтожаться с нарушением требований законодательства.

1.2 Основные понятия системы документационного обеспечения управления персоналом, структура и место в системе управления персоналом 

     Документационное  обеспечение управления является важной составной частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно влияющей на оперативность  и качество управления.

     Процесс принятия управленческого решения  состоит из: получения информации, ее переработки, анализа, подготовки и  принятия решения. Все эти этапы  самым тесным образом связаны  с документационным обеспечением управления.

     Документационное  обеспечение управления - это отрасль  деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

     Термин "документационное обеспечение управления" вошел в научный оборот примерно с середины 1970-х гг. в связи  с изменением организационно-технической  основы делопроизводства и методологических подходов к его совершенствованию  благодаря активному внедрению  в сферу работы с документами  средств вычислительной техники  и появлению новых информационных технологий. Однако, новый термин менее  удобен в употреблении, так как  он является словосочетанием из трех слов. Скорее всего, из-за сложности  его употребления не произошла замена терминов ("делопроизводства" на "документационное обеспечение управления"), которые употребляются сегодня  как синонимы.

     Тем не менее, между данными терминами  все-таки существуют некоторые различия.

     Термин "документационное обеспечение управления" подчеркивает информационно-технологическую  составляющую в современной организации  делопроизводства и его лучше  употреблять, когда речь идет о компьютерных технологиях работы с документами.

     Термин "делопроизводство" преимущественно  используется при описании организационной  стороны и традиционных приемов  работы с документами.

     Документационное  обеспечение управления (ДОУ) - вид  обеспечения управления предприятием, который включает фиксацию, передачу и хранение информации о состоянии  предприятия и управляющих воздействий  по изменению ее состояния.

     Основой документационного обеспечения  системы управления персоналом является делопроизводство - полный цикл обработки  и движения документов с момента их создания работниками кадровой службы (или получения ими) до завершения исполнения и передачи в другие подразделения.

     Определение документационного обеспечения  управления сразу же позволяет вычленить  в рассматриваемой отрасли деятельности два самостоятельных, но в то же время  тесно связанных и взаимодополняющих  направления:

• документирование
• организация работы с документами (управление документацией предприятия)

     По  мнению М.Ю. Рогожина, документирование управленческой деятельности предприятия - это совокупность выполняемых согласно определенным правилам действий по записи и оформлению соответствующей информации на материальных носителях в виде бумажных или электронных документов.

     С другой стороны, документационное обеспечение  системы управления персоналом организации  представляет собой обеспечение  кадровых служб всеми документами, составленными в соответствии с  требованиями утвержденных стандартов и инструкций, создание и направление  документов структурным подразделениям компаний и прочим субъектам за пределами  организации .

     Таким образом, документационное обеспечение  управления (ДОУ) охватывает вопросы документирования, организации работы с документами в процессе осуществления управления предприятием и систематизацию архивного хранения документов.

     В рамках системного подхода организация - это социально-экономическая целостная  система, и как всякая целостная  система обладает известным количеством  конкретных компонентов, частей.

     Система управления любой организацией включает в себя как обязательные подсистемы (функциональные, целевые), так и  вспомогательные, (обеспечивающие).

     Однако, по мнению А. Петрова и Г. Мамед-заде, документационное обеспечение как  одна из основных функций управления присутствует практически во всех подсистемах системы управления организацией, в том числе и в системе управления персоналом.

     Это обстоятельство отвечает требованию функционирования автономной специализированной подсистемы, если базироваться на системном подходе.

     К свойствам системы документационного  обеспечения управления персонала  относятся:

• наличие большого количества составных элементов, связанных между собой информационными каналами передачи данных;
• наличие общей цели управления для всей системы и частных целей для системы любого уровня, подчиненных общей цели;
• расчленение системы любого уровня на отдельные подсистемы, цели и задачи которых подчинены целям и задачам системы управления данного уровня;
• наличие персонала в качестве элементов управления и контроля на всех уровнях иерархии большой системы и в связи с этим необходимость сочетания и постоянного взаимодействия принципов и методов управления им в процессе выполнения функций ДОУ.