Бақылау менеджмент функциясы

Бақылау процесінің екінші кезеңі – нақты  жетілген нәтжелерді бекітілген стандарттармен салыстыру. Менеджер стандартпен нәтижелердің сәйкестігін анықтауы тиіс:

• ауытқулар масштабын анықтау;
• нәтижелерді өлшеу.

Ақпаратты беру және оның бағасы. Нәтижелілік  көрсеткіштері анық бағыт береді, бірақ әрқашан ауытқулар болуы  мүмкін, басқару жүйесінің жақсы  стандартты мақсаттар параметрлерінің нақты жетістіктерінен тұрады. Жіберілуі мүмкін ауытқулардың масштабы – үрей тудырмайтын нәтижелердің стандарттан ауытқуы.

Нәтижелерді өлшеу бекітілген стандарттарды  қаншалықты сақтауға болатынын анықтауға  мүмкіндік береді:

• өлшеу бірлігін таңдау;
• жылдамдық;
• жиілік;
• қызметпен келісілген өлшеудің нақтылығы.

Ақпараттық  таратылу тиімді бақылауды қамтамасыз етуде маңызды рөл атқарады. Жұмысшыларға нәтижелер мәліметтерін жеткізуді  қамтамасыз етеді. Ақпарат қызметшілермен нақты қабылдану керек, яғни стандарттарды  бекітушілер мен оны орындаушылардың  арасындағы байланыс қамтамасыз етілуі керек. Ақпарат объективті болуы  керек.

Қорытынды кезең алынған нәтижелер туралы ақпараттық бағаларын салыстырумен сипатталады. Зерттелетін құбылысты  балама сипаттайтын және шешім қабылдайтын  ақпарат маңызды болып табылады.

Бақылау процесінің үшінші кезеңі – менеджер 3 іс-әрекет желісінің біреуін жасауы керек:

• Ештеңе қабылдамау. Бақылаудың басты мақсаты – ұйымның қызметін жоспармен сәйкес жүзеге асыру;
• Ауытқуларды жою. Түзетудің қажеттілігі ауытқудың себебін жоюмен негізделеді. Өлшеу барысында масштабтың стандарттан ауытқуының бекітілуі керек және ауытқу шешімі нақты көрсетілуі керек. Түзетудің мәні – себепті анықтап, ұйымның дұрыс қозғалуына қайтуына жету. Мұндай қозғалыстар жүйенің ішкі айнымалыларының өзгерістері болуы мүмкін.
• Стандарттарды қайта қарастыру. Барлық белгілі ауытқуларды жоймау керек. Кейде стандарттардың өзі нақты болмауы мүмкін? Өйткені олар жоспарларға негізделеді? Ал жоспарлар – болашақтың болжамы.

Адамдар бақылаудың ажырамас бөлігі болып табылады. Бақылау процедурасын жасауда менеджер адамдардың іс-әрекетін назарда ұстауы керек.

Кейбіреулердің  ойлауынша, бақылаушының қарауылына жұмыс  істейтіндер мен төменгі басшылар ілігеді дейді. Алайда бақылаудың қатаң  талабы тек осыларға ғана қатысты  емес. Басшылар да өз міндеттерінің  қалай орындалып жатқаны туралы есеп беруі тиіс.

Әрбір орындаушы  өзінің өндірістік ісіндегі кәсіптік деңгейіне жауап береді. Әрбір  басқарушы көптеген адамдарға жауап  береді.

Бақылауды жүзеге асыруға басшысы тікелей  жауап береді. Бұл қызмет оның негізгі міндетті.

Бақылай білудің де зор маңызы бар. Кейде  жөн-жоқсыз бақылау салдарынан басқа  біреудің жұмысына кигілу, наразылық  тұғызу кездеседі. Кімде-кім бақылауды  талапқа сай жүргісі келсе, ең әуелі ол өзін- өзін бақылауы, өрескел  қателіктерге жол бермеуі тиіс.

В.Зигерт пен Л.Ланг наразылық тұғызатын  жеті түрлі қатені атап көрсетті:

1. Бақылау  қақтығыспен шектелмеуі тиіс.

2. Жаппай  бақылау ұқыпсыздыққа ұшыратады.

3. Жасырын  бақылау реніш тұдырады.

4. Тек  жауапты учаскені бақылаумен  шектеуге болмайды.

5. Сенбегені  үшін бақылауға болмайды.

6. Бақылау  сырт көзге көріну үшін істелінбейді.

7. Өз  қортындыңды іште сақтама. 

Мінез–құлық ғылымының өкілі Ньюмен бақылау тиімділігін арттыру үшін менеджерлерге бірнеше ұсыныс айтады:

• Қызметтерге қолайлы ойластырған стандарттарды белгіле;
• Екі жақты қарым - қатынас белгіле;
• Өрескел бақылауға жол берме;
• Стандарттарды қатан, бірақ жеткілікті белгіле;
• Стандартқа жеткені үшін мадақта;

Бақылаудың  мақсаты-нәтижелік. Мәліметті жинау  және оның дұрыс екендігін жариялау осы мақсатқа жетуі.  Бақылау қарапайым  болуы тиіс. Бақылаудың қарапайым  түрі жеңіл, әрі тиімді. Бақылау тиімді болу үшін ол адамдардың мүмкіндіктеріне  сай болуы керек. Бақылаудың тағы бір сипаттамасы– үнемділік.

ІІ. Бақылау функциясын әр түрлі  тұрғыдан бағалануы

1. Бақылау – басқарушылық шешімді қолдаудың технологиясы

Басқарушы есептің бір маңызды  қызметінің бірі – бақылау болып  табылады. Бұл  арада бірінші кезекте  ақпараттың сапасына көңіл бөлінеді. Зерттеу жүргізу барысында белгілі  болғандай кейбір шығындар айнымалы болып келеді, бірақ ол сол мезгілде жанама да, тұрақты да болуы мүмкін. Тікелей шығындар менеджерлердің толық  бақылауында болады, ал жанама шығындарға толық бақылауды жүргізе алмайды. Тікелей шығындарды нақты бір  өнім түрімен байланыстыруға болмайды. Сондай-ақ, кейбір компаниялар үшін шығындар тұрақты болуы мүмкін, ал кейбір компаниялар үшін ол шығындар айнымалы болады. Сондықтан ақпараттарды бұрмалаудың және жіберілетін қателіктердің  үш типтік түрлері кездеседі: адамдармен байланысты факторлары; техникамен, технологиясымен, ұйымдастырумен байланысты факторлары; компьютерлік жуйелерде өңделетін ақпараттармен, сондай-ақ «адам-машина» қатынасымен байланысты факторлары.

Келтірілген қателіктердің бірінші  тобы бастапқы ақпараттарды жинау, өңдеу  кезінде саналы түрде жасалынатын  қызметкерлердің қателігі болуы  мүмкін. Алғашқы құжаттарды саналы түрде бұрмалаушылықтар негізінен ұйымдастырушылық экономикалық, заңдық және моралды-психологиялық факторлардың әсерінен болады. Бұрмалау мен қателіктер жасырын және айқын болып келеді. Бұл арада жасырын бұрмалауды табуды өте қийын. Ал айқын бұрмалаушылықтарға мынаны жатқызуға болады: бастапқы есепте қызметкерлердің нақты бекітілген құқықтарының болмауы, яғни атқаратын қызметіне жауапкершіліктің жоқтығы, қызмет аясының шектелмеуі; шаруашылық операцияларын жүргізудің нормативтік актілерінің сәйкессіздігі; қажет нұсқаулардың әзірленбеуі, қолданыстағы заңдардың  қайшы жақтары, сондай-ақ қызметкерлердің бар нұсқауларға, заңдарға нормативтік актілерге сүйеніп іс жүргізбеуі т.б.

Бұл аталған факторлардың басым  көпшілігі заң талабын ұстамауынан  болады.

Сонымен, осы да және басқа факторларына бақылау жасау үшін, алдымен сол  бақылаудың процедурасын әзірлеу керек. Бақылау процедурасы басқарудың технологиялық элементтерінің бір  және ол басқарудың технологиясына әсер ететін құралы да болып саналады.

Бақылау технологиясы – бұл басқару  мақсаттарынан ауытқуларды анықтау  үшін, қажет мәліметтерді іріктеуге  арналған әдістері мен процедураларын таңдаудың механизмі.

Өндіріске бастапқы бақылаудың процедураларын дербес енгізуге қажеттілік жоқ, өйткені  бақылауды бақылау үшін емес, ол басқару технологиясының ажыратылмайтын элементі. Дегенмен, бастапқы бақылаудың жалпы заңдылықтарын, әдістерін, қағидаларын, ерекшеліктерін білген жөн, өйткені  ол сол басқару технологиясын  түзей отырып «қондыруға» мүмкіндік  береді. Басқару процедурасы ШС-тегі ақпараттардың қалыптасуына, дер  кезінде берілуіне, сақталуына, яни  жұмыстың барлық циклін терең ұғынуына ықпал етеді, сондай-ақ ақпарат жүйесінің жекелеген бөліктерін шамадан тыс оптималданып кетпеуіне жол бермейді, өйткені жалпы ақпарат жүйесін жетілдірудің басқа да жолдары бар.

Басқару процедурасы жаңа идеялар  мен әзірмелерді енгізу үшін басқарудың жалпы жүйесін және ақпараттын ішкі жүйесін жетілдіру керек, өйткені  ол оның қажет базасын жасайды. Олар қызметкерлерді оқытуға жаңа операцияларды  орындауға немесе жаңа ақпараттарды игеруге ықпал етеді.