Бақылау менеджмент функциясы

Бақылау басқарудың маңызды әрі күрделі  қызметі, еңбек өнімділігін, қызметкерлердің  ынта-жігерін арттырудың басты құралы.

Бақылаудың  басты принциптерінің бірі- бақылау  тұтастай қамтылуы тиіс. Бақылау ісі  тек менеджерлердің және оның көмекшілерінің ғана міндеті емес, әр бір басшы, қызмет лауазымына қарамастан өзінің тікелей жауапты міндеті ретінде бақылауды жүзеге асыруы тиіс.

Бақылаудың  келесі принципі- ол басқару процесінің негізгі элементі болып саналады. Барлық басқа қызметтерді одан бөлек  қарастыруға болмайды.

Тиімді  бақылаудың басты принциптері- жүйелік  және жан-жақтылық. Бақылаудағы мақсаттылық та, яғни тексеру барысында тек кемшілікті ашып қана қоймай, сондай-ақ оны жою шараларын қарастырудың зор маңызы бар. Бақылауды күшейту мақсатында кейбір жағдайда қазіргі есептеу техникаларын пайдалана отырып, арнайы жүйе құралады.

Бақылаудың  негізгі үш түрі бар:

• алдын ала;
• күнделікті;
• қортынды;

Ағымдағы  бақылауды – жүзеге асырудың негізгі құралдары- белгіленген ережелерді, процедурды және жүріс – тұрыс линиясын жүзеге асыру. Жүріс – тұрыс ережесі мен линиясы жоспарды орындауды, оны мүлтіксіз сақтау – бұл жұмыстың белгіленген бағытта дамитындығына көз жеткізудің әдісі. Егер қызмет міндеттері айқын жазылса, мақсат тұжырымдамалары бағыныштыларға нақты түсіндірілсе, бақылаудың әкімшілік аппаратына білікті адамдар алынса, осының барлығы ұйымдық құрлымының ойлаған мақсатта жұмыс істеуі мүмкіндігін арттыра түседі.

Ұйымдарда алдын ала бақылаудың 3 ауқымды түрі қолданылады:

• адамдық ресурстарды басқару;
• материалдық ресурстарды басқару;
• қаржылық ресурстарды басқару.

Адам  ресурстары саласында алдын ала  бақылау белгілі бір қызмет міндеттерін  орындауға қажетті білімі мен  шеберлігін мұқият талдау және біршама  дайындығы мен біліктігі бар  адамдарды тандау арқылы жүргізіледі. Жұмысқа қабылдаушылардың өздеріне жүктелген тапсырмаларды немесе міндеттерді орындай алатындығына көз жеткізу үшін, жалданушылардың  осы саладағы тиісті білім дәрежесін  немесе жұмыс стажын айқындап, олардың  құжаттары мен мінездемелерін тексеру  қажет. Ұйымға білікті жұмыскерлерді  таратуда, әрі тұрақтандыруда, оларға еңбекақысы мен өтемін әділ белгілеудің, сондай-ақ жұмыскерлерді жалдар алдында  әңгіме өткізудің зор маңызы бар. Көптеген ұйымдарда адам ресурстарын  алдын ала бақылау жұмыскерлерді  жалдағаннан кейін де, жұмысқа  баулу арқылы, оларға негізгі міндеттеріне кіріспес бұрын тағы да нені үйрету қажеттілігін білуге мүмкіндік береді.

Фирмадағы пайдаланып отырған материалдық  ресурстарды алдын ала бақылағанда, материал сапасының стандарттарға сәйкестігі, жаңадан келіп түскен материалдардың жай күйі, жарамдылығы анықталады.

Қаржы ресурстарын  алдын ала бақылаудағы маңызды  буыны – бюджет, мұның өзі де жоспарлау қызметін асыруға мүмкіндік  береді. Бюджет алдын ала бақылаудың механизімі болып саналады.

Күнделікті  бақылау жұмыс барысында жүзеге асырылады, оның обьектісі көбінесе бағынышты қызметкерлер, ал мұны жүзеге асырушы тікелей басшы. Бағынышты  адамдарын жұмысын ұдайы тексеру. Ол жұмысты жетілдіру мақсатында туындаған проблемалар мен ұсыныстарды  талқылау белгіленген жоспарлар  мен нұсқаулардан ауытқуға жол бермейді.

Күнделікті  бақылау нақты жұмысты орындаумен бір мезетте жүргізілмейді, оның өзі жұмыс орындағаннан кейінгі нақты нәтиженің өлшемін білуге, ойлаған мақсатқа жетуге негізделген. Осы бақылауды жүзеге асыру үшін оған кері байланыс қажет. Кері байланыс жүйесі  - алынған нәтижелер туралы деректер. Кері байланыстың қарапайым мысалына басшының қарамағындағы адамның қанағаттанарлықсыз жұмысы туралы хабарын айтуға болады. Кері байланыс жүйесі басшыға көптеген күтпеген проблемаларды айқындауға, соған сәйкес тиісті шаралар қолдануға, қойылатын мақсаттан ауытқуларды дер кезінде болдырмауға мүмкіндік береді.

Кері  байланыстын барлық жүйесі( биологиялық, ұйымдық) бірден – бір іргелі элементтерден  тұрады, әрі бірден – бір принциптермен  жұмыс істейді.

Кері  байланыстың барлық жүйесінде:

• мақсаты болады;
• сыртқы ресурстарды пайдаланады;
• сыртқы ресурстарды ішкі ресурстарға пайдаланады,
• белгіленген мақсаттың едәуір ауытқуын қадағалайды;
• белгіленген мақсатқа жету үшін осы ауытқуларға түзету енгізеді.

Басшы менеджер бұл жүйеге жүйелі түрде ықпал  жасайды, оның мақсаттарына да, жұмысына да өзгерістер енгізеді. Басқаруда  дәл сондай ашық типтегі жүйелер  қажет, өйткені ұйымға көптеген өзгермелі  шамалар әсер етеді.

Қортынды  бақылаудың екі маңызды қызметі бар:

Бірінші қызметі: егер жоспарлауға қажетті ұқсас жұмыстарды алдағы уақытта атқару ұсынылған жағдайда, қортынды бақылау басшыға ақпаратты ұйымдастыруға мүмкіндік береді. Нақты алынған нәтиже мен талап етілетін нәтижені салыстыру арқылы басшының жоспардың қаншылықты дәл жасалатындығын бағалауға мүмкіндігі болады. Мұның өзі сонымен қоса пайда болған проблемалар туралы ақпарат алуға, сөйтіп, болашақта мұндай проблемалардан құтылу үшін жаңа жоспар жасауға ықпал етеді.

Екінші қызметі мотивацияға ықпал етеді. Егер ұйым басшысы мотивациялық көтерелеуді белгілі бір нәтижелік деңгеймен байланыстыратын болса, ондай жағдайда әрине, нақты қол жеткен нәтижені дәл әрі әділетті бағалау қажет.

Сонымен кез келген жобаның кезеңдегі  жұмыстың ақталу нәтижесін бақылау  артқа сондай-ақ алға зер салудың, әрі келесі сұрақтарға жауап берудің  негізгі болуы тиіс:

• біз нені үйрендік?
• келесі жолы қалайша басқаша істеуге болады?
• белгіленген межеден ауытқу себебі неде?
• жаңа мақсатты ойластыру үшін қандай тоқтамаға келу қажет?

1.2 Бақылау процесінің кезеңдері, басқарушының жауапкершілігі

Бақылау процесі стандарттарды бекітуден, нақты жеткен нәтижелерді өлшеуден және нәтижелер бекітілген стандарттардан ерекшеленген кезде түзетулер енгізуден  тұрады. Бақылау – өз дамуында өндірістік циклмен сәйкес үздіксіз процесс. Ол 3 негізгі кезеңнен тұрады:

І кезең. Стандарттар жасау;

ІІ кезең. Нәтижелерді стандарттармен салыстыру;

ІІІ кезең. Қажетті шаралар қабылдау.

Бірінші кезең бақылаудың жоспарлауға жақындығымен сипатталады. Стандарттар – нақты  мақсаттар жоспарлау процесінен шығады. Бақылау стандарттары ретінде қолданылатын мақсаттар екі маңызды қасиеттерді ажыратады:

• Уақытша шеңберлер;
• Жұмыстың орындау дәрежесін бағалауға болатын нақты белгілер.

Нақты белгі  және белгілі бір уақыт кезеңін  нәтижелік көрсеткіштері деп  атайды. Олар мақсаттарға жету үшін не алу керектігін дәл анықтайды. Нәтижелілік көрсеткіштері жетекшіге  нақты жасалған жұмысты жоспарланған жұмыспен сәйкестендіруге мүмкіндік  береді. Пайда, сату көлемі және т.б.тәрізділердің  көлемі үшін нәтижелілік көрсеткіштерін бекіту жеңіл. Бірақ мақсат ретінде  адамгершілік деңгейін жоғарылатуды сандармен  көрсету өте күрделі, кейде мүмкін емес, мұндай жағдайда жанама көрсеткіш  қолданылады, бірақ ол басқа да айнымалыларға  байланысты. Бақылау үшін көрсеткіштің болмауы белгісіздік бойынша  басқаруға әкеледі. Нәтижелік көрсеткіштерін НИОКР-ға бекіту өте күрделі.