Бақылау менеджмент функциясы

Кіріспе

 

Курстық жұмыстың өзектілігі. Басқару-ұйым қызметінің оның жоспарына сәйкес келіп, қойылған мақсаттарына жету үшін арналған процесс. Жоспарсыз, қойылған мақсатсыз басқаруды жүзеге асыру мүмкін емес. Өйткені, жоспар мен мақсат ұйым қызметкерлерінің ұйымға қажет жүріс-тұрыс бағытын белгілеп, ұйым дұрыс қызмет ету үшін ұйымның барлық мүшелерінің басшылыққа алуы тиіс ережелер мен процедурларды анықтайды.

Басқару жүйесі әрқашан сәтті  бола бермеуі де мүмкін. Жоспар да ойлағандай орындала бермейді. Адамдар да өзіне қатысты құқықтар мен міндеттерді қабылдай бермейді. Басшылар адамдарға қойылған мақсатты әрдайым дәлелдеп, түсіндіре алмауы мүмкін.

Ұйымдастыру қоршаған орта жағдайының өзгеруіне қарай бейімделуі тиіс. Ұйым басшысы өзінің алдына қойған мақсатына жеткенін анықтауы үшін, өз қатесін байқауы үшін бақылау  қажет. Бақылау ұйымда да, қызметкерлерді де шығыннан алдын ала қорғауы  тиіс.

Друкер (Drucker, 1964) «бақылау»  және «басқару» терминдерінің айырмашылығын  былай түсіндіреді. Бұл ұғымдардың негізгі идеясын мейлінше ықшам  түрде көрсететін болсақ, онда бақылау - өлшеу мен ақпарат, ал, басқару  – ең әуелі әрекет. Басқаша айтқанда, бақылаудың мақсаты болып жатқан істі табу болса, басқарудың мақсаты  – жұмыстың бастапқы жоспарларға  сәйкес атқарылуын қамтамасыз ету, сол  себепті «бақылау» «басқаруды»  жүзеге асырудың, яғни тиісті әрекеттерді  жасаудың негізі болатын ақпаратты  алуға мүмкіндік береді. Мысалы, материалды сатып алудың шынайы шығындары  сметадағы шығындардан жоғары болуы  мүмкін. «Бақылау» көрсетілген бап  бойынша шығындардың шамадан  асқанын және оған сапасы төмен материалдарды  сатып алудың қалдықтардың шамадан  көп болуына соқтырғаны себеп болғанын анықтайды. Одан кейін «басқару» іске кіріседі: қалдықтың мөлшерін азайту үшін шаралар қолданылады. Мысалы, болашақта сапасы жоғарылау материалдарды сатып алуға болады.

Бақылау функциясы өндіріс  процесінің нақты барысын ұдайы  бақылаудан, талдаудан, бағалаудан және басқарудың келесі циклінде қажетті іс әрекеттерді айқындау мақсатында оны белгіленген бағдарлама бойынша салғастырудан тұрады.

Кез келген кәсіпорындағы  бақылау барлығы да қабылданған  бағдарламаға, берілген бұйрықтарға  және белгіленген принциптерге сәйкес екендігін тексеру болып табылады.

Бақылау не үшін қажет деген  сұрақ, әрбір адамда туындауы мүмкін. Осы сұраққа жауап курстық жұмыста беріп отырмын.

Бақылау тұсбағдар секілді, оны қолданып ұйымның барлық қызметкерлерінің жұмысын қойылған мақсаттарға жететіндей етіп бағдарлауға болады (ол басқарудың мақсаты). Ұйымдарда бақылау мен басқарудың алуан түрлі механизмдері қолданылады.

Курстық жұмыстың мақсаты  ол ұйымдағы бақылау функциясының маңыздылығын көрсету және оған қызметкерлердің  жағымды көз қарасын қалыптастыру болып табылады.

Қойылған мақсатта жетуі  үшін өз алдыма келесідей міндеттерді  қарастыруды қойдым:

• Менеджмент жүйесіндегі бақылауға түсінік беру, яғни оның мақсатына мен типтеріне тоқталу;
• Бақылау процессінің кезеңдері және басқарушының жауапкершілігн талдау;
• Бақылау функциясын әртүрлі тұрғыдан бағалануын қарастыру;
• Бақылау – басқарушылық шешімді қолдаудың технологиясын қарастыру;
• Бақылауды мәліметтермен қамтамасыз ету;
• Тиімді бақылау үлгісін ұсыну.

Курстық жұмыс үш тараудан және алты бөлімнен тұрады.

Курстық  жұмысты көрсетілген талаптарға сай орындау үшін еліміздегі менеджменттегі бақылау функциясы мәселелерін талдау бойынша жарық көрген бірнеше әдебиеттерді, газеттерді, журналдарды, интернет желісін қолдандым.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

І. Бақылау басқару функциясы  ретінде

1.1 Бақылаудың табиғаты, мақсаты, түрлері

 

Бақылау-бұл ұйымның өз мақсатына жетуін қамтамассыз ету процесі. Бақылау бұл қолда не барын және де не болу керектігін ұдайы салыстыру.

Ол белгісіздік, алмағайып жағдайларда ерекше маңызды. Жасалатын жоспарлау мен межеленетін  ұйымдастыру құрылымдары -  басшылықтың  алдағы уақытта көргісі келетін  көріністері ғана. Шын мәнісінде  көптеген сан қилы жағдай ойланған істің жүзеге аспауына кедергі келтіруі мүмкін. Заңдардың, әлеуметтік құндылықтардың, технологияның, бәсеке жағдайларының  және қоршаған ортаның өзге де өзгермелі  шамаларының өзгеруі қалыптасқан  шағында жүзеге асатындай жоспарларды  біраз уақыттан соң мүлдем қол  жетпейтіндей етуі мүмкін.

Басқару тұрақты түрде болып тұратын  тағы бір фактор – кез келген ұйымдағы жұмыстың көбін атқаратын  адамдар. Адам компьютер емес. Оларды мүлтіксіз дәлме-дәл орындалатын  міндетке бағдарлауға болмайды.

Бақылаудың  функцияларының бірі – дағдарысты ахуалдың пайда болуын болдырмау. Фирманың (кәсіпорынның) басы – қасында жүрген кәсіпкерлер бақылау функциясының маңыздылығын түсінгені абзал. Ал бақылау  функциясы – мәселелерді анықтап, ұйымның іс-әрекетін соған орай бұл  мәселелер дағдарысқа айналмай тұрып, түзетуге мүмкіндік береді.

Осыған  орай, ұйым қызметінің нақ қай бағыты жалпы мақсатқа жетуге – табысты  қолдауға ең тиімді мүмкіндік туғызғанын анықтау бақылаудың басты аспектілерінің бірі болып табылады.

Ең алдымен, бақылаудың басты ерекшеліктерінің бірі – ол бәрін қамтитындай болуы  тиіс екендігін ескерген жөн. Бақылау  тек қана менеджердің айрықша  құзыреті емес. Әрбір басшы бақылау  жұмысын атқаруға тиіс.

Жоспарлауды да, ұйымдық құрылымды құру да, себепкерлікті  де (мотивацияны) бақылаудан мүлдем бөлек  деп қарастыруға болмайды. Шынында, іс жүзінде бұлардың барлығы осы  ұйымдағы бақылаудың жалпы жүйесінің  ажырағысыз бөліктері болып табылады.

Басшылар  бақылау функциясын мақсат пен міндетті айқындап, ұйымды құрған сәттен бастап қолға ала бастайды. Ұйымның қалыпты  жұмыс істеуі үшін бақылаудың маңызы зор. Бақылау болмаған жерде берекесіздік етек алады, кез келген топтың қызметін біріктіру мүмкін болмайды. Бақылау  – ұйымның өмір сүруінің негізгі  элементі болып табылады. Бақылаудың қажеттілігі, дүдәмалдықтан, көмескі жәйттардан туындайды. Жоспардың жүзеге асыруына көптеген жағдайлар кедергі келтіруі мүмкін. Мәселен, заңдардың, әлеуметтік құндылықтың, технологияның, бәсекелесу жағдайының өзгеруі және қоршаған ортадағы басқа да шамалардың өзгеруі жоспардың орындалуына себепші болуы ықтимал.

Басқа бір  дүдәмал факторға, кез келген ұйымдағы көпшілік жұмыстарды орындайтын адамдар  жатады. Жаңа нұсқаулар мен бұйрықтардың енгізілуін, қосымша құқықтар мен  міндеттердің жүктелуін жұмыскерлердің қалай қабылдайтындығын менеджерлер әрдайым дәл біле бермеуі мүмкін.

Бақылаудың  қажеттілігі дағдарыс жағдайының пайда  болуын алдын ала сақтандыруға да байланысты. Ұйым ішіндегі жағдайды талдаған кезде пайда болатын қателіктер мен проблемаларды дер кезінде түзетіп дұрыс арнаға салмаса, кейінен оны қалпына келтіру қиынға соғатыны сөзсіз.

Бақылау қызметі- бұл проблеманы айқындауға мүмкіндік беретін, әрі туындаған проблемалар дағдарысқа ұшырамай тұрып ұйым қызметіне тиісті өзгерістер енгізетін басқару сипаты. Осыдан үш мындай жыл бұрын Қытайдын дана кітабы «И Цзинде» («Өзгеріс кітабында») басқару ғылымының алғашқы идеясы пайда болғанға дейін былайша жазылған болатын: «Ақылды адам табысқа қалай жеткенін білгеннен кейін, ол тағыда солай істеді. Егер өз қатесін сезінсе, оны ол қайталамайтын болады».

Бақылауды жүзеге асырудың қажеттілігінің басты  себептерінің бірі сол, кез келген ұйым өз қателіктерін дер кезінде таба білуі, әрі оны ұйымның алдындағы  мақсатына нұқсан келмей тұрып дұрыс  арнаға бағыттай білуде.

Бақылау не үшін қажет?

• Анықсыздық факторының маңыздылығы соншалық, сыртқы орта ықпалын анықтау үшін қажетті механизм дайындалып, бейім тұру керек.
• Дағдарыстық жағдайлардың пайда болуын ескерту. Бақылау функциясы- бұл мәселелерді анықтауға және ішкі жағдайлар дағдарысқа айналып кетпейтіндей ұйымның қызметін сәйкесінше түзетуге мүмкіндік беретін басқару сипаттамасы.
• Жетістікті қолдау. Мақсатқа жетуге ұйым қызметінің қандай бағыттары неғұрлым тиімді көмектесетінін анықтау.
• Бақылаудың кеңдігі. Бақылау – басқарудың маңызды және күрделі функциясы. Әрбір жетекші – міндеттемелердің бөлігі, оны тұрақты түрде жүзеге асыру керек.