Қазақстандағы тайм менеджмент

 

8. Орындау мерзімі

           Жұмыстарды кешіктіру мен кейінге  қалдыруды болдырмау үшін, барлық  әрекеттердің дәл уақытта орындалуын қамтамасыз ету керек.

 

9. Қайта жөндеу мен қайта тексеру

           Жоспарды мәселелердің толықтай  орындалуы мүмкін бе деген  тұрғыдан үнемі қайта жөндеу  мен қайта тексеру қажет. 

 

10. Уақыт жоспарларының мәмілесі

           Менеджерге өз жоспарларын іске асыру үшін, оларды басқа адамдар    ( хатшы, басшы, қол астындағылар, әріптестер ) жоспарымен үйлестіру керек.

 

Уақыт жоспарлаудың жүйесі

           

           Кез-келген жоспарлау сияқты, уақытты жоспарлау сәйкес ұзақ мерзімді өз кезегінде жедел ішінара нысаналарға бөлінетін мақсаттарға бейімделеді.

            Жеке және кәсіби мақсаттарға  жету үшін құрылған уақыт периоды  сенімділік пен уақытты бөлудің  ең қолайлы кезеңі туралы түсінік  және шаруалардың мақсатты кезектілігі  сезімін тудырады.

            Өмір жоспары жоспарлаудың алғашқы пункті болуы мүмкін. Оның негізінде келер жылдарға ұзақ мерзімді мақсаттар жасайды және бірнеше жылға алға жоспар құрады. Бірнеше жылға алға жасалған жоспардан жылдық жоспар шығарады. Сонымен бірге кешірек жасалынатын шаруалармен айналыспауды қадағалау керек. Одан ары қарай жылдық жоспарды қадағалау құралы болатын тоқсандық жоспар құрастырылады. Айлық жоспардың мәселелері мен мақсаттары өткен айдың тоқсандық жоспарынан өтеді. Он күндік жоспар одан да толық, нақты келер периодтың болжамын күтеді және барлық жұмыстар мен шаруалар көлеміне сәйкес құрастырылады; онда сондай-ақ жоспар мерзімін стрессіз өткізу үшін қосымша шығатын шаруалар үшін  уақыт резервтерін қарастыру керек.

           

            Күндік жоспар – бұл уақытты жоспарлау жүйесіндегі ең соңғы және ең маңызды баспалдағы.

 

Күндік жоспарды «Альпы» тәсілімен құру. 

 

                Күн жоспарын қағаз жүзінде  жазу маңызды, себебі бұл іскерлік  белсенділікті мақсатты және  күннің құрылған бағдарламасына  бейімді етеді. Жазбаша жоспар уақытқа деген қажеттілікті жақсырақ бағалауға және шын тұрғыдан резервті уақыт жоспарлауға көмектеседі.

               Шындыққа негізделген күн жоспары  тек мінсіз жетекшінің не қалайтынын  немесе жасауға міндеттілігін  сонымен қатар бүгін қойылған мақсаттарды орындау үшін жасай алатынын өзіне қосу керек.

 

               «Альпы» тәсілі 5 стадиядан тұрады:

1. Тапсырмаларды құрастыру
2. Акцияның ұзақтығына баға беру
3. Уақытты резервтеу (60:40 )
4. Басымдылықпен қайта тапсыру бойынша шешім қабылдау
5. Жасалмағанға бақылау жүргізу және тасымал

 

     Әрқашан  да өмірінің жоспары мен карьерасының  өсуіне қызмет ету үшін тіпті  ең жұмыс басты жетекшінің  өзі мақсаттары мен жоспарларын  осылай сәйкес жағдайларға байланысты  бейімдей алады. 

 

3.3. Шешімдер  қабылдау

 

Менеджмент технологиясы келесі құрамынан тұрады:

       -  шешім қабылдаудың жалпы басшылығы;

       -  шешім қабылдау ережесі;

       -  шешім қабылдаудағы жоспарлар;

       - жекеше қарым-қатынас негізінде  бір деңгейдегі басшылармен екі  жақты шешім қабылдау;

       - бағытты топтар және шешім  қабылдаудағы олардың мәні (бірлей  деңгейдей топтың қарым-қатынасы);

       -   қарым-қатынастың матрицалық  түрі.

 

          Алғашқы үш құрам басқару деңгейінің арасындағы тік қарым-қатынасты, ал соңғы үшеуі-қабылданатын шешімнің координациясында көлбеу қатынасты қамтамасыз етеді.

     Фирма шешімді  тарату мүмкіндігі мен қабылданатын  шешімнің қиындығына байланысты  менеджментте қарапайым немесе  қиын қарым-қатынас механизмін  қолдана алады.

     Шешім қабылдаумен  ортақ басшылық шешім қабылдау процесі жоғарыда отырған басшыға бағынатын (жалпы) бір басшының қолына деп болжамдайды. Бұл жерде лауазым бойынша шешім қабылдауда иерархия орнайды. Әр басшы өз мәселесін жоғарыда отырған басшымен емес өзінің тікелей басшысымен шешеді. Мұндай механизм америкалық менеджментке тән.

      

          Ешбір адам тәжірибеде шешім  қабылдау процесімен кездеспеуі  мүмкін емес. Шешім – бұл баламаларды  таңдау. Шешім қабылдау – кез  келген басқару функциясын орындауға  қажетті байланыс процесі. 

           Жетекшілердің басты проблемаларының мәні, олар үлкен жұмыс көлемін бірден орындағысы келеді және орындалуға міндетті болып көрінетін аса маңызы жоқ шаруаларға өз күштерін жұмсайды.

            Менеджерлер әр түрлі ағымдағы  сұрақтарды шешіп үлгеруге, белгілі бір мезгілде тек бір жалғыз мәселемен айналысып, әрқашан бір шаруаны жүйелі әрі мақсатты шешуге талпынулары қажет. Оған бірқатар басымдықтарды саналы түрде құру, ретті және жүйелі, сәйкесінше кезектілікпен мәселелерді орындау келесі жұмыстарды орындауда көмектеседі:

• тек шын мәнісінде маңызды әрі керекті мәселелермен жұмыс істеу;
• сұрақтарды олардың шұғылдылығымен байланысты шешу;
• тек бір мәселені шешуге шоғырлану, күш салу;
• бекітілген мерзімге үлгеру;
• басқа біреу орындай алатын тапсырмаларды тізімнен сызып тастау;
• менеджердің шын мәнісінде қолынан келетін жұмыстарын аяқсыз тастап кетпеу;
• жұмыс күнінен және жұмыс нәтижесінен қанағаттану;
• стрессті шаршауға бойды алдырмау.

 

               Жұмысты атқару тәртібін келесі критерийлер мен тәсілдерді қолдану арқылы анықтауға болады:

1. Парето принципі ( қағидасы ) (80:20 арақатынасы )
2. Басымдылықты А, Б, В талдауы арқылы құру.

       - барлық алдағы мәселелер тізімін жасау;

       - маңыздылық деңгейіне байланысты жүйелеу және кезектілігін құру;

       - А, Б, В категорияларына сәйкес мәселелерді бағалау

       - А категориясында жұмыстарды жетекші өзі орындауы тиіс

      - Б категориясындағы жұмыстарды қайта тапсыру

       - қалған маңызы төмен жұмыстар міндетті түрде

        қайта тапсырылады.

3. Эйзенхаур принципі бойынша жеделдетілген талдау

Бұл принцип қай мәселеге бірінші  ден қою керек дегенге қатысты  тез шешім қабылдау керек кезінде  көмекші құрал болып келеді. Басымдылық, жеделділік, маңыздылық деңгейі бойынша  құрылады. Барлық іс 4 топқа бөлінеді.

 

1. Шұғыл/маңызды шаруалар – оны жетекшінің өзі орындауы керек
2. Шұғыл/маңыздылығы төмендеу шаруалар – оларды өкілеттеу керек
3. Шұғылдығы төмен/маңызды шаруалар – оларды бірден орындау міндетті емес, бірақ жетекші өзі орындауы тиіс
4. Шұғылдығы төмен/маңыздылығы төмен – оларды жасауды кейінге қалдыруға да болады.

 

3.4. Іске асыру және ұйым.

 

Күн тәртібін құру мен  қойған мақсаттарға жету үшін еңбек  процесінің ұйымдастырылуын болжайды. Өз жұмыс күнін ұйымдастыру басты  « Жұмыс маған бағынышты болу керек, керісінше емес» деген принципке негізделуі керек. 3 топқа бөлуге болатын 23 ереже бар: күннің басталуы, күннің басты бөлігі және күннің соңғы ережелері.

Күннің басталу ережелері:

1. күнді жақсы көңіл-күймен бастау
2. мүмкіндігінше жұмысты күнде бір уақытта бастау
3. жақында құрастырылғын күн жоспарын қайта тексеру
4. күн тәртібінің басында – басты мәселелер
5. тербелусіз бастау
6. күндік жоспарды хатшымен ақылдасып жасау
7. таңертең қиын әрі маңызды шаруалармен айналысу, себебі кейін менеджер ағымдағы шаруалармен айналысады.
8. жұмыстың жақсы дайындығы
9. мерзімді бекітуге ықпал ету
10. акцияларды қайта тексеру
11. қосымша шығатын жедел проблемаларды қабылдамау
12. Жоспарланбаған импульсивті әрекеттерден ары болу
13. Уақытында үзіліс жасап, ырғақты темп сақтау
14. Аз ғана біртекті мәселелерді сериямен орындау
15. бастағанды рационалды аяқтау
16. жоспарланбаған уақыт аралығын дайындық және ескішілдікке негізделген әрекетке қолдану
17. циклге қарсы жұмыс жасау
18. жайлы уақытты таба білу
19. уақыт пен жоспарларды бақылау

 

Жұмыс күнінің  аяқталуының ережелері

 

20. басталған кішігірім жұмыстарды аяқтау
21. нәтижелерді және өз-өзін өзін-өзі бақылау
22. келесі күнге жоспар
23. әрбір күннің өз шыңы (кульминациясы) болу керек.

 

Әр түрлі адамның  психологиясы мен организмі де әр түрлі. Соның салдарынан адамдардың жұмысқа деген қабілеті әр уақыт  периодында әр түрлі. Кейбір адамдар таңертең, кейбіреулері күндіз, ал кейбірі кешке жақсырақ жұмыс істейді. Бірақ бұған қарап, біреулері жақсырақ, біреулері нашарырақ жұмыс істейді деп айтуға болмайды. Жай бұл адамдардың жұмысқа қабілеттілігі әр түрлі периодқа сәйкес келеді.

 

 

3.5. Бақылау

 

Бақылау – бұл ұйымның  мақсатқа жетуін қамтамасыз ететін процесс. Нәтижелерді бақылау еңбек процесінің жақсаруына, ал мінсіз жағдайда – оптимизацияға  алып келеді. Жоғарыда атап өтілген  өзіндік менеджмент функциялары  соншалықты нәтижелі болмайды, егер сәйкесінше бақылау жүргізілмесе. Бақылау 3 мәселелерді қарастырады:

• физикалық ахуалды ұғыну
• жоспарланғанмен қол жеткізілгенді салыстыру
• бекітілген ауытқулар бойынша түзету

Теңдей уақыт аралығында өз жоспарларын және еңбек ұйымдастырылуын тексеріп тұру керек.

Еңбек нәтижесіне бақылау қандай жағдайда да жұмыс жасалғаннан кейін іске асырылуы керек.

 

 

 

3.6. Ақпарат және коммуникация

 

Ақпарат – қарастырылатын жүйе қалпы. Хабар – заттанған ақпарат. Ақпарат жіберушіден қабылдаушыға бағытталған хабардың сапасы болып табылады. Ақпарат пен алмасу процесін 4 негізгі элементке бөлуге болады.

 

 

• Жіберуші – идеяларды реттеп немесе ақпаратты жинап, жіберуші
• Хабарлау – символдар көмегімен кодталған ақпарат
• Арна – ақпаратты жіберу құралы
• Алушы – ақпарат арналған жақ және сол ақпаратты түсіндіреді.

1. Идеяның тууы. Ақпаратты жібермес бұрын оны ойластырып, құрастыру керек.
2. Кодтау және арна таңдау. Идеяны жібермес бұрын жіберуші сөздер, ырғақ, ымды қолдану арқылы символдар көмегімен кодтау керек. Сонымен қатар жіберуші кодтауға қолданатын символдар типімен сәйкес арнаны таңдауы қажет.
3. Жіберу – арнаны жіберуге хабарды жеткізу үшін қолдану.
4. Кодты шешу – жіберушінің символдарын алушының ойына аударып беру.

 

Ұйымның мақсатына жетуде коммуникация басты рөлді ойнайды.

Коммуникация – бұл екі немесе одан да көп адамдар арасындағы ақпарат  алмасу.

Жетекші өзінің үш рөлін  орындап, төрт функциясын жүзеге асыратындықтан, ақпаратпен алмасу сапасы мақсаттарды  жүзеге асыру дәрежесіне тікелей  ықпал ете алады. Жеке адамдар мен ұйымның жетістігі үшін коммуникация қажет.

 

Коммуникация түрлері:

 

1. Ұйым коммуникациясы:

 

• Сыртқы орта мен ұйым арасында ұйым өзінің сыртқы ортасы мен потенциалды жұмысшылардан тұратын әр түрлі коммуникациялық құралдарды қолданады. Олар жанама және тағы да басқа тауарларды нарыққа жылжыту бағдарламалары арқылы қарым-қатынас жасайды;
• Басқару деңгейлері арасында ұйымдастырылған деңгейаралық коммуникациялар ақпараттық коммуникациялар шеңберіне әкеледі. Ол жоғары деңгейдің төменгі деңгейге және керісінше беріліп отыра алады;
• Құрылымды бөлімшелер арасында түрлі бөлімдер арасындағы коммуникациялармен жүзеге асады. Ұйым көптеген бөлімдерден тұрады, сондықтан олардың арасында ақпарат алмасу міндеттер мен қозғалыстарды біріктіру үшін қажет.