Қазақстандағы тайм менеджмент

1 – кесте. Қызмет түрлері мен уақыт шығынын талдау

 

Қызмет түрі	Уақыт интервалы	Ұзақтылығы
Пошта тексеру (шұғыл / шұғыл емес)	10.00-10.20	20 минут
Телефон қоңыраулары (кездесуді  растау)	10.20-10.30	10 минут
Серіктестермен кездесуге  құжаттарды дайындау	10.30-12.00	1 сағат 30 минут
Жаңа жоба бойынша  қол астындағыларға жұмысты бөліп  беру	12.00-13.20	1 сағат 20 минут
Түскі үзіліс	13.20-14.00	40 минут
Жол	14.00-14.20	20 минут
Серіктестермен соңғы  нақты келісім шарт жасауда келіссөздер	14.20-15.40	1 сағат 20 минут
Жол	15.40-16.25	45 минут
Баяндама дайындау	16.25-17.00	35 минут
Басшылыққа өткен кездесу  туралы баяндама	17.00-17.25	25 минут
Хаттарға жауап	17.25-18.00	35 минут

 

 

2 – кесте. «Күндізгі кедергілер» парақшасы

 

Кедергілер, интервал	Ұзақтығы	Кім	Белгі (себеп)
Бұрынғы қызметтеспен телефон  арқылы сөйлесу (құжаттарды дайындау кезінде)	20 минут	қызметтес	Қағаздардан көңіл аудару тілегі
Қол астындағылармен  сұхбат, жаңа жобаға қатысты емес	15 минут	Қол астындағы жұмысшылар	Тапсырылған жұмыстарды орындаумен байланысты мәселелер
Қайтар жолдағы кептеліс	45 минут		Сыртқы себеп

 

Күшті жақтары:

• поштаны іріктеу ( барлық хаттарға бірден жауап бергеннен, бұл пайдалырақ )
• аса маңызды емес жұмыстар (хатқа жауап) – жұмыс күні соңында маңызды және көп шығындарды талап ететін жұмыстарға  уақыт қалмаған кезде
• әрбір іспен менеджер екіншісімен алмастырмай нақты уақыт айналысты
• бұл күні жасалған барлық жұмыс қажет болды.
• бөгеттер салыстырмалы түрде аз уақыт алды.

 

Әлсіз жақтары:

• бірнеше жұмыстарды орындау үшін уақыт интервалы спонтанды анықталған
• ойда болмаған жолдағы тоқтауды есептеме дайындауға немесе келесі күнге жоспар жасауға қолдануға болушы еді.

 

 

        3. Өзіндік менеджмент

 

           Өзіндік менеджмент қолайлы және  ақыл-парасатпен өз уақытын жұмсау  үшін күнделікті тәжірибеде қолданылатын  сыналған әдістерді дәйектілікпен және мақсатты қолдануды ұсынады.

Өзіндік менеджменттің басты мақсаты - өз мүмкіндіктерін максималды қолдану, саналы түрде өз өмірінің ағынын басқару және сыртқы жағдайларды жеңу. Өзіндік менеджмент аз мөлшердегі шығындармен орындауға, еңбекті жақсырақ ұйымдастыруға, жұмыстың көптігін азайтуға, яғни асығыстық пен  стресстерді азайтуға мүмкіндік береді.

Өзіндік менеджменттің  айқын ережелер мен функциялар шеңбері бар

 

       3.1. Мақсаттардың қойылуы

 

          Мақсаттарды қоюдың мағынасы.

Мақсаттарды қою –  бұл әрекеттерді бағыттап, көздеген мақсаттарға және олардың орындалуына көмектесетін біздің ықыласымыздың қажеттіліктері немесе анық мақсаттардың және нақты тұжырымдаманың бейнесі. Бұл үшін мақсат орындалуға тиісті әрекеттерді емес, түпкі нәтижені көрсетуі керек. Тіпті ең жақсы ойластырылған жұмыс тәсілінің өзі сенімсіз болады, егер жетекші алдын-ала қандай нәтижеге талпынатынын анықтамаса.   Мақсат қою – сөзсіз жоспарлаудың алғышарты, демек жетістіктің де алғышарты – ненің, қашан, қандай ауқымда қол жеткізу керектігін нақты білімге сүйене отырып жасалынады. Мақсат қай бағытта жылжу керектігіне  нақты түсінік бергендіктен, өз мақсатын жете түсіну көп жағдайда жұмысқа өзін-өзі ынталандыру қарқынын арттырады.

Мақсаттарды қою –  бұл уақытша процесс, себебі кәсіпорын  жұмысы барысында кей параметрлердің өзгергені анықталуы мүмкін. Ал бұл мақсатты қайта қарастыруға мәжбүрлейді. Өзіндік менеджмент үшін менеджердің қайда келгісі келіп, қайда түскісі келмейтінін ұғыну іргелі маңызды орын алады. Егер жетекшіде саналы мақсаты болса, онда оны іске асыру үшін жетекшінің барлық аңғарылмаған күш-жігері салынады, яғни мақсаттар маңызды бағыттарда шоғырланады. «Кездейсоқ жетістіктер жақсы, бірақ сирек. Жоспарланған жетістіктер анағұрлым жақсы, себебі олар басқарылады және жиірек болады»

 

Мақсаттарды анықтау

 

Жетістікке  қол жеткізу үшін мақсаттарды дұрыс анықтау қажет. Әрбір фирманың, әрбір менеджердің соңында жоғары мақсатқа қол жеткізетін көптеген кішігірім аралық төменгі деңгейдегі мақсаттарынан құралған басты, маңызды мақсаты болады.

Мақсаттарды тікелей  жоспарлауға болатындай тікелей әрекеттерге айналатын бір-бірімен келісілген айқын мақсаттарды орнату керек. Анық айқындалған, қағазға түсірілгендері автоматты түрде міндетті сипат алады, тұрақты талдауға, қайта тексеруге, ревизияға итермелейді.

 

 

Ахуалды талдау

 

Өзінше жеке ресурстар реестрін (тізімін) береді. Нені көтермелеуге болатынын және немен әлі де шыңдап, жұмыс жасау керектігін анықтауға көмектеседі.

Өз мүмкіндіктерін талдау жолымен менеджер, жалпы неге қол  жеткізе алатынын, мақсатқа жету үшін қандай жеке әлеует бар екенін анықтайды. Бір жағынан өз әлсіз тұстарын анық көруі қажет. Кейінгіде қателіктер болдыртпау үшін. Қандай қасиеттердің жоқтығын анықтауға  сәтсіздік пен жеңілу балансын құру көмектеседі. «Өз әлсіз жақтарын білу - өз күшті жақтарын нығайтуды білдіреді»

 

 

Мақсаттарды тұжырымдау

 

Мақсаттарды жүзеге асыру  уақытын құру мен тілеген нәтижені тұжырымдау. Бұл келесі жоспарлау  стадиясына өтуде нақты тәжірибелік  мақсаттарды тұжырымдау мақсаттарды  анықтаудың соңғы баспалдағы.

 

Орындалмаған жұмыстардың  арасында қалмау үшін, өзіне көп іс алмау керек. Ұзақ мерзімді ғаламдық мақсаттарға жетуге байламды қысқа мерзімді мақсаттар құру керек.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.2. Жоспарлау

      

          Жоспарлау – шешім қабылдаудың үздіксіз процесі, процесс барысында үнемі кәсіпорын дамуының міндеттері мен мақсаттары бекітіледі, оған жетудің стратегиясы мен саясаты анықталады: кәсіпорынның экономикасын жүргізудің әр түрлі жақтары көрінетін, біріктірілген көрсеткіштері бар жоспарлар жасалынады.

          - Стратегиялық жоспарлау – фирманың болашақтағы даму жоспары.Стратегиялық жоспар ертеңгі күн позициясымен жоспарлауға көмектеседі, бейімділік процесі оның нәтижесінде қабылданған басқару шешімдерін түзетіп отырады, оның орындалуын үнемі бақылайды.

          - Тактикалық жоспар – қазіргі уақыттағы міндеттерді шешуге байланысты көрсеткіштерге жету амалы.

     -   Оперативті жоспарлау – жоспардың жылдам өзгерісі.

     -  Зерттеу жұмысының жоспары, өндірісті, өнімді жоспарлау

     -  Қызметшілерді жоспарлау.

 

 

         

         Жоспарлау ең бағалы ресурс  уақытты қолдануды қамтамасыз  ету үшін жасалынған. Уақыт неғұрлым  жақсы ұйымдастырылса, соғұрлым  ол жетекшінің жеке және кәсіби қызығушылықтарына қолданылады. Жоспралау өзіндік менеджменттің құрамды бөлігі мен ережелері ретінде мақсаттарды іске асыру мен уақытты құрылымдауға дайындықты білідіреді. Күнделікті жұмысты орта және ұзақ мерзімді акциялар мен нәтижелерді жоспарлау сондай-ақ уақыт ұту, жетістікке қол жеткізу және өзіне деген үлкен сенімділікті білдіреді.

           Сондай-ақ, кез-келген фирма сияқты  өзінің өткізу және өндіру  қызметін жоспарлайды немесе  жоспарлау керек. Әрбір адам  болып жатқан оқиғалар жетегінде кетпей, болашаққа бет бұрып ойланып, жұмыс жасауы қажет. Қойылған мақсаттарға жету үшін уақытты қолдануды жоспарлау керек.

           Жұмысты жоспарлау арқылы қол  жеткізілетін басты артықшылықтың  мәні – уақытты жоспарлау ұтыс  алып келеді. Жалпы тәжірибелік сынама көрсеткендей жоспарлауға өндірістегі кеткен уақыт шығыны артуы соңында уақыттың жалпы үнемделуіне алып келеді.

          Әлбетте, жоспарлауға кеткен уақыт  шығыны шексіз өсе бермейді, оптимум  бойынша жоспарлауға кеткен уақыттың  ары қарай ұлғаюы тиімсіз болып кетеді.

          Жалпы жоспарлау периодынан ( жыл,  ай, апта, күн ) максималды 1 пайыздық  уақытты жоспарлауға кетіру керек

 

 Стратегиялық  жоспарлау

Стратегия  сөзі –  “strategous” латынның   сөзінен  аударғанда  генерал  өнері  дегенді  білдіреді.  Стратегия  ұйымның  миссиясын  жүзеге  асыруды  және  оның   мақсаттарына  жетуді  қамтамасыз  ететін  жан – жақты  кешенді  жоспар.  Стратегиялық  жоспарлау  ұйымның  алдына  қойған  мақсаттарына  жету  үшін,  басшының  арнайы  стратегияларды жасаудағы қолданатын іс - әрекеттер мен шешімдер  жиынтығы.  Стратегияны  жасаудың басты мәселесі ұйымдағы жаңалықтар мен өзгерістерді  енгізудегі  жеткілікті  дәрежеде  қамтамасыз  ету.  Стратегиялық  жоспарлау барысында басқару қызметінің келесі түрлері жүзеге асады:  ресурстарды  бөлу; сыртқы  ортаға бейімделу;  ішкі  үйлестіру; ұйымдық  стратегияны  анықтау.

Стратегиялық  жоспарлаудың  өзіндік  белгілері:

1. Стратегияны  көбінесе  жоғары  басшылар  тұжырымдайды және  жасайды.  Ал  оны  жүзеге  асыруға  басқарудың  барлық  деңгейі  қатысады.
2. Стратегиялық  жоспар  жеке  бір  ұйымға  ғана  емес, бүкіл  корпорацияның   болашағы  үшін  жасалынады.
3. Стратегиялық  жоспар  көлемді  зерттеулер  және  нақты  деректермен  негізделуі  тиіс.
4. Стратегиялық  жоспар  ұйымның  айқындалған  дербестігін  білдіреді.
5. Стратегиялық   жоспар  ұзақ  мерзімге  жасалады  және  оны  тұтастығын  сақтай  отырып  жетілдіреді,  қайта  бағытталады.

Ұйымның іс - әрекетіндегі  негізгі  себеп  ол  миссиясы,  ал  мақсаттар  осы  миссияны  жүзеге асыру  шеңберінде  жасалынады.  Мақсаттар  келесі  сипаттарға  ие  болады: нақты  және  өлшемді, уақытқа  бағытталуы, жетілдіру  мүмкіндігі, өзара  қолдау.

Америка фирмаларында тікелей  басшылар жоспарланған нәтижесіне жету үшін қажетті еңбек  және материалдық ресурстарын қолдануға құқықты бола отырып, өз ісіне жауапты болып есептеледі. Бұл жерде құқық пен жауапкершілік теңдей.

 

Уақытты жоспарлаудың басты ережелері

          

          

1. Арақатынас (60:40 )

           Тәжірибе көрсеткендей, жоспарды ең дұрысы тек белгілі жұмыс уақыты бөлігіне құрған жөн (60 пайыз ). Менеджер жұмысының ерекшелігімен байланысты алаңдатар мәселелерді басынан аяғына дейін жоспарлана алмайды,  алдын-ала болжау қиын жағдайлар, жетекші шамамен жұмыс уақытының жартысын жұмыс орнында өткізбейді. Себебі жұмыс адамдармен қарым-қатынасты, ақпараттармен алмасуды талап етеді. Әрқашан да белгілі пайызда резерв ретінде күтпеген келушілерге, телефонмен сөйлесуге, дағдарыс немесе кейбір шаруалардың созылуын дұрыс бағаламағанға уақыт қалдыру керек.

           Бірақ сонымен қатар уақыт  алушылардың санын азайтуға тырысу  керек. 

        2. Мәселелерді бір жерге жинақтау

            Уақыт шығыны туралы дұрыс  жоспар құрастыру үшін болашақтағы  жұмыстар жайлы хабардар болу  шарт. Оларды ұзақ, орта, қысқа мерзімді мәселелерге лайықты бөліп, олардың артықшылығын орнатып және соған байланысты әрекет жасау керек.

 

        3. Ұдайылық-жүйелілік-реттілік

            Басталған істі аяғына дейін  жеткізу үшін жоспармен ұдайы,  жүйелі, ретті жұмыс істеу керек.

           

           

        4. Шындыққа негізделген жоспарлау

             Яғни, менеджердің шын мәнісінде  қол жеткізе алатын мәселелер  көлемін жоспарлау керек. 

 

             

        5. Уақыт шығынының орнын толтыру.

              Уақыт шығынын мүмкіндігінше бірден толтырған дұрыс, мысалыға келесі күні бойы кеткен уақытты қуып жетем деп әбігерге түскенше, 

бір кеш ұзағырақ жұмыс істеген артық.

 

 

 

        6. Әрекеттер орнына нәтижелерді бекіту

             Күш-жігер о бастан мақсаттарға  жетуге бағытталу үшін жоспарда жай ғана әрекеттерді емес, нәтижелер мен мақсаттарды бекіту керек. Бұл жоспардан тыс әрекеттерді болдырмауға көмектеседі.

 

        7. Уақыт нормаларын құру

              Тәжірибе көрсеткендей, шартты түрде  құзырында қанша уақыт болса, сонша уақыт жұмысқа шығындалады. Сондықтан нақты уақыт нормаларын құру, қанша уақыт талап етсе, сонша уақыт қарастыру керек.