Анализ процесса управления закупками на ЗАО «Василина» и разработка программы мероприятий по его усовершенствованию

 

     Рассмотрим  ответственность за реализацию процесса каждого участника в таблице 3.1 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Таблица 3.1 - Ответственность и полномочия участников процесса

 
 

     4 Раздел. Измеряемые  показатели процесса  управления закупками  на ЗАО «Василина»

     Результативность  и эффективность выполнения процесса на данном предприятии оцениваются  такими показателями как оптовый  товарооборот и движение материальных ресурсов.

     На  предприятии анализируется динамика оптового товарооборота по годам, кварталам и месяцам, на основе которого можно говорить о ритмичности или неритмичности развития оптового товарооборота.

     Например, динамика оптового товарооборота показана в таблице 4.1

     Таблица 4.1 – Динамика оптового товарооборота ЗАО «Василина» за 2007-2009 гг.

 

     Данные  таблицы показывают, что за последние  три года темпы роста оптового товарооборота снижаются: в 2008 году рост товарооборота составил 122,4%, а в 2009 году – 118,5%. Это объясняется тем, что цены на продукцию, реализуемую в организации, выросли в 2009 году по сравнению с 2008 годом, но меньше, чем в 2008 году по сравнению с 2007 годом (средний индекс цен в 2008 году – 1204 или 120,4%, в 2009 году – 1158 или 115,8%). Количество реализованной продукции увеличилось в 2008 году на 1,7%, в 2009 году на 2,3%. Темпы роста физического объема товарооборота невысокие, но тенденция намечается положительная. За три года оптовый товарооборот предприятия возрос на 45% (в действующих ценах) и на 4% (в сопоставимых ценах) за счет увеличения физического объема оптового товарооборота.

     По  кварталам оптовый товарооборот организации распределялся неравномерно. Наибольший удельный вес в годовом товарообороте занимает оборот четвертого квартала – свыше 27,0, а наименьший удельный вес в годовом товарообороте приходится на первый квартал – свыше 23,0%. И распределение оборота по кварталам года продолжает изменяться. 

     Данные  о движении материальных ресурсов по организации приведены в таблице 4.2.

     Таблица 4.2 – Движение материальных ресурсов за 2008 – 2009 гг.

 

     Оптовый товарооборот предприятия возрос в 2009 году по сравнению с 2008 годом на 4845 млн. руб. за счет завышенных товарных запасов на начало года (+338 тыс. руб.), роста поступления материалов на склад (+5130 млн. руб.) и уменьшения прочего выбытия материалов (+8 тыс. руб.). Но возможности роста товарооборота в динамике уменьшились в результате увеличения товарных запасов на конец года (- 631 тыс. руб.). 

     5 Раздел. Схема описания  процесса управления  закупками 

     На предприятии существует специализированный отдел снабжения, занимающийся поставкой материальных ресурсов; и подчиненный непосредственно коммерческому директору.

     Деление работы в отделе происходит по функциональному  признаку. Менеджеры по снабжению  отдела занимаются закупками различных  групп материалов.

     Проанализируем основные этапы процесса закупки материалов на ЗАО «Василина».

     Закупка материалов на ЗАО «Василина»начинается с анализа рынков сбыта. Цель проведения исследований рынка закупок материалов определяет одновременно и тип рынков, которые должны быть исследованы. Это:

• непосредственные рынки (обеспечивающие в настоящее время потребности в сырье и материалах);
• опосредованные рынки (рынки, используемые поставщиками);
• рынки заменителей (полностью или частично заменяемых продуктов);
• новые рынки.

     Далее происходит непосредственно выбор поставщиков. Большинство материалов ЗАО «Василина» закупает в крупных  оптовых фирмах. Выбор поставщиков осуществляется по следующей технологии.

     1. Поиск потенциальных поставщиков.  При этом могут быть использованы  следующие методы:

• изучение рекламных материалов: фирменных каталогов, объявлений в средствах массовой информации и т. п.;
• посещение выставок и ярмарок;
• переписка и личные контакты с возможными поставщиками.

     В результате перечисленных мероприятий  формируется список потенциальных поставщиков, который постоянно обновляется и дополняется.

     2. Анализ потенциальных поставщиков.

     Составленный  перечень потенциальных поставщиков  анализируется на основании специальных  критериев, позволяющих осуществить  отбор приемлемых поставщиков. Количество таких критериев может составлять несколько десятков. Однако зачастую ограничиваются ценой и качеством поставляемой продукции, а также надежностью поставок, под которой понимают соблюдение поставщиком обязательств по срокам поставки, ассортименту, комплектности, качеству и количеству поставляемой продукции.

     3. Оценка результатов работы с  поставщиками.

     Непосредственно формирование заявок у поставщиков  осуществляется следующим образом. Менеджер по закупкам высылает поставщику по e-mail или факсу заказ, в котором перечисляется интересующие материалы, количества, условия, сроки поставки или резервирования, а так же каталожные коды фирм-производителей. На основании полученного заказа поставщик выставляет подтверждение с указанием номенклатуры, цен, количества, условий и сроков поставки заказанного оборудования. После подтверждения менеджера, заказ считается размещенным и материалы, находящееся на складе поступают в отдел закупок, после чего отказаться от них уже невозможно, а материалы, отсутствующие на складе резервируются.

     Поступающие в магазин товары принимают материально  ответственные лица. При приемке  товаров по количеству проверяются  соответствие фактически доставленного  товара данным сопроводительных документов. Приемка товаров по качеству ведется  в соответствии с требованием стандартов и технических условий.  

     6 Раздел. Анализ слабых  и сильных сторон  в реализации процесса  управления закупками  на ЗАО «Василина»

     Для того, чтобы определить насколько  эффективна деятельность службы снабжения, необходимо еще раз уточнить главную задачу закупочной деятельности. А задача эта заключается в следующем: снабдить производство материально-техническими ресурсами в необходимом количестве, нужного качества, в установленное время, с наименьшими затратами. Но как это сделать в условиях стремительно меняющейся ситуации на рынке? Как предотвратить постоянные просрочки поставок, завышение цен поставщиками, поставку материалов низкого качества, а зачастую и просто брака? И, наконец, как наиболее эффективным способом управлять мощными финансовыми и материальными потоками?

     Именно  этими вопросами занимаются работники  снабжения компании. Но не все эти  проблемы удается разрешить вовремя  и правильными путями, так как  этому способствует ряд следующих  причин:

• небольшой штат сотрудников, занимающийся процессом управления закупками;
• достаточно большие затраты на материальные ресурсы и складские запасы;
• высокие закупочные цены;
• неудовлетворительная система мотивации сотрудников;
• отсутствие полной и своевременной информации, средств и способов ее обработки, оптимальных управленческих решений;
• низкий уровень развития оптового товарооборота.

     Перечисленные причины тормозят нормальную работу предприятия и требуют незамедлительного  разрешения. Для этого в данной работе разработаны рекомендации по совершенствованию системы управления закупками на предприятии. 

     7 Раздел. Программа  мероприятий по  усовершенствованию  процесса управления  закупками на ЗАО  «Василина»

     Процесс управления закупками на предприятии  требует много усилий, затрат и  опыта работы в этой области. Для более успешной работы предприятия можно предложить руководству организации внедрить новую систему управления закупками или улучшить существующую (рис. 7.1).