Организация управления материалами и распределение в коммерческой логистике

      Документально заказ оформляется посредством  заключения контракта между поставщиком  и потребителем материала.

      Основные  элементы контракта.

1. Предложение и принятие предложения. Контракт составляется в случае, если одна сторона предлагает какую-то партию товаров по назначенной цене, а другая сторона принимает это предложение.
2. Финансовые условия. Контракт должен иметь стоимость, т.е. он становится контрактом в юридическом смысле только тогда, когда в нем оговорены финансовые условия.
3. Право заключать контракты. Такое право имеют только определенные должностные лица (директор, генеральный директор), уполномоченные предприятием и действующие от его имени.
4. Законность. Контракт обязан быть законным, т.е. всецело отвечать юридическим нормам страны.

      Структура контракта предусматривает определение  предмета контракта, указание качества и количества товара, сумму контракта, порядок поставки и приемки товара, ответственности сторон порядок  разрешения споров.

      Контроль  за выполнением заказов. Размеры заказов и продолжительность периода, в течение которого эти заказы выполняются, контролируются отделом материально-технического снабжения. При этом возможна корректировка графиков поставки материалов и соответствующие уточнения графиков выпуска продукции.

      Завершение  процесса приобретения. Получение заказанных материалов в точном соответствии с условиями контракта - необходимый признак завершения сделки. Важное значение имеет приемка продукции, в процессе которой необходимо удостовериться, что поставлен материал:

• нужного качества;
• в нужном количестве;
• в обусловленное время;
• за оговоренную цену.

      Купля-продажа  соответствующим образом документально  оформляется. Документальное оформление поставок предполагает получение от поставщика уведомления об отгрузке и сопроводительного письма, в  которых указывается количество товаров и время поставки. Поступление  материалов на склад оформляется  соответствующими накладными и фиксируется  в книге регистрации товаров.

      Определение потребности в  материалах. Виды потребностей в материалах. Под потребностью в сырье и материалах понимается их количество, необходимое к определенному сроку на установленный период для обеспечения выполнения заданной программы производства или имеющихся заказов[4, стр. 67].

      Потребность в материалах на определенный период называется периодической потребностью. Она складывается из первичной, вторичной и третичной[4, стр. 67].

      Под первичной понимается потребность в готовых изделиях, узлах и деталях, предназначенных для продажи, а также в покупных запасных частях. Расчет первичной потребности осуществляется с помощью методов математической статистики и прогнозирования, дающих ожидаемую потребность. Риск неправильной оценки или неточного прогноза потребностей компенсируется соответствующим увеличением страхового запаса. Первичная потребность является основой управления материальными потоками на предприятиях, работающих в сфере торговли. Для промышленных предприятий первичную потребность следует раскладывать на вторичные составляющие.

      Под вторичной понимается потребность в комплектующих узлах, деталях и сырье, необходимых для выпуска готовых изделий. При расчете вторичной потребности предполагаются заданными: первичная потребность, включающая сведения об объемах и сроках; спецификации или сведения о применяемости; возможные дополнительные поставки; количество материалов, находящихся в распоряжении предприятия. Поэтому для определения вторичной потребности используются детерминированные методы расчета. Если такой способ установления потребности невозможен из-за отсутствия спецификаций или незначительной потребности в материалах, то ее прогнозируют, используя данные о расходе сырья и материалов.

      Под третичной понимается потребность производства во вспомогательных материалах и изнашивающемся инструменте. Она может быть определена исходя из вторичной на основе показателей использования материалов путем проведения стохастических расчетов на основе расхода имеющихся материалов или экспертным путем.

      В зависимости от учета наличных запасов  различают брутто- и нетто-потребности в материалах.

      Под брутто-потребностью понимается потребность в материалах на плановый период без учета запасов на складе или в производстве. Соответственно под нетто-потребностью понимается потребность в материалах на плановый период с учетом наличных запасов. Она определяется как разность между брутто-потребностью и наличными складскими запасами к определенному сроку.

      Методы  определения потребностей Необходимым условием эффективного управления материальными потоками является знание потребности на перспективу. Методы, используемые для ее определения, представлены на рис. 7. [4, стр. 68]

      Детерминированные методы расчета служат для расчета вторичной потребности в материалах при известной первичной. При аналитическом методе расчет идет от спецификации изделия по ступеням иерархии сверху вниз. Синтетический метод предполагает проведение расчетов для каждой группы деталей исходя из степени их применяемости на отдельных ступенях иерархии.

      Стохастические  методы расчета позволяют установить ожидаемую потребность на основе числовых данных, характеризующих ее изменения на протяжении определенного промежутка времени. С этой целью используют аппроксимацию средних значений, метод экспоненциального сглаживания и регрессионный анализ.

      Аппроксимация средних значений используется в условиях, когда потребность в материалах колеблется по месяцам при устойчивом среднем значении. Прогнозирование этим методом представляет собой процедуру усреднения известных значений потребности в материалах.

      Метод экспоненциального  сглаживания применяют в том случае, когда прогнозирование процесса изменения потребности в материальных ресурсах производится на основе уровней ряда динамики, веса которых убывают по мере отдаления данного уровня от момента прогноза. Для этой цели в расчеты вводится постоянный коэффициент сглаживания а, значение которого подбирается таким образом, чтобы свести ошибку прогноза к минимуму.

      Регрессионный анализ предполагает приближение известных тенденций потребления материальных ресурсов с помощью математических функций, которые могут быть экстраполированы на будущий период.  

      В практике работы предприятий  используют несколько методов планирования материального обеспечения производства (рис. 8). [4, стр. 69]

      Позаказный  метод предполагает, что требуемый материал приобретается только в случае возникновения потребности, поэтому складские запасы не создаются. Этот метод используется в условиях единичного и мелкосерийного производства для реализации потребности в высококачественных материалах и громоздких деталях, складирование которых затруднительно, а также материалов для проведения ремонтных работ.

Материальное  обеспечение на основе заказов возможно по отдельным или нескольким позициям. В последнем случае оно осуществляется через равные, например недельные, промежутки времени, когда формируется единый заказ с учетом всех поступивших за данный период заявок.

      Материальное  обеспечение на основе плановых заданий. Данный метод основывается на детерминированном расчете потребности в материалах. При этом предполагаются известными первичная потребность на определенный период, структура изделий в виде спецификаций, позволяющая определить вторичную потребность, и возможная дополнительная потребность.

      При обеспечении материалами на основе плановых заданий Размер заказа определяется исходя из нетто-потребности с учетом планируемого поступления и наличия  материалов на складе.

      Складской запас - это количество материалов, предназначенных для производственного потребления и имеющихся в наличии по данным бухгалтерского учета[4, стр. 69]. В целях определения реальной потребности в материалах складской запас делят на две части: материалы, которые выделены в распоряжение под намеченную программу выпуска, но еще не востребованы цехом, и материалы, которые еще можно получить (наличный запас).

      Намеченный  запас - это количество материалов, предназначенных для реализации и поэтому не рассматриваемых как имеющиеся в распоряжении.

      Цеховой запас - это материалы, полученные со склада и находящиеся в цехе с целью дальнейшей переработки. [4, стр. 69]

      Материальное  обеспечение на основе осуществляемого  потребления предполагает своевременное пополнение запасов и поддержание их на таком уровне, который позволял бы покрыть любую потребность до нового поступления материалов. В соответствии с поставленной целью решается задача определения времени дополнительного заказа, вопрос о размере заказа не рассматривается.

      В зависимости от вида проверки и правил оформления дополнительных заказов  различают два метода материального  обеспечения на основе осуществляемого потребления, известные как системы управления запасами[4, стр. 69]:

1. обеспечения своевременных заказов (система регулирования запасов с фиксированным размером заказа);
2. необходимой ритмичности (система регулирования запасов с фиксированной периодичностью).

      Рыночные  условия, представляя покупателям  право свободного приобретения товаров, ставят перед ними задачу самостоятельного выбора поставщика. При этом  под покупателями имеется в виду и непосредственные его потребители (производственные предприятия и организации), и посреднические оптово-коммерческие организации, обслуживающие рыночный оборот.

      Чтобы реализовать право выбора поставщиков  необходимо иметь варианты выбора, т.е. на рынке должно быть несколько поставщиков, предлагающих к продаже одинаковую продукцию (поставщики-изготовители, торгово-коммерческие посредники).

      Покупатели  должны иметь полную и достоверную  информацию о продаваемых товарах и услугах, условиях их приобретения (количество, цена, качество, партии и способы доставки, оказываемые при поставках услуги). Эта информация необходима покупателям для сравнительной оценки стоимости и условий приобретения продукции от разных поставщиков.

      Имеется два основных критерия выбора поставщика[3, стр. 70]:

• Стоимость приобретения товаров и услуг включает в  себя цену продукции или услуг и не имеющую денежного выражения прочую стоимость, к которой можно отнести изменение имиджа организации, социальную значимость сферы деятельности фирмы и т.д.
• Качество обслуживания включает качество продукции и надежность обслуживания (гарантированность обслуживания потребителя нужными ему ресурсами в течении заданного промежутка времени и вне зависимости от могущих возникнуть недопоставок, нарушение сроков доставки, вероятность отсутствия отказа в удовлетворении заявки потребления.

Существуют  также прочие критерии выбора поставщика:

• удаленность поставщика от потребителя,
• сроки выполнения текущих и экстренных заказов,
• наличие у поставщика резервных мощностей,
• организация управления качеством продукции у поставщика,
• психологический климат в трудовом коллективе поставщика,
• риск забастовок у поставщика,
• способность поставщика обеспечить поставку запчастей в течении всего срока службы поставленного оборудования,
• кредитоспособность и финансовое положение поставщика.