Материальные запасы

   4. Методы контроля продукции, хранящейся на складе 

   1.  Отслеживание местонахождения хранящейся  продукции:

   по  поддономесту;

   по  поддономесту, содержащему 2 поддона  «один на другом»;

   по  местонахождению короба (в случае комплектации заказов по коробам);

   по  местонахождению единицы  наименования продукции (в случае поштучной комплектации);

   по  складированию «массой»;

   в нескольких отдельных складских  помещениях.

   2.  Отслеживание состояния хранящейся  продукции:

   по  дате производства;

   по  дате начала срока реализации;

   по  дате окончания срока реализации (по сроку годности, в том числе  с учетом доставки в отдаленные районы; по допуску к реализации);

   по  категории опасной продукции.

   3. Отслеживание всех перемещений хранящейся продукции:

   по  внутреннему номеру поставки или  сроку годности для каждой коробки;

   по  «истории» движения (перемещения) всех поддонов и коробок, когда-либо находившихся на определенном месте в ячейке. Отслеживание «истории» хранящейся продукции проводится по различным параметрам:

   номеру  места хранения;

   товарному коду;

   номеру  поддона;

   номеру  входящего документа.

   Процедуры отслеживания определяются индивидуально  для каждого потребителя.

   Складская компьютерная система обмена данными  должна работать круглосуточно для всех партнеров и потребителей.

   5. Учет материальных запасов. Основные принципы учета продукции на складе

   Учет  материальных запасов (то есть материалов, тары, товаров, основных средств, готовой  продукции и др.), находящихся  на хранении в складах (кладовых) организации и подразделений, ведется на карточках складского учета по каждому наименованию, сорту, артикулу, марке, размеру и другим отличительным признакам материальных ценностей (сортовой учет).

   Основные  принципы учета продукции на складе:

• Оперативность и достоверность количественного учета на складах на основе применения материально ответственными лицами складских карточек или других реестров;
• контроль работников бухгалтерии над правильностью и своевременностью документирования складских операций по движению продукции непосредственно в местах хранения, а также над ведением складского учета;
• осуществление бухгалтерского учета продукции в денежном выражении по учетным ценам;
• сопоставление остатков продукции по данным оперативного складского учета с остатками продукции по данным бухгалтерского учета для подтверждения их соответствия.

 

   Цель  учета запаса продукции:

1. увязать стоимость реализованной продукции (как вид расходов) с доходом, полученным от реализации этой продукции в учетном периоде;
2. измерить стоимость наличного запаса продукции, который является активом, на конец периода.

 

   Виды  учета:

• обычный — используется обобщенная учетная карточка товара, которая показывает количество конкретной продукции, имеющейся на определенном складе или на всех складах предприятия на момент учета, и ее себестоимость;
• партионный — товарные позиции расходной накладной формируются в строгом соответствии с приходами продукции (по принципу «один приход — одна учетная карточка»);
• оперативный (снятие остатков) — представляет собой процедуру сверки материально ответственными лицами фактического наличия продукции с данными системы складского учета путем подсчета товарных мест хранения продукции (ящики, рулоны, мешки, коробки). Затем с учетом соответствующих норм и нормативов производится пересчет, т. е. определяется количество продукции, которое оценивается по действующим ценам. Циклический пересчет представляет собой процедуру периодической проверки запасов продукции определенного вида. Такие проверки гарантируют достоверность текущих сведений, используемых в системе управления запасами, и сводят к минимуму недостачи продукции.

 

   Инвентаризация  продукции:

   Процедура установления фактического наличия продукции путем пересчета, т. е. снятия остатков, и проверки учетных записей. Данные о фактическом наличии продукции сопоставляются с данными бухгалтерского и складского учета в стоимостном и натуральном выражении;

   Сплошной или выборочный подсчет (пересчет) всех видов продукции. Полученные данные в натуральном выражении оцениваются в действующих ценах и сводятся по товарным группам в общую сумму. 

   В ходе инвентаризации проверяются:

1. сохранность единиц хранения;
2. правильность их хранения и отпуска;
3. состояние весового оборудования и измерительного инструмента;
4. порядок ведения учета продукции.

 

   Виды  инвентаризации:

   обязательная  — проводится в следующих случаях: перед составлением годовой  бухгалтерской  отчетности; при смене материально  ответственных лиц (на день приемки-передачи дел); при выявлении фактов хищений  или   злоупотреблений,   а   также порчи   продукции   (немедленно при установлении таких фактов); в случае пожара и других стихийных бедствий (немедленно по окончании); при ликвидации и реорганизации предприятия;

   текущая;

   сплошная;

   выборочная;

   плановая;

   внеплановая (внезапная);

   периодическая — определяется объем запаса (т. е. количество продукции) на конец периода  и выводится стоимость реализованной  продукции путем вычитания объема запаса на конец периода из количества продукции для реализации;

   непрерывная — измеряется количество продукции, фактически отправленной заказчикам. Выводится объем запаса на конец периода путем вычитания стоимости реализованной продукции из суммы продукции для реализации.  

   Преимущества  инвентаризаций:

1. предохраняют от перебоев в обеспечении потребности производства в ежегодных физических запасах;
2. предохраняют от ежегодной корректировки запасов;
3. обеспечивают возможность персоналу точно оценивать уровень запасов;
4. выявляют причины ошибок в учете и определяют меры по их устранению;
5. поддерживают точность записей запасов.

 

   Основные  рекомендации по учету запасов продукции:

1. Ведение и строгое соблюдение системы адресов для ячеек, стеллажей и других мест хранения продукции. При изменениях мест хранения единиц продукции осуществляется своевременная корректировка адреса в картотеках и в компьютерной базе данных, Во избежание ошибок при размещении и отборе адрес и наименование товара на бирках должны быть написаны четко. При необходимости бирки обновляют;
2. изучение и использование возможностей системы складского учета;

   ведение картотеки поставщиков, покупателей  и перевозчиков;

3. учет продукции, переданной на реализацию, контроль над сроками ее нахождения у дилеров, ее реализации и оплаты, учет возврата нереализованной продукции и контроль ее качества;
4. ведение ведомости продукции, не пользовавшейся спросом за период с начала года;
5. ведение ведомости сверхнормативных запасов за определенный период времени, т. е. сверх максимально установленного количества, тем самым осуществляется контроль излишних закупок;
6. ведение ведомости анализа цен с указанием: номеров и наименований единиц продукции; розничных и закупочных цен; коэффициентов, определяющих соотношение этих цен и уровень доходности;
7. ведение ведомости продукции, наличный запас которой на момент контроля ниже установленного минимума, для контроля над уровнем запасов и своевременных заказов;
8. ведение ведомости движения продукции за определенный период с указанием наличия на начало периода, поступления, продаж и наличия на конец периода;
9. ведение ведомости наличия продукции на складе с указанием номера изделия, наименования, адреса, количества и розничной цены для оперативной работы по раскладке и отбору единиц хранения;
10. ведение тех же ведомостей, но в закупочных ценах с расчетом общей суммы для контроля над стоимостью запасов;
11. ведение ведомости наличия на складе с сортировкой по возрастанию адреса для проведения процедуры инвентаризации. В ведомости предусматривается место для ручного внесения данных о фактическом наличии продукции при инвентаризации, а также графы «недостача» и «излишки». После ввода в компьютер результатов инвентаризации эта ведомость печатается как со старыми, так и с новыми данными с расчетом итогов.

 

   Необходимые предпосылки эффективного контроля над сохранностью продукции:

• наличие должным образом оборудованных складов и кладовых или специально приспособленных площадок (для продукции открытого хранения);
• специализация складов;
• размещение продукции по секциям складов, а внутри их — по отдельным группам и типоразмерам (в штабелях, закромах, на стеллажах, полках) таким образом, чтобы обеспечивалась возможность быстрой ее приемки, отпуска и проверки наличия;
• наличие в местах хранения каждого вида продукции ярлыка с указанием данных о находящейся здесь продукции;
• оснащение мест хранения продукции необходимым весовым оборудованием, измерительными приборами и мерной тарой, обеспечивающее их периодическое переосвидетельствование и маркировку;
• внедрение централизованной доставки продукции с центральных складов в филиалы по согласованным графикам;
• установление круга лиц, материально ответственных за приемку и отпуск продукции (заведующих складами, кладовщиков, экспедиторов и др.);
• определение перечня должностных лиц, которым предоставлено право подписывать документы на получение и отпуск продукции со складов, а также выдавать разрешения (пропуска) на вывоз со склада продукции.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

   6. Система учёта и контроля материальных запасов 

   Сущность  системы заключается в двухуровневом  хранении запасов. При нем кладовщик  должен вести основную картотеку  по основному запасу (Зо), где каждое наименование материалов представлено двумя основными карточками (К1 и К2).

   Кроме этого имеется карточка повторного заказа (К3), вложенная в пакет  резервного запаса (Зр). В пакете резервного запаса находится надежно упакованная  или изолированная партия материалов, соответствующая точке повторного заказа для данного наименования. Пакет с резервным запасом можно распечатать только когда Зр = 0 и расходовать этот запас на удовлетворение потребностей до тех пор, пока не будет заказана или изготовлена новая партия. Когда маркировщик запасов открывает пакет с резервным запасом, он должен перенести вложенную в него карточку повторного заказа в отдельный ящик для повторных заказов.

   Предлагаемая  схема оформления нового заказа состоит  в следующем: из основной картотеки изымается одна из двух основных карточек (К2), связанных с данным наименованием, а на другой карточке (К1), постоянно находящейся в основной картотеке, отмечается ожидаемая дата прибытия новой партии; изъятая из основной картотеки карточка ставится в еженедельную картотеку «проблем» в соответствии с ожидаемой датой прибытия нового заказа. Карточка повторного заказа (К3), изъятая из упаковки неприкосновенного запаса, передается группе контроля производства. Эта группа завершает процесс оформления нового заказа, подготовив все необходимые заказы цехам и на сторону.

   После прибытия заказа от поставщика на склад  в пакет вкладывается новая карточка повторного заказа, изготовленная группой  контроля производства в соответствии с предыдущей карточкой повторного запаса. Затем комплектуется новый пакет неприкосновенного запаса, и заказ поступает на хранение. Одновременно склады передают копию отчета об исполнении заказа, которая посылается вместе с заказом кладовой группе учета запасов, чтобы она изъяла основную картотеку и отметила дату получения заказа на карточке, оставшейся в главной картотеке.

   Картотека «проблем» в основном служит средством  двойного контроля, для того чтобы  избежать запоздалого прибытия деталей. Для дефицитных деталей можно определять наиболее ранние сроки прибытия; картотека напоминает также, что необходимо принять меры для ускорения доставки, если материалы не прибыли вовремя.