Классификация и характеристика информационных потоков в логистической системе

     Управление  информационным потоком предполагает осуществление следующих основных типовых функций:

     - фильтрацию потока, т.е. избирательную переработку одних и отторжение других информационных данных и документов;

     - накопление информации и хранение  данных в информационном массиве;

     - объединение и разделение информационных  потоков в структуре информационной системе и в сетях коммуникаций;

     - транспортировку потоков информации;

     - различные элементарно-информационные  преобразования;

     - обработку информации, направленную  на получение данных, связанных с осуществлением логистических операций.

     Информационное  обслуживание логистической системы  должно удовлетворять определенным организационным требованиям. К основным из которых относятся следующие:

     а) системность обслуживания, которая  проявляется:

     - в комплексности видов информационного  обслуживания с учетом характера деятельности потребителей и решаемых ими задач в логистических процессах;

     - во всестороннем удовлетворении  информационных потребностей, возникающих  у работников в логистической  системе;

     б) надежность обслуживания, которая предполагает такое обеспечение информацией, когда на каждом этапе выполнения работ потребитель получает всю необходимую ему информацию в нужные сроки и в наиболее удобном для него виде;

     в) полнота обслуживания, которая подразумевает:

     - полноту охвата выполняемых потребителем  работ;

     - полноту доведения до конкретного  потребителя необходимой информации, отобранной для него из информационного потока;

     г) дифференцированность обслуживания, состоящая в том, что каждый потребитель индивидуально обеспечивается информацией, способствующей решению поставленных перед ним задач в логистическом процессе.

     Основными компонентами информационной составляющей логистики являются системы обработки  информации и передачи логистических  данных. Принятие управленческих решений  требует не только наличия обычной техники генерирования, сбора и обработки данных, но и создания информационной инфраструктуры, т.е. создания системы сбора и обработки данных в заранее определенных точках логистической цепи, обмена информацией между точками и передачи информации на различные уровни управления.

     Большое разнообразие и объем собираемых данных требуют и системного подхода к их обработке. В мире объем самой разной информации, передаваемой через информационно-телекоммуникационную инфраструктуру, удваивается каждые 2-3 года. Проблема «информационных перегрузок» решается сегодня с помощью извлечения из всего массива данных необходимой для нужд пользователя информации путем применения совершенных средств оборота, дальнейшей обработки и своевременного обновления информации. Современные технологии позволяют решать вопросы сжатия внутрифирменной и внешней информации, использования коммерчески выгодных интерфейсов, трансфера совместно используемых знаний между организационными подразделениями и партнерами по кооперации.

     Быстрое развитие сетей локальных систем со сверхрегиональной и даже интернациональной структурой приводит к отказу от классических рабочих полей информатики и широкому привлечению средств телекоммуникаций. Создание и эксплуатация соответствующей коммунакационной структуры относятся к задачам информационного менеджмента, однако, в отличие от общепринятого понимания информационного менеджмента в информационной логистике на первом плане стоят информационные потоки между действиями (операциями) по внутри - и межфирменной координации.

2.2 Обработка логистической информации

     В логистической системе весь ход  подготовки и принятия решений в значительной мере является процессом переработки информационного потока. Полная и своевременная обработка информации должна обеспечивать устойчивую связь процессов снабжения, учета потребностей производства, удовлетворение имеющихся заказов на готовую продукцию. В этих условиях разрыв информации или ее оперативное поступление могут привести к нарушению снабжения предприятия определенного вида ресурсами, сбоям в производственном процессе, снижению качества обслуживания потребителей.

     Эффективное управление материальными потоками невозможно в отсутствии мощной информационной системы, обеспечивающей менеджеров разного уровня необходимой и достоверной информацией для планирования и контроля за функционированием логистической системы. Принятие управленческих решений немыслимо без надлежащего обмена информацией между различными звеньями управления, без наличия информационной структуры, определяемой системой потоков информации как между источниками и получателями сверху вниз (управление процессами), снизу вверх (контроль процесса), так и между  параллельными подразделениями  разного функционального назначения.

     В идеальном случае информационная система играет роль «центральной нервной системы», связывая воедино производственный план, план материально-технического снабжения и сбыта, и обеспечивает интегрированное управление материальными и информационными потоками, циркулирующими в логистической системе [5, C. 197].

     Корпоративная информационная система сегодня  обеспечивает оптимальное управление производством, запасами, транспортными средствами, качеством продукции, сортировкой и упаковкой, ликвидацией простоев, техническим обслуживанием производства и т.д. Она не только планирует производство по усовершенствованным методикам, контролирует выполнение плана работ, составляет технологические карты, управляет финансами и трудовыми ресурсами, но и осуществляет ряд «непроизводственных» функций. В их числе – контроль сервисного обслуживания, распределение готовой продукции и маркетинг.

     Необходимо  иметь в виду, что создание корпоративной  информационной системы требует существенных затрат, оправданность которых зависит от четкого выявления информационных потребностей логистики.

     Процесс выявления информационных потребностей можно представить в виде «компромисса» между затратами на получение соответствующей информации и выгодой от снижения степени риска, которая обеспечивается наличием данной информации. Аналогично решаются вопросы о количестве хранимой в информационной системе информации, скорости ее передачи, обработки, и т.д.

     Одновременно  при создании информационной системы  следует принимать во внимание тот факт, что потребность в количестве и качестве информации на различных уровнях управленческой иерархической структуры неодинакова. Это значит, что информационная система должна обеспечивать каждый иерархический уровень информацией, необходимой для принятия решения на данном конкретном уровне.

     Современные информационные системы являются, по существу, результатом эволюционного развития автоматизированных систем управления предприятием. Новые экономические условия привели к изменению задач управления предприятием. Как следствие, возникли и новые требования к автоматизированным информационным системам.

     Современная информационная система задействована  на интегрированное управление логистикой и производством, обеспечение рациональных бизнес-процессов.

     Современные информационные технологии дают три  преимущества. Это (1) снижение издержек за счет оптимизации бизнес-процессов, в том числе «сжатия» их во времени, (2) гарантированное выполнение заказов в нужном объеме и в нужные сроки, (3) обеспечение качества продукции через качество производственных и управленческих технологий.

     Внедрение автоматной системы управления предприятием позволяет увеличить объем продаж не менее чем на 15%, а экономический эффект от снижения потерь окупает все затраты на систему уже через 1-2 квартала после начала ее работы в полном контуре. При этом оперативные потери или упущенные выгоды снижаются на 80-90%, а стратегические потери- на 60-90%.

     Например, исследования показывают, что общий  эффект от внедрения системы за счет снижения потерь в процессе сбыта  составляет не менее 2% от объема продаж. Это связано в первую очередь  с минимизацией потерь, которые бывают вызваны срывами поставок продукции из-за сбоев и ошибок в планировании поставок, неполной или потерянной информации, из-за низкой скорости прохождения заявок, невысокой гибкости учета потребностей клиента и т.д. Практически та же цифра получается при расчете экономического эффекта от снижения потерь в сфере управления складскими запасами. Система позволяет получать в режиме мониторинга информацию о состоянии конкретного материального ресурса в любом месте хранения в соответствии со всеми внешними и внутренними документами по его перемещению, что позволяет обеспечивать режим непрерывной инвентаризации.

     Информационная  система должна обеспечивать фиксацию, хранение и обработку всей информации, существенной для принятия управленческих решений. 

Глава 3 Анализ информационных потоков

3.1 Организация входных потоков информации о книгах (информационный обмен с поставщиками)

     Информация  является ключевым звеном в организации  связей с производителями и поставщиками книжных товаров. Именно издательства и оптовые предприятия дают книжным магазинам информацию, необходимую для дальнейшего информационного обслуживания покупателей. В связи с этим в организации информационных потоков с издательствами и другими поставщиками должны быть реализованы следующие задачи:

     - свободный выбор поставщиков и заключение с ними максимально выгодных договоров на поставку книжных товаров;

     - получение от поставщиков необходимых покупателям книжного магазина услуг (в том числе обеспечение перспективной информацией о готовящихся к изданию книгах);

     - предоставление информационного обслуживания максимально высокого качества с соблюдением требований использования современных компьютерных технологий, стандартизации и унификации данных и т.д.

     При этом следует стремиться к установлению долговременного и взаимовыгодного сотрудничества с издательствами и оптовыми предприятиями.

     Информационный  обмен с поставщиками предполагает ведение точной и всеобъемлющей  учетной документации, позволяющей  оценивать результаты их деятельности по отношению к контрольным показателям (например, товарные запасы, оборачиваемость  продукции, ассортиментное предложение). Это возможно на основе правильного формирования и обработки входных потоков информации. При организации входных потоков информации о книгах от поставщиков необходимо обеспечить полноту, достоверность и своевременность данных. Для этого целесообразно разработать стандарты общения, в которых зафиксировать не только требования к структуре данных о книгах, электронных форматах, сроках и порядке поступления информации, но и обязанности книжного магазина по предоставлению данных о реализации, сроках и форме заказов и т.д.

     Рассмотрим  процесс работы с входным информационным потоком в ТД «Библио-Глобус».

     При поступлении информации от поставщиков  в ТД «Библио-Глобус» мы имеем  дело с входным информационным потоком, который необходимо обработать в соответствии со стандартами, применяемыми на предприятии, а затем ввести данные в электронную базу данных. На этом этапе задействовано несколько подразделений Торгового Дома.

     Получив информацию о выходящих изданиях и предложении книжных товаров  от поставщиков, менеджеры коммерческой службы вводят ее в информационную систему, затем с помощью этой системы формируют заказ предложенных товаров и отправляют его поставщику. После отправки заказа и выполнения его поставщиком менеджеры получают по электронной почте информацию о поступлении заказанных книг на склад магазина.

     Первичную информационную обработку поступивших  в Торговый Дом книг производят операторы  склада, фиксируя прием товаров.

     Образцы поступивших книг передаются в информационно-библиографическую  службу, которая производит проверку и уточнение библиографической и коммерческой информации и заносит эти сведения в базу данных.

     Таким образом, в результате обработки  входного информационного потока мы имеем качественную базу данных о поступлении, наличии, а затем продаже изданий. Сформированная база данных является основой для информационного обслуживания покупателей продавцами и справочно-библиографической службой Торгового Дома.