Ведение трудовых книжек

СОДЕРЖАНИЕ

Введение

1. Порядок ведения трудовых книжек на предприятии.

     1.1 Общие положения.

     1.2 Порядок заполнения.

     1.3 Исправление и изменение записей.

     1.4 Трудовые книжки у физлиц-СПД.

     1.5 Учет трудовых книжек, Ответственность за организацию ведения учета, хранение и выдачу трудовых книжек.

     Заключение.

     Список  использованной литературы.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ВВЕДЕНИЕ.

     Любой государственный орган, предприятие, учреждение, организация, их должностные  лица, а также объединения граждан  в процессе своей деятельности в  той или иной степени связаны с документами, их изданием, хранением, движением, т.е. с деловодством. В документах отражается многообразная деятельность государственных органов, в том числе и в плане их взаимоотношений с гражданами.

     Деловодство представляет собой деятельность, по созданию документов и контролю за соответствием их нормативно-правовым актам, обеспечению движения документов, их хранению и сохранности содержащихся в них сведений.

     Необходимость надлежащего осуществления деловодства  и его совершенствования обусловлена рядом обстоятельств.

     Прежде  всего, усложняются функции государственного управления, в связи с чем повышаются требования к составлению документов, их оформлению и обработке. Также  необходимо учитывать бурный рост компьютеризации  этих процессов, широкое внедрение в повседневную деятельность государственных органов высокоэффективной копировальной техники.

     Овладение приемами рациональной работы с документами  – важнейшее направление повышения  эффективности управленческого  труда, позволяющее избежать неоправданных временных затрат, сосредоточить усилия управленцев на оперативном и качественном разрешении конкретных административных дел. С другой стороны, несоблюдение требований и правил деловодства, несомненно, сказывается на уровне государственной дисциплины, нарушение которой не только влечет за собой сбои в работе конкретного органа, его структурного подразделения, но и служит причиной неоправданных сложностей в их взаимодействии и взаимоотношениях с иными субъектами, в том числе с гражданами. Более того, такого рода нарушения зачастую становятся причиной возникновения конфликтных ситуаций, правовых споров, разрешение которых, в свою очередь, служит еще одним фактором увеличения и без того достаточно высокой загруженности органов, осуществляющих юрисдикционную деятельность. 

     1.Порядок ведения трудовых книжек на предприятии.

1.1 Общие положения.

     Трудовая  книжка - основной документ о трудовой деятельности работника. Это установлено  п. 1.1 Инструкции №58. Рассмотрим порядок  заполнения, внесения исправлений и изменений в трудовые книжки, оформления трудовых книжек у физических лиц - субъектов предпринимательской деятельности (далее - ФЛ СПД), учет трудовых книжек и выдачу их дубликатов.

     Трудовые  книжки ведут на предприятии, в учреждении, организации всех форм собственности или у физического лица на всех работников, работающих свыше пяти дней (в т. ч. лиц, являющихся совладельцами (владельцами) предприятий, крестьянских (фермерских) хозяйств, сезонных и временных работников, а также внештатных работников), при условии, что они подлежат государственному социальному страхованию.

     При устройстве на работу работники обязаны  представить трудовую книжку, оформленную  в установленном порядке (п. 1.3 Инструкции №58). Лица, которые впервые ищут работу и не имеют трудовой книжки, должны предъявить паспорт, диплом или другой документ об образовании или профессиональной подготовке, военный билет (для военнослужащих) и справку об освобождении для лиц с места отбывания уголовного наказания. На лиц, работающих по совместительству, трудовые книжки ведут только по месту основной работы. При этом запись о работе по совместительству, оформленная в установленном порядке, осуществляется по желанию работника владельцем или уполномоченным им органом и в трудовой книжке указывается отдельным порядком.

     Если  в трудовой книжке заполнены все  страницы соответствующих разделов, она дополняется вкладышем, вшиваемым  в трудовую книжку, заполняется и  ведется владельцем или уполномоченным им органом по месту работы работника  в таком же порядке, что и трудовая книжка. Без трудовой книжки вкладыш недействителен.

     О каждом выданном вкладыше на первой странице (титульный лист) трудовой книжки сверху ставится штамп размером 10 х 25 мм с  надписью "Виданий вкладиш", указываются  его серия и номер . Вкладыш к трудовой книжке выдается нового образца, независимо от того, какую трудовую книжку имеет работник (нового или ранее установленных образцов). Напомним, что постановлением Кабинета Министров Украины от 27.04.93 г. №301 утверждена новая форма бланка трудовой книжки, действующая с 1993 г. по сегодняшний день. Трудовые книжки ранее установленного образца действительны и сегодня, но обмену не подлежат согласно .

       При каждой последующей его  выдаче должны ставиться второй  штамп и указываться серия  и номер вкладыша.

1.2 Порядок заполнения.

       Трудовые книжки и вкладыши к ним заполняются в соответствующих разделах на украинском и русском языках и удостоверяются отдельно оба текста.

     Заполнение  трудовой книжки впервые осуществляется владельцем или уполномоченным им органом не позднее недельного срока со дня приема на работу . В трудовую книжку вносятся сведения после издания приказа (распоряжения), но не позднее недельного срока:

     - о работнике: фамилия, имя и отчество (полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами), дата рождения - на первой странице (титульном листе) в случае заполнения трудовой книжки впервые. Эти сведения указываются на основании паспорта или свидетельства о рождении. После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью заверяет правильность внесенных сведений. Затем первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, и после этого ставится печать предприятия (или печать отдела кадров), где впервые заполнялась трудовая книжка;

     - о работе, переводе на другую постоянную работу, об увольнении - должны осуществляться в точном соответствии с формулировкой действующего законодательства и со ссылкой на соответствующую статью, пункт закона. При увольнении трудовая книжка заполняется и выдается в день увольнения. Следует помнить, что при задержке выдачи трудовой книжки по вине владельца или уполномоченного им органа работнику выплачивается средний заработок за все время вынужденного прогула. Днем увольнения в таком случае считается день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения издается приказ и вносится запись в трудовую книжку работника. Ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной ;

     - о награждениях и поощрениях - о награждениях государственными наградами Украины и знаками отличия Украины, о поощрениях за успехи в работе и других поощрениях согласно действующему законодательству Украины;

     - об открытиях, на которые выданы  дипломы, об использованных изобретениях  и рационализаторских предложениях и о выплаченных в связи с этим вознаграждениях.

     С каждой записью, которая заносится в трудовую книжку на основании приказа (распоряжения) о назначении на работу, переводе и увольнении владелец или уполномоченный им орган обязан ознакомить работника под расписку в личной карточке. Министерства и ведомства по соглашению с соответствующими отраслевыми профсоюзами могут в качестве исключения разрешить предприятиям, работающим в условиях территориальной разобщенности (подчиненные структурные подразделения расположены на большом расстоянии), проводить ознакомление с записями, внесенными в трудовую книжку, в заочном порядке путем направления владельцем книжек соответствующих уведомлений с последующей отметкой об этом в личной карточке.

     Сведения  о взысканиях в трудовую книжку не заносятся.

     Число, месяц и год записывают арабскими  цифрами. Например, если работник принят на работу 11 марта 2004 года, то в графе 2 трудовой книжки следует записать "11.03.2004". Все записи выполняются  аккуратно, шариковой ручкой, чернилами черного, синего или фиолетового цветов. Заверяются печатью только записи:

     - об увольнении;

     - о награждениях и поощрениях.

     Отдельно  рассмотрим внесение сведений о работе. В графе 3 раздела "Відомості про  роботу" как заголовок пишется полное наименование предприятия. Под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи, в графе 2 указывается дата приема на работу. После этого в графе 3 записывается: "Прийнятий або призначений до такого-то цеху, відділу, підрозділу, на дільницю, виробництво" с указанием его конкретного наименования, а также работы, профессии или должности и присвоенного разряда (см. образец 1).  

     Образец 1

     Образец внесения сведений о  работе в трудовую книжку

     Записи о наименовании работы, профессии или должности, на которую принят работник, выполняются для рабочих и служащих в соответствии с наименованием профессий и должностей, указанных в Государственном классификаторе Украины "Классификатор профессий ДК 003-95. Если за время работы работника название предприятия изменяется, то об этом отдельной строкой в графе 3 трудовой книжки делается запись, как показано в образце 2.  
 
 

     Образец 2

     Образец внесения в трудовую книжку сведений об изменении названия предприятия

     Для студентов, слушателей курсов, учеников, аспирантов и клинических ординаторов, имеющих трудовые книжки, учебное  заведение (научное учреждение) вносит записи о времени учебы на дневных отделениях (в т. ч. подготовительных) высших учебных заведений. Основанием для таких записей являются приказы учебного заведения (научного учреждения) о зачислении на учебу и об отчислении.

       В трудовые книжки по месту работы вносятся отдельной строкой, со ссылкой на дату, номер и наименование соответствующих документов следующие записи:

     а) о времени службы в составе  Вооруженных сил Украины и  других войсках, где на проходящих службу не распространяется законодательство о труде и государственном социальном страховании, с указанием даты призыва (зачисления) и даты увольнения со службы (предусмотренные записи вносятся в трудовую книжку до занесения сведений о работе на данном предприятии);