Понятие и виды документов о работе

В трудовых книжках женщин, имеющих право на пенсию за работу с особыми условиями труда  и выслугу лет, производится запись о периоде нахождения их в отпуске  по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет.

Запись о наименовании профессии, должности производится на основании штатного расписания и  должна соответствовать Общегосударственному классификатору Республики Беларусь "Профессии  рабочих и должности служащих".

Профессия или специальность  указываются в трудовой книжке на основании документа о полученных специальности, профессии. Лицам, не имеющим профессиональной подготовки и поступившим на работу в качестве ученика (токаря, сварщика), запись в трудовую книжку вносится нанимателем после издания приказа, но не позднее недельного срока.

При присвоении работнику  квалификационного разряда, класса, категории по его профессии, специальности, должности (впервые либо нового, более  высокого) каждый раз делается соответствующая  запись: "Присвоен такой-то квалификационный разряд, класс, категория".

Получение рабочим второй и последующих профессий отмечается в трудовой книжке с указанием  разрядов этих профессий.

При выполнении работ по вновь полученной профессии в  трудовой книжке делается об этом соответствующая запись, с указанием соответствующего удостоверения о получении второй профессии, его номера и даты делается ссылка на дату и номер приказа.

В случае заключения трудового  договора о работе на условиях неполного  рабочего времени сведения о работе вносятся в трудовую книжку работника  в соответствии с общими требованиями, но без указания данного условия.

В трудовую книжку лица, осужденного  к лишению права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью, вносится запись о том, на каком основании, на какой срок и какие должности он лишен  права занимать или какого рода деятельностью  ему запрещено заниматься. Запись вносится нанимателем по последнему месту работы на основании приговора  суда. После отбытия этого наказания  либо освобождения от него в установленном  порядке работнику по его письменной просьбе взамен трудовой книжки выдается дубликат без внесения в него записи об ограничениях в трудовой деятельности.

Перевод работника на другую постоянную работу у того же нанимателя оформляется в том же порядке, как и прием на работу, только вместо слова "принят" записывается "переведен". При этом не указывается  причина перевода.

Внесение записей о  переводе работника на другую постоянную работу без указания конкретных подразделений  или по произвольно данным наименованиям  профессий, должностей, специальностей, работ не допускается.

Запись об увольнении в  трудовой книжке работника производится с соблюдением следующих правил: в графе 1 ставится порядковый номер  записи; в графе 2 - дата увольнения; в графе 3 - причина увольнения и  ссылка на правовую норму; в графе 4 указывается, на основании чего внесена  запись, - приказ (распоряжение) [8].

Записи о причинах увольнения в трудовую книжку должны производиться  в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса или специального законодательного акта [2].

В случае расторжения трудового  договора по желанию работника при  наличии уважительной причины, с  которой законодательство связывает  предоставление определенных льгот  и преимуществ, запись об увольнении вносится в трудовую книжку с указанием  этой причины.

При увольнении работника, с  его согласия, в связи с переводом  к другому нанимателю в его  трудовой книжке как в записи об увольнении, так и в записи о  приеме на работу в графе 3 указывается:

• "Уволен в связи с переводом в такую-то организацию, п.4 ст.35 Трудового кодекса";
• "Принят в порядке перевода в такой-то цех (отдел) на такую-то должность".

При увольнении в связи  с переходом на выборную должность  в графе 3 записывается: "Уволен в  связи с переходом на выборную должность в такую-то организацию, п.4 ст.35 Трудового кодекса".

В раздел "Сведения о награждениях и поощрениях" трудовой книжки работника  вносятся следующие сведения:

• о награждении орденами и медалями Республики Беларусь, производимом в установленном законодательством порядке за успехи в работе;
• о присвоении званий (например: "Лауреат Государственной премии Республики Беларусь");
• о награждении почетными грамотами, нагрудными знаками;
• о поощрениях, предусмотренных правилами внутреннего трудового распорядка (например, объявление благодарности, награждение ценным подарком и др.).

При назначении пенсии по возрасту, пенсии за выслугу лет, а также  пенсии по инвалидности и по случаю потери кормильца, которые назначаются  пожизненно, в трудовой книжке работника  образца 1995 года органами по труду и  социальной защите в разделе "Сведения о назначении пенсии" ставится штамп "Пенсия назначена". В трудовой книжке ранее установленных образцов, не содержащих такого раздела, указанный  штамп ставится на первой странице.

Работник пользуется трудовой книжкой на протяжении многих лет. За этот период общие сведения о трудящемся, заносимые в трудовую книжку могут  измениться: человек может сменить фамилию, повысить квалификацию, приобрести новую специальность. Так же при оформление трудовых книжек могут совершить ошибку в правильности её оформления. В этом случае, при обнаружении такой ошибки, она исправляется нанимателем того предприятия, учреждения, организации, где была допущена ошибка или неточность[7].

Если в период работы происходит передача организации из подчинения одного органа в подчинение другого  либо смена собственника имущества  и реорганизация (слияние, присоединение, разделение, выделение, преобразование) организации, а трудовые отношения  с согласия работника продолжаются, то об этом отдельной строкой в  графе 3 трудовой книжки производится соответствующая запись, а в графе 4 записываются номер и дата приказа (распоряжения), на основании которого указанные изменения произведены.

Исправление записей в  разделе "Сведения о работе" осуществляется следующим образом: в графе 1 пишется  порядковый номер вносимой записи, в графе 2 - дата внесения записи, в  графе 3 - "запись номер такой-то недействительна" и далее правильный вариант сведений, в графе 4 - дата и номер приказа (распоряжения), на основании которого вносится данная запись.

Зачеркивание ранее внесенных  неправильных или неточных записей, исправление их с указанием "Исправленному  верить" либо "Исправленное верно" не допускается [8].

В случае ликвидации организации, прекращения деятельности индивидуального  предпринимателя исправление в  неправильную или неточную запись, внесенную в трудовую книжку, вносит учредитель, собственник, вышестоящая  организация, министерство, иной республиканский  орган государственного управления, местный исполнительный и распорядительный орган, зарегистрировавший индивидуального  предпринимателя, - при наличии у  них документов, позволяющих произвести необходимую запись.

Изменения записей в трудовой книжке о фамилии, имени, отчестве, дате рождения, об образовании, профессии, специальности  производятся нанимателем по последнему месту работы на основании документов, подтверждающих соответствующие сведения, со ссылкой на их номер и дату.

Указанные изменения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается, например, прежняя фамилия и над  ней записывается новая, измененная. Ссылка на соответствующий документ записывается на внутренней стороне  обложки, заверяется подписью нанимателя или уполномоченного должностного лица и печатью нанимателя, а в  случае ее отсутствия у индивидуального  предпринимателя - печатью местного исполнительного и распорядительного  органа, осуществившего регистрацию  предпринимателя [5].

Изменение записей о профессии, специальности на первой странице (титульном  листе) трудовой книжки в случае получения  работником новой профессии, специальности  производится путем дополнения имеющихся  записей без зачеркивания ранее  внесенных записей.

Исправление сведений о работе, о награждениях и поощрениях за успехи в работе производится на основании  подлинника приказа (распоряжения) нанимателя и должно полностью соответствовать  его формулировке.

В случае утраты приказа (распоряжения) либо несоответствия его фактически выполнявшейся работе исправление  сведений о работе производится на основании других документов, подтверждающих трудовую деятельность работника: лицевые  счета и ведомости на выдачу заработной платы, приказы (распоряжения) о предоставлении отпусков и иные документы, подтверждающие сведения о периодах работы.

Однако в соответствии с этими документами можно  исправлять записи только за тот период, который они подтверждают. Например, в трудовой книжке работника записано, что он был переведен из цеха с  вредными условиями труда в цех  с обычными условиями труда в 1982 году. Работник утверждает, что перевод  был осуществлен в 1984 году. Подлинник  приказа в архиве предприятия  не обнаружен. Однако на предприятии  имелись ведомости на заработную плату и листки табельного учета, по которым работник числится работающим в цехе с вредными условиями труда в 1983 году. В данном случае в трудовой книжке работника может быть исправлен только один год.

Отсутствие необходимых  документальных данных исключает возможность  внесения исправлений в сведения о работе.

Изменения и дополнения, внесенные в установленном порядке  в Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий  рабочих, в Единый квалификационный справочник должностей служащих, а  также в штатное расписание, должны быть доведены до сведения работников, после чего в их трудовые книжки на основании приказа нанимателя вносятся соответствующие изменения  и дополнения.

В тех случаях, когда работник был незаконно переведен на другую постоянную работу или уволен нанимателем, а затем восстановлен на прежнем  месте работы, исправление в трудовую книжку вносится в таком же порядке: "Запись за номером таким-то недействительна, восстановлен на прежней работе". Аналогичным образом изменяется формулировка основания увольнения: "Запись за номером таким-то недействительна, уволен..." и указывается новая  формулировка. В этой графе не делается ссылка на решение судебных органов  о восстановлении на работе работника.

В тех случаях, когда в  трудовой книжке работника заполнены  все страницы соответствующих разделов или одного из них, она дополняется  вкладышем. Вкладыш вшивается в  трудовую книжку, заполняется и ведется  нанимателем в том же порядке, что и трудовая книжка.

Вкладыш вшивается в трудовую книжку между последним листом и  правой обложкой книжки.

О выданном вкладыше на титульном  листе трудовой книжки вверху ставится штамп с надписью "Выдан вкладыш" и указываются серия и номер  вкладыша. Здесь же при каждой последующей  выдаче вкладыша ставится штамп и  указываются серия и номер  вкладыша.

Вкладыш без трудовой книжки недействителен.

При необходимости дополнения трудовой книжки вкладышем выдается вкладыш нового образца, независимо от того, какую трудовую книжку имеет  работник (нового или ранее установленного образца) [7, с. 56].

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.2 Хранение,  учёт, выдача, дубликат трудовой книжки

Трудовые книжки хранятся в специально оборудованном месте как документы строгой отчётности. Трудовые книжки, их дубликаты, не полученные работником при увольнении, остаются в течении двух лет на хранении у нанимателя или специально уполномоченного им лица, но отдельно от трудовых книжек работающих лиц. После этого невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве нанимателя в течении 50 лет, а по истечении указанного срока могут быть уничтожены в установленном порядке [7, с. 64].

Хранение трудовых книжек работников должно быть организовано так, чтобы исключить возможность  порчи, хищения или уничтожения их от пожара или других причин. Чистые бланки трудовых книжек, храня как документы строгой отчётности, и выдают по заявке в подотчёт лицу, ответственному за ведение трудовых книжек. Бухгалтерия нанимателя по окончании каждого отчётного периода требует от лица, ответственного за ведение трудовых книжек, отчёт о наличии бланков трудовых книжек и вкладышей к ним и о суммах, полученных за заполненные трудовые книжки и вкладыши, с приложением приходного ордера кассы предприятия, учреждения, организации. На испорченные при заполнении бланки трудовых книжек составляется акт установленной формы [15].

Трудовые книжки подлежат строгому учёту. Нанимателем или специально уполномоченным лицом ведётся следующая документация по учёту бланков трудовых книжек и заполненных трудовых книжек:

- приходно-расходная книга  по учёту бланков трудовых  книжек и вкладышей к ним;

- книга движения трудовых  книжек и вкладышей к ним.