Понятие и виды документов о работе

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

Введение……………………………………………………………………………..3

 

1    Понятие и виды  документов о работе…………………………………………4

1. Понятие документа и требования предъявляемые к нему……………….....4
2. Характеристика документов личного дела……………………………………9

 

2. Трудовая книжка……………………………………………………………….15
1. Порядок оформления и ведения трудовых книжек………………………….15
2. Хранение, учёт, выдача, дубликат трудовой книжки………………………..23

 

Заключение………………………………………………………………………….27

 

Список используемых источников………………………………………………..30

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Трудовое право является важной основой для формирования социального законодательства. Принятие Трудового кодекса Республики Беларусь ознаменовало собой завершение важнейшего этапа реформы трудового законодательства. Являясь результатом компромисса между интересами работников и нанимателей, Трудовой кодекс Республики Беларусь направлен на достижение между ними социального партнерства, обеспечение условий для эффективного, творческого труда. Принятие Кодекса дало импульс дальнейшему обновлению нормативных правовых актов о труде и преодолению неполноты в правовом регулировании отношений в сфере труда.

Одним из институтов современного трудового права является институт, включающий в себя вопросы ведения, хранения документов о труде.

Документы используются в  различных областях деятельности, отраслях знаний, сферах жизни и являются объектом исследования многих научных дисциплин. Поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется. Так, для юристов документ является, прежде всего, способом доказательства или свидетельства чего-либо, для историка — историческим источником, кибернетика-документалиста — носителем информации, а специалисты в области управления считают его средством фиксации и передачи управленческих решений.

Общим для всех видов и  типов служебных бумаг является требование четкого соблюдения правил оформления документов в соответствии с действующими нормативно правовыми актами и стандартами.

Целью курсовой работы является рассмотрение, накопление и закрепление знаний о документах в сфере трудовой деятельности.

Основные задачи курсовой работы:

- изучение понятия «документ», «управленческий документ», «трудовая книжка»;

- исследование основных правил составления и оформления документов;

- анализ требований к  оформлению реквизитов документов;

- рассмотрение документов  личного дела;

- рассмотрение трудовой  книжки, как документа о работе.

Цель и задачи курсовой работы обусловили выбор ее структуры. Курсовая работа состоит из введения, двух частей и заключения, списка использованной при написании работы литературы.

Теоретической основой исследования явились труды учёных: Лазарев В.К., Шишко Г.Б., Давыдовой Э.Н. и т.д. Основными нормативными правовыми актами, использованными в курсовой работе, являются: Трудовой кодекс Республики Беларусь, постановление Совета Министров «О трудовых книжках», Инструкция о порядке оформления, ведения и хранения личных дел работников и др. 

В заключении подведены основные итоги курсовой работы.

1 ПОНЯТИЕ И ВИДЫ ДОКУМЕНТОВ О РАБОТЕ                                         

 

1.1 Понятие документа и требования, предъявляемые к документам

Термин «документ» происходит от латинского слова «documentum» - доказательство, или свидетельство. Этим словом обозначают любые письменные источники, соответствующим образом оформленные и поэтому имеющие юридическую силу [4, с. 9].

В толковых словарях даются разные определения документа, подчёркивающие различные аспекты этого понятия: «Письменное официальное удостоверение, свидетельствующее о личности предъявителя»; «Исторические документы – летописи, хроники, записки и т.п., свидетельствующие о каком-либо историческом событии, лице, эпохе и т.п.»; «Вещественное доказательство, остаток старины, являющийся материалом к истории» [4, с. 9].

С развитием научно-технической  информации, вычислительной техники, когда  появились новые формы документов, стали создаваться архивы перфокарт, перфолент и магнитных лент, кино-, фото-, фонодокументов, понятие «документ» наполнилось новым смыслом. При  этом документальной стали считать  и всю печатную, опубликованную информацию – книги, журналы, брошюры и т.д.

Таким образом, содержание понятия  «документ» постепенно включило в себя узкое и широкое юридическое  толкование, а так же историческое значение.

Всякий документ может рассматриваться с точки зрения носителя информации, способа фиксации и выполняемых документов функций и т.д.

Официальный документ –  документ, созданный организацией или  должностным лицом и оформленный  в установленном порядке. Под должностным лицом понимается лицо, которое осуществляет функцию представителя власти или занимает должность, связанную с выполнением организационно-распорядительных или административных обязанностей.

Подлинник официального документа  – первый или единственный экземпляр  официального документа.

В качестве синонима слова «подлинник» иногда употребляется термин «оригинал». Необходимо различать понятия «подлинник официального документа» и «подлинный документ». Последний понимается как документ, сведения о времени и месте создания или авторе которого, содержащиеся в самом документе или выявленные каким-либо путём, соответствуют действительности; то есть всякий подлинник официального документа является подлинным документом, но не всякий подлинный документ является подлинником официального документах [4, с. 10].

Понятие копия, как указывает  происхождение этого слова (от лат. Copia – множество), связано с размножением документов, повторением документа любого вида. Копия документа – документ, воспроизводящий информацию другого документа и все его внешние признаки или часть их.

Развитие документации привело  к широкой дифференциации понятия  «копия». Прежде всего, копии можно  разделить на выписки и отпуски. Выписки – это копии части  документа; отпуски – это копии  отосланных документов. Наиболее распространенный вид отпусков это копии, которые автоматически получают при переписке оригинала на пишущей машинке. Первый экземпляр после его оформления становится подлинником, а остальные экземпляры оригинала – копиями или отпуском.

Новая техника размножения  документов привела к появлению  копий, полученных автоматически вместе с подлинником и вполне идентичных с ним.

Автоматические копии  определяют как факсимильные подлинники в том случае, когда при размножении  документа механическим путём воспроизводят  его целиком, включая изображение  подписи. Факсимильные подлинники не нуждаются, как правило, ни в каком дополнительном удостоверении. К ним относятся  и документы, получаемые с использованием факсах [4, с. 11].

Нотариальные копии –  соответствие подлиннику подтверждено официальным должностным лицом  – нотариусом.

Официально заверенные копии  – соответствие подлиннику подтверждается другими должностными лицами и сопровождается формальностями.

Простые заверенные копии  – удостоверенные без соблюдения необходимых формальностей, в том числе заверенные частными лицами.

Незаверенные копии –  не имеющие подтверждения в том  или ином виде о своём соответствии подлиннику.

Особый вид копий –  дубликат. Это копия, имеющая юридическую  силу подлинника. Дубликат не характеризуют  как второй экземпляр подлинника, так как это повторение документа, то есть он обладает наиболее характерными признаками копии. Расценивать дубликат как умноженный оригинал неверно, поскольку дубликат иногда имеет отклонения от оригинала.

Дипломатические копии –  их название происходит от слова «дипломатика», обозначающего вспомогательную историческую дисциплину, изучающую древние акты. Такие копии воспроизводят документ со всеми особенностями.

Нельзя так же отождествлять два таких термина, как «личный документ» и «документ личного происхождения».

Личный документ – официальный документ, удостоверяющий личность человека, его права, обязанности, служебное или общественное положение и который может содержать другие сведения биографического характера.

Документ личного происхождения  – документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения служебных обязанностей.

Создающиеся в процессе управленческой деятельности документы подразделяются по содержанию информации, происхождению, месту составления, способу изготовления и т.п.

По способу передачи содержания документы подразделяются на воспроизводящие содержание с помощью зрения и с помощью слуха. По технике воспроизведения документы могут быть получены ручным, механическим путём, с помощью машин и аппаратов.

По произведению документацию, образовавшуюся в делопроизводстве, можно подразделить на официальную  и личную. Официальные документы  исходят от имени учреждений, организаций, предприятий или представляющих их должностных лиц. Личными являются документы, созданные отдельными лицами. В свою очередь, официальные документы могут быть подразделены на документы государственных учреждений, общественных организаций, частных предприятий. Частные предприятия имеют дело с официальными документами во всех случаях, когда такое предприятие является юридическим лицом.

Расширение круга областей, в которых применяется специальное документирование, привело к делению официальной документации на специальную и общую. Так, выделяются такие виды специальной документации, как учётная, плановая, статистическая, техническая и др. Кроме них выделяют особую группу общей документации – организационно-распорядительную документацию, создаваемую для организационно-правового обеспечения выполнения основных задач управления. Организационно-распорядительные функции присущи каждому аппарату управления, поэтому документы распространяются на все отрасли деятельности организаций и не могут быть выделены по отраслевому признаку. Организационно-распорядительные документы уточняют, дополняют информацию, содержащуюся в специальной документации, и дают всестороннее представление об управляющих и управляемых объектах [4, с. 13].

По назначению документы  используются как средство записи тех  или иных  фактов, событий, явлений  и как средство общения, связи  для передачи информации на расстоянии и во времени, средство запечатления и сохранения интеллектуальной деятельности человека.

По месту составления  документы можно подразделить на внутренние и внешние. Внутренняя документация создаётся самим учреждением  в процессе документирования его  деятельности, её автором является данное учреждение. Внешняя документация поступает извне, от других учреждений, организаций, предприятий и отдельных  лиц. Авторы внешней документации –  сторонние учреждения и лица.

По сложности содержания, отражённого в документах, они  делятся на простые и сложные. Простыми называются документы, отражающие одну тему, один предмет, один вопрос. В  сложных документах находят отражение  несколько вопросов, тем, предметов, явлений.

По приёмам записи документы  могут быть подразделены на созданные  естественным языком, стенографическим, шифрованные. Простая запись может  быть полной и сокращённой.

Документ, являясь носителем  информации, содержит комплекс информационных элементов. Целевое назначение этих элементов не однозначно. Одни элементы содержат информацию, характеризующую явления, в подтверждение которых составлен документ. Другие информационные элементы несут сведения о самом документе, являясь его обязательными атрибутами.

Реквизит – это информационный элемент документа, характеризующий  сам документ, его целевое назначение или место, занимаемое им в пространстве и во времени.

При оформлении документов большое внимание уделяется юридическому значению реквизитов. Назначение этой группы реквизитов – закрепить в  юридически значимой форме и довести  до адресатов документов и всех участников управления, которые будут работать с документами, предписания о  совершении управленческих действий, подтвердить факт, имеющий юридическое значение, удостоверить происхождение документа. К этой группе реквизитов относятся:

-оттиск штампа, который свидетельствует о принадлежности документа определённому органу управления.

- оттиск печати, который  является дополнительным свидетельством  подлинности документа, его принадлежности  указанному на оттиске штампа  органу.

- индекс документа, являясь  юридически значимым реквизитом, указывает на прохождение документом всех предусмотрительной обработки в учреждении.

- дата создания документа,  которая также необходима для  правовой оценки отношений, возникающих,  изменяющихся или превращающихся в связи с выраженными в документе действиями органа управления.