Организация трудовых коллективов

Этап 2. Определение параметров анализа. Выбор оснований  классификации затрат времени. Проведение предварительной  аналитической работы по группировке временных  затрат  

Для того чтобы качественно провести фотографию рабочего времени, важно заранее  классифицировать затраты рабочего времени. Существуют как типичные затраты  рабочего времени, так и довольно специфичные. Кроме того, нужно помнить  о целях наблюдения и придерживаться той степени детализации затрат рабочего времени, которая достаточна в каждом конкретном случае. Излишняя детализация может значительно увеличить время на обработку результатов и потребовать дополнительной работы по укрупнению полученных данных для получения нужных выводов. И наоборот, слишком сильное укрупнение может привести к тому, что важные моменты будут упущены и не будут достигнуты те цели, ради которых проводилась ФРВ.

Общепринятая  классификация затрат рабочего времени  следующая.

Все рабочее время подразделяется на время работы и время перерывов.

Время работы = время выполнения производственного задания + время выполнения работы, не предусмотренной заданием.

Время выполнения производственного  задания =

подготовительно-заключительное время (подготовка себя и рабочего места к работе; приведение в порядок себя и рабочего места после работы) + оперативное время (собственно время выполнения работы) + время обслуживания рабочего места (в течение работы).

Оперативное время = основное время + вспомогательное время.

Например, при выполнении печатных работ на компьютере основное время — это  набор текста, а вспомогательное  — проверка ошибок.

Время обслуживания рабочего места = время технического обслуживания и время организационного обслуживания

Например, при осуществлении ввода данных в компьютер время технического обслуживания будет состоять в настройке программы под конкретное задание, а время организационного обслуживания — в классификации бумажных носителей и учете их ввода.

Время выполнения работы, не предусмотренной заданием = случайная работа + непроизводительная работа.

Время перерывов = время регламентированных перерывов + время нерегламентированных перерывов.

Наиболее  приемлема такая классификация  для целей нормирования. При нормировании все перечисленные затраты рабочего времени делятся на нормируемые и ненормируемые.

Нормируемые затраты рабочего времени включаются в норму времени:

·         подготовительно-заключительное время;

·         оперативное время;

·         время обслуживания рабочего места;

·         время перерывов, предусмотренных технологией;

·         время на отдых и личные надобности.

Ненормируемые затраты рабочего времени:

·         потери времени по организационно-техническим причинам (аварии, устранимые недостатки организации труда);

·         нарушения трудовой дисциплины.

Чем больше выявлено ненормируемых затрат рабочего времени, тем больше резервы повышения  производительности труда.

Если  ФРВ проводится не в целях нормирования, то более адекватной может быть какая-либо другая классификация затрат рабочего времени. Помочь в разработке классификации может предварительная аналитическая работа (изучение отчетов и планов сотрудников, беседы с их руководителем, изучение технической документации).

Например, для проведения ФРВ среди руководителей одной компании для целей оптимизации бизнес-процессов и повышения эффективности системы управления была разработана следующая классификация затрат рабочего времени руководителей:

1.      По направлению работы.

1.1.   Работа с внешней средой.

1.2.   Работа внутри организации.

2.      По месту приложения работы.

2.1.   На чужой территории.

2.2.   На своей территории.

3.      По функции работы.

3.1.   Анализ данных.

3.1.1. Планирование.

3.1.2. Работа с подчиненными (постановка  задач, разъяснения, обсуждения).

3.1.3. Организация работ и их координация.

3.1.4. Контроль.

3.1.5. Оценка выполнения работ, корректировка.

3.1.6. Работа по регламентации деятельности.

3.1.7. Прочее.

4.      По форме работы.

4.1.   Телефонные разговоры.

4.1.1. Внешние.

4.1.2. Внутренние.

4.2.   Переговоры (внешние).

4.3.   Консультации, обсуждения (внутренние).

4.4.   Работа с  базами данных.

4.5.   Работа с e-mail, Интернетом.

4.6.   Работа с документами.

4.7.   Прочая работа.

5.      По объекту воздействия.

5.1. Клиенты.

5.2. Потенциальные клиенты.

5.3. Подчиненные. 

5.4. Руководство.

5.5. Руководители  других подразделений: бухгалтерия,  склад, отдел маркетинга, отдел  продаж, другие отделы.

5.6. Сотрудники  других отделов: бухгалтерия,  склад, отдел маркетинга, отдел  продаж, другие отделы.

5.7. Компании-партнеры.

5.8. Конкуренты.

5.9. Прочее.

6. Эффективность  использования рабочего времени.

6.1. Время,  затраченное неэффективно (помехи, нелогично или непропорционально  использованное время, нарушения  трудовой дисциплины).

6.2. Время,  потраченное эффективно.  

Этап 3. Подготовка бланков  наблюдения

В качестве бланков обычно используются пустографки, в которые наблюдатель записывает действие и время его выполнения. Формы фиксации наблюдений могут  быть различными. Обычно принято фиксировать  время окончания операции и уже потом проводить расчеты путем вычитания предыдущего текущего времени из последующего.

Также для наблюдателя готовится памятка  по классификации затрат рабочего времени, где каждой группе присваивается  условное обозначение.   

Пример бланка

Предприятие, подразделение, работник _________________________________

Дата ____________   

ПЗ — подготовительно-заключительное время, О — основное время, Об — время обслуживания рабочего места  

Этап 4. Подготовка (инструктаж и обучение) наблюдателей

Инструктаж  и обучение наблюдателей необходимы независимо от того, есть ли у них  соответствующие знания и опыт или  нет. Но в случае когда компания проводит ФРВ собственными силами, данному этапу нужно уделить особое внимание — результат всей процедуры напрямую зависит от качества подготовки наблюдателей. Если у сотрудника совсем нет опыта наблюдения, то важно, чтобы часть наблюдений была проведена вместе с наставником, который указал бы на все нюансы наблюдения и сразу исправил вероятные ошибки. Наблюдатели должны очень хорошо знать классификацию рабочего времени и понимать уровень детализации наблюдения. Они также должны понимать, что ни  в коем случае не могут вмешиваться в работу наблюдаемого сотрудника, мешать ему разговорами и комментариями. Однако данная тема столь обширна, что имеет смысл оставить ее за рамками данной статьи.   

Этап 5. Планирование времени  проведения ФРВ, согласование его с заинтересованными лицами (руководителем подразделения, службой персонала и др.)

Время проведения ФРВ зависит от следующих  моментов:

1.      Существует ли периодичность в деятельности наблюдаемого сотрудника и какова она. Так, у руководителей, как правило, существует недельный цикл рабочего времени. Например, по понедельникам они посещают совещания у руководства по общим вопросам, по вторникам проводят собственные совещания отдела, по четвергам посещают обособленные подразделения, по пятницам участвуют в рабочих группах по маркетинговой стратегии и т.п. А, например, у сотрудника отдела кадров существует ежедневная периодичность. Так, с 10 до 12 часов он осуществляет собеседования с новыми сотрудниками при приеме, а с 15 до 17 — оформляет документы  увольняемым сотрудникам.

2.      Намечены ли какие-либо мероприятия, которым может повредить проведение ФРВ. Любые исследования не должны наносить вред основной работе, поэтому если такое возможно, лучше перенести время исследования. Так, если в период наблюдения планируется проведение аттестации сотрудника, то присутствие наблюдателя на этом мероприятии нежелательно, особенно если вероятны негативные последствия аттестации. Или если в период наблюдения будет отрабатываться новая технология работы, требующая предельной концентрации внимания, и присутствие наблюдателя может исказить результаты. В таких случаях ФРВ лучше перенести на время, когда рабочая обстановка будет более штатной.

3.      Насколько типичной будет работа в запланированное время. Не стоит выбирать для наблюдения дни, когда планируется какое-либо разовое крупное событие, например прием важных гостей или переезд компании.

4.      Если ФРВ планируется проводить для нескольких сотрудников, то важно предусмотреть, чтобы все они в это время работали (не находились в командировках, отпусках, на обучен