Оформление трудовой книжки

 

2.2. Внесение изменений и исправлений в трудовую книжку. 
Дубликат трудовой книжки. Вкладыш в трудовую книжку

 

Изменение записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения, а также об образовании, профессии и специальности работника производится работодателем по последнему месту работы на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов.

В случае выявления  неправильной или неточной записи в  трудовой книжке исправление ее производится по месту работы, где была внесена  соответствующая запись, либо работодателем  по новому месту работы на основании  официального документа работодателя, допустившего ошибку. Работодатель обязан в этом случае оказать работнику  при его обращении необходимую  помощь.

Если организация, которая произвела неправильную или неточную запись, реорганизована, исправление производится ее правопреемником, а в случае ликвидации организации - работодателем по новому месту  работы на основании соответствующего документа.¹⁵

Исправленные  сведения должны полностью соответствовать  документу, на основании которого они  были исправлены. В случае утраты такого документа либо несоответствия его  фактически выполнявшейся работе исправление  сведений о работе производится на основании других документов, подтверждающих выполнение работ, не указанных в  трудовой книжке.

Свидетельские показания не могут служить основанием для исправления внесенных ранее  записей, за исключением записей, в  отношении которых имеется судебное решение, а также случаев, предусмотренных  пунктом 34 Правил.

В разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или сведения о награждении, зачеркивание неточных или неправильных записей  не допускается.

Изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей.¹⁶

В таком же порядке  производится изменение записи об увольнении работника (переводе на другую постоянную работу) в случае признания увольнения (перевода) незаконным.

Лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления.

При оформлении дубликата трудовой книжки, осуществляемом в соответствии с Правилами, в него вносятся:

а) сведения об общем  и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления в данную организацию, подтвержденном соответствующими документами;

 б) сведения  о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую  книжку по последнему месту  работы.

Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается  общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения организации, периодов работы и должностей работника.

Если документы, на основании которых вносились  записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения.

При наличии  в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной, работнику по его  письменному заявлению выдается по последнему месту работы дубликат трудовой книжки, в который переносятся  все произведенные в трудовой книжке записи, за исключением записи, признанной недействительной. 
      Трудовая книжка оформляется в установленном порядке и возвращается ее владельцу.

В таком же порядке  выдается дубликат трудовой книжки, если трудовая книжка (вкладыш) пришла в  негодность (обгорела, порвана, испачкана  и т. п.).

При массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные  катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства) трудовой стаж этих работников устанавливается  комиссией по установлению стажа, создаваемой  органами исполнительной власти субъектов  Российской Федерации. В состав такой  комиссии включаются представители  работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций.¹⁷

Установление  факта работы, сведений о профессии (должности) и периодах работы в данной организации осуществляется комиссией  на основании документов, имеющихся  у работника (справка, профсоюзный  билет, учетная карточка члена профсоюза, расчетная книжка и т.п.), а в  случае их отсутствия - на основании  показаний двух и более свидетелей, знающих работника по совместной с ним деятельности в одной  организации или в одной системе.

Если работник до поступления в данную организацию  уже работал, комиссия принимает  меры к получению документов, подтверждающих этот факт. По результатам работы комиссии составляется акт, в котором указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа работника.

Работодатель  на основании акта комиссии выдает работнику дубликат трудовой книжки. В случае если документы не сохранились, стаж работы, в том числе установленный на основании свидетельских показаний, может быть подтвержден в судебном порядке.

Вкладыш в  трудовую книжку. В случае если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в трудовую книжку вшивается вкладыш, который оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка. Вкладыш без трудовой книжки недействителен.

При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 3. УЧЕТ И ХРАНЕНИЕ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ

 

С целью учета  трудовой книжки, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, в организациях ведутся:

а) приходно-расходная  книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

б) книга учета  движения трудовых книжек и вкладышей  в них.

Формы указанных  книг утверждаются Министерством труда  и социального развития Российской Федерации.

В приходно-расходную  книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, которая  ведется бухгалтерией организации, вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием  бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и  номера каждого бланка.

В книге учета  движения трудовых книжек и вкладышей  в них, которая ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников, регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.¹⁸

При получении  трудовой книжки в связи с увольнением  работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в  них.

Приходно-расходная  книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга  учета движения трудовых книжек и  вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены  сургучной печатью или опломбированы.

Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы  строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.

По окончании  каждого месяца лицо, ответственное  за ведение трудовых книжек, обязано  представить в бухгалтерию организации  отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о  суммах, полученных за оформленные  трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации. Испорченные  при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению  с составлением соответствующего акта.

Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его  ближайшими родственниками, хранятся в течение 2 лет в кадровой службе организации отдельно от остальных  трудовых книжек. По истечении указанного срока невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве организации в  течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению  в установленном порядке.¹⁹

Работодатель  обязан постоянно иметь в наличии  необходимое количество бланков  трудовой книжки и вкладышей в  нее.

 
       

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

В соответствии со ст. 66 ТК РФ Правительство РФ 16 апреля 2003 г. приняло Постановление «О трудовых книжках» (СЗ РФ. 2003. № 16. Ст. 1539) в ред. от 6 февраля 2004 г., которым  утверждены форма трудовой книжки и форма вкладыша в трудовую книжку, а также Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей. Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. По действующему законодательству работодатель обязан вести трудовую книжку на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, если работа в этой организации является для работника основной.

В трудовую книжку при ее оформлении вносятся следующие  сведения о работнике: а) фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год) - на основании паспорта или  иного документа, удостоверяющего  личность; б) образование, профессия, специальность - на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных  знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или  специальной подготовки).

Все записи о  выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном  работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при  увольнении - в день увольнения и  должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).

Все записи в  трудовой книжке производятся без каких-либо сокращений и имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер. С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под расписку в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.

Записи в трудовую книжку о причинах прекращения трудового  договора вносятся в точном соответствии с формулировками ТК РФ или иного  федерального закона.

Изменение записей  о фамилии, имени, отчестве и дате рождения, а также об образовании, профессии и специальности работника  производится работодателем по последнему месту работы на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении  фамилии, имени, отчества и других документов.

В случае выявления  неправильной или неточной записи в  трудовой книжке исправление ее производится по месту работы, где была внесена  соответствующая запись, либо работодателем  по новому месту работы на основании  официального документа работодателя, допустившего ошибку. Работодатель обязан в этом случае оказать работнику  при его обращении необходимую  помощь.

При оформлении дубликата трудовой книжки, осуществляемом в соответствии с Правилами, в него вносятся: а) сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления в данную организацию, подтвержденном соответствующими документами; б) сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы. Общий стаж работы записывается суммарно, т.е. указывается общее количество лет,  месяцев, дней работы без уточнения организации, периодов работы и должностей работника.

Когда в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в нее вшивается вкладыш, который оформляется и ведется  работодателем в таком же порядке, что и трудовая книжка.

Вкладыш без  трудовой книжки недействителен. При  выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша.

 

Список использованной литературы

 

1. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30 декабря 2001 г. № 197-ФЗ // Собрание законодательства РФ, 30.06.2009 г., № 65 (2567).
2. Постановление Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. № 225 «Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей» // Российская газета от 22 апреля 2003 г., № 77 (3191).
3. Постановление Правительства Российской Федерации от 19 мая 2008 г. № 373 «О внесении изменения в правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей» // Собрание законодательства РФ, 26.05.2008, № 21, ст. 2456.
4. Постановление Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 «Инструкция по заполнению трудовых книжек» // Российская газета от 25 октября 2003 г., № 162.
5. Андреева В.И. Как оформить временный перевод на другую работу по инициативе работодателя в исключительных случаях / В.И. Андреева // Справочник кадровика. – 2009. - № 12. – С. 69.
6. Басаков М.И. Приказ и деловое письмо (требования к оформлению и образцы документов согласно ГОСТ Р 6.30-2003): Практическое пособие // Серия «Справочники». 3-е изд. испр. и доп. – Ростов н/Д: Изд-во «Феникс», 2010. – 347 с.
7. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. – 3-е изд., перераб. и доп. / В.В. Галахов, И.К. Корнеев и др. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2010. – 486 с.
8. Вагина Е.А. Ведение кадровой документации // Делопроизводство. – 2010. - № 3. – С. 65.
9. Вялова Л.М. Кадровое делопроизводство в организациях с обособленными структурными подразделениями / Л.М. Вялова // Справочник кадровика. – 2009. - № 8. – С. 29.
10. Завгородний А.В. Уровни высшего профессионального образования: что нужно знать кадровику / А.В. Завгородний // Справочник кадровика. – 2009. - № 2. – С. 122.
11. Потапова А.В., Педченко Л.А. Прием на работу: шаг за шагом / А.В. Потапова, Л.А. Педченко // Справочник кадровика. – 2009. - № 10. – С. 36.
12. Комментарий к Трудовому Кодексу Российской Федерации / Под общ. ред. Ю. П. Орловского. - М.: Инфра-М, 2009. – 489 с.
13. Комментарий к Трудовому кодексу РФ/ Под редакцией Б.А. Шеломова  - М.: Издательство СПАРК, 2010.- 524 с.
14. Кузнецова Т.В. Отражение вопросов документирования в законодательных актах Российской Федерации / Т.В. Кузнецова // Делопроизводство. – 2009. - № 5. – С. 18.
15. Никитинский В.Н., Коршунова Т.Ю. Правовое регулирование трудовых отношений работающих собственников / В.Н. Никитинский, Т.Ю.  Коршунова // Государство и право. - 2009. - № 6. - С. 49.
16. Янковая В.Ф. Нормативное обеспечение делопроизводства в учреждении, организации, на предприятии / В.Ф. Янковая // Делопроизводство. – 2010. - № 2. – С. 27.