Оформление трудовой книжки

Согласно п. 2.2 Инструкции после указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью на первой странице (титульном листе) трудовой книжки заверяет правильность внесенных сведений.

Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации (печать кадровой службы), в которой впервые заполнялась трудовая книжка.

Пример заполнения титульного листа трудовой книжки (Приложение 1).

Согласно п. 8 Правил оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника.  

Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек, должна быть разборчивой. В этой связи согласно сложившейся практике в данной строке пишут разборчиво фамилию без инициалов в качестве подписи.

Однако, некоторые специалисты утверждают, что такой подход не совсем верен. По их мнению воспроизведение фамилии «разборчиво» не является подписью в действительном ее понимании и в обоснование своей позиции они ссылаются на п. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации, требования к оформлению документов, согласно которому  в состав реквизита «подпись» входят:

- наименование  должности лица, подписавшего документ;

- личная подпись;

- расшифровка  подписи (инициалы, фамилия).

Следует  отметить, что Правила и Инструкция прямо не указывают на необходимость руководствоваться ГОСТом при работе с трудовой книжкой, и сама трудовая книжка, строго говоря, не относится к организационно-распорядительной документации. Возможно, вопрос был бы снят, если бы в бланке трудовой книжке в рассматриваемом реквизите было написано не «Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек», а «Фамилия лица, ответственного за ведение трудовых книжек»⁷

Все записи о  приёме, выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении - в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).

Оформление записи о приёме на работу. На странице 2 трудовой книжки начинается раздел «Сведения о работе».

Согласно п. 3.1 Инструкции в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии).

Под этим заголовком:

- в графе 1 ставится порядковый номер вносимой  записи,

- в графе 2 указывается дата приема на  работу.

- в графе 3 делается запись о принятии  или назначении в структурное  подразделение организации с  указанием его конкретного наименования (если условие о работе в  конкретном структурном подразделении  включено в трудовой договор), наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием  квалификации,

- в графу 4 заносятся дата и номер приказа  (распоряжения) или иного решения  работодателя, согласно которому  работник принят на работу⁸ (Приложение 2).

Согласно п. 3.1 Инструкции записи о наименовании должности (работы), специальности, профессии  с указанием квалификации производятся, как правило, в соответствии со штатным  расписанием организации. В случае, если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, предусмотренным соответствующими квалификационными справочниками.

На практике существует спор о том, какой документ указывать в графе 4 раздела «Сведения о работе» в случаях, когда вносится запись о назначении на должность директора (генерального директора) общества. Одни специалисты предлагают указывать приказ о приеме на работу (приказ о вступлении в должность директора), другие считают правильным указывать протокол общего собрания участников общества. Третьи предлагают указывать оба эти документа. Наиболее распространены последние два варианта.

Также высказывается  мнение о том, что вместо слова  «назначен» в формулировке о приеме на работу директора общества должно использоваться слово «избран», потому что общее собрание участников общества (если участников более одного) директора избирает путем голосования.⁹

Оформление записи о переводе на другую работу. Согласно ч. 4 ст. 66 ТК РФ в трудовую книжку вносятся сведения о переводе на другую постоянную работу (Приложение 3). Исходя из формулировки ч. 4 ст. 66 ТК РФ сведения о временных переводах в трудовую книжку не вносятся, только сведения о переводе на другую постоянную работу. 

Бывают ситуации, когда работника переводят на ту же должность, но в другое структурное  подразделение (не имеются в виду случаи перемещения). Несмотря на то, что  должность (работа, профессия, специальность) остается неизменной, рекомендуется  указывать ее в записи о переводе. Это избавит  работника от возможных недоразумений в отношениях с пенсионными органами в будущем.

Оформление записи о присвоении нового разряда. Согласно п. 3.1 Инструкции, если работнику в период работы присваивается новый разряд (класс, категория и т.п.), то об этом в установленном порядке производится соответствующая запись. Установление работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации отмечается в трудовой книжке с указанием разрядов, классов или иных категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации.

Например, слесарю-ремонтнику была установлена вторая профессия  «Электрогазосварщик» с присвоением 3 разряда. В этом случае в трудовой книжке:

в графе 1 раздела  «Сведения о работе» ставится порядковый номер записи,

в графе 2 указывается  дата установления второй профессии,

в графе 3 делается запись: «Установлена вторая профессия «Электрогазо-сварщик» с присвоением 3 разряда»;

в графе 4 указывается  соответствующее удостоверение, его  номер и дата.

Оформление записи о работе по совместительству. По желанию работника запись в трудовую книжку сведений о работе по совместительству производится по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству (ч.5 ст. 66 ТК РФ, п. 20 Правил, п.3.1 Инструкции). ¹⁰

В графе 1 раздела  «Сведения о работе» трудовой книжки ставится порядковый номер записи, в графе 2 указывается дата приема на работу в качестве совместителя, в графе 3 делается запись о принятии или назначении в качестве совместителя в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного), наименования должности, специальности, профессии с указанием квалификации, в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер. В таком же порядке производится запись об увольнении с этой работы.

Оформление записи об изменении наименования работодателя. Согласно п. 3.2 Инструкции, если за время работы работника наименование организации изменяется, то об этом отдельной строкой в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки делается запись: «Организация такая-то с такого-то числа переименована в такую-то», а в графе 4 проставляется основание переименования - приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.

В Инструкции не говорится о необходимости заполнения графы 1 и графы 2 трудовой книжки в этом случае в отличие от общего порядка внесения записей. Отметим, что согласно п. 11 Правил все записи в трудовой книжке имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер. Это общее правило. Для некоторых случаев Инструкция не предусматривает проставление порядкового номера записи. Это специальные правила для случаев-исключений. Примером такого случая является переименование организации.

Многие специалисты  отмечают, что более правильно  в записи о переименовании организации  указывать и полное и сокращенное  наименование организации. По аналогии с записью о переименовании делается запись о реорганизации организации. Согласно ч.5 ст. 75 ТК РФ изменение подведомственности (подчиненности) организации или ее реорганизация (слияние, присоединение, разделение, выделение, преобразование) не может являться основанием для расторжения трудовых договоров с работниками организации.¹¹

Записи о невключении  времени работы в непрерывный  трудовой стаж. Согласно п. 22 Правил в трудовые книжки лиц, отбывших исправительные работы без лишения свободы, вносится по месту работы запись о том, что время работы в этот период не засчитывается в непрерывный трудовой стаж. Указанная запись вносится в трудовые книжки по окончании фактического срока отбытия наказания, который устанавливается по справкам органов внутренних дел.

При увольнении осужденного с работы в установленном  порядке и поступлении его  на новое место работы соответствующие  записи вносятся в трудовую книжку в той организации, в которую  он был принят или направлен.

Согласно п. 3.3 Инструкции в трудовые книжки лиц, отбывших наказание в виде исправительных работ, запись о невключении времени  работы в период отбытия наказания  в непрерывный трудовой стаж вносится следующим образом. В разделе «Сведения о работе» трудовой книжки в графе 1 ставится порядковый номер записи, в графе 2 - дата внесения записи, в графе 3 делается запись: «Время работы с (число, месяц, год) по (число, месяц, год) не засчитывается в непрерывный трудовой стаж». В графе 4 указывается основание для внесения записи в трудовую книжку - приказ (распоряжение) или иное решение работодателя (изданный в соответствии с приговором (определением) суда), его дата и номер.

Оформление записи о восстановлении непрерывного трудового стажа. Согласно п. 23 Правил при восстановлении в установленном порядке непрерывного трудового стажа в трудовую книжку работника вносится по последнему месту работы запись о восстановлении непрерывного трудового стажа с указанием соответствующего документа.

Согласно п. 3.4 Инструкции при восстановлении в  установленном порядке непрерывного трудового стажа в трудовую книжку работника по последнему месту работы в графу 3 раздела «Сведения о работе» вносится запись: «Непрерывный трудовой стаж восстановлен с числа, месяца, года»¹² в графе 4 делается ссылка на соответствующее наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер.

Оформление записи о времени военной службы и времени обучения. Согласно п. 21 Правил в трудовую книжку по месту работы также вносится с указанием соответствующих документов запись: «о времени военной службы в соответствии с Федеральным законом «О воинской обязанности и военной службе» (Приложение 4), а также о времени службы в органах внутренних дел, Государственной противопожарной службе Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы, органах налоговой полиции, органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ и таможенных органах».

Оформление записи о награждении (поощрении) за трудовые заслуги. В трудовую книжку вносятся следующие сведения о награждении (поощрении) за трудовые заслуги:

а) о награждении  государственными наградами, в том  числе о присвоении государственных  почетных званий, на основании соответствующих  указов и иных решений;

б) о награждении  почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом организациями;

в) о других видах  поощрения, предусмотренных законодательством  Российской Федерации, а также коллективными  договорами, правилами внутреннего  трудового распорядка организации, уставами и положениями о дисциплине.

Записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда  или выплачиваемых на регулярной основе, в трудовые книжки не вносятся.¹³

Порядок оформления записи об увольнении в трудовой книжке. Согласно п. 5.1 Инструкции запись об увольнении (прекращении трудового договора) в трудовой книжке работника производится в следующем порядке: в графе 1 ставится порядковый номер записи; в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора); в графе 3 делается запись о причине увольнения (прекращения трудового договора); в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, - приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер (Приложение 5).

В графе 2 указывается именно дата увольнения (прекращения трудового договора), а не дата внесения записи об увольнении в трудовую книжку и не дата издания приказа об увольнении работника. Иногда на практике встречается ошибка – в графе 2 указывают дату внесения записи, а не дату увольнения, установленную в приказе об увольнении работника.

Согласно ст. 84.1 ТК РФ днём прекращения трудового  договора во всех случаях является последний день работы работника, за исключением случаев, когда работник фактически не работал, но за ним, в  соответствии с ТК РФ или иным федеральным  законом, сохранялось место работы (должность).

При увольнении работника (прекращении трудового  договора) все записи, внесенные  в его трудовую книжку за время  работы у данного работодателя, заверяются: подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника (за исключением случаев, указанных в пункте 36 Правил).

В п. 36 Правил упоминаются случаи, когда в день увольнения работника (прекращения трудового договора) выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от получения трудовой книжки на руки.¹⁴

Согласно п. 6.1 Инструкции при увольнении (прекращении  трудового договора) в связи с  переводом работника на другую постоянную работу к другому работодателю (в  другую организацию) в графе 3 раздела  «Сведения о работе» трудовой книжки указывается, в каком порядке осуществляется перевод: по просьбе работника или с его согласия.