Оформление трудовой книжки

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

КУРСОВАЯ РАБОТА

 

По дисциплине:  «Документационное обеспечение кадровой деятельности»

 

На тему: «Оформление трудовой книжки»

 

 

 

 

 

 

 

Выполнил:

                

Проверил:

 

__________________

                    

 

 

 

 

 

 

 

2010

 

Содержание

 

ВВЕДЕНИЕ…………………………………………………………………………………		3
Глава 1.	Общие положения организации обращения и оформления трудовой книжки…………………………………………………	5
1.1	Правовая регламентация вопросов ведения, учета, хранения трудовой книжки…………………………………………………	5
1.2	Основные положения об оформлении трудовой книжки………	8
Глава 2.	Ведение трудовой книжки………………………………………	11
2.1	Оформление записей в трудовой книжке………………………	11
2.2	Внесение изменений и исправлений в трудовую книжку.  Дубликат трудовой книжки. Вкладыш в трудовую книжку…..	20
Глава 3.	Учет и хранение трудовой книжки………………………………	24
ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………………………………………………………..		26
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ………………………….		28
ПРИЛОЖЕНИЕ………………………………………………………………		30

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Актуальность темы курсовой работы определяется тем, что в кадровом делопроизводстве документирование трудовой деятельности работников, учет личного состава требует большого количества документов, правила составления и оформления которых достаточно сложны, но должны неукоснительно соблюдаться, прежде всего, в силу того, что такие документы имеют большое значение в нашей жизни. Документы, фиксирующие данные о трудовой деятельности человека, чрезвычайно важны для каждого - в них заключены сведения о трудовом стаже, они являются основой для начисления пенсии по старости, инвалидности, за выслугу лет, по случаю потери кормильца.

Меняя работу человек, получает документы в отделе кадров, которые должны быть основой для  устройства на новую работу. Многие имеют право на различные социальные льготы. Оставшиеся в архиве организации  документы о трудовой деятельности работника хранятся многие годы и  также являются основанием для реализации тех или иных прав работника, предоставляемых  законом. Таким образом, любой человек  заинтересован в соблюдении своих  трудовых прав и наличии необходимых  документов.  
Работодатели тоже заинтересованы в соблюдении требований к оформлению документов по личному составу, так как их деятельность контролируется государственными органами, прежде всего местными органами Федеральной инспекции труда. Кроме того, распространенная в последнее время практика решения трудовых споров в судебном порядке сопровождается представлением в суды документов по личному составу; так, например, отсутствие даты, печати, неправильно оформленная подпись  могут привести к решению суда не в пользу администрации, даже если предпринятое ею действие не противоречит трудовому законодательству.

Система кадровой документации складывалась годами и  является «продуктом» труда целого ряда ведомств. При таком положении  дел неизбежно появляются разноречивые требования, как к видам документов, так и к их оформлению.

Цель курсовой работы – исследовать оформление трудовой книжки.

Задачи работы:

1. Изучить общие положения организации обращения и оформления трудовой книжки.
2. Исследовать правила ведения трудовой книжки, оформления записей, внесение изменений и исправлений в трудовую книжку.
3. Рассмотреть регламентацию оформления и выдачи дубликата и вкладыша трудовой книжки.
4. Ознакомиться с учетом и хранением трудовой книжки.

Для достижения поставленной цели были изучены законодательные и нормативные акты, регулирующие организацию обращения и оформления трудовой книжки, а также научную и учебную литературу.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИИ ОБРАЩЕНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ

 

1.1 Правовая регламентация вопросов  ведения, учета, хранения трудовой книжки 

 

Положения, регламентирующие вопросы ведения, хранения, учета  трудовой книжки содержатся в следующих документах: Трудовой кодекс РФ¹; «Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей» (далее по тексту – Правила), утвержденные Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. № 225; «Инструкция по заполнению трудовых книжек» (далее по тексту – Инструкция), утвержденная Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69. 

Рассмотрим основные положения Трудового кодекса  РФ, регламентирующие вопросы ведения, хранения, учета трудовых книжек.

Согласно статье 65 ТК РФ:

• при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю в числе прочих документов трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
• при заключении трудового договора впервые трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляются работодателем;
• в случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку.

 

 Согласно  статье 66 ТК РФ:

• трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника;
• форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются Правительством Российской Федерации;
• работодатель (за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной;
• в трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение;
• по желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.

 

 Согласно  статье 80 ТК РФ, определяющей порядок увольнения работника по собственному желанию, по истечении срока предупреждения об увольнении работник имеет право прекратить работу. В последний день работы работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку, другие документы, связанные с работой, по письменному заявлению работника и произвести с ним окончательный расчет.²  

Согласно статье 84.1 ТК РФ, устанавливающей общий порядок оформления прекращения трудового договора,

• в день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку и произвести с ним расчет в соответствии со статьей 140 ТК РФ; по письменному заявлению работника работодатель также обязан выдать ему заверенные надлежащим образом копии документов, связанных с работой;
• запись в трудовую книжку об основании и о причине прекращения трудового договора должна производиться в точном соответствии с формулировками ТК РФ или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи ТК РФ или иного федерального закона;
• в случае, когда в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки. Работодатель также не несет ответственности за задержку выдачи трудовой книжки в случаях несовпадения последнего дня работы с днем оформления прекращения трудовых отношений при увольнении работника по основанию, предусмотренному подпунктом «а» пункта 6 части первой статьи 81 или пунктом 4 части первой статьи 83 ТК РФ, и при увольнении женщины, срок действия трудового договора с которой был продлен до окончания беременности в соответствии с частью второй статьи 261 настоящего ТК РФ. По письменному обращению работника, не получившего трудовую книжку после увольнения, работодатель обязан выдать ее не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника.³

 

 Согласно ст.  234 ТК РФ работодатель обязан возместить работнику не полученный им заработок во всех случаях незаконного лишения его возможности трудиться. Такая обязанность, в частности, наступает, если заработок не получен в результате задержки работодателем выдачи работнику трудовой книжки, внесения в трудовую книжку неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения работника.

Согласно статье 309 ТК РФ, устанавливающей документы, подтверждающие период работы у работодателей - физических лиц:

• работодатель - физическое лицо, являющийся индивидуальным предпринимателем, обязан вести трудовые книжки на каждого работника в порядке, установленном ТК РФ и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;
• работодатель - физическое лицо, не являющийся индивидуальным предпринимателем, не имеет права производить записи в трудовых книжках работников и оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые. Документом, подтверждающим период работы у такого работодателя, является трудовой договор, заключенный в письменной форме.

 

1.2 Основные положения об оформлении трудовой книжки

 

Даты. Согласно п.1.1 Инструкции⁴ по заполнению трудовых книжек записи дат во всех разделах трудовой книжки производятся арабскими цифрами (число и месяц - двузначными, год - четырехзначными). Например, если работник принят на работу 5 сентября 2010 г. в трудовой книжке делается запись: «05.09.2010».

Цвета. Записи производятся аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета.

Без сокращений. Записи производятся аккуратно и без каких-либо сокращений. Например, не допускается писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение», «пер.» вместо «переведен» и т.п.

Состав сведений. Согласно п. 4 Правил⁵ в трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводе на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждении за успехи в работе. Согласно п. 5 Правил сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

Язык. Согласно п. 6 Правил трудовые книжки ведутся на государственном языке Российской Федерации, а на территории республики в составе Российской Федерации, установившей свой государственный язык, оформление трудовых книжек может наряду с государственным языком Российской Федерации вестись и на государственном языке этой республики.

Соответствие  приказу. Согласно п. 10 Правил все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).

Сроки внесения записей. Согласно п. 10 Правил все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку не позднее недельного срока, а при увольнении - в день увольнения.

Порядковый номер. Согласно п. 11 Правил все записи в трудовой книжке производятся без каких-либо сокращений и имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер. Это общее правило. Для некоторых случаев Инструкция не предусматривает проставление порядкового номера записи. Это специальные правила для случаев-исключений.

Например, согласно п. 3.2. Инструкции при переименовании организации заполняются только графы 3 и 4 трудовой книжки: «Если за время работы работника наименование организации изменяется, то об этом отдельной строкой в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки делается запись: «Организация такая-то с такого-то числа переименована в такую-то», а в графе 4 проставляется основание переименования - приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер». 

Ознакомление  работника с записями. Согласно п. 12 Правил с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.

Согласно п. 35 Правил при увольнении работника (прекращении  трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или  лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника (за исключением случаев, указанных в пункте 36 Правил).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 2. ВЕДЕНИЕ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ

 

2.1 Оформление записей в трудовой книжке

 

Согласно п.2.1 Инструкции сведения о работнике, указываемые  на первой странице (титульном листе) трудовой книжки, заполняются следующим образом:

• фамилия, имя и отчество указываются полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами,
• дата рождения записывается полностью (число, месяц, год) на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (например, военного билета, заграничного паспорта, водительских прав и др.);
• запись об образовании (основном общем, среднем общем, начальном профессиональном, среднем профессиональном, высшем профессиональном и послевузовском профессиональном) осуществляется только на основании надлежаще заверенных документов (аттестата, удостоверения, диплома и т.п.);
• профессия и/или специальность указываются на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) или других надлежаще оформленных документов.⁶