Общая характеристика конференций

Осуществление работ по проведению конференции начинается после получения  соответствующего запроса  от Заказчика. Основные требования к содержанию запроса - это указание дат начала и окончания  конференции и  числа участников, а также перечня  услуг. Исходя из данной информации, составляется предварительная  смета расходов на проведение конференции  и определяется бюджет, если он не был задан  заранее. Но, как правило, Заказчик планирует  бюджет еще на стадии принятия решения  об организации конференции. Поэтому в основном смета расходов составляется исходя из бюджета.

В первую очередь необходимо подобрать место  проведения конференции, которое обеспечит  комфортное размещение участников, исходя из требуемого плана  расстановки столов и кресел (плана  рассадки). Место  проведения конференции  должно также соответствовать  и иметь возможности  для подключения  и эксплуатации оборудования и технического оснащения, необходимого для  организации конференции. После этого осуществляется подбор конкретного  оборудования, исходя из его функциональных требований с учетом требований качества и бюджета. Также, исходя из бюджета, осуществляется выбор меню кофе-брейков, ланчей и всех иных услуг, необходимых для организации и проведения конференции.

С целью гарантированного обеспечения участников конференции номерами в гостиницах, осуществляется предварительное  бронирование. Подбор средств размещения для иностранных  или иногородних  участников конференции  осуществляется на основании  бюджета, в случае если оплату за размещение осуществляет непосредственно  Заказчик. В случае, если участники конференции осуществляют оплату за свое размещение самостоятельно, подбор средств размещения осуществляется на основании их предварительных требований, как правило, на альтернативной основе. К услугам участников конференции предоставляются несколько гостиниц от 3 до 5 звезд недалеко от места проведения конференции.

Заказчик  обязан проинформировать участников конференции  относительно того, какие услуги он передал  на аутсорсинг компании и как осуществляется связь с компанией. Это происходит посредством рассылок и размещения соответствующей информации на сайте организатора конференции с размещением интерактивной ссылки на сайт компании.

В случае необходимости  предоставления визовой  поддержки иностранным  участникам конференции, осуществляется сбор необходимой информации от участников конференции, а также осуществляется пересылка соответствующих  документов в загранучреждения РФ.

Заказ легкового транспорта для встреч и проводов участников конференции  в аэропортах, их транспортировки  от гостиницы до места  проведения конференции (если мероприятие происходит не в гостинице, в  которой размещены  участники) осуществляется либо на основании бюджета, либо, если таковой не предусмотрен на условиях оплаты услуг непосредственно участниками конференции. Предоставляются любые виды легкового транспорта (представительский, бизнес, эконом-класс), а так же микроавтобусы и автобусы.

Организация экскурсий, культурной программы, пост-конгрессных туров для участников конференции и гостей осуществляется так же, либо на основании бюджета Заказчика или предлагается в качестве опциона непосредственно участникам конференции. При этом осуществляется сбор оплаты с участников конференции и предоставление всего комплекса туристско-экскурсионных услуг.

Все положения, перечисленные  выше, находят отражение в договоре на организацию и проведение конференции. Данный договор является основным документом, на основании которого Заказчик и участники конференции получают все услуги, необходимые для проведения конференции.

2.2 Проведение конференции

Подготовка  к проведению конференции (т.е. работа по организации  конференции) может  продолжаться вплоть до ее открытия. Это  связано с тем, что в процессе подготовки всегда возможны незначительные изменения  отдельных элементов  программы и внесение дополнительных корректировок  для повышения  качества обслуживания участников.

Приглашение на конференцию нужно  разослать приглашенным, по крайней мере, за 2 недели до ее начала, причем следует просить  ответить на приглашение, поскольку необходимо знать, сколько прибудет участников.

В приглашении обязательно  должно быть указано  место заседания, часть здания или  корпус, этаж, комната, а также наименование транспорта, на котором  можно будет добраться  до назначенного места.

Нужно позаботиться о том, чтобы при проведении заседаний было обеспечено следующее:

1) помещение для  заседаний на все  время их проведений;

2) обеспечить проход  приглашенных через вахту или проходную без задержки. Для этого необходимо заранее составить список приглашенных и отдать на проходную;

3) служебные машины  или такси для  подвоза участников  из гостиниц или  с вокзала;

4) обслуживание в  зале заседаний.

Проведение  конференции начинается с прибытия первого  участника конференции  в аэропорт и заканчивается  с вылетом последнего участника. В течение  всего периода  проведения конференции  осуществляются постоянный контроль качества предоставления услуг в соответствии с договором.

В случае необходимости  принимающая сторона  может организовать присутствие своих  сотрудников в  аэропорту (аэропортах), в гостиницах, на приемах и при  реализации культурной программы, а также  на иных мероприятиях и объектах, если это является необходимым  с точки зрения обеспечения качества.

Сотрудники  принимающей стороны  могут осуществлять регистрацию участников конференции, осуществлять взимание оплаты дополнительных услуг (транспорт, авиабилеты, экскурсионные программы  и пр.), помогать в  оформлении ключей в  гостинице, осуществлять проверку и тестирование электронного оборудования, проверять своевременное  предоставление кофе-брейков, ланчей и ресторанного обслуживания, осуществлять координацию подачи транспортных средств в аэропортах, в гостиницах и на других объектах, контролировать предоставление культурных и экскурсионных программ, оказывать помощь и иные услуги участникам конференции, если это является необходимым с точки зрения обеспечения качества предоставления услуг.

3. Международные конференции

3.1 История международных  конференций

История международных  конференций уходит в далекое  прошлое. Первоначально, вплоть до второй половины XIX века, среди международных  конференций различали конгрессы  и конференции. Конгрессами именовались  обычно такие международные конференции, в которых участвовали главы  государств и правительств и которые  преследовали заключение мирных договоров: таковы, например, Венский конгресс 1815 года, Аахенский конгресс 1818 года, Парижский конгресс 1856 года. Однако уже с конца прошлого века и особенно с начала XX века термин «конгресс» совсем выходит из употребления, и в практику межгосударственных совещаний все чаще внедряются названия «международная конференция» и «международное совещание»: Версальская конференция 1919 года, Конференция трех великих держав в период второй мировой войны, Парижская мирная конференция, Женевское совещание глав правительств четырех держав 1955 года, Совещание по безопасности и сотрудничеству в Европе 1972-1975 годов и др.

Термин «конгресс» чаще всего употребляется в отношении  международных совещаний и встреч либо общественных организаций, либо специалистов и научных деятелей - Конгресс миролюбивых  сил, Всемирный конгресс профсоюзов, Международный конгресс хирургов и  т.п.

В практике международных  конференций социалистических государств было принято, как правило, название «совещание». Таковы совещания руководителей  партий и глав правительств государств - членов Совета Экономической Взаимопомощи; совещания Политического Консультативного Комитета Организации Варшавского  Договора; совещания представителей коммунистических и рабочих партий социалистических стран. Созыв совещаний  прочно вошел в практику международного коммунистического движения. Достаточно напомнить о Совещаниях коммунистических и рабочих партий в 1960 и в 1969 годах, о совещаниях коммунистических и  рабочих партий Европы, Латинской  Америки, Ближнего Востока и др.

Международные конференции разумеется, созываются не только на самом высоком уровне - глав государств и правительств. Международные конференции находят самое широкое распространение на самых различных уровнях.

Среди современных  международных конференций необходимо четко различать два основных вида: международные конференции, являющиеся сессионным органом международных  организаций, и международные конференции, имеющие самостоятельное значение и созываемые по данному конкретному  вопросу или вопросам.. Однако в  практике ряда международных специализированных организаций, создание которых во времени  уходит к началу XX или даже к концу  прошлого века, сохранилось название «конференция» как сессионного  представительного органа этих международных организаций.

По предметному  содержанию работы и целям созыва международные конференции и  совещания могут подразделяться на политические международные конференции  и на международные конференции  по специальным вопросам. В зависимости  от предметного содержания работы международных  конференций государства определяют и вид представительства на них.

За последний  период международные встречи и  конференции стали особенно частыми. Это в значительной мере объясняется  стремлением народов и миролюбивых  государств к смягчению напряженности в международных отношениях. Особо важное значение придается встречам на высшем государственном и партийном уровнях, то есть встречам глав правительств и государств, руководителей партий, или, как их стали именовать, встречам в верхах. Сочетание в одном лице партийного и государственного руководства страны становится обычной практикой переговоров и совещаний на высшем уровне. Именно такие встречи могут привести к серьезному повороту в международных отношениях, ибо главы правительств и государств, высшие партийные руководители обладают необходимыми полномочиями и авторитетом для принятия решений крупного международного значения. Разумеется, успех таких встреч зависит прежде всего от взаимного стремления участников встречи к разрешению спорных вопросов и подготовительной работы к ним.

Каждая международная  встреча или конференция представляет собой важный этап в развитии международных  отношений и развитии отношений  между отдельными странами. Такая  встреча подготавливается заранее, ибо не получить никакого результата от встречи или закончить встречу  полным провалом только вследствие ее неподготовленности отнюдь не является свидетельством искусства дипломатии.

Между тем развитие международных отношений и всей международной обстановки в 60-70-х  годах поставило со всей остротой вопрос об отказе от политики «холодной  войны» и конфронтации и о переходе к политике смягчения международной  напряженности и переговоров, которые  привели бы к перелому в отношениях между государствами в интересах  прочного мира и международного сотрудничества. Важнейшую роль в достижении такого перелома сыграли встречи и переговоры на высшем уровне, которые стали новым эффективным средством социалистической дипломатии.

3.2 Подготовка, организация  и проведение международных  совещаний и конференций

При подготовке любой  международной встречи  нужно учитывать, каких результатов  можно достичь  в итоге такой  встречи.

Инициатива  созыва или предложение  созыва международных  конференций и  совещаний принадлежит  отдельным государствам, группам государств и международным  органам, имеющим  на это полномочия.

В каждом отдельном  государстве правом на предложение созвать  международную конференцию  или совещание  обладают органы внешних  сношений - глава  государства, глава  правительства, министр  иностранных дел  или дипломатические  работники, специально уполномоченные на проявление инициативы созыва своим  правительством. Группа государств в коллективном порядке обычно проявляет инициативу в форме предложения, содержащегося в коммюнике совещания представителей данных государств. Так, например, предложение о созыве всемирной конференции по торговле было поддержано государствами - членами Совета Экономической Взаимопомощи в коммюнике Совещания руководителей коммунистических и рабочих партий и глав правительств стран - членов СЭВ, состоявшегося в Москве 26-28 июля 1963 г. Предложение о созыве совещания представителей всех европейских стран по безопасности и сотрудничеству в Европе в конкретной форме было сформулировано в марте 1969 года на Совещании ПКК стран - участниц Варшавского Договора и опубликовано в коммюнике об этом совещании, а затем разослано правительствам всех европейских стран, США и Канады