Общая характеристика конференций

Содержание

• Введение
• 1. Общая характеристика конференций
• 1.1 Понятие и виды конференций
• 2. Организация и проведение конференций
• 2.1 Организация конференции
• 2.2 Проведение конференции
• 3. Международные конференции
• 3.1 История международных конференций
• 3.2 Подготовка, организация и проведение международных совещаний и конференций
• 3.3 Правила процедуры и формы работы
• Заключение
• Список литературы
• Введение
• Ежегодно в мире проводятся сотни тысяч деловых мероприятий различного формата: визиты, конгрессы, конференции, симпозиумы, семинары, деловые встречи и т.п. Организация конференций, конгрессов и иных событий международного и регионального уровня представляет собой самостоятельное направление в области деловых услуг.
• Один из эффективнейших способов передачи информации для общественности, прессы, телевидения, радио - это организация и проведение конференций.
• Основное назначение конференций состоит в адресном распространении информации (новостей, документации, фотографий) среди групп общественности, редакций СМИ. А потому, чтобы созвать конференцию, необходим повод, важная тема, по которой у участников и журналистов могут возникнуть вопросы. Подобного рода общения ускоряют поступление информации, отличаются авторитетностью источников сведений и новостей, достоверностью сведений. Важное преимущество конференций состоит в том, что всегда возможна проверка и уточнение версий, получение дополнительного пакета сведений и новостей, помимо предусмотренных (пресс-релизы, фотографии, тексты речей и выступлений). К тому же приглашение признанных авторитетов в своей области, лично заинтересованных в сообщении максимально полных сведений, дает дополнительную возможность для комментирования предлагаемой информации.
• Сейчас, когда информационное пространство становится все более насыщенным, когда компании вынуждены бороться с финансовым кризисом, очень важной становится изучение возможностей такого коммуникативного канала как конференция.
• Цель работы - исследовать процесс организации конференции.
• Для достижения цели поставлены следующие задачи:
• В ходе исследования были изучены работы как отечественных авторов, так и зарубежных специалистов. Хотелось бы отметить работу М.В. Гундарина «Теория и практика связей с общественностью: основы медиа-рилейшнз», в которой обобщен теоретический и практический материал, посвященный правилам подготовки и проведения пресс-конференций, хотя многое из теоретического материала взято из работ Варакуты С.А., Егорова Ю.Н «Связи с общественностью», Кондратьева Э.В., Абрамова Р.Н. «Связи с общественностью».
• Исходя из всего вышесказанного логичной представляется следующая структура работы: введение, основная часть, заключение и список литературы.

1. Общая характеристика  конференций

1.1 Понятие и виды  конференций

Конференции - одни из тех мероприятий, без которых сложно себе представить  цивилизованный бизнес и науку. Конференция  представляет собой  выступления докладчиков  по определенной теме.

Цель  конференции - обсуждение и решение различных  проблем. Практически  конференция является совещанием или собранием  производственной группы и может быть организована территориально как  в одном, так и  в разных местах (распределенная конференция). Существует также популярный формат аудио- или  видеоконференций, проводящихся на расстоянии и позволяющих  порой значительно  сэкономить средства на организацию мероприятия.

Обычно  конференция «привязана»  к определенной теме. Научная конференция, как правило, посвящена  научной теме, ее участники - представители  науки и студенты.

Основные  задачи деловой конференции - укрепление деловых  связей, бизнес-знакомства и презентации новых бизнес-решений. Пресс-конференции направлены на представителей прессы и различных каналов коммуникаций и посвящаются определенной теме. На пресс-конференциях журналисты имеют возможность задавать вопросы гостям конференции. Существуют также другие виды конференций. 

Бизнес-конференции - это один из видов конференций, на которых обсуждаются:

проблемы, затрагивающие представителей определенных отраслей и направлений;

особенности действующего Законодательства и предложения  по его совершенствованию;

политика  государства в  отношении определенных отраслей;

практика  работы лучших компаний отрасли и т.п.

отличие от семинаров и  тренингов, на бизнес-конференциях рассматриваются не только известные, проверенные результаты, но и новые бизнес-предложения, идеи.

процесс проведения бизнес конференций  состоит из множества  мелочей, ни одну из которых нельзя упустить.

Организация и проведение конференций, техническое и  организационному обеспечению  семинаров и конференций  различной степени  сложности:

бронирование  конференц-зала для  проведения мероприятия  и гостиничных  номеров для приезжих делегатов,

оформление  помещений для  мероприятия, согласно фирменному стилю  компании-организатора

организация питания

техническое обеспечение конференции

разработка  и воплощение в  жизнь концепции  мероприятия

подготовка  и печать пресс-китов

фотосъемка  и видеосъемка

развлекательная программа

Пресс-конференции  представляют собой  весьма эффективный  метод передачи информации прессе и другим СМИ. Пресс-конференции  как метод общения  со средствами массовой информации (если пользоваться им разумно) дают весьма положительные результаты.

Встреча журналистов с  представителями  государственных  учреждений, общественно-политических организаций, коммерческих структур традиционно  называется пресс-конференциями. Этим термином обходятся  и в тех случаях, когда журналистский  корпус представляет телевидение и  радио.

Таким образом, основное назначение пресс-конференций  состоит в адресном распространении  информации (новостей, документации, фотографий) среди редакций СМИ. А потому, чтобы  созвать пресс-конференцию необходим повод, важная тема, по которой у журналистов могут возникнуть вопросы. Ни в коем случае нельзя созывать пресс-конференцию только для того, чтобы распространить какой-нибудь документ или информацию, это можно прекрасно сделать и через пресс-релиз. Подобного рода общения ускоряют поступление информации в редакции, отличаются авторитетностью источников новостей, достоверностью сведений. Важное преимущество пресс-конференций состоит в том, что всегда возможна проверка и уточнение версий, получение дополнительного пакета новостей, помимо предусмотренных (пресс-релизы, фотографии, тексты речей и выступлений). Ну, а приглашение признанных авторитетов в своей области, лично заинтересованных в сообщении максимально полных сведений, дает дополнительную возможность для комментирования предлагаемой информации.

Подготовка  пресс-конференции  предусматривает  согласование ряда организационно-технических  и творческих вопросов.

Прежде  всего, необходимо определить день и точное время  проведения встречи  с журналистами с  учетом существующего  графика выпуска  в свет большинства  газет.

Приглашение на пресс-конференцию  рассылаются секретарем по редакциям, как  правило, за неделю. Чаще всего приглашения  высылаются по факсу. Если необходимо срочно оповестить представителей печати о пресс-конференции, можно обзвонить  редакторов отделов  новостей персонально. Но иногда обращаются в информационные агентства с просьбой объявить время и  место проведения пресс-конференции  в материалах, которые  рассылаются газетам  по каналам телетайпной  связи.

Если  в приглашении  будет обозначена просьба сразу  подтвердить участие, то организаторы будут  заранее знать, сколько  журналистов будут  присутствовать в  зале, на сколько  персон готовить фуршет или коктейль (специалисты  отмечают, что чаще всего на пресс-конференцию  приходит лишь одна треть приглашенных журналистов). Кстати, если фуршет или коктейль намечается, в приглашении принято упоминать об этом.

В приглашении также  необходимо четко  указать тему и, по возможности, имена  основных докладчиков. Желательно также  сообщить некоторые  подробности, которые  могли бы убедить  редактора в целесообразности освещения события, но не следует сообщать слишком много деталей, поскольку в этом случае может отпасть необходимость в присутствии на пресс-конференции.

Если  пресс-конференция  представляет общий  интерес, необходимо подобрать день и  время, которые бы устроили все органы печати. Утренние газеты не любят публиковать  материалы, которые  накануне были напечатаны вечерними газетами, или о которых  сообщалось вечерних выпусках радио- и  телепрограмм. Обычно пресс-конференции  назначают на 11.00 - 11.30 или на 14.30 - 16.00. Если речь идет о какой-то технической теме, то, возможно, будет  лучше провести пресс-конференцию  в утренние часы, чтобы дать время  ежедневным изданиям подготовить развернутое  сообщение.

Очень важно выбрать  также подходящий день. В некоторых  случаях выбора нет, поскольку заявление  должно быть сделано  в определенный день. Там же, где есть возможность выбора, нужно позаботиться о том, чтобы не произошла накладка, и пресс-конференция  не совпала с каким-нибудь другим важным событием, которое может  отвлечь внимание журналистов и  затмить сообщения  о пресс-конференции  в печати. Пятница - всегда неудачный  день для организации  подобного рода встреч.

Каждая  пресс-конференция  имеет свой план, свою структуру, включающую последовательность ряда событий. Сценарий пресс-конференции содержит перечисление всех событий будущей встречи с указанием исполнителей и времени (вплоть до минут), отводимого на каждую из частей единого мероприятия: открытие, представление хозяев (устроителей) пресс-конференции; вступительное слово ведущего; выступления (информационные сообщения); вопросы и ответы; закрытие; неофициальная часть, включающая просмотр слайдов, видеороликов и т.п. Общая продолжительность пресс-конференции недолжна превышать 30-50 минут.

Важно также на подготовительном этапе пресс-конференции  проверить готовность всех подразделений, для этого необходимо провести репетицию  всех участников. Особенную  важность репетиция  представляет в случае, если участники пресс-конференции  новички, впервые  выходящие навстречу  с журналистами. Однако и для искушенных в этом деле асов пресс-конференций  репетиция необходима, если намечается телевизионная  трансляция. Во время  репетиции проверяется  готовность средств связи, выбирается режим освещения площадки, интерьер (со столом президиума), ракурсы съемок, микрофоны в зале и прочее. Очень важно также прорепетировать вопросы и ответы, что можно осуществить с помощью привлечения статистов.

Выступления на пресс-конференции  готовятся заранее. Они могут быть просто зачитаны, выучены  наизусть или произнесены  в импровизированной  форме. Характер этих выступлений, их структура  зависят от целей  пресс-конференции. Общественно-политическая проблематика требует  развернутого заявления  с обоснованием позиции, сообщением новой  информации, подробностей и деталей.

Организаторами  пресс-конференций  заранее готовится  информационный пакет  документов (пресс-кит), подбор их в папки. В пакет документов входят пресс-релизы, тематические обзоры печати по теме пресс-конференций, справочные материалы, официальные документы, относящиеся к  теме встречи, комментарии  экспертов. Тексты выступлений (заранее  отпечатанные) размещают  на специальном столике, или на информационном стенде. Их также  включают в информационный пакет документов. Для пресс-кита чаще всего используется фирменная папка. Пакет документов (пресс-кит) вручается журналистам в зале пресс-конференции, а также рассылается по редакциям аккредитованных журналистов, не сумевших прийти на встречу с устроителями пресс-конференцию.

2 Организация и  проведение конференций

2.1 Организация конференции

Конференция, как и любое  деловое мероприятие - это напряженная  работа, как для  самих участников, так и для организаторов. Участники конференции, конгресса или  семинара за ограниченное время должны обсудить стоящие перед  ними вопросы и  принять, если это  необходимо, конструктивное, взвешенное решение. Поэтому задачей  секретаря в организации  мероприятий является максимальное удовлетворение задач, поставленных Клиентом.

Это достаточно сложный  процесс, который  потребует большого количества сил и  времени:

- подобрать конференц-зал;

- создать комфортную  атмосферу, отвечающую  формату и целям  делового мероприятия;

- продумать и учесть  множество организационных  моментов.

Секретарь может предложить различные варианты проведения мероприятия  согласно бюджету  и ожиданиям, поможет  подобрать необходимое  конференц-оборудование, варианты кофе-брейков и меню для банкетов, предложит разнообразную культурную программу для участников мероприятия, а также по Вашему желанию сможет скоординировать в целом мероприятие, чтобы не упустить ни одну деталь!