Обзор технологий, сервисов и программных продуктов Microsoft для внедрения в информационные системы ОВД

      - распространение области совместной работы за брандмауэр и обеспечение безопасной работы с партнерами, поставщиками и заказчиками;

      - включение доступа к области совместной работы возможно в любое время в любом месте;

      -  настраивание области совместной работы для конкретных процессов.

      1.1.2. Улучшение информационного обмена  в организациях с помощью порталов.

 

      Microsoft SharePoint  2007 предоставляет возможность своевременного представления о процессах и данных, существующих в организации, за счет предоставления сотрудникам доступа к отраслевым данным, экспертным знаниям и процессам, например таким как:

      - простая целенаправленная доставка содержимого, данных и информации пользователям на основании их сетевых и корпоративных удостоверений;

      - быстрая разработка составных приложений с помощью структуры общего портала, которые объединяет в единую среду разные порталы, приложения и данные;

      - единое настраиваемое представление, а также инструменты и ресурсы, необходимые пользователям для работы на личном узле;

      - автоматизация процессов сокращает время рабочего цикла и повышает эффективность.

 

      1.2. Возможность управление содержимым.

 

      Средства  управления содержимым в  SharePoint Server 2007 можно разделить на три категории:

      - управление документами;

      - управление записями;

      - управление веб-содержимым.

      Службы Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 предоставляет  базу для выполнения задач управления документами, включая средства контроля версий, описательные метаданные, рабочие  процессы, типы содержимого, аудит и  доступ на основе ролей на уровне библиотеки документов, папки и отдельного документа.

       SharePoint Server 2007 расширяет эти возможности, предоставляя усовершенствования средств разработки, обработки документов, управления веб-содержимым и публикации, управления записями и политиками, а также поддержку многоязыковых публикаций.

 

      1.2.1. Управление документами.

 

      Управление  документами контролирует жизненный  цикл документов в организации — их создание, рецензирование, публикацию и доступ к ним. Управление документами обязательно в любой области деятельности. Рассмотрим жизненный цикл среднего документа: сначала документ создается, затем сохраняется, затем может потребоваться предоставить  документ другим пользователям, затем он может быть изменен другими пользователями. Возникающие новые версии документа необходимо отслеживать и упорядочивать. С помощью SharePoint Server 2007 в организации можно внедрить соответствующие политики на каждом этапе жизненного цикла документа, использовать централизованные хранилища для размещения документов, управления ими и доступа к ним, а также использовать подписи и штрихкоды для эффективного отслеживания документов.

       SharePoint Server 2007 предлагает следующие средства для поддержки управления документами.

 

      1.2.1.2. Шаблон узла «Центр документов».  

 

      Шаблон  узла «Центр документов» поддерживает строгий контроль содержимого: для  редактирования требуется извлечение, отслеживаются основная и вспомогательные  версии, включены поддержка множества  типов содержимого и аудит  для отслеживания изменений содержимого во времени.

 

      1.2.1.3. Многоязыковая библиотека. 

  

 Многоязыковая библиотека упрощает создание, хранение и управление переведенными документами  благодаря доступным представлениям и специальным средствам, облегчающим  процесс перевода документов. Эта библиотека содержит настроенное представление, группирующее переводы по исходному документу, а также рабочий процесс для управления процессом перевода вручную.

 

      1.2.1.4. Среда преобразования документов.

 

           SharePoint Server 2007 поддерживает преобразование документов из одного формата в другой на сервере.

      Интеграция  с клиентскими программами Система Microsoft Office 2007 . Многие средства управления документами в SharePoint Server 2007 значительно расширенны за счет глубокой интеграции с клиентскими программами Выпуск Office 2007. Из клиентских программ Office 2007 пользователи могут выполнять различные действия, такие как:

• -   запуск и выполнение задач рабочего процесса;
• - обновление свойств документов на сервере с помощью области сведений о документе;
• -  просмотр сообщений политики управления данными для серверных документов на панели сообщений;
• -  сравнение версий серверных документов в Microsoft Office Word;
• -  вставка штрихкодов или меток в документы на сервере.

 
 

      1.2.2. Управление записями.

 

      Процесс управления записями включает в себя сбор, упорядочение и удаление корпоративных  записей (сведений, имеющих важность для истории или юридической  защиты организации) согласованным  и унифицированным образом на основе политик организации. Эти политики формируются типом выполняемых организацией работ, юридических рисков, с которыми она сталкивается, а также действующими законами и правилами. В SharePoint Server 2007 представлен новый набор возможностей для создания и поддержки средств управления официальными записями в организации.

 

      1.2.2.1. Политики управления данными.

  

 Организации могут  определять и использовать политики управления данными на узлах  SharePoint Server 2007 для обеспечения соблюдения корпоративных бизнес-процессов либо законодательных или отраслевых требований к управлению сведениями. Политики управления данными позволяют администраторам узлов или управляющим списками контролировать порядок управления содержимым. В SharePoint Server 2007 включены заранее определенные средства политик, которые могут быть использованы (по отдельности или в сочетании) для определения политик управления данными для узлов организации. К этим средствам, которые могут быть определены как для всего семейства узлов, так и для определенного списка, библиотеки или типа содержимого, относятся: аудит, штрихкоды, метки, преобразование форм для архивирования и прекращение срока действия. Кроме того, организации могут разрабатывать собственные политики управления данными.

 

      1.2.2.2. Служба управления правами на доступ к данным (Information Rights Management, IRM).

 

      В SharePoint Server 2007 реализуется возможность использовать IRM для ограничения задач, доступных пользователям для выполнения над файлами, загруженными из списков или библиотек SharePoint. IRM зашифровывает загруженные файлы и разрешает их расшифровку только ограниченному набору пользователей и программ. IRM также может ограничивать права пользователей, которым разрешено чтение файлов, таким образом, чтобы они не могли выполнять такие задачи, как печать файлов или копирование текста из них.

 

      1.2.2.3. Шаблон узла «Центр записей». 

  

 Шаблон узла «Центр записей» в  SharePoint Server 2007 помогает внедрять в организациях программы хранения записей и управления ими. Этот шаблон узла дополняет стандартные средства Office SharePoint Server 2007, добавляя следующие возможности управления записями.

 

      1.2.2.4. Возможности хранилища.

  

  Шаблон узла «Центр записей» обладает несколькими  возможностями для обеспечения  целостности хранимых в нем записей. Записи никогда не изменяются системой автоматически, то есть записи, отправленные на узел и загруженные с него позднее, всегда будут идентичны. По умолчанию на узле «Центр записей» также предотвращается непосредственное изменение записей за счет контроля версий содержимого и аудита определенных типов изменений. Управляющие записями могут добавлять метаданные в элементы и работать с ними отдельно от метаданных записей. Изменения метаданных также отслеживаются.

 

      1.2.2.5. Маршрутизация записей. 

  

 Microsoft Office SharePoint 2007 определяет список маршрутизации записей для автоматического перенаправления записей, отправляемых в Центр записей, в определенную библиотеку.

 

      1.2.2.6. Обязательная политика управления данными. 

  

 Включенные в  SharePoint Server 2007 средства аудита, прекращения срока действия и штрихкоды полезны для управления записями.

 

      1.2.2.7. Удержание документов.

 

       SharePoint Server 2007 поддерживает управление процессом предоставления юридических документов, позволяя удерживать документы. Записи, по которым проводится расследование или ожидается решение суда, могут быть добавлены в список удерживаемых, где для них не будут действовать политики управления записями и сроки действия. Для элементов одновременно может действовать несколько удержаний.

 

      1.2.2.8. Интерфейс сбора записей.  

 

        Пользователи и автоматизированные  системы могут легко отправлять  содержимое на узел Центра  записей без проверки разрешений  доступа к содержимому узла. Содержимое  может быть отправлено через  веб-службу по протоколу SOAP или  по электронной почте с использованием протокола SMTP.

 

      1.2.2.9. Интеграция с Microsoft Exchange 2007.

  

  Приложение  SharePoint Server 2007 глубоко интегрировано с Exchange 2007. Это позволяет организациям создавать в Exchange управляемые папки электронной почты, отображаемые для пользователей в Office Outlook 2007. Организации могут определять для этих папок политики управления данными, задающие такие параметры, как срок хранения или квота. Пользователи также могут использовать эти папки для отправки сообщений на узел Центра записей, реализованный в Office SharePoint Server 2007. Пользователи могут перетаскивать записи сообщений из папки «Входящие» в соответствующую управляемую папку.

 

      1.2.3. Управление веб-содержимым.

 

      В SharePoint Server 2007 включено множество средств для проектирования, развертывания и управления порталами корпоративной интрасети, корпоративных веб-узлов и узлов отделов. Эти средства позволяют создавать и публиковать веб-содержимое в удобное время и минимизируют материальные и трудовые затраты на управление несколькими узлами.

 

      1.2.3.1. Веб-страницы на основе шаблонов.  

 

      С помощью средств управления веб-содержимым в  SharePoint Server 2007 можно создавать и изменять веб-страницы на основе шаблонов, а также управлять ими. Создаваемые макеты страниц используются в качестве шаблонов, определяющих как порядок создания содержимого авторами, так и отображение содержимого для читателей.

 

      1.2.3.2. Публикация шаблонов узлов.

  

 При создании нового узла SharePoint Server 2007 можно выбрать один из нескольких шаблонов узла, включая шаблоны с поддержкой имеющихся потребностей публикации содержимого. Шаблоны узлов в группе «Публикация» позволяют организациям разрабатывать, развертывать и управлять корпоративными порталами в интрасети, корпоративными веб-узлами и порталами отделов. Компоненты портала также упрощают коммуникацию с другими сотрудниками организации с нужными навыками, знаниями и опытом работы. Для всех шаблонов узлов в группе «Публикация» включены средства публикации, включая панель инструментов для редактирования страницы, редактор содержимого и извлечение.

 

      1.2.3.3. Веб-узел новостей.  

 

      Шаблон  узла при необходимости позволяет  создать узел для быстрой и  простой доставки новостных статей и ссылок. Он включает примеры макетов  новостных страниц и архив для хранения старых новостей. Он также содержит простой в использовании макет для читателей и поставщиков новостей. Данный шаблон включает также две веб-части для эффективной доставки новостей: средство просмотра RSS и «Эта неделя в рисунках».

 

      1.2.3.4. Веб-узел публикаций.

 

        Веб-узел публикации с рабочим процессом  позволяет создавать узел для публикации веб-страниц по расписанию с помощью рабочих процессов утверждения. Он включает библиотеки документов и рисунков для хранения объектов веб-публикаций. Например, можно создать узел для отображения технических статей, которые перед публикацией должны быть отрецензированы экспертами соответствующих областей.