Девиз: «Ни шагу назад»

 
 
 
 
 
 
 
 
 

Научная работа 

на тему: 

«Обзор технологий, сервисов и программных продуктов Microsoft для внедрения в  информационные системы ОВД» 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2010 

 

      МИНИСТЕРСТВО  ВНУТРЕННИХ ДЕЛ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Государственное образовательное учреждение высшего

профессионального образования

 

МОСКОВСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ МВД РОССИИ

СМОЛЕНСКИЙ  ФИЛИАЛ

 

кафедра Административного права и информатики

 
 
 
 
 
 
 

Научная работа

 
 
 

Тема: “  Обзор технологий, сервисов и программных  продуктов Microsoft для внедрения в  информационные системы ОВД ”

 
 
 
 
 
 
 
 

Смоленск 2010

СОДЕРЖАНИЕ

 

     Введение.................................................................................................... 5 стр.

     Глава 1.Системы управления документооборотом...................8 стр.

      Глава 2. Сервер Microsoft Windows Terminal Services..............17 стр.

             2.1. Дистанционное управление и дистанционного

                администрирования....................................................................... 17 стр.

        2.2. Terminal Services............................................................................ 18 стр.

       2.3. Virtual Network Computing (VNC)................................................ 19 стр.

       2.4. Преимущество Terminal Services и VNC..................................... 20 стр.

             2.5. Remote Shell.................................................................................... 21 стр.

          

           ГЛАВА 3. ОБЗОР возможностей Microsoft  SharePoint для АВТОМАТИЗАЦИИ ОСНОВНЫХ ВИДОВ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ  В

ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ  ОВД............................................................................... 24 стр.

 

           3.1. Возможность совместной работы в подразделениях ОВД.........24 стр.

            3.2. Возможность управление содержимым....................................... 25 стр.

            3.3. Возможности порталов.................................................................. 36 стр.

            3.4. Корпоративный поиск и сфера его применения......................... 41 стр.

Заключение................................................................................................. 43 стр.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ..........................................44 стр.

     Введение

 

     Системы управления документацией являются средством автоматизации информации в деятельности ОВД, преобразовывая документооборот из бумажной формы в электронную. Автоматизация документооборота подразумевает возможность использования информации из базы данных, уменьшение ввода информации вручную, что дает выигрыш во времени и в снижении количества ошибок. Помимо форм документов, в базе данных системы управления документооборотом хранятся данные, которые могут потребоваться во многих документах (отчетах, приказах, актах выполненных работ и т.д.). Один раз введенная вышеуказанная информация позволяет формировать документы, требуемые в административных структурах.

     По  данным журнала “ASAP”, за год в  мире производится » 6 млрд. документов; обычный служащий тратит в год около 150 часов на поиск утерянной информации. Встает острая потребность предоставления необходимой информации в готовом для “потребления” виде с последующим ее предложением.

     Современный  рынок прикладных программных средств  предлагает ряд автоматизированных систем управления документацией.

     Исходя  из вышесказанного, мы сформулировали цель работы – выявить и изучить предпосылки развития и современные условия автоматизированных систем управления документацией в деятельности ОВД.

     Объектом  исследования данной работы являются автоматизированные системы управления документацией, а также системы, включающие в себя эту функцию.

     Актуальность  темы:

     Создание  в нашей стране правового государства  с эффективно работающими подразделениями МВД обуславливается не только всесторонним и полноценным юридическим обоснованием их деятельности, но и формированием рациональных, конкретных правил и процедур их функционирования, в том числе в области работы с документами. Для упрочения российской государственности рациональное управление документацией может послужить одной из важных опорных точек укрепления аппарата управления и существенным элементом его стабильности.

     Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления, поскольку информация, как кровеносная система, пронизывает все органы управления, обеспечивая их энергетическим потенциалом и приводя в целенаправленное движение.

     Информация  фиксируется в документах, которые  придают ей организационную форму и перемещают ее во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой и тем самым способствуют их исполнению.

     Проблемы  документирования деятельности организаций  и управления документацией являются столь же древними, как сами документы и управление. В настоящее время данная проблема актуализируется стремительным развитием новых информационных технологий, ускоренной информатизацией общества.

     Непрерывный рост объемов документации во всем мире, все более широкое применение электронно-вычислительной техники при обработке информации, использование небумажных носителей и другие объективные факторы приводят специалистов ОВД к выводу о необходимости поиска новых возможностей овладения и управления документированной информацией.

     Для современного документоведения важны  исследования возможностей современных информационных технологий с точки зрения их использования в управлении документацией. Необходимы анализ накопленных достижений в области теории и практики документоведения, выявление тенденций их дальнейшего развития и получение на этой базе новых научных результатов.

     Выбор темы настоящей работы обусловлен несколькими  факторами:

• во-первых, наличием необходимости упорядочения документальной среды как средства повышения эффективности управления,
• во-вторых, потребностью архивной службы в глубокой проработке взаимосвязанных проблем документоведения и архивоведения в новых условиях для трансформации их в прикладные научные разработки;

     Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы подразделений ОВД, обеспечить их эффективное функционирование.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Глава 1.Системы управления документооборотом

     Управление информационными ресурсами имеет для деятельности ОВД особое значение. В современном мире учреждения сталкиваются с необходимостью обработки колоссального объема информации.

     Таким образом, все подразделения МВД остро ощущают необходимость организации эффективного управления информационными ресурсами и предпринимают активные шаги по использованию компьютерных технологий в сфере управления документационными потоками (и информацией в широком смысле).

     К сожалению, применение компьютерных программ в сфере работы с управленческой (организационно-распорядительной) документацией в ряде случаев не сопровождается структурной перестройкой работы с документацией, что существенно снижает эффект от применения даже самых многофункциональных специализированных (и соответственно дорогостоящих) программных комплексов. Нередки ситуации, когда внедрение компьютерных систем носит формальный характер и не сопровождается сколь-нибудь существенной оптимизацией и унификацией документационных процессов.

     В большинстве учреждений со сложной структурой важное значение имеет уровень организации взаимодействия подразделений и порядок обмена информацией. Большая часть информации передается в виде документов на бумажном носителе (обмен служебной документацией и отчетностью).

     Следует также отметить, что на протяжении ряда лет достаточно четко прослеживается тенденция увеличения объемов информационных потоков. Характерно, что происходит рост не только документооборота на традиционных носителях, но и информации, проходящей по электронным каналам, а также документов, связанных с функционированием компьютерных систем.

     Документооборот — движение документов в организации  с момента их создания или получения  до завершения исполнения или отправки.

     Организация документооборота — это правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении. Организация документооборота предусматривает рациональное движение документов, включающее как операции с документами, так и все их перемещения в аппарате управления, т.е. их получение, рассмотрение, передачу на исполнение, организацию исполнения, удостоверения, оформления и отправки.

     Документооборот является важным звеном делопроизводства, так как определяет не только инстанции движения документов, но и скорость этого движения.

     В делопроизводстве документооборот рассматривается как функция коммуникации, реализация которой должна соотноситься, субординироваться с общими целями делопроизводства — информационным обеспечением деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданной информации.

     С нечеткой организацией движения документов в настоящее время связывают  многие недостатки в организации  документационного обеспечения  деятельности аппарата управления. Например, процесс документационного обеспечения принимаемого управленческого решения включает три составляющие: информационную поддержку решения (обеспечение принимаемого решения достоверной и достаточной информацией); документирование решения (создание распорядительного документа); контроль за его выполнением (организация работы, выполнения задания, соблюдение определенных условий, сроков и т.д.). Пооперационно этот процесс состоит из сбора информации, подготовки проекта документа, его редактирования, согласования, изготовления, удостоверения. Каждая операция сопровождается перемещением документа в управленческом аппарате из одного структурного подразделения в другое, передачей от технических исполнителей к специалистам, а затем — к руководителям. Следовательно, скорость перемещения документов и качество выполнения каждой операции оказывают влияние на процесс управления в целом.

     Документооборот — сложный технологический процесс, характеризующийся различными параметрами, связанными с процессами документирования и со всей деятельностью организации. Организация документооборота включает все операции по приему, передаче, составлению, согласованию, оформлению, удостоверению и отправке документов.