Внемашинное информационное обеспечение маркетинга

 

В условиях быстро возрастающего  применения компьютерной техники во всех отраслях деятельности трудно преуменьшить роль штрихового кодирования в повышении  эффективности производства, торговли, транспорта, банковского дела. В  западных странах практически вся  торговля основана на штриховых кодах, которые наносятся на 99% всех производимых товаров. При его отсутствии торговля не принимает товар от производителя  либо делает это с большой скидкой (30–40% и более). Такие действия объясняются  тем, что штриховое кодирование  товаров экономически оправдано, когда  охватывает не менее 85% товаров. По сути дела штриховой код – способ введения информации в ЭВМ, с помощью которого объект можно быстро «узнать» и передать информацию о нем в компьютер. Рассмотрим коротко, как это происходит в торговле.

 

Торговое предприятие  получает по электронным каналам  от поставщика информацию о товаре (его размер, вес, цвет и т.д.). Сообщается также код. На складе при помощи лазерного  считывателя происходит учет товаров  по их параметрам и количеству. Подобному  электронному учету подвергаются товары при их поступлении в магазин  и при продаже. Все это выполняется  ЭВМ мгновенно. Появляется возможность  практически одномоментно следить за состоянием спроса, потребительскими предпочтениями, динамикой и изменениями структуры наличия товаров.

 

Магазин по своему усмотрению может сокращать до минимума текущие  затраты на реализацию товаров при  соблюдении их необходимого ассортимента, своевременно пополнять товары. В  условиях дефицитного рынка ни торговля, ни производство в России не были заинтересованы в системах кодирования – это  для них лишь дополнительные хлопоты  и денежные траты. Но с точки зрения перспектив применение таких систем неизбежно и технологически не просто оправдано, но очень выгодно. А если иметь в виду экспортную деятельность российских производителей, то применение штрихового кодирования уже в  настоящее время стало насущной необходимостью, одним из основных условий их коммерческого успеха на внешних рынках.

 

В 1977 г. создана Европейская  ассоциация пользователей системы  идентификации товаров (ЕАМ), объединяющая пользователей систем штрихового кодирования  товаров. Ее членом является и РФ. Каждой стране предоставляется свой номер (у России – 460 и 469) и 13-значный код. В марте 1991 г. в РФ была создана  ассоциация ЮНИСКАН, специализирующаяся в области автоматической идентификации. Российское предприятие имеет возможность, зарегистрировавшись в ассоциации, приобрести индивидуальный код (присвоение кода в 1991 г. стоило 300 долл.). Это означает, что практически в любой стране будет известно, что товар изготовлен в России таким-то конкретным заводом. Изделие становится «легальным», оно  входит в Мировую информационную систему, что помимо иных преимуществ  резко снижает риск пиратских  подделок или нарушений прав промышленного  собственника.

 

Штриховой код сочетает в  себе последовательность темных и светлых  полос разной ширины. Сведения о  товаре несут относительные размеры  ширины этих полос и их сочетания. Определенная совокупность штрихов (темные полосы) и пробелов (светлые полосы) – это знак (символ), а соединение ряда знаков образует код товара.

 

Существуют три особенности  применения машиночитаемых документов со штриховыми кодами:

 

Считывание, контроль и декодирование  кода осуществляются с помощью микропроцессорных  устройств, для чего необходимо внедрение  специализированных технических средств.

 

Обязательным является наличие  ПЭВМ, куда заранее записываются стандартизированные  характеристики товара для последующего сопоставления их с кодом товара, а также использования в качестве условно-постоянных данных при решении  конкретных задач сбыта.

 

Автоматическое считывание данных со штрихового кода или ярлыка проходит практически без искажения  и не требует особых навыков в  работе, поэтому может выполняться  кассиром-операционистом или продавцом-кассиром.

 

 

 

3. Технология подготовки  и оформление маркетинговой документации

 

внемашинный программный информация маркетинговый

 

Основным носителем информации при автоматизированной обработке  является документ, т.е. утвержденной формы  носитель информации, имеющий юридическую  силу. Под документом понимается информационное сообщение на естественном языке, зафиксированное  ручным или печатным способом на бланке установленной формы и имеющее  юридическую силу.

 

Развитие систем автоматизированной обработки информации, предусматривающих  обмен данными, потребовало унификации и стандартизации всей документации, предназначенной для отражения  экономической информации. Унификация документации проведена в государственном  масштабе. Определены требования к  унифицированной системе документации (УСД), включающей комплекс взаимосвязанных  документов, отвечающих единым правилам и требованиям построения.

 

В состав УСД входит учетная, отчетно-статистическая, финансовая, банковская, расчетно-платежная и другая документация. Каждому документу присвоен код  в соответствии с общегосударственным  классификатором управленческой документации (ОКУД). Различают входные и выходные документы. Входная документация содержит первичную, необработанную информацию, отражающую состояние объекта управления; заполняется вручную либо при  помощи технических средств. Выходная документация включает сводно-группировочные данные, полученные в результате автоматизированной обработки; изготовляется, главным образом, на печатающих устройствах машины.

 

Принятые системы документации регулируются едиными нормативными актами, правилами и инструкциями. Вся документируемая информация обеспечивает приведение множества  экономических показателей в  определенную систему с целью  установления терминологического единства, однозначности описания, взаимосвязи  между показателями. Например, структура  системы показателей маркетинга документируется в различных  подразделениях предприятия.

 

По ряду документов разработаны  единые унифицированные и стандартные  формы бланков. Унификация выдвинула  следующие требования к документам: стандартная форма построения; приспособленность к автоматизированной обработке; минимизация показателей, исключение дублирования; включение всех необходимых для целей управления маркетингом показателей.

 

Требования к унифицированной  документации заключаются в следующем. Документы должны иметь стандартную  форму построения, предусматривающую  выделение в документе трех частей: заголовочной, содержательной и оформляющей.

 

Заголовочная часть содержит следующие характеристики документа  и учитываемого объекта: наименование, учитываемого объекта (предприятия, организации, работающего); характеристику документа (индекс, код по ОКУД); наименование документа; зона для проставления кодов  постоянных для документа реквизитов – признаков.

 

Оформляющая часть документа  содержит подписи юридических лиц, отвечающих за правильность его составления, а также дату заполнения.

 

При внедрении автоматизированной обработки какой-либо экономической  задачи в ходе обследования объекта  тщательно изучаются все виды и формы первичных документов, применяемых при решении задач. При этом выявляются унифицированные  документы, а также возможность  замены действующих документов унифицированными. Если такая возможность не представляется, то разрабатываются формы новых первичных документов, т.е. действующие документы заменяются новыми, приспособленными к автоматизированной обработке. Эта работа выполняется специалистами по машинной обработке совместно с экономистами-пользователями.

 

В заголовочной части отражается в основном текстовая информация, которую необходимо закодировать для  автоматизированной обработки. Для  этого вверху документа выделяется рамка для проставления кодов, построенная  по зональной форме. Ее элементы имеют  по две регистрационные клетки: в  одной – типографским способом впечатано  название признака, в другой – от руки проставляют его коды (основном коды тех группировочных признаков, по которым составляется сводка).

 

Содержательная часть  строится в виде таблицы, состоящей  из строк и граф, где располагаются  количественно-суммовые основания  и их названия, которые обычно размещены  в левой части таблицы. Документы, как правило, являются многострочными, с постоянным или переменным составом подлежащего таблицы. Все производные  строки и графы документа имеют  подсказы.

 

Разработка форм первичных  документов осуществляется в такой  последовательности:

 

уточняется состав реквизитов, включаемых в документ. Состав реквизитов должен отвечать целям управления;

 

выделяются реквизиты, подлежащие автоматизированной обработке, и распределяются по трем зонам:

 

1-я зона – постоянные  признаки, располагаемые в заголовочной  части, в рамке для проставления  кодов постоянных признаков;

 

2-я зона – переменные  признаки, помещаемые в таблице  справа или слева от наименования  признаков;

 

3-я зона – количественно-суммовые  основания, размещаемые в таблице  справа.

 

В некоторые документы  вводятся контрольные суммы, которые  могут располагаться в последней  графе (строке) или в конце документа. Они получаются путем арифметического подсчета данных строки, графы или документа. Реального экономического содержания они не имеют и используются в дальнейшем для контроля ввода информации в машину.

 

Реквизиты, подлежащие вводу  в машину, обводятся утолщенными  линиями для удобства заполнения документа и ввода данных в  ПЭВМ путем набора на клавиатуре. Изложенные требования связаны с повышением эффективности автоматизированной обработки.

 

При проектировании маркетинговых  первичных документов в основном соблюдаются требования, предъявляемые  к унифицированной системе документации.

 

Некоторые расчетно-платежные  документы (например, платежные поручения) имеют несколько иное построение зон для автоматизированной обработки. Коды постоянных признаков (дебет, кредит) расположены в них в содержательной части документа. Это обусловлено  спецификой заполнения расчетно-платежной  документации. Однако такое расположение реквизитов не снижает качества автоматизированной обработки.

 

При разработке форм первичных  документов сначала составляется эскиз, определяющий порядок построения и  расположения реквизитов. Затем утвержденные формы документов тиражируются и  внедряются при переводе экономической  задачи на автоматизированную обработку. Процесс создания форм первичных  документов связан с дальнейшим порядком размещения данных этих документов в  памяти машины. Современный уровень  развития технологии автоматизированной обработки информации предусматривает  два способа ввода данных в  машину.

 

Первый способ обеспечивает на специальных устройствах подготовки данных предварительный перенос  информации с документа на магнитные  диски. Этот способ, как правило, применялся при централизованной обработке  информации на вычислительном центре.

 

Второй способ – применение ПЭВМ не требует наличия специальных  устройств подготовки данных. Ввод информации здесь осуществляется непосредственно  пользователем путем набора данных на клавиатуре, в ходе которого обеспечивается прямая запись информации на машинные носители (магнитные дискеты, магнитный  диск). Ввод информации с первичных  документов и запись ее на машинные носители выполняются по унифицированным  схемам (макетам). Макет определяет последовательность размещения данных первичного документа на машинном носителе.

 

Проектирование макета с  использованием персональных компьютеров  имеет свои особенности. Составленный при этом макет отражается на экране дисплея ПЭВМ. Возможна организация  двух форм макета ввода информации с использованием дисплея. Первый вариант  предусматривает проектирование и  отражение на экране дисплея точной копии первичного документа.

 

В этом случае данные документа  вводятся в отраженный макет с  клавиатуры. Одновременно осуществляется визуальный и машинный контроль на заполняемость реквизитов, их соответствие допустимым величинам, логический и арифметический контроль реквизитов, контроль по контрольным суммам (КС). При обнаружении ошибочной записи на экране высвечивается диагностическое сообщение и записи подлежат корректировке.

 

Первый вариант применяется  обычно тогда, когда при обработке  задачи применяется один вид первичного документа. В большинстве случаев  при решении экономических задач  используются несколько первичных  документов. В этом случае проектируется  унифицированный макет, позволяющий  осуществить ввод с различных  документов, имеющих одинаковый состав реквизитов.

 

Встречаются варианты построения макета, когда на экране дисплея  вводимые реквизиты отражаются по форме  видеограммы.

 

Ввод данных на экран по такому макету ведется с первичного документа построчно. Одновременно осуществляется контроль вводимой информации. Возможность проектирования форм первичных  документов, отраженных на экране дисплея  ПЭВМ, позволяет реализовать идею создания безбумажной технологии, обеспечивающей формирование машиной первичных  документов, которые могут по мере необходимости изготавливаться  на ее печатающем устройстве. Машинный документ в таком случае выполняет  функции первичного документа и  имеет юридическую силу, так как  подписывается составителем; авторизация  документа устанавливается паролями, обеспечивающими ограниченный доступ к машине.

 

Составление форм ввода намного  осложняется при организации  многоуровневых автоматизированных рабочих  мест (АРМ). Определяющим моментом в  этой ситуации является установление начального места ввода данных первичных  документов и состава информации, предназначенной для межмашинного обмена информацией между различными уровнями АРМ.