Техническое обеспечение современного офиса

В настоящее время  существует как минимум четыре варианта сетевого решения для реализации систем видеоконференций: локальная  вычислительная сеть, глобальная сеть Интернет, обычная телефонная сеть и цифровая сеть с интегрированными услугами. Большинство систем работают с цветным изображением и имеют  экранный буфер («белая доска»), на котором  можно рисовать, писать заметки, вставлять  изображения и использовать иные средства неречевого общения. Некоторые  системы обеспечивают совместное использование  приложений, что позволяет участникам вместе работать над документом с  помощью текстового или графического редактора. Пока системы видеоконференций очень дорогостоящие, и это больше предметы роскоши, нежели инструменты  эффективной творческой, технической  и управленческой деятельности. Да и обслуживающий персонал недостаточно подготовлен для работы с системами  видеоконференций. 

2. Электронный документ

Электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме31. Информацию представленную на электронном документе можно  увидеть только при наличии соответствующих  электронно-вычислительных машин, то есть современной оргтехники.

Электронный документ должен соответствовать следующим  требованиям: создаваться, обрабатываться, храниться, передаваться и приниматься  с помощью программных и технических  средств; содержать реквизиты, позволяющие  подтвердить его подлинность  и целостность; быть отраженным в  форме, понятной для восприятия. Электронный  документ может быть воспроизведен  в виде и форме, понятных для восприятия: на экране дисплея, бумажном носителе, ином отделимом от машинного носителя материальном объекте в доступном  для визуального обозрения виде.

При использовании  электронного документа не требуется  предоставления его копии на бумажном носителе, за исключением случаев, предусмотренных  нормативными правовыми актами РФ или  соглашением сторон.

2.1 Значение электронного  документа

Важность проблемы электронных документов в современном  обществе не вызывает сомнений. Стремительное  развитие технологий позволило осуществить  то, что еще не так давно казалось невозможным: не вставая из-за рабочего стола можно заполнить и отправить налоговую декларацию или за считанные секунды подписать договор с партнером с другого континента.

Начавшийся во всем мире переход к электронному документообороту вводит это и в нашу реальность.

Для широкого применения в деловой практике необходимо обеспечить достаточную степень доверия  к содержанию электронных документов, а также их легитимность. Законодатели разных стран неодинаково решили эти вопросы, однако все эти решения  базировались на общих юридических  принципах электронного документооборота32.

Переход к массовому  применению электронного документа  в практической деятельности ведет  к соответствующему увеличению числа  конфликтных ситуаций между участниками  электронного взаимодействия. В процесс  обмена электронными документами вовлекается  большое число субъектов, обеспечивающих, на принадлежащих им или арендуемых ими программно-технических средствах, формирование, поэтапную обработку, передачу и хранение электронных  документов. Конфликты инициируются как технологическими ошибками, так  и противоречивой трактовкой участниками  своих функциональных прав и обязанностей по отношению к документу. Регламентирование  прав и обязанностей возможно на основе взаимных соглашений и договоров  между участниками, однако при массовых объемах электронного взаимодействия заключение в каждом случае индивидуальных договоров и соглашений становится практически нереальным.

Снижение уровня конфликтности требует четкого  определения статуса электронного документа как объекта правоотношений участников информационного взаимодействия. Кто несет ответственность, например, за нарушение целостности документа: автор, владелец средств формирования документа, провайдер, владелец сети передачи, получатель документа? Кто, за какие  действия, и в какой степени  несет ответственность за искажение  документа или за нарушение конфиденциальности? К кому предъявить претензии, если электронный  платеж не дошел до адресата, например, налоговой инспекции? Должен ли налогоплательщик сам отслеживать всю достаточно длинную цепочку сопутствующих  электронных документов? Неопределенность в этих аспектах выглядит примерно так же, как игнорирование функциональной связи между автомобилем и  его водителем, или изготовителем, или владельцем - при аварии ответственность  возложить не на кого.

Необходима жесткая  правовая регламентация функциональных связей между объектом, электронным  документом, и субъектами, участвующими в его практической реализации. Прямая регламентация прав и обязанностей участников взаимодействия невозможна как из-за многообразия конфликтных  ситуаций, так и в силу стремительной  смены, совершенствования и создания новых информационных технологий. С  другой стороны, отнесение электронного документа к некоторой правовой категории позволило бы строить  на этой основе взаимоотношения между  субъектами-участниками на основе известных  правовых норм33.

С электронным документом тесно связано понятие «электронно-цифровой подписи».

Электронная подпись  – это данные в электронном  формате, которые прилагаются к  другим электронным данным или логически  ассоциируются с ними и служат в качестве метода установления аутентичности.

Электронная цифровая подпись – реквизит электронного документа, предназначенный для  защиты данного электронного документа  от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе.

Повсюду в мире все  шире используется электронная цифровая подпись, в особенности в банковской системе. Отсутствие правового регулирования  порядка и последствий применения электронно-цифровой подписи на государственном  уровне долгое время затрудняло ее использование.

Сравнительно до недавнего времени отсутствовало  должное правовое регулирование  отношений, возникающих в момент создания электронной цифровой подписи  и их последствий на государственном  уровне. Особая важность правового  регулирования этой проблемы обусловлена  тем, что сегодня, в эпоху глобальной информатизации, сложно решать какие-либо вопросы без современных средств  подписания документов, законным образом  оформляющих заключение сделок.

Распространение таких  институтов как электронная подпись, электронная торговля (коммерция), электронные  деньги и т.п. позволяет расширить  рынок и работать с зарубежными  клиентами, что ведет к росту  конкурентоспособности и открывает  для потребителей и бизнесменов  новые перспективы безопасного  обмена информацией и торговли независимо от границ34. В связи с тем, что  значительное число сделок, совершаемых  посредством сети Интернет содержат «иностранный» элемент, возникает  проблема применимого права.

Основополагающим  документом стал Федеральный закон, целью которого является «обеспечение правовых условий использования  электронной цифровой подписи в  электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись  в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи  в документе на бумажном носителе».

2.2 Хранение электронных  документов

Развитие информационных технологий породило новый вид документов – документы на машинных носителях, или электронные документы. Они  все чаще создаются на предприятиях, в учреждениях и организациях всех форм собственности. Такие электронные  документы могут содержать научно-техническую, производственную и управленческую информацию. Например, проектные работы сегодня трудно представить без  автоматизированных систем проектирования, которые позволяют создавать  в электронном виде чертежи и  текстовую документацию. Многие организации  ведут базы данных регистрационного и учетно-статистического характера. Системы электронной почты и  безбумажного документооборота внедряются в делопроизводстве и банковском деле.

Вопрос о придании электронным документам юридической  силы в нашей стране, как и во многих других государствах, окончательно не урегулирован (важную роль должен сыграть  закон об электронной цифровой подписи, разработка которого, к сожалению, затягивается), существующая нормативно-правовая база позволяет рассматривать их в  едином контексте с другими видами архивных документов35. В частности, документы, созданные государственными предприятиями, учреждениями и организациями, относятся к государственной  части Национального архивного  фонда и подлежат обязательному  государственному учету независимо от вида носителя, техники и способа  закрепления информации. В отношении  этих документов должна проводиться  экспертиза ценности, по результатам которой часть документов отбирается для временного или постоянного хранения.

Документы общественных объединений, иных негосударственных  предприятий, организаций, учреждений и физических лиц относятся к  негосударственной части Национального  архивного фонда. Собственники этих документов могут хранить их в  собственных архивах, а некоторые  категории документов (по личному  составу) обязаны передавать в государственные  архивы. Кроме того, по соглашению сторон любые документы негосударственной  части Национального архивного  фонда могут передаваться в государственные  архивы для временного или постоянного  хранения.

В отношении электронных  документов это обстоятельство приобретает  особое значение, так как данная категория документов имеет свою специфику: для воспроизведения  в человеко-читаемом виде они требуют  программно-технических средств, которые, как известно, имеют свойство быстро устаревать. В результате документы  на машинных носителях, предоставленные  сами себе на сравнительно короткий срок (порядка нескольких лет), могут оказаться  недоступными, либо доступ к ним  оказывается слишком дорогим.

По этой причине  поддержание электронных документов в доступном состоянии требует  постоянной заботы: контроля физического  состояния носителей, регулярной конвертации (перезаписи на другой тип носителя и/или в файл другого типа) и  миграции данных (переноса в другую информационную среду, в том числе  под новые операционные системы)36. Организации, создающие документы, далеко не всегда имеют возможность (да и желание) проявлять такую  заботу в отношении документов, непосредственная надобность в которых отпала. Именно поэтому законом установлен значительно  более короткий срок хранения в ведомственных  архивах машиночитаемых (электронных) документов по сравнению с традиционными. Предполагается, что основная забота об их сохранности должна лечь на плечи  специализированного учреждения Государственной  архивной службы.

Для того, чтобы процесс  передачи электронных документов на архивное хранение протекал безболезненно, должны быть приняты определенные меры уже на стадии проектирования и внедрения  систем, посредством которых эти  документы будут создаваться. Поэтому  проектные решения по внедрению  информационных технологий необходимо согласовывать со специалистами  архивной отрасли. С их участием должна также проводиться экспертиза ценности электронных документов и определяться срок их хранения. В необходимых  случаях может быть принято решение  о постоянном хранении электронных  документов по месту их создания на основании лицензии Государственного комитета по архивам и делопроизводству.

Сохранность электронных  документов – дело сравнительно новое  не только в нашей стране, но и  во всем мире. Естественно, что необходимый  для этого кадровый научный потенциал  еще предстоит создать. Предполагается, что документы при передаче будут  конвертироваться на носители архива – магнитооптические диски, на которых  и будет осуществляться их последующее  хранение. Условия доступа пользователей  к информации определяются с учетом интересов создателей документов.

Помимо обеспечения  сохранности документов, изначально создаваемых в электронном виде, важным направлением деятельности архивистов является внедрение современных  технологий доступа к традиционным бумажным документам37. Речь идет о создании электронных факсимильных копий таких документов, которые затем могут публиковаться в сети Интернет или отдельными изданиями на компакт-дисках.

В эпоху электронных  документов, для которых можно  получить любое количество равнозначных копий, роль архивов неизбежно претерпит  изменения. Появляется возможность  хранить рабочие экземпляры документов рассредоточено - там, где в них  возникает потребность. Каждый пользователь может с помощью удаленного доступа  получить собственную копию, с точки  зрения информационной ценности совершенно равнозначную исходному документу. Тем не менее, обеспечение сохранности  эталонов электронных документов останется  прерогативой архивистов независимо от того, сколько равноценных экземпляров  будет находиться в обращении. 
 

Заключение

Современный офис —  это место, с которого начинается фирма. В помещении офиса должны находиться только те предметы, которые  требуются вам и сотрудникам  предприятия в процессе работы. Приобретение средств оргтехники должно быть продиктовано, в первую очередь, соображениями  целесообразности ее использования  для максимальной эффективности  работы. В зависимости от специфики  работы офиса, его размеров, готовности потратить определенную сумму, составные  комплектующие элементы оборудования различны и определяются в соответствии с задачами, которые следует решать как на каждом рабочем месте, так  и, в целом, по всему офису.