Структра презинтации

   Ответы  на эти вопросы помогут выбрать  лучший путь для поведения эффективной  презентации.

   Анализ  возможной реакции публики 

   ·        Зачем конкретные люди пришли на переговоры.

   ·        Определите отношение публики к  предмету переговоров:

   1.      Заинтересована ли в переговорах  аудитория или равнодушна.

   2.      Как аудитория реагировала на  аналогичные рассматриваемые вопросы  на прошлых переговорах

   3.      Какие вопросы, и в каком свете лучше представить данной аудитории.

   4.      Будут ли затруднения в понимании  выступления

   ·        Настроение публики в момент выступления: будут ли они уже уставшими, будут  ли они голодны, и ожидать скорого  обеда и т. д.

   ·        Какой способ преподнесения информации будет наиболее эффективным, выгодным и произведет наибольшее впечатление на присутствующих: предоставление технической информации, статистического анализа, исторической информации, демонстрация, подобный пример и т. д.

   ·        Предугадайте ответ публики: пропишите  пути реакции на ваши действия.

   ·        Смоделируйте, возможно, наихудшую  аудиторию и попытайтесь попробовать  действовать в такой ситуации.

   ·        Предугадайте возможные уточнения  и вопросы.

   Проанализируйте наихудшее, что может произойти на презентации.

   Уровень понимания аудитории. 

   ·        Определите, знает ли аудитория, что-нибудь об объекте презентации, например, проанализируйте, есть ли среди присутствующих кто-либо с таким же набором знаний по данному  вопросу. 

   ·        Проанализируйте, знакома ли аудитория  с вашим словарем. Спрогнозируйте, все ли способны понять то, что вы говорите. Определите, какую поддерживающую информацию необходимо предоставить аудитории  для лучшего понимания предмета. Подумайте о конкретных цифрах и спецификациях, которые вас могут попросить предоставить или вам нужно будет сказать. Проанализируйте, включает ли в себя объект презентации рутинное, длительное предоставление информации, знакома ли тема присутствующим.                                              

   Отношения презентующего с публикой. 

   ·        Проанализируйте, как такая аудитория  обычно реагирует на выступления  ораторов. 

   ·        Определите, насколько аудитория  дружественна, открыта, гостеприимна вашей  точке зрения, вашему стилю презентации. Определите, как аудитория настроена по отношению к вам. Проанализируйте, чего присутствующие от вас хотят. Подумайте о ваших прежних отношениях с аудиторией. Определите вашу роль и статус. Определите, есть ли у аудитории склонности, которые могут работать против вас. Проанализируйте возможное отношение публики к построению вашей презентации. 

   ·        Определите, какие аспекты поддерживающей информации будут выглядеть для  данной аудитории наиболее надежно. 
 
 
 
 
 
 
 

6. Планирование  презентации

     Разработка  стратегии разворачивания выступления  сложнее, чем написание документа. Если не сделать презентацию легкой для понимания, возможно аудитория  не отреагирует на нее нужным для  образом и  можно потерять потенциально выгодный контракт или инвестора в проект, т. к. они могут просто не понять или прослушать важные пункты выступления.   Для максимального эффекта и достижения намеченных целей, после анализа аудитории необходимо приступить к разработке плана презентации, придавая этому ничуть не меньшее значение.      Первый шаг - это определение главной идеи, вокруг которой и будет строиться презентация. Главная идея должна быть связана с объектом и должна служить стержнем, на который каждый присутствующий должен нанизывать получаемую информацию. Это подобно рекламному девизу, который напоминает покупателю о достоинствах рекламируемого продукта. Следует попытаться сформулировать главную идею в одно предложение. 

1. Планирование  времени

     С хорошо разработанной главной идеей, можно приступить к планированию времени и структуры презентации. Структура должна быть связана с целью, аудиторией, предметом презентации и от отведенного для выступления времени.           Если на выступление 10 или меньше минут, необходимо организовать его так, чтобы уместить основные пункты, следовательно, оно будет похоже на короткую выдержку из полной, развернутой презентации.    Лучше начать с небольшого плана, в основной части следует объяснить все аспекты предмета презентации, в заключении коротко повторите основные части выступления и главную мысль.      Более длинные презентации должны быть организованы как отчеты. Если цель - развлечь, мотивировать или информировать, надо использовать естественный порядок в зависимости от объекта, жесткой структуры тут быть не может. Если же цель - анализировать, убеждать или склонять к сотрудничеству организуйте презентацию вокруг основных аргументов, мыслей. Используйте натуральный порядок, если аудитория дружественно настроена, восприимчива и наоборот - подходите к основным аргументам аккуратно, если присутствует сопротивление аудитории.

     Как только слушатели потеряли нить выступления, очень сложно будет возвратить их обратно, кроме того, они могут  пропустить важные пункты презентации. У них нет удобной функции  просмотра того, что было сказано несколько минут назад. Надо планировать свою речь так, чтобы рутинные блоки информации чередовались с интересными фактами статистики или историческими аспектами.           Надо объяснить, как будет проходить презентация и постараться лимитировать количество основных пунктов и мыслей выступления до 3/4, даже если презентация довольно длинная. Следует помнить, что слушатели не могут пропускать ненужную информацию, лучше сократить до минимума такого рода информацию.         Длина презентации часто строго ограничена. Так как выступлений часто много, кроме того, у самих слушателей есть множество других дел, хорошо бы урезать данные таким образом, чтобы оставлять самое главное, экономя при этом время.         Как только распланирована сама речь, можно более аккуратно спланировать необходимое для презентации время. Средний оратор говорит со скоростью 100-125 слов в минуту или около соседнего параграфа. Допустим, что надо рассказать о трех основных пунктах. В десятиминутном докладе, можно потратить 2 минуты на поверхностное объяснение каждого пункта, сделав вступление и заключение по минуте длиной. Если это часовой доклад, вступление может занять 5 минут. Следующие 30-40 минут будут содержать более подробную информацию о каждом из пунктов вашего доклада (по 10-14 минут на одну тему). Заключение может занять от 3 до 5-ти минут. Оставшиеся 10-20 минут будут зарезервированы под вопросы из аудитории.             Что же лучше 10-ти минутная речь или презентация на 1 час?  Все зависит от объекта, целей, характера аудитории и отпущенного времени. Для легко воспринимаемого объекта и соответствующей аудитории 10 минутного доклада вполне достаточно, и если объект сложен, а цели включают в себя убеждение трудно воспринимающей публики, то презентация должна длиться дольше. 
 
 

6.2. Выбор стиля выступления 

     Другой  важный элемент подготовки и планирования презентации - выбор подходящего  стиля. Все опять же зависит от целей, характера речи и аудитории, бюджета, времени отпущенном на подготовку. Если содержание презентации формальное: отчет о проделанной работе или финансовом состоянии фирмы, то и стиль должен быть таким.     В общем, если все присутствующие знакомы и их количество невелико, то разрешается несколько отступить от формального характера для более лучшего восприятия. С другой стороны, если аудитория огромна, незнакома и сама презентация очень важная, то она должна быть более формальна. Удобнее посадить людей в ряды. Показывать им слайды и короткие фильмы, чтобы поддержать смысл. Формальность достигается также установлением дистанции между презентующим и аудиторией: как психологической, так и физической. 

6.3. Разработка презентации 

Подготовка  к большинству выступлений очень  похожа на написание формального  отчета, правда, с одной разницей - необходимо реорганизовать текст  для устной презентации. Это одновременно и трудность и новая возможность. Возможность заключена во взаимодействии между выступающим и аудиторией. Когда говоришь с группой людей, это одновременно и передача им информации и получение ее от аудитории. Вместо того чтобы просто представлять аудитории свои идеи, можно презентовать им их же идеи или использовать их для взаимного компромисса. У презентующего есть также возможность реагировать на мимику и жесты аудитории.          Но за это придется принести несколько жертв, самая главная из них - потеря контроля. Общение с аудиторией предполагает гибкость, и чем больше предполагается взаимодействие, тем более гибким надо быть и тем внимательнее следить за ходом презентации. 
 

6.4. Выполнение презентации 

     Многое  нужно понять и сделать в первые минуты презентации: необходимо определить настроение аудитории, интерес к предоставляемой теме, необходимо также подготовить людей к последующим действиям. Вот почему очень важны первые минуты выступления.      Первое, что необходимо сделать, это привлечь интерес публики. Вот пять возможностей и путей для привлечения и сохранения внимания публики:

*                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                        Использовать юмор. Бизнес - вещь серьезная, но это не значит, что нельзя включать легкие юмористические вставки и комментарии. Юмор помогает расслабиться, хорошо настроить аудиторию по отношению к себе.

*                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                        Рассказать историю. Большинство людей заинтересованы в разного рода историях и с удовольствием их слушают, так что можно без труда найти подходящую историю, иллюстрирующую нужный факт.

*                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                        Строить выступление вокруг яркого примера. Психологи говорят, что можно заставить людей помнить важные пункты вашего выступления связывая их с конкретным образом.

*                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                        Задать вопрос. Задавание вопроса вовлекает публику в выступление.

*                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                        Привести интересные статистические данные. Люди любят подробности. Если предоставить интересную статистику, это поможет разбудить публику.  Именно так лучше всего начинать свою речь, чтобы изначально захватить внимание публики.          Как только установили каркас выступления, завладели вниманием аудитории, можно приступать к основой части.      Основная часть выступления должна содержать не более 3/4 основных мыслей, иначе аудитория очень плохо воспринимает всю презентацию. Можно использовать тот же тип построения основной части как в письме, отчете, но необходимо стремиться к простоте и избегать сложных, трудно воспринимаемых словесных конструкций.      Чем дольше презентация, чем больше фактов и мыслей  предоставляется, тем сложнее публика воспринимает. Поэтому, если  переходить от одной важной мысли к другой, лучше кратко повторить основную мысль сказанной части.         Вот некоторые советы помогающие удержать внимание аудитории:

*                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                        Соотнести объект презентации с нуждами присутствующих. Люди заинтересованы в вещах, касающихся их лично.