Составление расписания в учебном отделе ВУЗа

При длительном отсутствии преподавателя (отпуск, командировка или  болезнь) заведующим кафедрой составляется график замены занятий, копия которого передается в Учебное управление. График замены занятий согласуется  с деканом факультета. Разовые  замены занятий регистрируются на кафедре, в деканате в журнале регистрации  изменений в расписании, за подписью зав. кафедрой или зам. декана. Замена преподавателя на занятии без  соответствующего оформления считается  нарушением трудовой дисциплины.

Продолжительность экзаменационных  сессий для очно-заочной (вечерней) и заочной форм обучения устанавливается в соответствии с дополнительными отпусками, которые предоставляются студентам, обучающимся в вузе в соответствии со ст.17 Федерального закона "О высшем и послевузовском профессиональном образовании".

Расписания курсовых экзаменов  и зачетов факультетов утверждаются проректорами по подчиненности и  доводятся до сведения преподавателей и студентов не позднее, чем за месяц до начала зачетно-экзаменационной сессии.

Расписание для студентов  очного и очно-заочного отделений составляется с таким расчетом, чтобы на подготовку к экзаменам по каждой дисциплине было отведено не менее 3 дней.

Зачеты и экзамены следует  проводить после завершения всех лекционных и практических занятий.

Зачет и защита курсовой работы должны предшествовать экзамену по данной дисциплине.

В дни сдачи экзаменов  студенты освобождаются от занятий  и зачетов (на очном и очно-заочном отделениях).

Перед каждым экзаменом проводится консультация.

Проведение в один день консультаций и экзаменов недопустимо.

Количество дисциплин, изучаемых  ежедневно, не должно превышать трех.

Для каждого курса необходимо запланировать дни самостоятельных  занятий, когда студенты должны готовить курсовые работы, писать рефераты и  заниматься в библиотеке. Как правило, такие дни назначаются студентам  старших курсов.

В праздничные дни занятия  со студентами не проводятся, и в  расписании это должно быть предусмотрено.

Все эти нюансы учитываются  при составлении расписания учебных  занятий, в целях качественной организации  этого процесса. Итак, в этой главе  были рассмотрены общие представления  о предметной области, дано его определение. Так же была выявлена связь между  подразделениями внутренней структуры  университета с учебным отделом  образующая потоки данных. Описаны  основные инструкции для составления  расписания. Таким образом, можно  преступать к следующему параграфу  данной главы, где будет рассмотрена  ИС, классификация и этапы проектирования для дальнейшего развития проекта.

2. Информационные потоки организации учебного процесса

 

Опишем организацию учебного процесса со стороны Учебного Управления. За организацией учебного процесса следит начальник Учебного Управления, а также большую роль играет инженер-лаборант отдела планирования учебного процесса, который составляет учебные планы, рабочие планы на год, перечень дисциплин на учебный год, производит сверку расчета штатов, сетки часов и т.д. На основании ГОС инженер-лаборант составляет один раз в пять лет базовые учебные планы. Информация об учебных планах поступает на кафедру для согласования. Согласованные учебные планы возвращают в учебное управление, в которых инженер-лаборант вносит изменения. После необходимо утвердить учебные планы проректором по УРиКО.

Процесс составления, согласования, внесения изменений и утверждения  проректором аналогичен при формировании рабочих планов и перечня дисциплин  на год. Утвержденные учебные и рабочие планы непосредственно используются представительствами, деканатами, кафедрами.

На основе рабочих планов составляется перечень дисциплин на учебный год, который непосредственно  используют кафедры для расчета  штатов и формирования сетки часов. Бланки документа расчета штатов и сетки часов направляются кафедрам, которые, руководствуясь нормами педагогической нагрузки и используя рабочие планы и перечень дисциплин, производят расчет часов для каждой дисциплины и закрепление дисциплин за преподавателем. Отделом планирования учебного процесса Учебного управления производится проверка правильности заполнения. Расчет штатов и сетка часов также утверждается проректором по УРиКО, после чего направляется кафедрам, представительствам, деканатам, бухгалтерии. На основании сетки часов производится составление расписания, которое непосредственно используется кафедрами, представительствами, деканатами, студентами и др.

При составлении расписания диспетчерская служба заполняет  бланки аудиторного фонда по четырем  корпусам, бланки расписаний учебных  занятий и бланки загрузки преподавателей по кафедрам, основываясь на общих  принципах составления расписания и согласно сведениям из следующих  документов:

- рабочий учебный план  на группы соответствующего института  или факультета на текущий  год;

- план распределения педагогической  нагрузки;

- контингент студентов;

- графики учебного процесса;

- график отпусков преподавателей;

- пожелания преподавателей (совместителей);

- анализ состояния аудиторного  фонда;

- графики проведения гос. экзаменов и защиты дипломных проектов;

- приказ по переаттестации  дисциплин для студентов сокращенных  сроков обучения.

Общими принципами составления  расписания для студентов очного отделения являются:

- общее количество аудиторных  часов для студентов не должно  превышать 27 часов;

- студентам предоставляется  один день в неделю для самостоятельной   подготовки и научно-исследовательской  работы;

- переход из одного  корпуса в другой планируется  во время большого перерыва  с 11.50 до 12.35;

- занятия в компьютерных  залах ЦИКО выставляются продолжительностью  не более 4 часов;

- общая продолжительность  занятий для студентов очной  формы обучения не должна превышать  8 часов в день;

- студентам 1 курса занятия  выставляются в первой половине  дня до 16.00;

- учитывать пожелания  преподавателей (внутренних и внешних  совместителей);

- при выставлении в  расписание лекционных, практических, семинарских, лабораторных занятий  обязательно учитывать аудитории,  указанные в плане распределения  педагогической нагрузки, если для  занятий не требуется специальной  аудитории можно использовать  общий фонд;

- все занимаемые аудитории  должны сразу же записываться  в бланки аудиторного фонда;

- нужно помнить, что  преподаватель может быть занят  не более 5 дней в неделю, все  часы работы преподавателей при  составлении расписания вносятся  в бланки загрузок преподавателей  по кафедрам;

- составление расписания  начинается с выставления занятий  по физической культуре для  всех курсов;

- потом выставляются поточные  лекции и практические занятия  по иностранному языку;

- расписание должно быть  составлено и набрано на компьютере  за 2 недели до начала действия  расписания;

- в течение недели вносятся  необходимые корректировки, согласовывается  с начальником  отдела организации  учебного процесса, с начальником  учебного управления, с директорами  институтов (деканами факультетов), проректором по УРиКО и утверждается ректором университета;

- за неделю до начала  действия утвержденное расписание  вывешивается на соответствующие  стенды университета и размещается  на сайте университета для  ознакомления с ним студентов;

- изменения в утвержденное  расписание могут вноситься только  по служебной записке от заведующего  кафедрой, предварительно согласованной  с директором института (деканом  факультета) и проректором по  учебной работе.

Общими принципами составления  расписания для студентов заочного отделения являются:

- промежуток между экзаменами  должен составлять не менее  3-х дней;

- консультации по предмету  ставятся за день до экзамена;

- последние 2 дня сессии  даются на переэкзаменовку, поэтому  в эти дни экзамены не планируются;

- в воскресные дни формы  контроля не ставятся;

- просмотры по спец. дисциплинам художественного факультета желательно выставлять на окончание сессии;

- межсессионные занятия  для студентов заочного отделения  проводятся 3 раза за семестр,  на последней неделе месяца  начиная с сентября;

- занятия выставляются  в вечернее время с 18.00 до 21.05 в будние дни, с 8.30 до 16.00 по  субботам;

- во время проведения  сессии для заочного отделения  выставляются оставшиеся часы  по дисциплинам и формы контроля, занятия проходят с 14.20 до 21.05;

- для эффективности заочного  обучения непосредственно перед  зачетом и экзаменом ставятся  лекционные и практические занятия  по данному предмету.

В результате работы диспетчерской  службы бланки загрузки преподавателей по кафедрам передаются соответственно на кафедры, бланки расписаний учебных  занятий вывешиваются на стенды расписаний в холле главного корпуса, а бланки аудиторного фонда корпусов используются самими диспетчерами для урегулирования спорных вопросов и внесения необходимых  изменений в расписание.

Схема информационных потоков  процесса работы с расписаниями представлена на рисунке 1.2.

На данный момент процесс  составления расписания происходит путем ручного распределения  занятий по аудиторному фонду, что  сказывается на длительности процесса составления расписания, затрате  больших трудовых ресурсов, допуске  большого количества «накладок» в самом  расписании из-за масштабности работы.

Попытки внедрить готовый  продукт для составления вузовского расписания были сведены на нет, в связи с отсутствием на рынке ПО программ, соответствующих по функционалу и удобству интерфейса запросам сотрудников Учебного Управления университета.

Очевидно, что правильно  разработанная модель данных и приложение с удобным интерфейсом, удовлетворяющим  запросам диспетчерской службы, позволит существенно ускорить обработку  данных и значительно уменьшить  неизбежные «неувязки» и время на их исправление. Наличие базы данных диспетчерской службы позволит структурировать информацию, хранящуюся в многочисленных таблицах Excel и на бумажных носителях.

Создание приложения по составлению  расписания обеспечит возможность  ввода информации, редактирования данных, организацию проверок, формирование необходимых отчетов. Это исключит ошибки, возникающие при ручной обработке  информации.

 

 

 

На данный момент процесс  составления расписания происходит путем ручного распределения  занятий по аудиторному фонду, что  сказывается на длительности процесса составления расписания, затрате  больших трудовых ресурсов, допуске  большого количества «накладок» в самом  расписании из-за масштабности работы.

Попытки внедрить готовый  продукт для составления вузовского расписания были сведены на нет, в связи с отсутствием на рынке ПО программ, соответствующих по функционалу и удобству интерфейса запросам сотрудников Учебного Управления университета.

Очевидно, что правильно  разработанная модель данных и приложение с удобным интерфейсом, удовлетворяющим  запросам диспетчерской службы, позволит существенно ускорить обработку  данных и значительно уменьшить  неизбежные «неувязки» и время на их исправление. Наличие базы данных диспетчерской службы позволит структурировать информацию, хранящуюся в многочисленных таблицах Excel и на бумажных носителях.

Создание приложения по составлению  расписания обеспечит возможность  ввода информации, редактирования данных, организацию проверок, формирование необходимых отчетов. Это исключит ошибки, возникающие при ручной обработке  информации.

3. Функциональная модель организации учебного процесса

 

Модель организации учебного процесса сотрудниками отдела разработана  и описана при помощи стандарта  IDEF0. Основу методологии IDEF0 составляет графический язык описания бизнес-процессов. Модель в нотации IDEF0 представляет собой совокупность иерархически упорядоченных и взаимосвязанных диаграмм. Каждая диаграмма является единицей описания системы и располагается на отдельном листе.

Модель может содержать  три типа диаграмм:

- контекстную диаграмму  (в каждой модели может быть  только одна контекстная диаграмма);

- диаграммы декомпозиции;

- диаграммы дерева узлов.

Контекстная диаграмма является вершиной древовидной структуры  диаграмм и представляет собой самое  общее описание системы и ее взаимодействия с внешней средой.