Разработка базы данных средствами MS Access

Расширить круг поиска можно, применив символы подстановки:

*  -  заменяет любое количество символов;

? -  заменяет только один символ. Например, по образцу *ова будут найдены все фамилии , оканчивающиеся на -ова: Петрова.

Процесс поиска запускается нажатием кнопки Найти. При обнаружении искомого объекта Access 97 выделяет его, а в строке состояния появляется сообщение Образец поиска обнаружен. Нажав кнопку Найти далее можно найти следующие записи, удовлетворяющие условию поиска.

При необходимости найденные значения можно заменить на какие-либо другие.  Этот процесс аналогичен поиску, но вызывается командой Правка\Заменить.  Эта команда откроет диалоговое окно Замена очень похожее на окно поиска. В поле Образец указывается заменяемый объект, а в поле Заменить - новое его значение. Программа начинает выполнять замену после  нажатия кнопки Найти далее. Она находит и маркирует подлежащий замене объект, но замену не производит. Подтвердить замену позволяет кнопка Заменить, а отменить ее и продолжить поиск - кнопка Найти далее.

Сферу поиска и замены можно ограничить с помощью опций С учетом регистра и Только поле целиком. Если пользователь абсолютно уверен в  необходимости замены всех искомых объектов, можно воспользоваться кнопкой Заменить все.

1.5 Обобщенная технология в MS ACCESS

1.5.1 Создание новой базы данных с помощью Конструктора

После запуска Access нужно щелкнуть на кнопке  Новая база данных в окне Miсrosoft Access  и в предложенном диалоговом окне задать имя для файла БД.   После этого на экране появляется окно базы данных из которого можно получить доступ ко всем  ее объектам: таблицам, запросам, отчетам, фор­мам. Для создания новой таблицы нужно перейти на вкладку Таблица  и нажать кнопку Создать. В следующем окне следует выбрать способ создания таблицы - Конструктор.

После этого Access выводит окно Конструктора  таблицы в ко­тором задаются имена, типы и свойства полей для создаваемой таблицы .

Имя поля не должно превышать 68 символов  и в нем нельзя использовать символы ! . [ ]..

Каждая строка в столбце Тип данных является полем со списком, элемен­тами которого являются типы данных Access. Тип поля определяется характером вводимых в него данных. Среди типов данных Access есть  специальный тип - Счетчик. В поле этого типа Access автоматически нумерует строки таблицы в возрастающей по­следовательности. Редактировать значения такого поля нельзя.

Каждое поле обладает индивидуальными свойствами, по которым можно установить, как должны сохраняться, отображаться и обрабатываться данные. На­бор свойств поля зависит от  выбранного типа данных. Для определения свойств поля  используется бланк  Свойства поля в нижней части окна конструктора таблиц.

 Размер поля - определяется только для текстовых  и Memo-полей; указы­вает максимальное количество символов  в данном поле. По умолчанию длина текстового поля составляет 50 символов

Формат поля – определяется для полей числового, денежного типа, полей типа Счетчик и  Дата\Время. Выбирается один из форматов представления дан­ных.

Число десятичных знаков - определяет количество разрядов в дробной части числа.

Маска ввода - определяет  шаблон для ввода данных. Например, можно установить разделители при вводе телефонного номера

Подпись поля - содержит надпись, которая может быть выведена рядом с полем в форме или отчете ( данная надпись может и не совпадать  с именем поля, а также может содержать поясняющие сведения).

Значение по умолчанию -  содержит значение, устанавливаемое по умол­чанию в данном поле таблицы. введено автоматически. Это облегчает ввод значений, повторяющихся чаще других.

Условие на значение - определяет множество значений, которые пользова­тель может вводить в это поле при заполнении таблицы. Это свойство позволяет избежать ввода недопустимых в  данном поле значений.   Сообщение об ошибке - определяет сообщение, которое появляется на эк­ране в случае ввода  недопустимого значения.

Обязательное поле - установка, указывающая на то, что данное поле тре­бует обязательного заполнения для каждой записи.

Пустые строки - установка, которая определяет, допускается ли ввод в данное поле пустых строк (“ “).

Индексированное поле - определяет простые индексы для ускорения по­иска записей.

Для сохранения структуры таблицы нужно ввести команду Файл\Сохранить и в окне Сохранение ввести имя таблицы.

Определение ключевых полей

При создании многотабличной базы данных важно правильно определить связи между таблицами и задать ключи.

Создавая таблицы с помощью Конструктора, Access может автоматически создать первичный ключ, поставив перед первым указанным в структуре полем  поле Код и задав для него тип Счетчик. Для этого при сохранении таблицы в за­просе на автоматическое определение ключа нужно ответить Да.

Но далеко не всегда такой автоматически определенный ключ бывает кор­ректен. В большинстве случаев  ключи должен определять сам разработчик БД. Для того, чтобы определить какое-либо поле таблицы ключевым, нужно устано­вить курсор в строке с именем этого поля и нажать на кнопку Определить ключ  на панели инструментов или ввести команду Правка\Ключевое поле. После этого в строке  рядом с именем этого поля появится изображение ключа.

1.5.2 Ввод и редактирование данных

Для осуществления этих  действий нужно открыть базу данных в режиме таблицы:

· перейти в окно базы данных  на вкладку Таблицы

· выделить имя нужной таблицы и щелкнуть по кнопке Открыть.

Используя горизонтальную и вертикальную полосы прокрутки, можно  пе­ремещаться  на новые поля или записи таблицы.

В режиме таблицы можно не только просматривать данные, но и редакти­ровать их.  Для этого используются обычные приемы редактирования и клавиши перемещения между записями.

Если нужно удалить запись  целиком, то нужно выделить ее и нажать кла­вишу Delete.

Для вставки новой записи в середине таблицы нужно выделить строку, пе­ред которой должна расположиться новая запись, и нажать клавишу Insert. На появившейся пустой строке нужно ввести данные.

Для выделения полной записи нужно щелкнуть мышью на области марки­ровки данной записи.  Для выделения значения текущего поля используется двойной щелчок мыши на нем.

После окончания ввода или редактирования данных таблицы нужно вы­полнить команду Файл\Сохранить записи.

Для облегчения ввода и редактирования данных Access дает несколько "горячих" клавиш, назначение которых можно посмотреть в разделе Работа с данными  справочной системы Access 97.

Использование Мастера подстановок при вводе данных в таблицы

Мастер подстановок позволяет формировать для нужного поля список значений, который может содержать данные другой таблицы или запроса, либо состоять из фиксированного набора значений. В обоих случаях Мастер подстано­вок облегчает ввод данных и обеспечивает их достоверность.

Первое диалоговое окно Мастера подстановок  предлагает выбрать источ­ник формирования списка: на основе данных таблицы\запроса или фиксирован­ный набор значений. В данном случае нужно выбрать первый вариант.

В следующем окне из приведенного списка таблиц\запросов следует вы­брать таблицу\запрос, являющуюся источником данных для списка.

В третьем окне Мастера подстановок из списка Доступные поля нужно выбрать поля, значения которых фигурируют в списке. После этого можно нажать кнопку Готово для завершения процесса  проектиро­вания комбинированного списка. 

 Другая возможность использования Мастера подстановок - это создание списков с фиксированными значениями. Он используется в тех случаях, когда на­бор значений в поле строго ограничен.  Чтобы ввести единообразие в записях и избежать ошибок при вводе, это поле также можно представить в виде списка, формируемого Мастером подстановок. Процесс создания списка похож на описанный выше, но на первом шаге Мастера подстановок следует выбрать опцию Фиксированный набор значений. На сле­дующем шаге нужно создать список этих значений. После чего можно завершить процесс соз­дания списка и сохранить изменения в структуре. 

1.5.3 Обработка данных, содержащихся в таблицах

При работе с  таблицами можно в любой момент выбрать из базы данных необходимую информацию с помощью  запросов.

Запрос - это обращение к БД для поиска  или изменения в базе данных  информации, соответствующей заданным критериям.

С помощью Access могут быть созданы следующие типы запросов: запросы на  выборку,  запросы на изменение, перекрестные запросы, запросы с параметром.

Одним из наиболее распространенных запросов является запрос на выборку, который выполняет отбор данных из одной или нескольких таблиц по заданным пользователем критериям, не приводящий к изменениям в самой базе данных.

Создание запроса

Для начала создания запроса следует открыть базу данных, и,  перейдя на  вкладку Запросы  нажать кнопку Создать. Появится окно Новый запрос для выбора способа построения запроса.

Конструктор - создает запрос на основе пустого бланка запроса.

Простой запрос - создает простой запрос из определенных  полей.

Перекрестный запрос - создает запрос, данные в котором имеют компактный формат, подобный формату сводных таблиц в Excel.

Повторяющиеся записи – создает запрос, выбирающий повторяющие записи  из таблицы или простого запроса.

Записи без подчиненных - создает запрос, выбирающий из таблицы записи, не связанные с записями из другой таблицы.

При выборе  Конструктора через  диалоговое окно Добавление таблицы, добавляются имена таблиц в окно конструктора запроса.

Понятие запросов-действий

Для быстрого изменения, вставки, создания или удаления наборов данных из базы данных используются управляющие запросы или запросы-действия. Создание запросов-действий аналогично созданию запросов-выборок. Отличие лишь в том, что в режиме конструктора запросов необходимо указать тип действий над выбранными записями. Существует всего четыре типа запросов-действий:

Создание таблицы, обновление, удаление, добавление

Создание таблицы. Этот запрос позволяет сохранить набор данных, вышедших в ответ на запрос, в виде таблицы.

Обновление. Используется для того, чтобы обновить значения некоторых полей для всех записей, вышедших в ответ на запрос.

Удаление. Используется для удаления всех записей, вышедших в ответ на запрос.

Добавление. Используется для добавления данных в имеющуюся таблицу.

ACCESS отмечает запросы-действия специальными значками.

Особенности работы с запросами-действиями

      Для того чтобы обезопасить себя от каких-либо случайностей, необходимо перед выполнением запроса-действия создать резервную копию используемой таблицы. Для создания резервной копии таблицы необходимо перейти в окно базы данных, выбрать таблицу, в которой произойдут изменения, а затем воспользоваться командой Правка/Копировать. Затем выполнить команду Правка/Вставить, и в диалоговом окне указать имя для копии таблицы.

Создание запросов на обновление, добавление и удаление невозможно без разрушения целостности данных, поэтому упражняться лучше на созданной копии таблице. Новый запрос желательно создать вначале как запрос на выборку. Так вы сможете проверить правильность отбора записей. Прежде чем щелкнуть по кнопке Запуск, просмотрите результат в режиме таблице, воспользовавшись кнопкой Вид. Быстрое переключение между режимами Конструктора и Выполнения обычно осуществляется с помощью одноименных пиктограмм, расположенных на панели инструментов.

Список использованной литературы

1.Учебник «Информатика» под редакцией. Н.В.Макарова. Изд. 3-е, перераб. - М.: Финансы и статистика 2007г.

2.Учебник «Разработка баз данных в системе Microsoft Access», Демин В. М., Кузин А. В. 2005 г.

3. Учебник «Microsoft Access 2003: Учебный курс», Кузнецов А.А. 2006г.

4. «Access 2003. Практическое руководство»  В. Е. Кошелев, 2008г.

5. «Разработка баз данных в Microsoft Access», Н. П. Обухов, 2008г.

6. «Практика создания приложений в Access», А. М. Епанешников, В. А. Епанешников, 2009г.

Заключение

Разработана база данных «Студенты и занятия», которая поможет любому пользователю легко найти нужную информацию о любом студенте вуза. Все цели курсовой работы выполнены.

Готовая работа демонстрирует то, как работу с данными можно сделать удобной и интересной, используя базу данных.              

Мощность базы данных обусловлена возможностью его постоянного пополнения новыми данными, причем в неограниченном количестве информации. Это является очень удобным для пользователя.