Разработка базы данных средствами MS Access

Содержание:

Введение

Глава 1.Теоретические сведения пакета MS Access

1.1.1 Общие положения

1.1.2 Классификация баз данных

1.1.3 Структурные элементы базы данных

1.2 Виды моделей данных

1.2.1 Общие положения

1.2.2 Иерархическая модель данных

1.2.3 Сетевая модель данных

1.2.4 Реляционная модель данных

1.3 Типы связей

1.4 Команды для выполнения типовых операций

1.4.1 Типовая структура интерфейса

1.4.2 Команды  форматирования

1.5 Обобщенная технология в MS ACCESS

1.5.1 Создание новой базы данных с помощью Конструктора

1.5.2 Ввод и редактирование данных

1.5.3 Обработка данных, содержащихся в таблицах

Список использованной литературы

Заключение

Глава  2. Практическая часть

Введение

Для создания базы данных могут использоваться различные программы: пакет MS Access, FoxPro.

Цель курсовой работы:

1. Проанализировать литературу.

2.Изучить пакет MS Access.

3. разработать базу данных «Студенты и занятия».

Объект: База данных MS Access.

Предмет: База данных «Студенты и занятия».

База данных «Студенты и занятия» предназначена как информационная система для управления данными студентов, преподавателей, расписаний занятий и получения дополнительной наглядной информации  при помощи запросов, отчетов, форм.

Глава 1.Теоретические сведения пакета MS Access

1.1.1 Общие положения

Цель любой информационной системы – обработка об объектах реального мира. В широком смысле слова база данных – это совокупность сведений о конкретных объектах реального мира, в какой либо предметной области. Под предметной областью принято понимать часть реального мира, подлежащего изучению для организации управления и, в конечном счете, автоматизации, например, предприятие, вуз, и т.д.

Создавая базу данных, пользователь стремится упорядочить информацию по различным признакам и быстро извлекать выборку с произвольным сочетанием признаков. Сделать это возможно, только если данные структурированы.

Структурирование – это введение соглашений о способах представления данных.

Неструктурированными называют данные, записанные, например, в текстовом файле.

Пример 1. На рисунке 1 пример неструктурированных данных, содержащих сведения о студентах (номер личного дела, фамилию, имя, отчество и год рождения).

Легко убедиться, что сложно организовать поиск необходимых данных, хранящиеся в неструктурированном виде, а упорядочить подобную информацию практически не представляется реальным.

Личное дело № 16493, Сергеев Петр Михайлович, дата рождения 1 января 1976г.; Л/д № 16593, Петрова Анна Владимировна, дата рождения 15 марта 1975г.; № личн. дела 16693, д.р. 14.04.76, Анохин Андрей Борисович.

Рис 1. Пример неструктурированных данных

Пример 2. После проведения несложной структуризации с информацией, указанной в примере 1, она будет выглядеть так, как это показано на рис.2.

Пользователями базы данных могут быть различные прикладные программы, программные комплексы, а также  специалисты предметной области, выступающие в роли  потребителей или источников данных, называемые конечными пользователями.

В современной технологии баз данных предполагается, что создание базы данных, ее поддержка и обеспечение доступа пользователей к ней осуществляется централизованно с помощью специального программного инструментария – системы управления базами данных.

База данных – это поименованная совокупность структурированных данных, относящихся к определенной предметной области.

Система управления базами данных (СУБД) – это комплекс программных и языковых средств, необходимых для создания баз данных, поддержания их в актуальном состоянии и организации поиска в них необходимой информации.

Централизованный характер управления данными предполагает необходимость существования некоторого лица (группы лиц), на которое возлагаются функции администрирования данными, хранимыми в базе.

1.1.2 Классификация баз данных

По технологии обработки данных базы данных  подразделяют  на централизованные и распределённые.

Централизованная база данных хранится в памяти одной                вычислительной системы. Если эта вычислительная система является компонентом сети ЭВМ, возможен распределенный доступ к такой базе. Такой способ использования баз данных часто принимают в локальных сетях ПК.

Распределенная база данных состоит из нескольких,  возможно пересекающихся  или даже дублирующих друг друга частей, хранимых 

ЭВМ  вычислительной сети. Работа с такой базой осуществляется с помощью системы управления распределенной базой данных (СУРБД).

По способу доступа к данным базы данных разделяются на базы данных с   локальным доступом  и базы данных с удаленным (сетевым) доступом.

Системы централизованных баз данных с сетевым доступом предполагают различные архитектуры подобных систем:

                  Файл- сервер:

                  Клиент-сервер:

Файл-сервер. Архитектура систем БД с сетевым доступом предполагает выделение одной из машин сети в качестве центральной (сервер файлов). На такой машине хранится совместно используемая централизованная БД. Все другие машины сети выполняют функции рабочих станций, с помощью рабочих станций, с помощью которых поддерживается доступ пользовательской системы к централизованной  базе данных. Файлы базы данных в соответствии  с пользовательскими  запросами передают на рабочие станции, где в основном и производится обработка. При большой интенсивности доступа к одним и тем же данным производительность информационной системы падет. Пользователи могут создавать также  на рабочих станциях локальные БД, которые используются ими монопольно. Концепция файл-сервер условно отображена на рис 3.

Клиент – сервер. В этой концепции подразумевается, что помимо хранения централизованной базы данных центральная машина должна обеспечивать выполнение основного объема обработки данных. Запрос на данные, выдаваемый клиентом (рабочей станции), порождает поиск и извлечение данных на сервере. Извлеченные данные (но не файлы) транспортируются по сети от сервера к клиенту. Спецификой архитектуры клиент – сервер является использование языка запросов SQL.

1.1.3 Структурные элементы базы данных

Понятие базы данных тесно связано с такими понятиями структурных элементов, как поле, запись, файл (таблица).

Поле – элементарная единица логической организации данных, которая соответствует неделимой единице информации – реквизиту. Для описания поля используются следующие характеристики:

имя, например, Фамилия, Имя, Отчество, Дата рождения;

тип, например, символьный, числовой;

длина, например, 15 байт, причем будет определяться максимально возможным количеством символов;

точность для числовых данных, например два десятичных знака для отображения дробной части числа. 

Запись – совокупность логически связанных полей. Экземпляр записи – отдельная реализация записи, содержащая конкретные значения ее полей.

Файл (таблица) – совокупность экземпляров записей одной структуры.

Описание логической структуры записи файла содержит последовательность расположения полей записи и их основные характеристики.

В структуре записи файла указываются поля, значения которых являются ключами: первичными (ПК), которые идентифицируют экземпляр записи, и вторичными (ВК), которые выполняют роль поисковых или группировочных признаков (по значению вторичного ключа можно найти несколько записей).

1.2 Виды моделей данных

1.2.1 Общие положения

Ядром любой базы данных является модель данных. Модель данных представляет собой множество структур данных, ограничений целостности и операций манипулирования данными. С помощью модели данных могут быть представлены объекты предметной области и взаимосвязи между ними.

Модель данных – совокупность структур данных и операции их обработки.

СУБД основывается на использовании иерархической, сетевой или реляционной модели, на комбинации этих моделей или на некотором их подмножестве.

Рассмотрим три основных типа моделей данных: иерархическую, сетевую и реляционную.

1.2.2 Иерархическая модель данных

Иерархическая структура представляет совокупность  элементов, связанных между собой по определенным правилам. Объекты, связанные иерархическими отношениями, образуют ориентированный граф (перевернутое дерево), вид которой представлен на рис 5.

К основным понятиям иерархической структуры относится: уровень, элемент (узел), связь. Узел – это совокупность атрибутов данных, описывающих некоторый объект. На схеме иерархического дерева узлы  представляются вершинами графа. Каждый узел на более низком уровне связан только  с одним узлом, находящимся на более высоком уровне.

Иерархическое дерево имеет только одну вершину (корень дерева), не подчиненную никакой другой вершине и находящуюся на самом верхнем (первом) уровне. Количество деревьев в базе данных определяется числом коревых записей.

К каждой записи базы данных существует только один (иерархический) путь от корневой записи.

1.2.3 Сетевая модель данных

В сетевой структуре при тех же основных понятиях (уровень, узел, связь) каждый элемент может быть связан с любым другим элементом.

1.2.4 Реляционная модель данных

Понятие реляционный (англ. Relation – отношение) связано с разработками известного американского специалиста в области систем баз данных Е. Кодда.

Эти модели характеризуются простотой структуры данных, удобным для пользователя табличным представлением и возможностью использования формального аппарата алгебры отношений и реляционного исчисления для обработки данных.

Реляционная модель ориентирована на организацию данных в виде двумерных таблиц. Каждая реляционная таблица представляет собой двумерный массив и обладает следующими свойствами:

                  Каждый элемент таблицы – один элемент данных;

                  Все столбцы в таблице однородные, т. е. все элементы в столбце имеют одинаковый тип (числовой, символьный и т.д.) и длину;

                  Каждый столбец имеет уникальное имя;

                  Одинаковые строки в таблице отсутствуют;

                  Порядок следования строк и столбцов может быть произвольным.

Пример 3. Реляционной таблицей можно представить информацию о студентах, обучающихся в вузе.

Отношения представлены в виде таблиц, строки которых соответствуют кортежам или записям, а столбцы –  атрибутам отношений, доменам, полям.

Поле, каждое значение которого однозначно определяет соответствующую запись, называется простым ключом (ключевым полем). Если записи однозначно определяются значениями нескольких полей, то такая таблица базы данных имеет составной ключ. В примере 3, ключевым полем таблицы является «№ личного дела».

Чтобы связать две реляционные таблицы, необходимо ключ первой таблицы ввести в состав ключа второй таблицы (возможно совпадение ключей); в противном случае нужно ввести в структуру первой таблицы внешний ключ – ключ второй таблицы.

1.3 Типы связей

Все информационные объекты предметной области связаны между собой. Различаются связи несколько типов, для которых введены следующие обозначения:

                  Один к одному (1:1);

                  Один ко многим (1:М);

                  Многие ко многим (М: М).

Связь один к одному (1:1) предполагает, что в каждый момент времени одному экземпляру информационного объекта А соответствует не более одного экземпляра информационного объекта В и наоборот.

              При связи один ко многим  (1:М) одному экземпляру информационного объекта А соответствует 0, 1 или  более экземпляров объекта В, но каждый экземпляр объекта В связан не более чем с 1 экземпляром объекта А.

Связь многие ко многим (М:М) предполагает, что в каждый момент времени одному экземпляру информационного объекта А соответствует 0,1 или более экземпляров объекта В и наоборот.

При  реализации  отношений  один-ко-многим и много-ко-многим данные  разбиваются на несколько таблиц, определяются ключевые поля, обес­печивающие связь таблиц.  После определения структуры таблиц БД нужно ука­зать  Access  способ, которым эти таблицы связаны.