Разработка базы данных средствами MS Access

Для определения связей нужно перейти в окно базы данных и выполнить команду Сервис\Схема данных или на панели инструментов нажать кнопку Схема данных. После этого Access откроет  окно Схема данных   и окно Добавление таблицы. В окне Добавление таблицы нужно выделить имена таб­лиц, добавляемых в схему данных, и нажать на кнопку Добавить. После этого данное окно можно закрыть.

В окне Схема данных появятся имена всех указанных таблиц вместе со списками полей.  Имена общих полей выделены полужирным шрифтом.  Нужно  выделить ключевое поле ключевой таблицы, нажать кнопку мыши, перетащить ее курсор на аналогичное поле в связываемой таблице, после чего кнопку мыши от­пустить. В результате появится диалоговое окно Связи.

В этом окне Access заполнил первую строку именем поля, по которому связывались таблицы. Чтобы в связанных таблицах не нарушалась целостность данных, нужно щелкнуть по флажку Обеспечение целостности данных.  После этого Access  сделает невозможным запись в неключевую таблицу  такого значе­ния общего поля, которого нет в таблице ключевой.

После установления целостности данных Access  включает  две дополни­тельные опции: Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных полей.

Если выбрать  первую опцию, то при изменении какого-либо значения ключевого поля в ключевой таблице Access автоматически обновит  значения этого поля для соответствующих записей во всех связанных таблицах.

Выбор второй опции  при удалении одной из записей в ключевой таблице приведет к удалению тех записей  в таблице со стороны "много", которые имеют такое же значение ключа.

Для завершения процесса создания связей, нужно щелкнуть по кнопке Создать. Access нарисует линию  между таблицами в окне Схема данных, ука­зывающую на наличие связи между ними.  На конце линии у таблице со стороны "один" будет нарисована цифра 1, а  на другом  конце ,  у таблицы со стороны "много" - символ бесконечности . После закрытия этого окна все установлен­ные связи будут сохранены.

1.4 Команды для выполнения типовых операций

1.4.1 Типовая структура интерфейса

MS Access - это функционально полная реляционная СУБД, работающая в среде Win­dows. Access позволяет создавать сложные базы данных, определяя  структуру таблиц, связи между ними. Access  обладает совершенной системой создания за­просов, отчетов и форм любой сложности. В Access база данных включает в себя все объекты, связанные с храни­мыми данными (таблицы, формы, отчеты, запросы, макросы, модули). Все объ­екты  Access хранятся в одном файле с расширением  .mdb. В таблицах хранятся данные, которые можно просматривать, редактировать, добавлять.  Запуск Access осуществляется двойным щелчком мыши по значку MS Access  на рабочем столе, либо командой Пуск –Программы - MS Access.

   После запуска на экране появится рабочий экран программы   MS Access, в верхней строке  которого расположено Главное меню, а  под  ним панель инструментов.

В средней части расположено начальное окно Microsoft Access, состоящее из двух полей. Верхнее поле предлагает создать новую БД и содержит кнопки для выбора способа ее создания: с помощью конструктора (Новая база данных) или с помощью Мастера баз данных (Запуск мастера). Нижнее поле этого окна пред­лагает открыть уже созданную ранее БД. После нажатия кнопки Новая база данных Access  запрашивает имя для файла, в котором будет храниться база данных и открывает окно  новой базы дан­ных.

Нажав кнопку Запуск Мастера, Access приглашает создать базу данных, используя некоторые стандартые темы приложений из своей библиотеки. Мастер баз данных не может учитывать все нюансы конкретного примене­ния БД, поэтому созданное таким образом приложение  можно откорректировать, используя режим Конструктора для нужного объекта БД.

1.4.2 Команды форматирования

Изменение структуры таблиц

В режиме Конструктора таблицы можно изменять имена, типы и свойства полей, порядок их следования, удалять и добавлять поля.

Для изменения имени поля нужно перейти в строку с именем этого поля в окне Конструктора  таблицы и внести изменения в столбце Имя поля.

Для вставки нового поля нужно установить курсор на поле, перед которым оно будет вставлено,  и выполнить команду Вставка\Строки или нажать клавишу Insert. На появившейся пустой строке нужно ввести имя нового поля  и выбрать тип данных  для него.

Для удаления поля нужно выделить строку с его именем и выполнить команду Правка\Удалить или нажать клавишу Delete.

Для изменения типа поля или его формата нужно в режиме Конструктора выделить это поле, перейти в столбец Тип данных, раскрыть список типов данных и выбрать нужное значение. Аналогично можно изменять свойства поля, перейдя в бланк Свойства.

Для сохранения всех изменений   достаточно просто закрыть окно Конструктора.

 Переименование и удаление таблиц

В случаях, когда одна из таблиц БД содержит устаревшую или ненужную информацию, ее следует  удалить из проекта БД.

Для этого нужно выделить имя таблицы в окне базы данных  нажать  клавишу Delete или выполнить команду Правка\Удалить. Access откроет диалоговое окно для подтверждения или отмены удаления.

Также для удаления можно использовать команду Правка\Вырезать. В этом случае копия таблицы помещается в буфер обмена, откуда ее можно вставить в другую БД.

Для изменения имени таблицы ее также нужно выделить в окне базы данных и выполнить команду Правка\Переименовать. После чего Access даст возможность ввести новое имя таблицы.

Изменение первичных ключей

Определенный на этапе проектирования ключ  в дальнейшем может не  всегда однозначно определять запись.  В этом случае ключ  нужно определять заново. Но прежде нужно отменить неверно заданный ключ.

Для этого нужно выполнить команду Вид\Индексы. В появившемся окне Индексы выделить строку, в которой  определен ключ, и нажать клавишу Delete. Затем окно Индексы можно закрыть, а в структуре таблицы  определить новое ключевое поле.  Причем поле,  которое ранее использовалось как ключ, не всегда подлежит удалению из структуры таблицы, т.к. необходимость в его данных может остаться.

Редактирование связей

Если нужно изменить уже существующие связи, то следует  перейти в окно базы данных и  вызвать окно Схема данных ( команда Правка\Схема данных).

Перед  редактированием связей нужно закрыть все таблицы, которых это касается!

Для редактирования существующей связи нужно щелкнуть правой кнопкой мыши на  ее линии. В появившемся контекстном меню всего две команды: Изменить связь.. и Удалить. Выбор первой команды дает диалоговое  окно Связи где нужно изменить  существующие установки.

Если в схему данных необходимо добавить новую таблицу, то нужно щелкнуть по кнопке Добавить таблицу на панели элементов или выполнить команду  Связи\Добавить таблицу.  После этого будет выведено окно Добавление таблицы где нужно указать имя  добавляемой таблицы.

Некоторые из связанных таблиц в схеме данных можно скрыть. Для этого используется команда Связи\Скрыть таблицу.  связи при этом не нарушаются, но в схеме данных таблица не отображается.

Для удаления ненужной таблицы из схемы данных нужно  выполнить команду Связи\Убрать таблицу. 

Изменение макета таблицы

Под макетом таблицы подразумевают ее представление на экране, или внешний вид. Макет таблицы никак не связан с  ее структурой. Поэтому если требуются чисто внешние изменения, то их можно сделать  в режиме таблицы, не изменяя ее структуру.  Для установки параметров макета таблицы используются соответствующие команды  меню Формат.

Изменение шрифта и внешнего вида ячеек таблицы

Команда Формат\Шрифт выводит окно диалога, в котором можно выбрать тип шрифта, размер, начертание, цвет. Выбранный шрифт будет применен  для всей таблицы.

Команда Формат\Ячейки   устанавливает параметры оформления ячеек во всей таблице: наличие горизонтальных и вертикальных линий сетки, их цвет, цвет фона ячеек, оформление.

Если нужно установить шрифты и оформление ячеек, которые будут использованы  по умолчанию во всех таблицах ( в том числе и во вновь создаваемых ), то следует воспользоваться командой Сервис\Параметры.. . В появившемся окне диалога нужно перейти на вкладку Режим таблицы и здесь задать новые параметры оформления.

Изменение высоты строк и ширины столбцов

Высоту строки и ширину столбца таблицы можно изменить непосредственно на экране, установив указатель мыши в область заголовка столбца или строки. Указатель  примет форму двунаправленной стрелки. После этого можно изменить ширину столбца или высоту строки, перетаскивая их границы.

Команды Высота строки, Ширина столбца выводят окна диалога, где предлагается задать новую высоту или ширину, указав ее размер в пунктах ( 1 пункт равен 1\72 дюйма или примерно 1\28 см. ). Можно также установить стандартную  высоту строки и ширину столбца, включив соответствующую опцию. Если сразу трудно подобрать ширину столбца, то можно нажать кнопку По ширине данных  и она будет подобрана таким образом, чтобы в новую ширину поместились все данные этого поля.

Изменение порядка следования столбцов

По умолчанию порядок столбцов в режиме таблицы совпадает с последовательностью расположения полей в структуре таблицы. При просмотре таблицы этот порядок легко изменить, сделав более удобным.

Для этого в режиме таблицы следует полностью выделить нужный столбец, щелкнув на его заголовке. Чтобы переместить выделенный столбец, перенесите область выделения в новое место.

Другие изменения макета таблицы

Команда Формат дает возможность внести в макет таблицы следующие изменения:

Переименовать столбец  - задать новое имя столбца, отличное от имени соответствующего поля в структуре таблицы. В структуре таблиц часто используют сокращения в именах полей. Это делает их менее информативными. При просмотре таблиц можно исправить этот недостаток, переименовав соответствующий столбец.

Скрыть столбцы  - скрыть выделенные столбцы при просмотре таблицы. Для выделения столбца достаточно щелкнуть мышью в любом месте столбца.

Отобразить столбцы..  - вывод диалогового окна, в котором предлагается выбрать столбцы, необходимые для отображения на экране.

Закрепить столбцы - фиксировать выделенные столбцы при просмотре таблицы. Зафиксированные таким образом столбцы при прокрутке таблицы влево или вправо постоянно присутствуют на экране. Это значительно облегчает чтение таблиц, содержащих много полей.

Освободить все столбцы  - отмена фиксации столбцов.

Сортировка данных

При открытии таблицы Access выводит записи в последовательности, определенной значениями первичного ключа этой таблицы. Если ключ не определен, то записи выходят в последовательности их ввода. Для изменения последовательности  записей в таблице используется сортировка.

Для сортировки таблицы по значениям только одного поля используются кнопки Сортировка по возрастанию и Сортировка по убыванию .  Нужно установить курсор в любом месте поля, по которому производится сортировка, и нажать соответствующую кнопку. Таблица будет отсортирована  по значениям указанного поля.

Сортировка таблицы по нескольким полям  выполняется с помощью фильтра. Для этого нужно открыть таблицу и выполнить команду Записи\Фильтр\Расширенный фильтр. Появится окно Фильтр (рис.1). 

В этом окне в строке Поле  из списка полей таблицы нужно выбрать то, сортировка по которому должна производиться в первую очередь. В  строке Сортировка в этом же столбце бланка  выбрать тип сортировки (по возрастанию или убыванию). В следующем столбце бланка выбирается поле, по которому будет проводиться сортировка во вторую очередь, и для него указывается тип сортировки. И так далее  для всех полей,  по которым будет проведена сортировка. После заполнения бланка сортировки выполнить команду Записи\Применить фильтр.

Сортировать таблицу по нескольким полям имеет смысл только тогда, когда в поле, по которому сортируются записи в первую очередь,  есть много повторяющихся значений. Сортировка по второму полю будет проводиться уже только среди этих записей.

Поиск  данных

С увеличением количества записей поиск определенной информации усложняется. Access помогает значительно упростить этот процесс.

Для проведения поиска в таблице нужно открыть эту таблицу, перейти на любую запись в поле, по которому предполагается вести поиск и выполнить   команду Правка\Найти. Появится диалоговое окно Поиск

В поле Образец следует ввести искомое значение. В поле Совпадение можно установить  значение Поля целиком. В этом случае Access находит только те записи, значение которых полностью совпадает с искомым. Можно провести поиск, выбрав значение С начала поля или С любой частью поля  из списка Совпадение. Эти способы поиска самые медленные, но и самые надежные, т.к. не требуют полного соответствия искомого значения указанному. В поле Просмотр нужно указать,   с какой записи вести поиск: вверх\вниз от текущей или по всем записям таблицы.

По умолчанию регистр при поиске не учитывается, но если при поиске нужно учитывать и способ написания, то  нужно включить опцию С учетом регистра. Если требуется провести поиск не только в текущем поле, а во всей таблице, то следует выключить опцию Только в текущем поле.