Проектирование базы данных автоматизированного рабочего места менеджера с использованием СУБД Microsoft Office Access 2007/2010

НОУ ВПО

РОССИЙСКАЯ МЕЖДУНАРОДНАЯ АКАДЕМИЯ ТУРИЗМА

ВЛАДИМИРСКИЙ ФИЛИАЛ

КУРСОВОЙ ПРОЕКТ ПО ДИСЦИПЛИНЕ
«ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ УПРАВЛЕНИЯ»

Проектирование базы данных автоматизированного рабочего места менеджера с использованием СУБД Microsoft Office Access 2007/2010

Выполнила

студентка группы ЗМ-106

Шевинская М.В.

Проверил

ГусевМ.А.

Владимир 2012

Содержание

Введение

Аннотация

1.      Теоретическая часть

1.1. Автоматизация работы менеджера

1.2. Информационные технологии

        1.3. СУБД Microsoft Access

        1.4. Автоматизированного  рабочего места менеджера

        2. Практическая часть

        Заключение

        Список используемой литературы

Аннотация

Курсовой проект является завершающим этапом изучения дисциплины «ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ УПРАВЛЕНИЯ» и является частью подготовки специалистов. Выполнение курсового проекта способствуют систематизации и обобщению знаний, выработке умения правильно ориентироваться в современных СУБД при выборе нужного средства для решения конкретной задачи.

В настоящее время большинство предприятий и организаций в той или иной мере используют в своей деятельности различные информационные системы (ИС). ИС могут быть связаны с различными областями деятельности предприятия, будь то бухгалтерия, управление персоналом или конкретный производственный процесс. В любом случае ИС имеют дело с огромными массивами информации, которые необходимо хранить, обновлять, корректировать, а также производить различные вычисления. Информация имеет достаточно сложную структуру и хранится в базах данных (БД). От эффективности управления БД непосредственно зависит эффективность работы ИС, а, следовательно, и самого предприятия, которое использует данную систему. Эффективность работы БД в большой степени зависит от грамотного проекта базы данных, построить который помогут основы теории баз данных, рассматриваемые в настоящей курсовом проекте.

Цель курсового проекта – приобретение студентом практических навыков по формулированию требований к разрабатываемым базам данных и построению их моделей. Для реализации данной цели студент должен:

     - наиболее полно использовать возможности современных средств информационных технологий и обеспечить разработку прогрессивных организационных решений по поддержанию информационного обеспечения на высоком уровне;

 - показать умение применять теоретические положения к решению практических задач, четко формулировать свои мысли и предложения.

Course project is the final step in the discipline "INFORMATION TECHNOLOGY MANAGEMENT" and is part of the training in the specialty. Running a course project contribute to the organization and synthesis of knowledge, develop skills to find their way into modern RDBMS for choosing the right tools for a particular purpose.At present, most enterprises and organizations in one way or another in their use of various information systems (IS). EC may be associated with different areas of business, whether it be accounting, personnel management or a specific manufacturing process. In any case, the IP have to deal with huge amounts of information that is necessary to store, update, correct, and perform various calculations. The information is quite complex and is stored in the database (DB). The efficiency of database management directly influence the effectiveness of IP, and, consequently, the enterprise that uses the system. The effectiveness of the database to a large extent depends on the literacy project database, which will help build the foundations of database theory considered in this course project.
The aim of the course project - the acquisition of student skills to formulate requirements for developed databases and constructing their models. To realize this goal, the student must:

- Make full use of modern information technology and ensure the development of innovative organizational solutions for the maintenance of information management at a high level;

- show the ability to apply theoretical principles to solving practical problems, to articulate their thoughts and suggestions.

Введение

Одной из самых сложных задач для туристического агентства является точный и упорядоченный учет предоставляемых услуг, товара и материальных средств. При очень большом обороте первичных документов становится очень сложным их упорядочивание. Как правило, многие фирмы до сих пор, при таком стремительном развитии компьютерной техники и программного обеспечения, не имеют четко отлаженного компьютерного учета.

Одной из проблем несовершенства методов ведения учета - является недальновидность руководства фирм. Да это факт, что это требует немало средств, но если посчитать убытки от разрозненности учета, несовпадения остатков на складе с остатками по документообороту и даже просто спокойствия, а не нервозности в коллективе, то становится очевидным, что фирме нужна автоматизация.

Пусть для начала это будет небольшая программа, с малым набором функций, но правильной структурой, и безошибочным счетом и учет станет гораздо проще. Просто подумать о том, чтобы посмотреть продвижение туристических услуг за последний месяц, при средней интенсивности продаж, и становится понятно, что при “бумажном” учете это просто нереально. Но при компьютерном учете — нет ничего проще (один запрос).

Автоматизация работы менеджера

Эффективность автоматизации деятельности предприятия, наравне с правильным проектированием и созданием системы, зависит от способа ее внедрения в организационную структуру компании. Обусловлено это психологическими факторами - обычно наблюдается сопротивление сотрудников созданию и использованию системы. Кроме того, внедрение системы может длиться от 6 месяцев до 2-3 лет. За такой период могут произойти изменения внешних и внутренних факторов, влияющих на работу предприятия. Поэтому ожидания руководства по поводу результатов работы системы могут не оправдаться (так как они уже успеют измениться).

Основными целями автоматизации работы менеджера являются:

-  сбор, обработка, хранение и представление данных о деятельности организации и внешней среде в виде, удобном для финансового и любого другого анализа и использования при принятии управленческих решений.

-    автоматизация выполнения бизнес операций (технологических операций), составляющих целевую деятельность предприятия.

- автоматизация процессов, обеспечивающих выполнение основной деятельности.

Информационные технологии

Предприятие - это единый организм, и улучшение чего-либо одного может привести к малейшему сдвигу в сторону успеха в лучшем случае, либо к снижению общих показателей в худшем. Руководителям, а в особенности руководителям финансовых отделов, необходимо принимать комплексные решения, касающиеся всего предприятия. А загруженность решением оперативных задач еще более усложняет процесс управления.

Для упрощения управления, прежде всего финансового, необходимо иметь эффективную систему управления предприятием, включающую систему менеджмента качества, и информационную систему их поддержки. Что может дать внедрение информационной системы?

-              снижение общих затрат предприятия в цепи поставок

-              повышение скорости товарооборота,

-              сокращение излишков товарных запасов до минимума,

-              увеличение и усложнение ассортимента продукции,

-              улучшение качества продукции,

-              выполнение заказов в срок и повышение общего качества обслуживания заказчиков.

Для того чтобы реально оценить эффективность системы, очень важно понимать какие задачи может решать правильно разработанная информационная система:

-              планирование производственной деятельности. Составление производственных планов различного уровня, - от стратегических до оперативных, - и проверка возможности их исполнения в соответствии с состоянием производственных мощностей и людских ресурсов. Степень детализации планов различного уровня различна - от набора продукции для решения задач стратегического планирования до конкретных материалов или производственных операций для оперативного управления производством;

-              управление закупками, запасами, продажами. Это автоматизация процессов планирования и учета для задач снабжения (материально-технического обеспечения) производства, сбыта готовой продукции и управления складскими запасами;

-              управление финансами. Как правило, это ведение бухгалтерии, расчеты с дебиторами и кредиторами, учет основных средств, управление наличными средствами и планирование финансовой деятельности;

-              управление персоналом. В подсистеме управления персоналом реализованы все основные потребности работы с кадрами: найм и увольнение персонала, учет сведений о сотрудниках, планирование их карьерного роста, расчет заработной платы и учет рабочего времени. Рассмотрение персонала, как отдельного вида ресурса позволяет связать воедино кадровый потенциал предприятия и производственные планы, что также возможно при использовании информационной системы;

-              управление затратами. Сюда относится учет всех затрат предприятия и калькуляция себестоимости готовой продукции или услуг;

-             управление проектами/программами. Современная деятельность предприятия все больше рассматривается через призму реализации производственных проектов или программ, для которых может осуществляться отдельное планирование и учет;

-              проектирование продукции и технологических процессов. Информация о составе продукции, технологических маршрутах ее изготовления, разработка продукции в соответствии с требованиями клиентов, а также оценка затрат, которые понесет предприятие при выпуске такой продукции.

Как можно было заметить, информационные системы способны на многое. Но для получения эффективности при крупном капиталовложении при приобретении системы, следует правильно выбрать, какая именно система нужна. В данном случае, придерживаться принципа «чем больше функций, тем лучше» не стоит. Чем больше система «может», тем дороже она стоит и существует вероятность того, что будут использоваться далеко не все ее функциональные возможности, и она не окупит себя.

СУБД Microsoft Access

Microsoft Access - это самая популярная сегодня настольная система управления базами данных. Ее успех во многом связан с включением ее в семейство Microsoft Office. Этот программный продукт рассчитан как на начинающего, так и на квалифицированного пользователя.

СУБД Access для работы с данными использует процессор баз данных Microsoft Jet, объекты доступа к данным и средства быстрого построения интерфейса - Конструктор форм. Для получения распечаток используются Конструкторы отчетов. Автоматизация рутинных операций может быть выполнена с помощью макрокоманд. На тот случай, когда не хватает функциональности визуальных средств, пользователи Access могут создавать собственные процедуры и функции.

Несмотря на свою ориентированность на конечного пользователя в Access присутствует язык программирования Visual Basic for Application, который позволяет создавать массивы, свои типы данных, вызывать DLL-функции, с помощью OLE Automation контролировать работу приложений, которые могут функционировать как OLE -серверы. Можно целиком создавать базы данных с помощью кодирования, когда в этом появляется необходимость. Пользователем, малознакомым с понятиями реляционных баз данных Access дает возможность разделять свои сложные по структуре таблицы на несколько, связанных по ключевым полям.

Вся работа с базой данных осуществляется через контейнеры базы данных. Отсюда осуществляется доступ ко всем объектам, а именно: таблицам, запросам, формам, отчетам, макросам, модулям. Посредством драйверов можно получить доступ к файлам таблиц некоторых других форматов: DBASE, Paradox, Excel, текстовым файлам, FoxPro, а посредством технологии ODBC - и к файлам многих других форматов. Встроенный SQL позволяет максимально гибко работать с данными и значительно ускоряет доступ к внешним данным.

Главное качество Access, которое привлекает к нему многих пользователей,- тесная интеграция с Microsoft Office. К примеру, скопировав в буфер графический образ таблицы, открыв Microsoft Word и применив вставку из буфера, мы тут же получим в документе готовую таблицу с данными из БД. MS Access имеет богатый набор визуальных средств. Для коммерческого распространения приложений, разработанных на Access, как мы уже писали, предназначен пакет Access Developer Toolkit, вместе с которым поставляются и несколько дополнительных объектов ActiveX.

Access - это типичная настольная база данных. В то же время на небольшом предприятии с количеством компьютеров не больше десяти, ресурсов Access вполне может хватить для обслуживания всего делопроизводства, естественно в связке с Microsoft Office. То есть все пользователи могут обращаться к одной базе данных, установленной на одной рабочей станции, которая не обязательно должна быть выделенным сервером. Для того, чтобы не возникли проблемы сохранности и доступа к данным, имеет смысл воспользоваться средствами защиты, которые предоставляет Access. При этом вы можете воспользоваться мастером, если не уверены, что сами правильно установите права и ограничения для пользователей.

Access обладает лучшей системой защиты среди всех настольных СУБД. Встроенный мастер позволяет создавать группы, пользователей, присваивать права доступа ко всем объектам, в том числе и модулям. Каждому пользователю можно предоставить индивидуальный пароль. Система защиты доступна как с помощью визуальных средств, так и программным путем.

СУБД Access имеет русифицированный интерфейс и частично переведенный на русский язык файл контекстной помощи.