Применение информационных систем в оценке эффективности деятельности организации

     Автоматизированная  информационная система может быть определена как комплекс автоматизированных информационных технологий, предназначенный  для информационного обслуживания – организованного непрерывного технологического процесса подготовки и выдачи потребителям научной, управленческой и другой информации, используемой для принятия решений, в соответствии с задачами по поддержанию эффективной деятельности. Автоматизированная информационная система представлена как совокупность функциональных подсистем – сбора, ввода, обработки, хранения, поиска, распространения информации.

     Автоматизированной  информационной системой (АИС) называется комплекс, включающий вычислительное и коммуникационное оборудование, программное обеспечение, лингвистические средства, информационные ресурсы, а также персонал, обеспечивающий поддержку динамической информационной модели предметной области для удовлетворения информационных потребностей пользователей.

     В автоматизированных ИС часть функций управления и обработки данных выполняется компьютерами, а часть человеком.

     Автоматизированное рабочее место (АРМ) - автоматизированное рабочее место системы управления, оборудованное средствами, обеспечивающими участие человека в реализации автоматизированных функций автоматизированных систем управления.

     АРМ присущи следующие признаки:

• доступная пользователю совокупность технических, программных, информационных и др. средств;
• размещение вычислительной техники непосредственно (или вблизи) на рабочем месте пользователя;
• возможность создания и совершенствования проектов автоматизированной обработки данных в конкретной сфере деятельности;
• осуществление обработки данных самим пользователем;
• диалоговый режим взаимодействия пользователя с ЭВМ как в процессе решения задач управления, так и в процессе их проектирования.

     Таким образом, АРМ в системе управления представляет собой проблемно-ориентированный  комплекс технических, программных, лингвистических (языковых) и др. средств, установленный  непосредственно на рабочем месте пользователя и предназначенный для автоматизации операций взаимодействия пользователя с ЭВМ в процессе проектирования и реализации задач.

     Сходство  АИС и АРМ в том, что они  созданы для выполнения одних  и тех же функций. Но АИС разработана изначально так, что ею должен управлять человек и её целью является облегчение работы пользователя, освобождение его от рутиной работы документоведения. Никаких решений, анализов она самостоятельно проводить не может. АРМ же нацелено на полную автоматизацию процессов без вмешательства человека. Оно вполне может заменить человека на его рабочем месте. 
 

     3 Автоматизация отдельных направлений деятельности 
 

     3.1 Применение Excel при проведении оценки эффективности деятельности организации

       

     Не  все бухгалтерские программы могут строить нестандартные расчеты на основе информации из журнала операций, хотя и ведут учет всех первичных документов. Для этих целей удобно использовать программу Excel.

     Большинство программ позволяет сохранить отчеты в формате Excel, что позволяет работать с ними, как с любыми другими файлами. С помощью импорта данных можно вводить информацию в программу Excel из других программ. При этом отпадает необходимость повторного ввода данных.

       Работая в программе 1С:Бухгалтерия через пункт меню «Отчеты»  «Регламентированные отчеты» создается отчет , а затем сохраняется в формате Excel. Сохраненный отчет является исходной базой для анализа деятельности организации.

     Рассмотрим  методику определения рейтинга организации. Анализ сводится к расчетам коэффициентов, текущее значение которых сравнивается с нормативным значением или со значением за предыдущий период. В зависимости от соотношения фактического значения с нормативным, каждому показателю присваивается определенная сумма баллов, на основании которой определяют рейтинг организации. 

       

     Рисунок 1 – Определение рейтинга организации

      

     Для автоматизации определения рейтинга организации необходимо в графу  значение показателя ввести формулу  для расчета коэффициентов. При написании формулы делаем ссылки ячейки, в которых находятся необходимые показатели, импортируемые и программы 1:Бухгалтерия. При определении баллов по тому или иному показателю будем использовать функцию Если, которая автоматически исходя из заданного условия  проставит определенную сумму баллов.  Рейтинг организации определяем исходя из общей суммы баллов. Так рейтинг «А» означает финансовую устойчивость организации, «В» - наличие некоторой степени риска, но способно исполнять свои обязательства, «С» - повышенный риск несвоевременного возврата кредитных долгов, «Э» - неудовлетворительное финансовое состояние. 
 
 

     3.2 Управление денежным  потоком организации с помощью системы «Галактика» 
 

     Рассматривая  механизм контроля за движением денежных средств, нужно четко определить терминологию. Существуют два принципиально разных документа:

1 отчет о движении денежных средств (cash flow statement), который является итоговым отчетным документом в финансовом (или бухгалтерском) учете;

2 бюджет (прогноз, кассовый бюджет) движения денежных средств (cash budget), который является плановым и отчетным документом в управленческом учете (или в бюджетировании).

     Распространенной  ошибкой является отождествление этих двух документов. Различия этих документов вытекают из разных целей, стоящих перед системами учета, в рамках которых они формируются.

     Цель  формирования бухгалтерского отчета о  движении денежных средств - дать пользователям  информацию об источниках притока денежных средств и направлениях их расходования, остатках денежных средств на счете, т.е. о фактически произошедших событиях, причем данные за период только суммируются на конкретную отчетную дату и какая-либо корректировка не предполагается.

     Цель  формирования бюджета движения денежных средств - планирование, контроль исполнения плановых показателей и анализ данных о движении денег и их эквивалентов за период. Механизм формирования информации динамичен - он предусматривает возможность корректировки данных в процессе исполнения бюджета и анализа "плановые величины - фактические данные".

     Успешно работающий менеджер должен иметь четкое представление о том, как измерить денежный поток, как им управлять  и каковы источники денег. Управлять  денежными потоками можно только в системе "плановые величины - фактические  данные", что и позволяет делать механизм системы бюджетирования.

     Структура, степень конфиденциальности и порядок  формирования бюджета движения денежных средств определяются только внутренней нормативной документацией организации. В большинстве случаев он является конфиденциальным и закрыт для сторонних пользователей. Поэтому бюджет движения денежных средств имеет еще одну особенность - ограниченный круг пользователей; в первую очередь это менеджеры и руководители, в редких случаях - стратегические, но не портфельные инвесторы.

     Способность бизнеса генерировать денежные средства в достаточном объеме - залог его  развития. Однако и прибыльный бизнес (в соответствии с отчетом о  прибылях и убытках) может испытывать хроническую нехватку денежных средств.

     Способность создавать прибыль необходима для развития организации, но только если такая прибыль может быть быстро конвертирована в деньги. Статистика большинства развитых стран показывает, что 70% фирм, пострадавших от банкротства, имели прибыль, но прекратили существование из-за нехватки денег, а не из-за неспособности генерировать прибыль.

     Составление бюджета движения денежных средств  в системе «Галактика» проходит ряд этапов.

     1 этап. Формирование статей бюджета.

     В создаваемом бюджете движения денежных средств отражаются следующие статьи:

     1 Денежные средства на начало периода;

     2 Поступления от операционной деятельности:

     2.1 основной

     2.2 неосновной

     3 Выплаты по операционной деятельности;

     4 Денежный поток от операционной деятельности;

     5 Поступления по инвестиционной деятельности;

     6 Выплаты по инвестиционной деятельности;

     7 Денежный поток от инвестиционной деятельности;

     8 Поступления от финансовой деятельности;

     9 Выплаты по финансовой деятельности;

     10 Денежный поток от финансовой деятельности;

     11 Чистый денежный поток за период;

     12 Денежные средства на конец периода.

     Для формирования структуры указанных  статей выполним функцию Настройка  Статьи бюджета. В открывшемся окне при помощи клавиши F 7 заполняем аббревиатура, наименование статьи (рисунок 1), группу аналитик и способ расчета (рисунок 2). 

     Группа  аналитики будет задана только по второй статье (так как только она  имеет расшифровку). Поэтому при  вводе данных в п.2.1 и п.2.2 значение по п. 2 будет рассчитываться автоматически, т.к. статья является агрегатом подчиненных статей.

     Статьи 4, 7, 10, 11,12 являются расчетными, т.е. содержат алгоритм расчета. При написании формулы используется аббревиатура, введенная пользователем.

       

Рисунок 1 – Создание статей бюджета. 

 

Рисунок 2 – Создание расчетной статьи бюджета 

     Рассмотрим  процедуру ввода алгоритма расчетной  статьи «Денежный поток от операционной деятельности». Ее можно рассчитать по формуле: 

     ДПод = ПОД – ВОД                                                                

     Во  вкладке алгоритм расчета выбираем статьи бюджета с данной аббревиатурой  и делаем проверку корректности формул (рисунок 3). 

 

Рисунок 3 – Ввод алгоритма статьи «Денежный  поток от операционной 

                      деятельности» 

По аналогии формируем расчет статьи «Денежный поток от инвестиционной деятельности» (рисунок 4), «Денежный поток от финансовой деятельности» (рисунок 5), «Чистый денежный поток» (рисунок 6) и «Денежные средства на конец периода» (рисунок 7).

                                               

Рисунок 4 – Ввод алгоритма статьи «Денежный поток от инвестиционной 

                      деятельности» 
 
 

 

Рисунок 5 – Ввод алгоритма статьи «Денежный  поток от финансовой

                      деятельности» 
 
 

 

Рисунок 6 – Ввод алгоритма статьи «Чистый денежный поток» 

 

Рисунок 7– Ввод алгоритма статьи «Денежные  средства на конец периода» 

     В результате получится следующая  структура статей бюджета, показанная на рисунке 8. 

 

Рисунок 8 – Структура статей бюджета 

     2 этап. Формирование типовой формы.

     После настройки статей бюджета переходим  к формированию типовой формы  бюджета «Поток денежных средств».

     Типовая форма бюджета – представляет собой набор показателей (статей) и предназначена для формирования визуального представления бюджета.