Понятие информации. Способы счисления

     1.    функция, записанная в формуле, как правило, возвращает уникальное значение (арифметическое или логическое);

     2.    существуют функции, которые не возвращают значение, а выполняют некоторые операции (например, объединяют текстовые строки);

     3.    существуют функции без аргументов (например, функция ПИ () возвращает число к = 3,1416...).

     Ниже  будут рассмотрены функции И (AND) и ИЛИ (OR), которые принимают логические значения (True или False).

     Изложенные в этом пункте идеи и правила широко используются в прикладной информатике - в языках программирования, языках запросов, в других приложениях Windows.

     Функции Excel разделены на категории (тематические группы): финансовые, даты и времени, математические, статистические, ссылки и массивы, работы с базой данных, текстовые, логические, проверки свойств и значений. Для упрощения ввода функций в Excel предусмотрен специальный Мастер функций, который можно вызвать нажатием кнопки «f_x» на панели инструментов Стандартная. Предварительно следует выделить ячейку, в которую вставляется формула.

     Подробное описание назначения и синтаксиса функций  можно просмотреть в справочной системе Excel. Для этого вызовите справку Excel и на вкладке Поиск задайте образ поиска, например СРЗНАЧ, затем в списке найденных разделов выделите раздел СРЗНАЧ и щелкните кнопку «Показать». После этого на экране будет развернуто окно справки Excel по данной теме, в котором можно просмотреть описание назначения функции, ее синтаксиса и примеры ее применения.  

     Логические  функции.

     При решении некоторых задач значение ячейки необходимо вычислять одним  из нескольких способов, в зависимости  от выполнения или невыполнения одного или нескольких условий. Для решения  таких задач применяют условную функцию ЕСЛИ. Она имеет формат:

     ЕСЛИ(<логическое выражение>;<выражение1>;<выражение2>).

     Чтобы пользоваться этой функцией, целесообразно  познакомиться с основными понятиями  логической (булевой) алгебры. Первый аргумент функции ЕСЛИ - логическое выражение (в частном случае - условное выражение), которое принимает одно из двух значений: «Истина» или «Ложь» (1 или 0). В первом случае ЕСЛИ принимает значение выражения 1, а во втором -значение выражения 2. В качестве выражения 1 или выражения 2 можно записать вложенную функцию ЕСЛИ. Обратите внимание, что число вложенных функций ЕСЛИ не должно превышать семи. Если условий много, записывать вложенные функции ЕСЛИ становится неудобно. В этом случае на месте логического выражения мы можем указать одну из двух логических функций: H(AND) или ИЛИ (ОК).

     Формат  функций одинаков:

     ·         И (<логическое выражение 1>;<логическое выражение 2 >;...),

     ·         ИЛИ (<логическое выражение 1>;<логическое выражение 2>;...).

     Функция И принимает значение «Истина», если одновременно истинны все логические выражения, указанные в качестве аргументов этой функции. В остальных случаях значение И - «Ложь». В скобках можно указать до 30 логических выражений.

     Функция ИЛИ принимает значение «Истина», если истинно хотя бы одно из логических выражений, указанных в качестве аргументов этой функции. В остальных случаях значение ИЛИ - «Ложь».

     Использование ссылок и имен.

     Ссылка однозначно определяет ячейку или группу ячеек рабочего листа. Ссылки указывают, в каких ячейках находятся значения, которые нужно использовать в качестве аргументов формулы. С помощью ссылок можно использовать в формуле данные, находящиеся в различных местах рабочего листа, а также использовать значение одной и той же ячейки в нескольких формулах.

     Можно также ссылаться на ячейки, находящиеся на других листах рабочей книги, в другой рабочей книге, или даже на данные другого приложения. Ссылки на ячейки других рабочих книг называются внешними. Ссылки на данные в других приложениях называются удаленными.

     Ссылки  на ячейки используют заголовки соответствующих строк и столбцов рабочего листа. В Excel столбцы помечены латинскими буквами (A, B, C, D, ... Z; AA, AB, AC, AD,... AZ; BA, BB, BC, и т.д.), а строки пронумерованы. Такие ссылки называются ссылками типа A1. Можно заменить буквы в заголовках столбцов на номера. Такой тип ссылок называется R1C1. Ссылка на активную ячейку выводится на экран в области ссылок, расположенной слева от строки формул.

     Имя — это легко запоминающийся идентификатор, который можно использовать для ссылки на ячейку, группу ячеек, значение или формулу. Создать имя для ячейки можно в поле имени, или через меню Вставка - Имя - Присвоить... Использование имен обеспечивает следующие преимущества:

• Формулы, использующие имена, легче воспринимаются и запоминаются, чем формулы, использующие ссылки на ячейки.
• При изменении структуры рабочего листа достаточно обновить ссылки лишь в одном месте — в определении имен, и все формулы, использующие эти имена, будут использовать корректные ссылки.
• После того как имя определено, оно может использоваться в любом месте рабочей книги. Доступ ко всем именам из любого рабочего листа можно получить с помощью окна имени в левой части строки формул.
• Вы можете также определить специальные имена, диапазон действия которых ограничивается текущим рабочим листом. Это означает, что эти имена можно использовать лишь на том рабочем листе, на котором они определены. Такие имена не отображаются в окне имени строки формул или окне диалога “Присвоить имя”, если активен другой рабочий лист книги.
• Excel автоматически создает имена на основе заголовков строк и столбцов рабочего листа.

     После того, как имя определено, вы можете:

• Заменить все соответствующие ссылки этим именем во всех местах рабочего листа.
• Быстро перейти на поименованную ссылку, заменить ссылки, вставить ссылку в формулу с помощью окна имени в строке формул.

     Перемещение и копирование  формул

     После того как формула введена в  ячейку, вы можете ее перенести, скопировать  или распространить на блок ячеек.

     При перемещении формулы в новое  место таблицы ссылки в формуле не изменяются, а ячейка, где раньше была формула, становится свободной. При копировании формула перемещается в другое место таблицы, ссылки изменяются, но ячейка, где раньше находилась формула, остается без изменения. Формулу можно распространить на блок ячеек.

     При копировании формул возникает необходимость  управлять изменением адресов ячеек  или ссылок. Для этого перед  символами адреса ячейки или ссылки устанавливаются символы “$”. Изменяться только те атрибуты адреса ячейки, перед  которыми не стоит символ “$”. Если перед всеми атрибутами адреса ячейки поставить символ “$”, то при копировании формулы ссылка не изменится.

     Например, если в записи формулы ссылку на ячейку D7 записать в виде $D7, то при перемещении формулы будет изменяться только номер строки “7”. Запись D$7 означает, что при перемещении будет изменяться только символ столбца “D”. Если же записать адрес в виде $D$7, то ссылка при перемещении формулы на этот адрес не изменится и в расчетах будут участвовать данные из ячейки D7. Если в формуле указан интервал ячеек G3:L9, то управлять можно каждым из четырех символов: “G”, “3”, “L” и “9”, помещая перед ними символ “$”.

     Если  в ссылке используются символы $, то она называется абсолютной, если символов $ в ссылке нет — относительной. Адреса таких ссылок будем называть абсолютными и относительными, соответственно Абсолютные адреса при перемещении формул не изменяются, а в относительных адресах происходит смещение на величину переноса.

     Базы  данных.

     В общем смысле термин база данных можно применить к любой совокупности связанной информации, объединенной вместе по определенному признаку.

     Например, в качестве базы данных можно рассматривать  расписание движения поездов или книгу  регистрации данных о заказах покупателей  и выполнении заказов.

     Основным  назначением баз данных является быстрый поиск содержащейся в  них информации. Если вам требуется  найти номер телефона абонента, зная его фамилию, имя и отчество, вы быстро сможете получить эту информацию из адресно-телефонной книги.

     Если  у вас есть информация о продажах компьютеров, то с помощью инструментов Microsoft Excel для Windows, представляемых в ваше распоряжение для обработки баз данных, вы можете не только выяснить какая из моделей компьютеров имела наибольший спрос у покупателей за последнее время, но, что неизмеримо важнее, проследить изменение спроса и определить тенденцию продаж каждой модели компьютера.

     Excel содержит широкий набор средств для обеспечения эффективного управления базами данных.

     В Excel базы данных размещаются в таблицах. Каждая таблица состоит из строк и столбцов, которые в базах данных называются записями и полями, соответственно.

     Информация  в базах данных имеет постоянную структуру. Каждую строку можно рассматривать  как единичную запись. Информация в пределах каждой записи содержится в полях.

     Размер  баз данных в Excel ограничен числом строк на рабочем листе

       – 65536. Несмотря на  эти  и   другие  ограничения,  средства  управления данными в Excel – это  мощный  инструмент  для  создания  небольших  баз

     данных  и работы с выборкой записей из крупных баз данных.

       При создании рабочих листов, которые используются в качестве базы данных, необходимо соблюдать два правила:

                - Пустая строка указывает на  окончание базы данных. Не оставляйте пустых строк между заголовками столбцов и записями данных.

                - Имена полей располагаются в  верхней части столбцов.

     Любой ранее созданный рабочий лист можно  использовать  как  базу данных, хотя может возникнуть необходимость в  удалении  или  добавлении строк или в редактировании заголовков столбцов, чтобы удовлетворить этим требованиям.

     При работе с базами данных в Excel прежде всего нужно ввести заголовки  столбцов. После этого вы можете ввести информацию в базу данных. Ввод данных и просмотр информации можно осуществлять с помощью команды Данные | Форма.  

     Фильтрация  данных в списке

     В Excel списком называется снабженная метками последовательность строк  рабочего листа, содержащих в одинаковых столбцах данные одного типа.

     Фильтрация  списка позволяет находить и отбирать для обработки часть записей в списке, таблице, базе данных. В отфильтрованном списке выводятся на экран только те строки, которые содержат определенное значение или отвечают определенным критериям. При этом остальные строки оказываются скрытыми.

     В Excel для фильтрации данных используются команды Автофильтр и Расширенный фильтр. В случае простых критериев для выборки нужной информации достаточно команды Автофильтр. При использовании сложных критериев следует применять команду Расширенный фильтр.

     Обе команды вызываются в результате выбора команды Данные | Фильтр.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Список  литературы:

     1. Информатика: Учебник/под ред.  Н.В. Макаровой. - М.: Финансы и статистика, 2000. - 768 с.

     2. Информатика. Базовый курс. Учебник  для Вузов/под ред. С.В. Симоновича, - СПб.: Питер, 2000.

     3. Симонович С. В., Евсеев Г.А., Практическая информатика, Учебное пособие. М.: АСТпресс, 1999.

     5. Симонович С.В., Евсеев Г.А., Алексеев  А.Г. Специальная информатика,  Учебное пособие. М.: АСТпресс, 1999.

     6. Информатика: Практикум по технологии  работы на компьютере./ Под ред.  Н.В. Макаровой. - М.: Финансы и статистика, 2000 .

     7. А.В.Могилев, Н.И.Пак, Е.К.Хеннер, Информатика,  Учебник для ВУЗов – М.: Издательство Academa, 1999.

     13. Савельев А.Я., Сазонов Б.А., Лукьянов  Б.А. Персональный компьютер для  всех. Хранение и обработка информации. Т.1 М.: Высшая школа, 1991.