Пакет приложений Microsoft Office

     В Excel предлагается простой способ проверки вычислений в формулах. Данная функция  дает возможность выполнить вычисление по шагам и понять, каким образом получается итоговый результат. Выделите ячейку, которую необходимо проверить. Откройте панель аудита формул и нажмите на кнопку «Вычислить формулу».

     Карандаш  для рисования границ дает возможность с легкостью создавать границы ячеек в электронных таблицах Excel. Имеется возможность изменения цвета, толщины и стиля линии, а также отображения сетки по границам ячеек. В раскрывающемся меню рядом с кнопкой рисования границ (панель инструментов «Форматирование») активизируйте опцию «Нарисовать границы».

     Пользователи  могут организовывать свои книги, помечая  разными цветами вкладки листов таблицы. Excel дает возможность использовать множество разных цветов для организации  разделов книги.

     Усовершенствованные средства построения диаграмм, предлагаемые Excel, расширяет возможности контроля текста и формата подписей данных. Выделите данные в электронной таблице и «кликните» по пиктограмме с изображением диаграммы.

     Благодаря поддержке программного интерфейса DirectX и различных способов заливки Office Art этот web-компонент теперь дает возможность создавать трехмерные диаграммы. Кроме этого, web-компонент «Диаграмма» обеспечивает полную поддержку динамических представлений сводной таблицы Excel и предлагает ряд новых возможностей, в том числе построение нескольких диаграмм в одном web-компоненте и условное форматирование, управляемое данными. Наконец, полностью настраиваемые средства рисования и разметки позволяют создавать новые типы диаграмм и собственные аннотации для них.

     В новой версии Excel был усовершенствован пользовательский интерфейс и расширены функциональные возможности средства «Найти и заменить». Теперь возможно посредством одной операции производить поиск и замену по всем листам книги, повторно выполнять запросы поиска, переключаться на немодальный пользовательский интерфейс и производить поиск новых элементов (к примеру, элементов форматирования).

     Второй  важной целью, которая ставилась  при разработке Excel 2003, было упростить работу с информацией, хранящейся в Web и в корпоративных базах данных. В настоящее время доступ к данным из этих источников связан со значительными трудностями. В обоих случаях поиск необходимой информации отнимает много времени, а формат, в котором она представлена, усложняет ее использование. Также, несмотря на то что публикация данных в Web и корпоративных базах данных не составляет большого труда, редактирование и повторная публикация информации достаточно проблематичны. Excel 2003 упрощает совместное использование информации, подключение к источникам данных в Web или внутри организации, а также анализ данных, необходимый для принятия обоснованных решений.

     Пользователи  могут легко осуществлять доступ к данным, опубликованным в Web, а также  обновлять и анализировать их непосредственно в приложении Excel. При копировании информации из Web в приложение Excel появляется смарт-тег, позволяющий создать обновляемый запрос. Вставив данные в Excel, пользователи могут вручную обновлять их или задавать для них периодичность автоматического обновления. Кроме этого, возможно создание собственного web-запроса простым перетаскиванием web-страницы в приложение Excel.

     Другая  важная задача, которая ставилась  при разработке Excel 2003, заключалась  в обеспечении высокого уровня надежности приложения, чтобы пользователи могли заниматься анализом данных, а не беспокоиться о работе приложения. До появления продукта Office 2003 при возникновении ошибки существовала вероятность, что пользователю придется провести значительное время, восстанавливая уже сделанную ранее работу. Благодаря повышенной надежности приложения Excel 2003 пользователь сможет продолжить работу даже при возникновении ошибок. Кроме этого, в приложение Excel 2003 входит ряд улучшенных средств защиты данных, позволяющих пользователю чувствовать себя увереннее при работе с файлами и приложениями.

     Приложение Excel дает возможность применять защиту на более низком уровне, давая возможность защищать паролем отдельные диапазоны листа. Кроме этого, расширилась область применения защиты (к примеру, пользователи могут защищать форматирование ячеек). Безопасность на уровне доменов дает возможность применять параметры защиты к конкретным пользователям и группам.

     В настоящее время широкое распространение  получила совместная работа над электронными таблицами. Наиболее распространенный способ совместной работы над таблицами состоит в их пересылке в виде вложений в сообщения электронной почты. Недостаток такого подхода заключается в том, что зачастую трудно отслеживать несколько версий электронной таблицы. Кроме этого, регистрация и объединение изменений, сделанных другими участниками работы, зачастую слишком трудны или упускаются. Новая версия Excel дает пользователям простой способ рецензировать, сравнивать и объединять документы при помощи электронной почты, ничего не меняя в существующих методах работы.

     Приложение Excel 2003 тесно интегрировано со службами Microsoft Share Point Team Services, что значительно упрощает накопление коллективного опыта в группах. Благодаря этой интеграции пользователи в группах могут публиковать, импортировать, экспортировать и даже обновлять электронные таблицы Excel через web-сайт Microsoft SharePoint Team Services.

     Наконец, последней целью, которая ставилась  при разработке Excel 2003, было предоставление организациям инструментальных средств, необходимых для создания многофункциональных решений для использования на базе Excel и в Web. Поддержка языка XML и усовершенствованные web-компоненты Office, предлагаемые новой версией приложения, дают организациям возможность создавать эффективные решения посредством знакомых инструментальных средств

Excel.

     Повсеместное  использование программ обработки  электронных таблиц во многом объясняется их универсальностью, ведь без вычислений не обойтись в большинстве сферах нашей жизни (однако, по данным разработчиков, на практике пользователь часто применяет лишь пятую часть предлагаемых Excel возможностей).

     Наряду  с простыми задачами, такими как  подготовка различных бланков, создание деловой графики и других, Excel позволяет решать очень сложные проблемы, например, на предприятии с помощью данной программы можно облегчить обработку заказов и планирование производства, расчет налогов и заработной платы, учет штрафов и затрат, управление сбытом.

     Мощные  математические и инженерные функции Excel позволяют решать множество задач в области естественных и технических наук.

     Часть 3. Microsoft Outlook 2003 

     В современном быстро меняющемся мире большое значение приобретают возможности  общения и взаимодействия с другими  людьми. Это подтверждает повсеместное распространение Интернет и электронной почты. Благодаря тому что Интернет и электронная почта стали средой, обеспечивающей взаимодействие людей друг с другом, ничто не мешает за считанные секунды связаться с любым человеком, находящимся в любой точке земного шара. Хотя это дает пользователям компьютеров возможность своевременно получать необходимые им сведения, у них возникает перегрузка информацией, поступающей в виде сообщений электронной почты, встреч, контактов, задач и документов. Посредством приложения Outlook 2003 пользователи смогут более эффективно планировать свое время и управлять информацией, и при этом им станет проще организовывать общий доступ к информации и совместное создание документов.

     В результате основной целью разработки новейшей версии приложения Outlook было сделать работу с электронной почтой, задачами, контактами и встречами более интуитивно понятной и не требующей от пользователя освоения новых способов выполнения своих задач или непроизводительных затрат времени на поиск этих способов. Еще одной целью было избавить пользователей от беспокойства по поводу того, смогут ли они получить доступ к своей информации.

     Microsoft Office Outlook 2003 с диспетчером Business Contact Manager включен в Microsoft Office Small Business Edition 2003. Это дополнение к Outlook 2003 помогает профессиональным менеджерам по продажам и руководителям малых предприятий наладить выгодные деловые отношения. Диспетчер Business Contact Manager расширяет функциональные возможности Outlook 2003, чтобы помочь менеджерам предприятий малого бизнеса отслеживать бизнес-контакты, партнеров и возможности продаж.

     Outlook 2003 c Business Contact Manager делает работу  руководителей и менеджеров по  продажам более продуктивной, позволяя  им отслеживать свои деловые связи и возможности реализации в одной программе — Outlook 2003, теперь не нужно искать важные данные о своих клиентах в разных местах. Outlook 2003 с диспетчером Business Contact Manager позволяет легко и быстро наладить связь предприятий малого бизнеса с их клиентами через программу интегрированного электронного маркетинга, а связь со своими бизнес-данными — через интеграцию с другими приложениями Microsoft Office 2003. Наконец, приложением Outlook 2003 с диспетчером Business Contact Manager легко пользоваться, поскольку этот диспетчер работает как надстройка к уже знакомому приложению Outlook.

     Outlook 2003 с диспетчером Business Contact Manager выполняет все вышеперечисленное, добавляя к Microsoft Office Outlook 2003 следующие функции:

     1) Партнеры и контакты. Повышает уровень продаж, систематизируя записи о компаниях и отдельных клиентах, с которыми налажены деловые отношения;

     2) Возможности повышения продаж. Отслеживает возможности продаж, чтобы воплотить идеи в реальность. Повышает возможности продаж, собирая такие важные сведения, как состояние сделки, ожидаемый доход и вероятность заключения сделки;

     3) Журнал действий. Собирает в одном месте сведения обо всех действиях, относящихся к партнерам, бизнес-контактам и возможностям продаж. Используйте простой и быстрый просмотр связанных с элементами Outlook 2003 документов, чтобы всегда иметь возможность ускорить принятие важных деловых решений;

     4) Составление отчетов. Использует отчеты, чтобы быстро фильтровать и суммировать данные о партнерах и возможностях реализации. Например, можно составить отчеты, в которых будут указаны несостоявшиеся контакты или показаны каналы сбыта на следующий квартал.

     Еще одной ключевой целью разработки приложения Outlook 2003 было обеспечить пользователям  возможность работать, не беспокоясь о программном обеспечении. Благодаря средствам обеспечения надежности, реализованным в новейшей версии приложения Outlook, пользователь сможет продолжить работу даже при возникновении ошибок (появление которых, впрочем, маловероятно).

     Кроме этого, в приложение Outlook 2003 входит ряд улучшенных средств обеспечения безопасности данных, позволяющих пользователю чувствовать себя увереннее при работе с электронной почтой.

     В приложении Outlook применяются следующие  способы, помогающие пользователям и организациям защитить компьютеры от вирусов:

     1) Блокирование вложений электронной почты, связанных с небезопасными файлами;

     2) Предотвращение автоматического доступа программ к адресной книге пользователя и отправления сообщений электронной почты от имени пользователя. Пользователь получает предупреждение, и ему предлагается продолжить выполнение действия. Благодаря этому предотвращается распространение вируса на

компьютеры  других пользователей;

     3) Предоставление администраторам возможности настраивать перечисленные выше параметры в соответствии с требованиями к безопасности в конкретной организации. Выполняется в автоматическом режиме.

     Чем больше времени пользователи или  администраторы тратят на установку  или настройку продукта, тем выше расходы, которые обусловлены снижением производительности, увеличением частоты обращений в службу технической поддержки и общей неудовлетворенностью работой. Посему одной из главных целей разработки Outlook 2003 было упростить установку и настройку приложения, чтобы пользователи могли сконцентрироваться на своей работе, а не беспокоиться о программном обеспечении. Это достигается за счет множества различных усовершенствований, таких как единый интегрированный режим электронной почты, усовершенствованные возможности настройки в мастере выборочной установки и упрощенный интерфейс для задания учетных записей электронной почты. 
 
 
 

Часть 4. Microsoft PowerPoint 2003 

     Программа PowerPoint, позволяет подготовить выступление с использованием 35-миллиметровых слайдов, которые можно напечатать на прозрачных пленках (прозрачках) или на бумаге, демонстрировать на экране компьютера, а также включить в конспект доклада или в собрание материалов для раздачи слушателям.

     Основные  элементы презентации, создаваемой  в PowerPoint, описаны ниже:

     1) Слайды. Слайдами называются черно-белые и цветные прозрачные пленки для демонстрации на видеоаппаратуре, а также изображения, демонстрируемые на экране компьютера или на проекторе, управляемом с помощью компьютера;