Пакет приложений Microsoft Office

Оглавление  

     Информационные  технологии становятся важнейшим инструментом научно-технического и социально-экономического развития общества, играя существенную роль в ускорении процессов получения, распространения и использования  новых знаний. Влияя на качество интеллектуальных ресурсов социума, информационные технологии повышают уровень и качество самой жизни.

     Управление  собственным предприятием в условиях рыночной экономики представляет собой  сложный процесс, включающий выбор  и реализацию определенного набора управленческих воздействий на текущих временных отрезках с целью решения стратегической задачи обеспечения его устойчивого финансового и социально-экономического развития. Информационные технологии, достигшие в последнее десятилетие нового качественного уровня, в значительной мере расширяют возможности эффективного управления, поскольку предоставляют в распоряжение менеджеров, финансистов, маркетологов, руководителей производства всех рангов новейшие методы обработки и анализа экономической информации, необходимой для принятия управленческих решений. Информационные технологии в управлении – это комплекс методов переработки разрозненных исходных данных в надежную и оперативную информацию механизма принятия решений с помощью аппаратных и программных средств с целью достижения оптимальных рыночных параметров объекта управления.

     Информационные  технологии в экономике и управления базируются на основе аппаратных средств  и программных продуктов. Аппаратные средства относятся к числу опорных  технологий. Опорные технология – это такие информационные технологии, которые могут применяться в любой сфере человеческой деятельности.

     Программные продукты подразделяются на операционные системы, пользовательские оболочки, вспомогательные  программы, коммуникационные программы, антивирусные программы. С точки зрения управленческой деятельности, опорными здесь будут все программные продукты.

     В меньшей степени можно отнести  к опорным технологиям, так называемые пакеты функциональной обработки информации. К ним относятся текстовые и табличные редакторы, системы управления базами данных, офисные интегрированные пакеты, программы синтеза и распознавания речи и программные продукты обеспечения распределенной обработки информации.

     Microsoft Office – самый популярный комплект приложений для настольных компьютеров, контролирующих более 90% рынка офисных пакетов. Он является одним из лучших продуктов Microsoft и приносит корпорации от трети до половины годового дохода. Основное внимание разработчики новой версии сосредоточили на удовлетворении потребностей корпоративных пользователей, на дальнейшей интеграции пакета в бизнес-процессы и в большие корпоративные системы, например, системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM), планирования ресурсов предприятия (ERP) и тому подобное.

     Microsoft Office настолько вошел в нашу повседневную жизнь, что в век информационных технологий работа с этим интегрированным пакетом занимает неотъемлемую часть работы на компьютере.

     В реферате будет рассмотрен пакет  Microsoft Office 2003, который включает в себя:

     • текстовой процессор Word 2003;

     • электронную таблицу Excel 2003;

     • средство для создания презентаций PowerPoint 2003;

     • программу управления электронной почтой, контактами и календарем Outlook 2003;

     • реляционную систему управления базами данных Access 2003.

     Разрабатывая  новые пакеты, программисты не создают абсолютно новые интегрированные пакеты, а улучшают работу старых версий программ, увеличивают объем выполняемых ими функций.

     Microsoft Office 2007 отличается от предшествующей версии совершенно новым интерфейсом, новым форматом документов.

     Microsoft Office выпускается с совершенно разным набором программ.

     Стандартные программы. С этими программами придется работать каждому пользователю Office, и найти их можно в любой из версий:

1. Microsoft Word – многофункциональный текстовой редактор (который при случае может послужить для верстки текстов, изготовления WWW–страниц и прочего);
2. Microsoft Excel – программа для создания и обработки электронных таблиц;
3. Microsoft Outlook – мощнейший офисный менеджер, сочетающий в себе программу электронной почты, программу для создания и отправки факсов, Планировщик Встреч и Контактов, записную книжку.

Профессиональные  программы. Эти компоненты включены только в «профессиональную» версию:

1. Microsoft PowerPoint – программа для подготовки презентаций, включающих графические, текстовые, звуковые, и даже видеоэлементы;
2. Microsoft Publisher – программа для верстки и дизайна текстовых публикаций;

3. Microsoft Access – программа для создания и редактирования баз данных.

Бизнес-приложения:

       - OneNote – приложение для записи заметок и управления ими. Используя эту программу, можно записывать, упорядочивать и повторно использовать заметки на переносном, настольном или планшетном компьютере

      - InfoPath – программа для сбора данных и управления ими – упрощает процесс сбора сведений

- Project – бизнес-система для управления проектами;

      - Visio – программа для создания «деловой графики» - от небольших до компактных схем, которые раньше приходилось конструировать в Word, до мощнейших систем из связанных друг с другом диаграмм, «деревьев» и графиков.

      Часть 1. Microsoft Word 

     Текстовые редактор – это программа обработки текста, которая используется для создания новых документов (писем, отчетов, бюллетеней) или изменения уже существующих. Современные текстовые редакторы  (в том числе и редактор Word)  иногда называются  текстовыми процессорами, поскольку содержат очень большое количество функций обработки текста.  Ранние текстовые редакторы для DOS подразделялись на строчные и экранные, такие например, как EDLIN,  MULTIEDIT и EDIT.

     Microsoft Word  позволяет вводить, редактировать, форматировать и оформлять текст и грамотно размещать его на странице. С помощью этой программы можно вставлять в документ графику, таблицы и диаграммы, а также автоматически исправлять орфографические и грамматические ошибки. Текстовый редактор Word обладает и многими другими возможностями, значительно облегчающими создание и редактирование документов. Наиболее часто используемые  функции:

     - при вводе текста вы упираетесь в конец строки,  Word автоматически делает переход на следующую строку;

     - если при вводе текста делается опечатка, функция автокоррекции автоматически ее исправляет. А функция автоматической проверки орфографии подчеркивает неправильно написанные слова красной волнистой линией, чтобы их было легче увидеть и исправить;

     - если пользоваться дефисами для выделения пунктов списка, употреблять дроби, знак торговой марки или другие специальные символы,  функция автоформатирования будет сама их корректировать;

     - для представления текста в виде таблицы можно, конечно, пользоваться и табулятором, однако  Microsoft Word предлагает гораздо более эффективные средства. А если таблица содержит цифровые данные, то их легко превратить в диаграмму;

      - режим предварительного просмотра позволяет увидеть документ в том виде, в каком он выйдет из печати.

     Кроме того, он дает возможность отобразить сразу все страницы, что удобно для внесения изменений перед распечаткой.

     В настоящее время приложение Microsoft Word является одним из наиболее распространенных текстовых процессоров, используемых при подготовке важных документов — отчетов, писем, бизнес-планов и т.д. — для печати и публикации в Web. Последняя версия Microsoft Word расширяет указанные возможности, предлагая средства, необходимые для оптимизации процессов подготовки, совместного использования, проверки и публикации документов. Word 2003 упрощает доступ к существующим функциональным возможностям и предлагает новые, гибкие средства работы с документами. Кроме этого, теперь посредством приложения Word вы имеете возможность совместно с другими пользователями просматривать документы и работать с ними, не меняя своего привычного стиля работы.

     Важнейшей целью, которая ставилась при  разработке Word 2003, было упрощение доступа  к существующим и новым функциональным возможностям приложения, а также оптимизация способов их использования. Упрощенные методы вызова и применения имеющихся в приложении средств способствуют освоению новых возможностей продукта, что, в конечном счете, повышает эффективность работы пользователя, помогая создавать более качественные отчеты, бизнес-планы и другие документы. Для достижения этой цели во всех приложениях пакета Microsoft Office были реализованы новые средства (такие как области задач и смарт-теги), а также улучшенные методы применения форматирования, использования стилей, маркированных списков, оглавлений документов и многих других функций и возможностей.

     В предыдущих версиях Word была предусмотрена  возможность распознавания URL-адресов и адресов электронной почты и назначения ссылок, связанных с этими элементами. «Кликнув» такой элемент мышью, пользователь мог активировать его. Word 2003 расширяет эту возможность, предлагая средства распознавания имен, адресов и дат. Распознав элемент, Word предлагает пользователю смарт-тег, посредством которого тот может получить дополнительную информацию из Web или из других приложений Office. Дополнительные смарт-теги будут доступны на web-узле Office Update. Они могут использоваться организациями и независимыми производителями для расширения существующего набора смарт-тегов, что позволит создавать уникальные решения для работы с документами.

     Приложение Word повышает производительность труда  благодаря тому, что помимо традиционных способов ввода — посредством мыши и клавиатуры - применяются также речевые команды. Благодаря функции распознавания речи пользователи могут диктовать текст, а также применять речевые команды для непосредственного изменения форматирования и перемещения по меню.

     Мастер слияния, включенный в область задач, дает возможность создавать письма, наклейки, конверты, каталоги и сообщения электронной почты в соответствии с индивидуальными потребностями пользователя. Он также упрощает применение «электронного штемпеля» для нанесения данных почтовой рассылки на конверты.

     Функция проверки форматирования – обнаруживает противоречия в форматировании документа и дает возможность быстро устранить, обеспечивая тем самым создание качественного, единообразного оформления. Кроме этого, эта функция может в автоматическом режиме исправлять недостатки форматирования (к примеру, использование нестандартных маркеров и ошибки нумерации в списках или разные интервалы между абзацами).

     Пользователи могут сохранить свой документ как web-страницу, содержащую дополнительные теги XML, благодаря которым пользователям упрощается редактирование страницы в их собственных приложениях (единственный вариант, доступный в приложении Word 2000). Второй вариант (впервые реализованный в Word 2003) дает возможность сохранить документ как web-страницу с фильтром.

     При связывании с данными из листа Microsoft Excel возможно использовать кнопку Параметры вставки, чтобы исключить возможность потери изменений форматирования объекта в документе при обновлении исходного файла.

     Часть 2. Microsoft Excel 

     Многие  люди полагаются на Microsoft Excel при выполнении повседневных задач. Они применяют  этот продукт для получения, обработки, анализа, совместного использования  и отображения информации, от которой  зависит работа предприятия. В то же время область применения Excel больше не ограничивается исключительно бухгалтерским и финансовым отделами. Пользователям необходимо ежедневно получать, анализировать, создавать и просматривать важные данные. Именно посему приложение Excel 2003 разрабатывалось как средство, упрощающее доступ к важной деловой информации, ее подключение и анализ. В то же время Excel 2003 предлагает инструментальные средства, позволяющие добиваться максимальной эффективности при работе с данными.

     В процессе создания новой формулы  в Excel отображается информация об аргументах функции. Кроме этого, всплывающие подсказки обеспечивают быстрый доступ к нужным разделам справки. Пользователю достаточно «кликнуть» левой клавишей мыши мышью имя любой функции или аргумента, отображаемых во всплывающей подсказке.

     Даже  переключившись на другой лист книги Excel, пользователи могут легко следить  за результатами вычислений в нескольких ячейках. Это избавляет их от необходимости  переключаться между листами  или прокручивать страницу для доступа  к существенным данным. Выберите ячейку, для которой требуется добавить контрольное значение. «Кликните» ячейку правой кнопкой мыши и дайте команду «Добавить контрольное значение».