Отчет о практике по организации информационно-аналитической деятельности в ООО «Монолит»

- отчитывается  о работе архивного отдела  и состояния архивного дела  перед директором ООО «Монолит»;

- обеспечивает  соблюдение охранного и противопожарного  режима, определяет потребность архивного отдела в оборудовании и материалах;

- решает  вопросы выдачи документов учреждениям  во временное пользование, для  работы исследователей в помещении  архива;

- организует  свою деятельность на основе  годового плана работы, согласованного  с Управлением архивами Свердловской области и утвержденного Главой Качканарского городского округа;

- осуществляет  свою работу, взаимодействуя с  органами местного самоуправления, организациями всех форм собственности,  расположенными на территории  Качканарского городского округа;

- изучает  и обобщает практику деятельности  ведомственных архивов и организации  документов в делопроизводстве  учреждений, распространяет их положительный  опыт, проводит совещания, семинары, консультации и инструктажи по  вопросам организации и методики работы ведомственных архивов, экспертных комиссий и организации документов в делопроизводстве.

6.Пресс-секретарь непосредственно подчиняется директору ООО «Монолит» и руководствуется Конституцией Российской Федерации, Федеральным, областным и местным законодательством. Он:

- обеспечивает  достоверной и своевременной  информацией жителей Качканарского  городского округа о работе  компании, ее отделов, участков строительства;

- анализирует  публикуемые в средствах массовой информации материалы о деятельности компании, доводит их до сведения директора ООО «Монолит» и, при необходимости, готовит на них ответы;

- организует  подготовку и проведение пресс-конференций,  брифингов, интервью, встреч директора  и его заместителями;

- по  согласованию с директором компании и его заместителями:

• Получает от руководителей частных строительных организаций и структурных подразделений Администрации достоверную документированную информацию, необходимую для выхода радиопередач и газеты;

- готовит  проекты докладов, выступлений для директора ООО «Монолит»;

- размещает  на официальном сайте Качканарского  городского округа необходимую  информацию;

- принимает  участие в подготовке поздравительных  и памятных адресов. 

6. Основные средства механизации и автоматизации, используемых в информационно-аналитической работе в ООО «Монолит». 

     Механизация и автоматизация информационно-аналитической работы направлены на повышение эффективности труда работников, сокращение трудозатрат на документирование, обработку, передачу, использование документной информации, упорядочение документооборота.

     Механизация и автоматизация работы с документами  должны осуществляться на основе упорядоченной  системы документирования деятельности, унификации и сокращения количества применяемых форм документов, рационализации документооборота.

     Механизация и автоматизация внедряются на всех этапах информационно-аналитической работы: подготовка документов, их копирование и оперативное размножение, экспедиционная обработка, регистрация и поиск, оперативное хранение и транспортировка, контроль исполнения, сбор на хранение и др.  

     Во  всех отделах компании проведена модернизация локальной компьютерной сети (общий сервер), в каждом отделе есть своя электронная почта, которая позволяет вести безбумажную переписку. Так же создан городской сайт ООО «Монолит».

     К средствам оргтехники, применяемых для автоматизации и механизации в информационно-аналитической работе, относится достаточно большой перечень технических средств, устройств и приспособлений, начиная от пишущих ручек и заканчивая сложными системами и средствами передачи информации.

1. Носители  информации – бумага, дискеты, лазерные диски, флэш-накопители и т.д.

2. Средства  составления и изготовления текстовых и табличных документов – теперь это в основном персональные компьютеры, раньше использовались, например, печатные машинки.

3. Средства размножения документов – копировальные устройства, сканеры, принтеры.

4. Средства  обработки документов – так, например, сюда можно отнести машины для уничтожения документов.

5. Средства связи – это непосредственно стационарные телефоны, факсы, телетайп. 

      7.Рекомендации по дальнейшему совершенствованию информационно-аналитической деятельности ООО «Монолит». 

      Проведя изучение должностных инструкций работников, их обязанностей и оснащение техническими средствами можно разработать несколько рекомендаций по развитию информационно-аналитической работы для каждого звена данной системы.

      На  мой взгляд для секретаря руководителя и делопроизводителей было бы удобно пользоваться внутренней телефонной линией для связи с тем или иным участком в ООО «Монолит». Это бы намного сократило время вызова того или иного сотрудника. Так же намного упростило бы работу наличие такой внутренней телефонной линии между директором и секретарем. Кроме этого необходимо технически усовершенствовать оборудование секретарей и делопроизводителей, а именно поставить новые модели факсовых аппаратов, которые, например, могли бы не только принимать документы, но и отсылать их автоматически. Так же было бы удобней использовать сканер на рабочем месте для отправки, например, сканированных документов с подписью руководителей. Делопроизводителю, который оформляет и регистрирует входящую и исходящую документацию было бы удобнее пользоваться двумя телефонными номерами, один – для приема и передачи факсов, второй – для общения с сотрудниками и организациями.

      Так же, например, необходимо обеспечить архивный отдел, а именно помещение, где хранятся документы, специальными кондиционерами, которые позволяли бы поддерживать оптимальную температуру и влажность воздуха для более долго хранения документации.

     Обобщая, можно сказать, что повсеместно необходимо внедрение электронного документооборота, то есть ввести регистрацию входящих и исходящих документов в компьютере, создание специализированных систем электронного документооборота, а так же внедрение, сопровождение и использование электронной цифровой подписи.

     Кроме того, значительно бы облегчило работу компании создание информационно-аналитический отдела, который бы занимался сбором, анализом и доведением информации.