Отчет о практике по организации информационно-аналитической деятельности в ООО «Монолит»

-  передает  и принимает телефонограммы и  факсы;

- оповещает  приглашённых на заседания,  совещания.

- принимает  участие в организации приёма граждан;

- оперативно  ксерокопирует документы;

- печатает, при необходимости, документы;

- отправляет  исходящую корреспонденцию, ведёт  реестр отправленной почты, приобретает  конверты, марки и отчитывается  перед отделом бухгалтерского  учета и финансов городского округа;

- выполняет  технические функции по обеспечению  и обслуживанию работы заместителей главы администрации (при необходимости организует подачу чая, поддерживая чистоту чайных принадлежностей);

- отвечает  за хранение и использование  штампов;

- принимает  самостоятельные в пределах своей  компетенции;

- при  необходимости выполняет отдельные  служебные поручения управляющего  делами (на время отсутствия секретаря  руководителя, делопроизводителя, машинистки  выполняет их обязанности).

2. Делопроизводитель так же структурно относится к канцелярии и подчиняется управляющему делами.

Работа  делопроизводителя отличается быстро меняющейся ситуацией разнообразием  выполняемых задач и потребностью их оперативного решения и необходимостью часто вести параллельно несколько видов работ.

       Делопроизводитель ведет работу с документами:

- принимает  входящую корреспонденцию, регистрирует, формирует папки входящей документации  для директора ООО «Монолит» и его заместителей;

- после  резолюции расписывает в журнале  и отдает исполнителю под роспись;

- ведет контроль и информационно-справочную работу по входящим и исходящим документам, предоставляет ежемесячную статистическую отчетность директору.

- регистрирует  исходящую почту;

- отвечает  за хранение и использование  штампов;

- оперативно  ксерокопирует документы;

- формирует  дела по утвержденной номенклатуре  и хранит их.

             Ведет работу с документами  для служебного пользования, передает  и принимает телефонограммы и  факсы; а так же делопроизводитель  обязан принимать все необходимые меры для исключения утечки, попавшей в сферу его деятельности, информации путем ограничения доступа к ней лиц, которым она не требуется для работы.     

3. Специалист по работе с обращениями граждан структурно относится к отделу по организационной работе и так же подчиняется управляющему делами.

Функциональные  обязанности:

- ведет  предварительную запись на личный  прием граждан к директору ООО «Монолит», первому заместителю директора, заместителю директора покапитальному ремонту; организует их прием; ведет журналы и картотеку по личному приему граждан, следит за сроками их исполнения;

- ведет  делопроизводство по письменным  обращениям граждан, осуществляет  контроль за их исполнением,  принимает участие в подготовке  ответов заявителям и в вышестоящие организации;

- периодически (ежемесячно, квартально, ежегодно) дает информацию директору ООО «Монолит» о количестве и содержании обращений граждан, о принятых по ним мерах, о состоянии исполнительной дисциплины в форме статистических отчетов; готовит ежеквартальную письменную информацию по работе с обращениями граждан и годовой отчет;

- ведет делопроизводство по заявлениям, обращениям граждан приемной Губернатора Свердловской области;

- принимает  участие в приобретении, подготовке  и отправке своевременно поздравительных открыток и памятных адресов к праздникам для предприятий, организаций, учреждений (Новый год, 8 марта, 23 февраля, 9 мая, профессиональные праздники, юбилеи, дни рождения), своевременно отчитывается за полученные денежные средства перед отделом бухгалтерского учета и финансов ООО «Монолит».

- работает  на компьютере с автоматизированной  информационной системой «Обращение граждан».

4. Отдел информатизации и оргтехники является структурным подразделением ООО «Монолит» и в своей деятельности подчиняется непосредственно управляющему делами. Основные цели и задачи являются:

- обеспечение  структурных подразделений администрации  документированной информацией  с использованием электронной  почты, единого банка данных  администрации, информационной среды республиканского, областного и регионального уровней.

- оказание  методической, технологической помощи  структурным подразделениям администрации  в сфере информатизации, развития  автоматизированных информационных  систем и средств их обеспечения;

- формирование единого банка  данных администрации, оргнаизация взаимодействия субъектов информационной среды и обеспечение защиты продукции от несанкционированного доступа и компьютерных вирусов;

- развитие  и контроль за эксплуатацией  и использованием локальной сети, электронной почты, комплексной системы автоматизации, информационной среды ООО «Монолит», автоматизированных информационных систем и технологий;

- сопровождение  программных продуктов в структурных  подразделениях администрации;

- обеспечение  правильной эксплуатации, бесперебойной работы электронного оборудования компании.

- проведение  профилактического просмотра, обслуживания, приобретение, замена и учет технических средств, обеспечивающие информационные процессы в структурных подразделениях компании,

- определение  номенклатуры, количества, целесообразности, порядка приобретения и распределения электронно-вычислительной копировально-множительной техники, средств обеспечения автоматизированных информационных систем;

- определение  и регулирование объема, структуры и порядка хранения информационной продукции в едином банке данных администрации и структурных подразделениях.

      Начальник отдела проводит политику директора ООО «Монолит» в сфере информатизации, информации и защиты информации. Начальник отдела ведает вопросами:

- информатизации, информации и защиты информации, развития комплекса средств автоматизации  (далее – КСА) и автоматизированных  систем и технологий (далее –  АИСТ) в частных учреждениях и структурных подразделениях.

- формирования  банка данных ООО «Монолит» на основе баз данных частных учреждений и структурных подразделений Свердловской области, приема и доставки документированной информации до пользователя;

- защиты  банка данных от несанкционированного  доступа и компьютерных вирусов;

- обеспечения директора ООО «Монолит» информационно-справочной, аналитической, нормативно-правовой и другой документированной информацией.

Так же начальник отдела:

- определяет  и регулирует основные направления  деятельности Отдела, устанавливает  круг прав и обязанностей специалистов Отдела, вносит изменения в должностные инструкции специалистов Отдела, осуществляет контроль за результатами их деятельности;

- обеспечивает выполнение требований, предъявляемых к локальной сети и КСА, электронной почте и системе электронного делопроизводства в частных учреждениях и структурных подразделениях компании;

- обеспечивает  выполнение единых стандартов и требований к формированию банка данных компании и баз данных муниципальных бюджетных учреждений и структурных подразделений

- принимает  участие в организации учета,  распределения и перераспределения  КСА в муниципальных бюджетных  учреждениях и структурных подразделениях  ООО «Монолит»

- производит  общее администрирование локальной  сети компании.

- представляет  на утверждение Главы Качканарского городского округа положение об отделе, предложения о назначении и увольнении специалистов отдела;

- принимает  оперативные решения, дает устные  и письменные указания, обязательные  для исполнения специалистами  отдела, обеспечивает контроль за их исполнением;

- направляет  в установленном порядке в  командировку специалистов отдела.

Начальник отдела определяет и регулирует:

- потребность,  порядок эксплуатации и распределения  КСА в муниципальных бюджетных  учреждениях и структурных подразделениях  ООО «Монолит»;

- порядок  формирования и защиты базы  данных в муниципальных бюджетных  учреждениях и структурных подразделениях.

5. Архивный отдел. Начальник архивного отдела ООО «Монолит» непосредственно подчиняется первому заместителю директора.

Начальник архивного отдела:

- осуществляет  руководство архивным отделом,  несет ответственность за состояние,  дальнейшее развитие и совершенствование  архивного дела компании;

- отвечает  за хранение документов Архивного фонда РФ;

- разрабатывает  по согласованию с Управлением архивами списки учреждений, документы которых подлежат передаче в архивный отдел, ведет систематическую работу по уточнению этих списков, организует отбор и осуществляет прием документов на хранение;

- проводит  в установленном порядке экспертизу  ценности документов, хранящихся в архивном отделе;

- создает  и совершенствует научно-справочный аппарат к документам архива с целью оперативного использования содержащейся в них информации;

- информирует  органы местного самоуправления  и организации, расположенные на территории Качканарского городского округа, о составе и содержании документов архивного отдела по актуальной тематике, выполняет их запросы;

- использует  документы в социально-экономических  и культурно-просветительских целях,  на выставках, радио и телевидении, в периодической печати, в установленном порядке предоставляет документы архива учреждениям и гражданам с целью их научного и практического использования, исполняет запросы социально-правового характера;

- осуществляет  организационно-методическое руководство и контроль за работой ведомственных архивов, в том числе по личному составу;

- проводит  мероприятия по улучшению работы  архивов учреждений, их экспертных  комиссий, а так же по организации  документов в делопроизводстве  на базе внедрения государственной системы делопроизводства, повышению квалификации работников;

- вносит  на рассмотрение органа местного  самоуправления предложения по  обеспечению сохранности документов, хранящихся в архивном отделе, совершенствованию работы ведомственных  архивов и организации документов в делопроизводстве учреждений, участвует в подготовке и рассмотрении проектов распорядительных документов, планов по архивному делу и делопроизводству;

- проверяет  выполнение организациями всех  форм собственности, расположенными  на территории Качканарского городского округа, а так же другими собственниками документов требований законодательства Российской Федерации, законодательных и иных актов области, органов местного самоуправления в области архивного дела и организации документов в делопроизводстве;

- информирует  органы местного самоуправления, Управление архивами Свердловской  области о фактах утраты, порчи,  незаконного уничтожения документов  в учреждениях, других нарушениях  законодательства об архивном  фонде и архивах;

- рассматривает и согласовывает положения о ведомственных архивах, экспертных комиссиях;